¿Cómo escribir un mensaje de fuera de oficina?
Puede que estés disfrutando del sol en la playa o esquiando en las montañas, pero tus compañeros de trabajo, clientes y otros contactos de negocios siguen en la oficina y pueden no saber que no estás disponible.
Puede que estés disfrutando del sol en la playa o bajando por las pistas, pero tus compañeros de trabajo, clientes y otros socios comerciales siguen en la oficina y puede que no sepan que no estás disponible.
No decirle a la gente que estás fuera de la oficina podría traerte problemas más tarde, especialmente si esperan una respuesta rápida. Antes de salir para ese merecido tiempo libre, es imperativo que configures un mensaje de ausencia de la oficina. En caso de que te sientas perdido, hemos creado mensajes de ausencia de la oficina profesionales para inspirarte.
¿Qué es un mensaje de ausencia de la oficina?
Un mensaje de ausencia de la oficina (o mensaje OOO) es un correo electrónico que configuras para enviar automáticamente a cualquiera que te escriba cuando no puedes revisar o responder tus correos electrónicos durante un tiempo. Les permite a las personas saber por qué no les respondes de inmediato y qué pueden hacer o con quién pueden hablar en su lugar mientras estás fuera.
¿Cómo escribir un buen mensaje de ausencia de la oficina?
Has marcado todas tus tareas y tu bandeja de entrada está vacía. Antes de salir para tu descanso, ya sea una escapada rápida de fin de semana o unas largas vacaciones de verano, hay una última tarea que marcar: configurar un correo de ausencia de la oficina.
Un mal mensaje de ausencia de la oficina, o no configurar uno en absoluto, puede causar problemas tanto mientras estás fuera como cuando regreses.
Por ejemplo, si no dices cuándo volverás, tu equipo y clientes podrían seguir enviándote correos electrónicos. Esto podría llenar tu bandeja de entrada y hacer difícil volver al buen camino después de tus vacaciones. Además, si no compartes los datos de contacto de alguien que pueda ayudar mientras estás fuera, los proyectos podrían estancarse y los clientes podrían sentirse descuidados.
Entonces, ¿cómo escribes un buen mensaje de ausencia de la oficina? Aquí tienes algunos consejos esenciales para ayudarte:
- Recopila información importante: Antes de comenzar, asegúrate de tener todos los detalles que quieras incluir en tu mensaje.
- Prácticas de correo electrónico profesional: Usa las mismas pautas para escribir correos electrónicos profesionales que normalmente seguirías.
- Línea de asunto: Crea una línea de asunto clara y, si es apropiado, inteligente que indique que estás fuera de la oficina.
- Saludo: Comienza con un saludo cortés para dirigirte al remitente cordialmente.
- La concisión es clave: Mantén el cuerpo de tu mensaje de ausencia de la oficina breve y directo.
- Añade un agradecimiento: Incluye una nota cortés como "Gracias por tu correo electrónico" o un comentario orientado al futuro como "Espero reconectar a mi regreso."
- Cierre: Termina con una despedida estándar y tu firma profesional que generalmente incluye tu posición e información de contacto.
- Revisión: Antes de finalizar tu mensaje, léelo cuidadosamente para verificar cualquier error o errores tipográficos.
Recuerda, el objetivo es informar y dirigir, no proporcionar una explicación detallada de tu ausencia. Manténlo profesional, informativo, y si es posible, un poco personal para mantener el toque humano.
¿Qué incluir en un mensaje de correo electrónico de ausencia de la oficina?
En tu mensaje de ausencia de la oficina, es una buena idea cubrir lo básico como:
- La razón por la que estás fuera
- Cuánto tiempo estarás fuera y cuándo volverás
- A quién contactar (y su número de teléfono) si es urgente. Incluye estos, y tu mensaje de vacaciones será perfecto.
Dependiendo de lo que hagas y lo que tus contactos puedan necesitar, podrías querer dar más información. Muchos servicios de correo electrónico te permiten configurar dos respuestas de ausencia de la oficina diferentes al mismo tiempo: una para las personas con las que trabajas directamente y otra para personas fuera de tu empresa.
¿Qué evitar en un mensaje de ausencia de la oficina?
Al configurar tu mensaje de ausencia de la oficina, la profesionalidad y la brevedad son clave. Esto es lo que generalmente deberías evitar: Elaboración excesiva: Tu respuesta automática debe ser concisa. No hay necesidad de divulgar demasiado sobre a dónde vas o por qué. Esto mantiene el enfoque en la información esencial.
Promesas de respuesta inmediata: No sugieras que responderás a los correos electrónicos inmediatamente después de regresar. Es más realista darte algo de tiempo para ponerte al día.
Ofrecer a otros sin aprobación: Siempre pregunta a los colegas si puedes incluirlos como contactos de emergencia en tu respuesta de ausencia de la oficina. Necesitan estar de acuerdo en manejar consultas adicionales en tu lugar.
Plantillas de mensajes de ausencia de la oficina
Entonces, ¿cómo se ve una buena respuesta de ausencia de la oficina?
A continuación encontrarás 8 respuestas de ausencia de la oficina diferentes de las que puedes inspirarte al crear la tuya.
Ejemplo de mensaje de ausencia de la oficina para vacaciones
Enviar un mensaje de vacaciones puede ser complicado. Aquí tienes un gran mensaje de vacaciones.
Hola,
Gracias por tu correo electrónico. Estaré fuera de la oficina del dd/mm al dd/mm y tendré acceso limitado al correo electrónico / no tendré acceso al correo electrónico. Si esto es urgente, por favor contacta a [NOMBRE] en [CORREO] o [TELÉFONO]. Haré mi mejor esfuerzo para responder rápidamente a tu correo electrónico cuando regrese el dd/mm.
Saludos cordiales,
NOMBRE
¡No siempre tenemos tiempo para ser inteligentes o creativos, y eso está bien! En esencia, un correo electrónico de respuesta automática de vacaciones simplemente necesita informar al remitente que estás fuera de la oficina y cuándo esperar una respuesta.
Los elementos de una gran respuesta de ausencia de la oficina son
- Cuánto tiempo estarás fuera
- Cuándo regresarás, y
- A quién contactar (y su número de teléfono) si es urgente. Incluye estos, y tu mensaje de vacaciones será perfecto.
Generación de leads
¿Alguna vez has pensado en un mensaje de ausencia de la oficina como una herramienta de generación de leads? ¡Bueno, ahora deberías! Es bastante fácil crear una oportunidad para recopilar un lead en tu respuesta automática de vacaciones. ¡Solo añade un poco de estilo al final del mensaje y comienza a recoger leads!
Hola y gracias por tu correo electrónico. Actualmente estoy fuera de la oficina hasta el dd/mm con acceso limitado / sin acceso al correo electrónico. Si tu solicitud es urgente, por favor contacta a [NOMBRE] en [CORREO o TELÉFONO].
Mientras tanto, ¿sabías que tenemos un boletín semanal / mensual? ¡Sí, escuchaste bien! Una dosis semanal de todo tu contenido favorito de [EMPRESA] enviado directamente a tu bandeja de entrada. Para asegurarte de no perderte todas las cosas buenas, regístrate para nuestro boletín aquí.
Me aseguraré de responderte cuando regrese el dd/mm.
Gracias
Además de una suscripción al boletín, puedes usar esta oportunidad para fomentar la asistencia a webinars, inscribirse en un curso en línea, descargas de documentos técnicos, o cualquier otra táctica de generación de leads que tu equipo de ventas y marketing implemente.
Plantilla de mensaje de ausencia de la oficina para promoción de contenido
Una firma de correo electrónico profesional es una herramienta de branding increíblemente efectiva. Pero, ¿también sabías que una firma de correo electrónico HTML profesional o una tarjeta de visita digital también podría ser una gran herramienta de generación de leads? ¡Es cierto! Añade un banner clicable o un CTA a tu firma de correo electrónico de ausencia de la oficina y haz que la gente visite tu tienda en línea, se registre para un webinar, o descargue un ebook. Los generadores en línea como Newoldstamp o MySignature pueden ayudarte a automatizar el proceso de adopción de firmas en toda la empresa.
Lina Lugova, la CMO del proveedor de plataforma del lado de la demanda Epom enfatiza que si generar leads no es una estrategia clave de tus esfuerzos de ventas o marketing, puedes usar tu mensaje de ausencia de la oficina para obtener más atención en tu contenido.
Añade un poco de valor a tu correo electrónico enlazando a un recurso en línea interesante que tu empresa haya desarrollado. También puedes usar mensajes de respuesta automática para mejorar tu estrategia de promoción.
Hola,
Gracias por tu correo electrónico. Estoy fuera de la oficina ahora mismo y no regresaré hasta el dd/mm. Afortunadamente para ti, nuestros recursos nunca se toman tiempo libre, y tenemos este increíble ebook / documento técnico / infografía sobre [TÍTULO], que creo que disfrutarías.
Te responderé tan pronto como regrese a la oficina.
Saludos
Plantilla de mensaje de ausencia de la oficina para generar tráfico
Hola,
Gracias por contactarme. Desafortunadamente, estoy fuera de la oficina del dd/mm al dd/mm con acceso limitado / sin acceso al correo electrónico. Si tu pregunta puede esperar, responderé a los correos electrónicos que perdí cuando regrese el [DÍA]. Si no, contacta a [NOMBRE] en [CORREO] o [TELÉFONO] y él/ella se encargará de ti.
¿Me escribiste sobre [SERVICIO QUE PROPORCIONAS]? ¡Genial! Lee lo que nuestros clientes están diciendo sobre lo increíble que ha sido su experiencia. (Enlace a testimonios de clientes o estudios de caso)
Te responderé tan pronto como pueda.
¡Gracias!
Tal vez no tengas contenido que promocionar, o simplemente quieras generar tráfico a tu sitio web usando una respuesta de ausencia de la oficina. ¡Genial! Un respuesta automática de vacaciones es una manera fantástica de hacerlo. Dependiendo de la página a la que enlaces, tu mensaje de ausencia podría ser diferente, pero aquí tienes un excelente ejemplo de mensaje ooo. Automatizar tu toma de notas con un Tomador de Notas IA asegura que nunca pierdas detalles importantes - incluso cuando estás fuera de la oficina.
Networking o nuevos negocios
Por mucho que lo prefiriéramos, no todos los mensajes de ausencia son para vacaciones. A veces, necesitas una respuesta de ausencia de la oficina para un viaje de negocios o conferencia. En lugar de simplemente decirle a la gente que estás fuera, ¿por qué no usar esa oportunidad para fomentar el networking o nuevas conexiones de negocios?
¡Hola!
Gracias por tu correo electrónico. Estoy fuera de la oficina en esta conferencia súper increíble [MES] [DÍA]-[DÍA]. ¿Estarás allí también? ¡Me encantaría conectar! Nuestra empresa estará exhibiendo en el stand ###. ¡Siéntete libre de pasar a visitarnos! / [NOMBRE], nuestro [TÍTULO], compartirá conocimiento durante su discurso el [DÍA] a las [HORA] en [UBICACIÓN]. ¡No querrás perdértelo!
Sígueme y tuitéame @Twitter_Handle para pensamientos y conversación sobre la conferencia. ¡Espero saber de ti!
Saludos cordiales,
NOMBRE
Participación en redes sociales
El porcentaje de personas que siguen marcas en redes sociales varía del 44% al 53% (dependiendo de la plataforma), y el 53% de aquellos que siguen marcas en redes sociales son más leales a esas marcas. Así que tiene sentido que las empresas quieran construir sus audiencias en redes sociales, especialmente para crear clientes leales.
Sin embargo, la mayoría de las personas no buscan activamente las cuentas de redes sociales de una marca. Es más probable que te sigan si se les pide o se les presenta la oportunidad, lo cual se puede hacer en tu respuesta automática de vacaciones.
¡Hola!
Lamento que me hayas perdido. Estoy fuera de la oficina del dd/mm al dd/mm y responderé a mis correos electrónicos cuando regrese el [DÍA].
Para mantenerte al día con todos los últimos acontecimientos en [EMPRESA], síguenos en Facebook / Twitter / LinkedIn / Instagram / Pinterest / Etc. (Somos realmente divertidos en Twitter, créeme.)
Te responderé tan pronto como pueda.
¡Gracias!
Divertido/Inteligente
Los mensajes de ausencia de la oficina más memorables son los divertidos e inteligentes. Hay toneladas de ejemplos de correos electrónicos de ausencia de la oficina, desde darle una personalidad a tu "robot de respuesta automática" hasta usar GIFs y memes para bromear sobre lo que realmente estás haciendo en vacaciones. Mensajes como esos pueden añadir un toque personal a los mensajes de respuesta automática. Aquí tienes algunos ejemplos inteligentes de mensajes de ausencia de la oficina:
Escuché que se acercaba el invierno, así que decidí ir a [LUGAR CÁLIDO]. Estaré bebiendo cócteles en la playa hasta el dd/mm y no revisaré el correo electrónico. ¡Mantente caliente!
Odio decírtelo, pero estoy de vacaciones hasta el dd/mm y no revisaré correos electrónicos. Estoy seguro de que probablemente no quieres escuchar esto ya que estás trabajando tú mismo, así que aquí tienes un video de gatos para animarte. Regresaré de mi viaje el [DÍA]. ¡Disfruta tu semana!
MALAS NOTICIAS: Estoy fuera de la oficina de vacaciones hasta el dd/mm. Responderé a todos los correos electrónicos cuando regrese.
BUENAS NOTICIAS: Mi colega [NOMBRE] se ha ofrecido graciosamente a quedarse atrás y cubrir mi trabajo. Él/ella es un superhéroe. Si tu solicitud es urgente, puedes contactarlo/la en [CORREO].
¡Ten una gran semana!
Mensaje de ausencia de la oficina para vacaciones
Si planeas estar fuera de vacaciones, es útil informar a tus colegas de trabajo sobre tu ausencia y tu fecha de regreso. Un mensaje de ausencia de la oficina es una manera eficiente de hacer esto. A continuación hay una plantilla de mensaje ooo sencilla:
Asunto: Fuera de la oficina: [Tu nombre]
¡Hola!
Gracias por tu correo electrónico. Actualmente estoy de vacaciones hasta [Tu fecha de regreso]. Te responderé tan pronto como pueda después de mi regreso.
Si necesitas ayuda de inmediato, por favor contacta a [Nombre del contacto alternativo] en [Correo del contacto alternativo]. Él/ella está disponible para ayudarte.
Gracias por tu comprensión, y espero responder a tu correo electrónico una vez que regrese.
Saludos cordiales,
[Tu nombre]
Mensaje de ausencia de la oficina por enfermedad
Estar fuera por enfermedad inesperadamente significa que necesitarás configurar rápidamente una respuesta de ausencia de la oficina. Aquí tienes una plantilla concisa que mantiene las cosas claras y corteses:
Asunto: Fuera de la oficina: [Tu nombre]
Hola,
Actualmente estoy fuera de la oficina debido a enfermedad y no revisaré correos electrónicos hasta que regrese.
Para asuntos urgentes, por favor contacta a [Nombre del contacto alternativo] en [Correo del contacto alternativo]. Él/ella está listo para ayudar en mi lugar.
Tu comprensión es muy apreciada, y espero responderte una vez que esté saludable de nuevo.
Mejores deseos,
[Tu nombre]
Mensaje de ausencia de la oficina simple para un día
Incluso si estás fuera por solo un día, un mensaje de ausencia de la oficina es una buena idea. Aquí tienes una plantilla que es perfecta para ausencias cortas:
Asunto: Fuera de la oficina: [Tu nombre]
Hola,
Gracias por tu mensaje. Estoy fuera de la oficina hoy, [Fecha], y regresaré mañana, [Fecha de regreso]. Responderé a tu correo electrónico tan pronto como regrese.
Si necesitas asistencia inmediata, por favor contacta a [Nombre del contacto alternativo] en [Correo del contacto alternativo].
Gracias por tu comprensión.
Saludos cordiales,
[Tu nombre]
Mensaje de ausencia de la oficina de Navidad
Durante la temporada festiva de Navidad, es agradable dejar un mensaje de ausencia de la oficina con temática navideña. Aquí tienes uno que difunde alegría mientras es informativo:
Asunto: Saludos de temporada: [Tu nombre]
Hola,
Gracias por tu correo electrónico. Estoy fuera de la oficina por las vacaciones de Navidad del [Fecha de inicio] al [Fecha de fin]. Estaré de vuelta y listo para responder correos electrónicos el [Fecha de regreso].
Si tu asunto es urgente, por favor contacta a [Nombre del contacto alternativo] en [Correo del contacto alternativo], quien estará feliz de ayudarte mientras estoy fuera.
¡Te deseo una muy feliz Navidad y una temporada navideña alegre!
Saludos cordiales,
[Tu nombre]
Bonus: Mensaje de ausencia de la oficina por baja maternal
En algunas ocasiones, puedes estar fuera por razones distintas a tus vacaciones. Asegúrate de configurar una respuesta de ausencia de la oficina para baja por enfermedad a largo plazo y baja maternal también.
Gracias por contactarme. Actualmente estoy en baja maternal/paternal y atesorando el tiempo con mi nueva adición a la familia. Planeo regresar al trabajo el [Fecha de regreso].
Para asuntos urgentes, por favor contacta a [Nombre del contacto alternativo] en [Correo del contacto alternativo], quien asegurará la continuidad y estará feliz de ayudar en mi ausencia.
Tu comprensión es muy apreciada durante este tiempo especial. Espero reconectar contigo una vez que regrese.
Saludos más cordiales,
[Tu nombre]
Para darle sabor a los mensajes de respuesta automática, puedes enviar una imagen en lugar de un correo de respuesta regular, como se ve en el ejemplo de abajo.
¿Te gustaría añadir la imagen pero editarla para tu propio uso? Por favor visita Venngage para editar la plantilla. Encontrarás una serie de otras plantillas para elegir.
¿Puedes configurar mensajes de ausencia de la oficina en diferentes clientes de correo electrónico?
Sí, puedes configurar mensajes de ausencia de la oficina en diferentes clientes de correo electrónico. La mayoría de las plataformas de correo electrónico populares, incluyendo Outlook, Gmail, Apple Mail, y otros, ofrecen características integradas que te permiten crear y programar mensajes de respuesta automática. Estas herramientas están diseñadas para informar automáticamente a cualquiera que te envíe un correo electrónico que no estás disponible, proporcionando detalles sobre tu regreso o contactos alternativos si es necesario.
El proceso de configurar estos mensajes varía ligeramente dependiendo del cliente de correo electrónico que uses. Por ejemplo, Outlook proporciona un método directo para crear respuestas automáticas, permitiéndote establecer fechas específicas y personalizar el contenido del mensaje. Otros clientes, como Gmail, también ofrecen opciones similares bajo sus menús de configuración, generalmente bajo "Respuesta de vacaciones" o etiquetas similares.
Ya sea que uses una aplicación de escritorio o un cliente de correo electrónico basado en web, la capacidad de configurar mensajes de ausencia de la oficina es una característica estándar que asegura una comunicación fluida durante tu ausencia. Hemos explicado el proceso paso a paso para configurar un mensaje de respuesta automática en Outlook.
Cómo usar el humor en mensajes de correo electrónico de ausencia de la oficina
El humor puede ser una gran manera de hacer tu mensaje de ausencia de la oficina memorable, pero es importante usarlo sabiamente. Aquí tienes algunos consejos a tener en cuenta:
- 1. Conoce a tu audiencia:
Antes de presionar "guardar" en esa respuesta de ausencia de la oficina ingeniosa, piensa en quién podría recibirla. Mientras que un tono juguetón podría resonar bien con tus compañeros de trabajo, podría no caer tan bien con clientes o socios comerciales. Adapta tu humor a tu audiencia, asegurándote de que sea apropiado para todos los que podrían leerlo. - 2. Manténlo ligero:
Evita cualquier cosa demasiado sarcástica o provocativa. Tu objetivo es traer una sonrisa al rostro del lector, no confundirlos o ofenderlos. Una broma ligera y autodespreciativa o un juego de palabras inteligente puede llegar lejos sin cruzar ninguna línea. - 3. Sé claro sobre tu ausencia:
En medio del humor, no olvides el propósito del correo electrónico: hacer saber a la gente que no estás disponible. Asegúrate de declarar claramente las fechas de tu ausencia y cuándo regresarás, incluso si estás añadiendo un giro divertido. - 4. Proporciona contactos alternativos:
Es esencial dirigir a la gente a alguien más que pueda ayudar mientras estás fuera. Puedes hacer esto con humor diciendo algo como: "Para asuntos urgentes, por favor contacta a [Nombre del colega]. Él/ella podría no ser tan encantador como yo, ¡pero hará su mejor esfuerzo!" - 5. Usa una línea de firma:
Termina tu correo electrónico con una despedida ingeniosa que coincida con el tono de tu mensaje. Algo como "Saludos desde [Tu lugar de vacaciones favorito]" o "Fuera de la oficina, pero probablemente pensando en el trabajo (no realmente)" puede añadir un toque final de humor.
Conclusión
Como muchas personas, puede que no te des cuenta de que tu mensaje de ausencia es una oportunidad única para ser memorable y alegrar el día de alguien, más allá de simplemente decirles que estás fuera. No tiene que ser largo o complejo - solo reflexivo e interesante. Así que, la próxima vez que configures tu respuesta automática de vacaciones, úsala para informar, ayudar, o deleitar al remitente del correo electrónico. ¡Será un ejercicio divertido para ti y una agradable sorpresa para ellos!
¿Cuál es el mejor mensaje de ausencia de la oficina que has recibido o escrito? ¡Háznoslo saber compartiendo en los comentarios!
Preguntas frecuentes
¿Qué es un buen mensaje de ausencia de la oficina?
Un mensaje de ausencia de la oficina es el autoresponder que has diseñado cuidadosamente para enviar a aquellos que tratan de contactarte mientras estás fuera de la oficina.
¿Cómo configuro un mensaje de ausencia de la oficina?
El proceso es simple. En tu configuración de correo electrónico, selecciona la opción Archivo. Ahora, selecciona Respuestas automáticas de la lista dada. En este punto, escribe tu mensaje de autoresponder. Luego, selecciona OK para guardarlo.
¿Por qué es importante un mensaje de ausencia de la oficina?
Un mensaje de ausencia de la oficina es importante porque te permite mantener a la gente informada y les dice cómo proceder en tu ausencia. También puedes seleccionar opciones para asuntos urgentes dentro de tu mensaje de ausencia de la oficina
¿Qué dices en un mensaje de ausencia de la oficina?
Tu mensaje de ausencia de la oficina debe incluir el período de tiempo durante el cual estarás fuera de tu oficina, preferiblemente incluyendo las fechas exactas. También debes incluir a quién debe contactar el remitente en caso de una emergencia. También puedes incluir promociones y enlaces sociales.
