Hoe schrijf je een Out of Office-bericht?
Misschien lig je te ontspannen op het strand of vermaak je je op de skipistes, maar je collega's, klanten en andere zakenpartners zijn nog op kantoor en weten wellicht niet dat je niet beschikbaar bent.
Je geniet misschien van de zon op het strand of scheurt de hellingen af, maar je collega's, klanten en andere zakelijke partners zijn nog steeds op kantoor en weten misschien niet dat je niet beschikbaar bent.
Het niet vertellen aan mensen dat je niet op kantoor bent, kan je later achtervolgen, vooral als ze een snelle reactie verwachten. Voordat je vertrekt voor die welverdiende vrije tijd, is het essentieel dat je een afwezigheidsbericht van kantoor instelt. Voor het geval je vastloopt, hebben we professionele afwezigheidsberichten van kantoor gemaakt om je te inspireren.
Wat is een afwezigheidsbericht van kantoor?
Een afwezigheidsbericht van kantoor (of OOO-bericht) is een e-mail die je instelt om automatisch te verzenden naar iedereen die je e-mailt wanneer je je e-mails een tijdje niet kunt controleren of beantwoorden. Het laat mensen weten waarom je niet meteen terugkomt en wat ze kunnen doen of met wie ze in plaats daarvan kunnen praten terwijl je weg bent.
Hoe schrijf je een goed afwezigheidsbericht van kantoor?
Je hebt al je taken afgevinkt en je inbox is leeg. Voordat je vertrekt voor je pauze, of het nu een snelle weekenduitstap is of een lange zomervakantie, is er nog één laatste taak af te vinken: een afwezigheids-e-mail instellen.
Een slecht afwezigheidsbericht van kantoor, of er helemaal geen instellen, kan problemen veroorzaken zowel tijdens je afwezigheid als wanneer je terugkomt.
Als je bijvoorbeeld niet zegt wanneer je terugkomt, kunnen je team en klanten je blijven e-mailen. Dit kan je inbox vullen en het moeilijk maken om weer op koers te komen na je vakantie. Ook, als je geen contactgegevens deelt van iemand die kan helpen terwijl je weg bent, kunnen projecten vastlopen en klanten zich verwaarloosd voelen.
Dus hoe schrijf je een goed afwezigheidsbericht van kantoor? Hier zijn enkele essentiële tips om je te helpen:
- Verzamel belangrijke informatie: Voordat je begint, zorg ervoor dat je alle details hebt die je wilt opnemen in je bericht.
- Professionele e-mailpraktijken: Gebruik dezelfde richtlijnen voor professioneel e-mail schrijven die je normaal zou volgen.
- Onderwerpregel: Maak een duidelijke en, indien gepast, slimme onderwerpregel die aangeeft dat je niet op kantoor bent.
- Begroeting: Begin met een beleefde begroeting om de afzender hartelijk aan te spreken.
- Beknoptheid is essentieel: Houd de hoofdtekst van je afwezigheidsbericht van kantoor kort en to the point.
- Voeg een dankjewel toe: Voeg een beleefde opmerking toe zoals "Bedankt voor je e-mail" of een toekomstgerichte opmerking zoals "Ik kijk ernaar uit om bij mijn terugkeer weer contact op te nemen."
- Afsluiting: Eindig met een standaard afscheidsgroet en je professionele handtekening die meestal je functie en contactinformatie bevat.
- Beoordeling: Voordat je je bericht finaliseert, lees het zorgvuldig door om eventuele fouten of typefouten te controleren.
Onthoud, het doel is om te informeren en te leiden, niet om een gedetailleerde uitleg van je afwezigheid te geven. Houd het professioneel, informatief, en indien mogelijk, een beetje persoonlijk om de menselijke touch te behouden.
Wat moet je opnemen in een afwezigheids-e-mailbericht?
In je afwezigheidsbericht van kantoor is het een goed idee om de basis te dekken zoals:
- De reden waarom je weg bent
- Hoe lang je weg bent en wanneer je terugkomt
- Wie te contacteren (en hun telefoonnummer) als het dringend is. Voeg deze toe, en je vakantiebericht zal perfect zijn.
Afhankelijk van wat je doet en wat je contacten nodig hebben, wil je misschien meer informatie geven. Veel e-maildiensten laten je twee verschillende afwezigheidsantwoorden tegelijk instellen: één voor de mensen met wie je direct werkt en een andere voor mensen buiten je bedrijf.
Wat moet je vermijden in een afwezigheidsbericht van kantoor?
Bij het instellen van je afwezigheidsbericht van kantoor zijn professionaliteit en beknoptheid essentieel. Hier is wat je meestal moet vermijden: Te uitgebreid zijn: Je automatische antwoord moet beknopt zijn. Er is geen behoefte om te veel prijs te geven over waar je naartoe gaat of waarom. Dit houdt de focus op de essentiële informatie.
Onmiddellijke antwoordbeloftes: Stel niet voor dat je onmiddellijk na je terugkeer op e-mails zult reageren. Het is realistischer om jezelf wat tijd te geven om bij te komen.
Anderen vrijwillig opgeven zonder goedkeuring: Vraag altijd collega's of je hen kunt opnemen als noodcontacten in je afwezigheidsantwoord. Ze moeten ermee instemmen om extra vragen in jouw plaats af te handelen.
Sjablonen voor afwezigheidsberichten van kantoor
Dus hoe ziet een goed afwezigheidsantwoord eruit?
Hieronder vind je 8 verschillende afwezigheidsantwoorden waarvan je inspiratie kunt putten bij het maken van je eigen.
Voorbeeld afwezigheidsbericht van kantoor voor vakantie
Een vakantiebericht verzenden kan lastig zijn. Hier is een geweldig vakantiebericht.
Hallo,
Bedankt voor je e-mail. Ik ben van dd/mm tot dd/mm niet op kantoor en heb beperkte toegang tot e-mail / geen toegang tot e-mail. Als dit dringend is, neem dan contact op met [NAAM] op [E-MAIL] of [TELEFOON]. Ik zal mijn best doen om snel op je e-mail te reageren wanneer ik terugkom op dd/mm.
Met vriendelijke groet,
NAAM
We hebben niet altijd tijd om slim of creatief te zijn, en dat is oké! In de kern hoeft een automatische vakantieantwoord-e-mail simpelweg de afzender te informeren dat je niet op kantoor bent en wanneer een antwoord te verwachten is.
De elementen van een geweldig afwezigheidsantwoord zijn
- Hoe lang je weg zult zijn
- Wanneer je terugkomt, en
- Wie te contacteren (en hun telefoonnummer) als het dringend is. Voeg deze toe, en je vakantiebericht zal perfect zijn.
Lead generatie
Heb je ooit gedacht aan een afwezigheidsbericht van kantoor als een lead generatie tool? Nou, dat zou je moeten! Het is vrij gemakkelijk om een kans te creëren om een lead te verzamelen in je vakantieresponder. Voeg gewoon wat flair toe aan het einde van het bericht en begin met het binnenhalen van leads!
Hallo en bedankt voor je e-mail. Ik ben momenteel tot dd/mm niet op kantoor met beperkte / geen toegang tot e-mail. Als je verzoek dringend is, neem dan contact op met [NAAM] op [E-MAIL of TELEFOON].
Ondertussen, wist je dat we een wekelijkse / maandelijkse nieuwsbrief hebben? Ja, je hoorde het goed! Een wekelijkse dosis van al je favoriete [BEDRIJF] content rechtstreeks naar je inbox gestuurd. Om ervoor te zorgen dat je niets mist van al het goede spul, meld je hier aan voor onze nieuwsbrief.
Ik zal ervoor zorgen dat ik je terugkom wanneer ik terugkeer op dd/mm.
Bedankt
Naast een nieuwsbrief aanmelding, kun je deze kans gebruiken om webinar deelname aan te moedigen, aanmelden voor een online cursus, whitepaper downloads, of elke andere lead generatie tactiek die je verkoop- en marketingteam implementeert.
Content promotie afwezigheidsbericht van kantoor sjabloon
Een professionele e-mail handtekening is een ongelooflijk effectief branding tool. Maar wist je ook dat een professionele HTML e-mail handtekening of een digitaal visitekaartje ook een geweldig lead generatie tool kan zijn? Het is waar! Voeg een klikbare banner of een CTA toe aan je afwezigheids-e-mail handtekening en laat mensen je online winkel bezoeken, zich aanmelden voor een webinar, of een ebook downloaden. Online generators zoals Newoldstamp of MySignature kunnen je helpen om het handtekening adoptieproces in het hele bedrijf te automatiseren.
Lina Lugova, de CMO van de Epom demand-side platform provider benadrukt dat als lead generatie geen sleutelstrategie is van je verkoop- of marketinginspanningen, je je afwezigheidsbericht van kantoor kunt gebruiken om meer aandacht te krijgen voor je content.
Voeg wat waarde toe aan je e-mail door te linken naar een interessante online bron die je bedrijf heeft ontwikkeld. Je kunt ook automatische antwoordberichten gebruiken om je promotiestrategie te verbeteren.
Hallo,
Bedankt voor je e-mail. Ik ben nu niet op kantoor en kom niet terug tot dd/mm. Gelukkig voor jou nemen onze bronnen nooit vrij, en we hebben dit geweldige ebook / whitepaper / infographic over [TITEL], waarvan ik denk dat je het zou waarderen.
Ik kom bij je terug zodra ik weer op kantoor ben.
Groet
Traffic-genererende afwezigheidsbericht van kantoor sjabloon
Hallo,
Bedankt voor het contact opnemen. Helaas ben ik van dd/mm tot dd/mm niet op kantoor met beperkte / geen toegang tot e-mail. Als je vraag kan wachten, zal ik reageren op de e-mails die ik heb gemist wanneer ik terugkom op [DAG]. Zo niet, neem contact op met [NAAM] op [E-MAIL] of [TELEFOON] en hij/zij zal voor je zorgen.
Heb je me gemaild over [SERVICE DIE JE BIEDT]? Geweldig! Lees wat onze klanten zeggen over hoe geweldig hun ervaring is geweest. (Link naar klantgetuigenissen of case studies)
Ik kom zo snel mogelijk bij je terug.
Bedankt!
Misschien heb je geen content om te promoten, of je wilt gewoon traffic naar je website genereren met een afwezigheidsantwoord. Geweldig! Een vakantieresponder is een fantastische manier om dat te doen. Afhankelijk van de pagina waarnaar je linkt, kan je afwezigheidsbericht anders zijn, maar hier is een uitstekend ooo berichtvoorbeeld. Het automatiseren van je notities maken met een AI Notitiemaker zorgt ervoor dat je nooit belangrijke details mist - zelfs wanneer je niet op kantoor bent.
Netwerken of nieuwe zaken
Hoezeer we het ook zouden prefereren, niet elk afwezigheidsbericht is voor een vakantie. Soms heb je een afwezigheidsantwoord nodig voor een zakenreis of conferentie. In plaats van mensen gewoon te vertellen dat je weg bent, waarom gebruik je die kans niet om netwerken of nieuwe zakelijke connecties aan te moedigen?
Hallo!
Bedankt voor je e-mail. Ik ben niet op kantoor bij deze super geweldige conferentie [MAAND] [DAG]-[DAG]. Ben jij er ook? Ik zou graag contact maken! Ons bedrijf zal exposeren bij stand ###. Kom gerust langs! / [NAAM], onze [TITEL], zal kennis delen tijdens zijn/haar toespraak op [DAG] om [TIJD] in [LOCATIE]. Je wilt het niet missen!
Volg en tweet me @Twitter_Handle voor gedachten en gesprek over de conferentie. Ik kijk ernaar uit van je te horen!
Met vriendelijke groet,
NAAM
Social media engagement
Het percentage mensen dat merken volgt op sociale media varieert van 44% tot 53% (afhankelijk van het platform), en 53% van degenen die merken volgen op sociale media zijn loyaler aan die merken. Het is dus logisch dat bedrijven hun publiek op sociale media willen opbouwen, vooral om loyale klanten te creëren.
De meeste mensen zoeken echter niet actief naar de sociale media accounts van een merk. Ze volgen je eerder als ze gevraagd worden of de kans krijgen, wat kan worden gedaan in je vakantieresponder.
Hallo!
Sorry dat je me hebt gemist. Ik ben van dd/mm tot dd/mm niet op kantoor en zal reageren op mijn e-mails wanneer ik terugkom op [DAG].
Om op de hoogte te blijven van alle laatste gebeurtenissen bij [BEDRIJF], volg ons op Facebook / Twitter / LinkedIn / Instagram / Pinterest / Etc. (We zijn echt grappig op Twitter, geloof me.)
Ik kom zo snel mogelijk bij je terug.
Bedankt!
Grappig/Slim
De meest memorabele afwezigheidsberichten van kantoor zijn de grappige en slimme. Er zijn tonnen voorbeelden van afwezigheids-e-mails, van het geven van een persoonlijkheid aan je "auto-responder robot" tot het gebruiken van GIFs en memes om grappen te maken over wat je eigenlijk doet op vakantie. Berichten zoals die kunnen een persoonlijke touch toevoegen aan automatische antwoordberichten. Hier zijn een paar slimme voorbeelden van afwezigheidsberichten van kantoor:
Ik hoorde dat de winter eraan kwam, dus besloot ik naar [WARME PLEK] te gaan. Ik zal tot dd/mm cocktails drinken op het strand en geen e-mail controleren. Blijf warm!
Ik moet het je helaas vertellen, maar ik ben tot dd/mm op vakantie en zal geen e-mails controleren. Ik weet zeker dat je dit waarschijnlijk niet wilt horen omdat je zelf werkt, dus hier is een kattenvideo om je op te vrolijken. Ik kom terug van mijn reis op [DAG]. Geniet van je week!
SLECHT NIEUWS: Ik ben tot dd/mm op vakantie niet op kantoor. Ik zal reageren op alle e-mails wanneer ik terugkom.
GOED NIEUWS: Mijn collega [NAAM] heeft zich genadig aangeboden om achter te blijven en mijn werk over te nemen. Hij/zij is een superheld. Als je verzoek dringend is, kun je hem/haar contacteren op [E-MAIL].
Heb een geweldige week!
Vakantie afwezigheidsbericht van kantoor
Als je van plan bent om op vakantie weg te zijn, is het nuttig om je werkcollega's te informeren over je afwezigheid en je terugkeerdatum. Een afwezigheidsbericht van kantoor is een efficiënte manier om dit te doen. Hieronder is een eenvoudig ooo berichtsjabloon:
Onderwerp: Niet op kantoor: [Je naam]
Hallo!
Bedankt voor je e-mail. Ik ben momenteel op vakantie tot [Je terugkeerdatum]. Ik kom zo snel mogelijk na mijn terugkeer bij je terug.
Als je meteen hulp nodig hebt, neem dan contact op met [Alternatieve contactnaam] op [Alternatieve contact e-mail]. Hij/zij is beschikbaar om je te helpen.
Bedankt voor je begrip, en ik kijk ernaar uit om op je e-mail te reageren zodra ik terug ben.
Met vriendelijke groet,
[Je naam]
Afwezigheidsbericht van kantoor wegens ziekte
Onverwacht ziek zijn betekent dat je snel een afwezigheidsantwoord moet instellen. Hier is een beknopt sjabloon dat dingen duidelijk en beleefd houdt:
Onderwerp: Niet op kantoor: [Je naam]
Hallo,
Ik ben momenteel wegens ziekte niet op kantoor en zal geen e-mails controleren tot ik terugkom.
Voor dringende zaken, neem contact op met [Alternatieve contactnaam] op [Alternatieve contact e-mail]. Hij/zij is klaar om in mijn plaats te helpen.
Je begrip wordt zeer gewaardeerd, en ik kijk ernaar uit om bij je terug te komen zodra ik weer gezond ben.
Beste wensen,
[Je naam]
Eenvoudig afwezigheidsbericht van kantoor voor één dag
Zelfs als je maar één dag weg bent, is een afwezigheidsbericht van kantoor een goed idee. Hier is een sjabloon dat perfect is voor korte afwezigheden:
Onderwerp: Niet op kantoor: [Je naam]
Hallo,
Bedankt voor je bericht. Ik ben vandaag, [Datum], niet op kantoor en kom morgen, [Terugkeerdatum], terug. Ik zal op je e-mail reageren zodra ik terug ben.
Als je onmiddellijke hulp nodig hebt, neem dan contact op met [Alternatieve contactnaam] op [Alternatieve contact e-mail].
Bedankt voor je begrip.
Met vriendelijke groet,
[Je naam]
Kerst afwezigheidsbericht van kantoor
Tijdens het feestelijke kerstseizoen is het leuk om een vakantie-gethematiseerd afwezigheidsbericht van kantoor achter te laten. Hier is er een die vreugde verspreidt terwijl het informatief is:
Onderwerp: Seizoensgroeten: [Je naam]
Hallo,
Bedankt voor je e-mail. Ik ben weg van kantoor voor de kerstvakantie van [Startdatum] tot [Einddatum]. Ik ben terug en klaar om op e-mails te reageren op [Terugkeerdatum].
Als je zaak dringend is, neem dan contact op met [Alternatieve contactnaam] op [Alternatieve contact e-mail], die graag zal helpen terwijl ik weg ben.
Ik wens je een zeer vrolijk kerstfeest en een vreugdevol vakantieseizoen!
Met vriendelijke groet,
[Je naam]
Bonus: Zwangerschapsverlof afwezigheidsbericht van kantoor
Bij sommige gelegenheden kun je weg zijn om andere redenen dan je vakantie. Zorg ervoor dat je ook een afwezigheidsantwoord instelt voor langdurig ziekteverlof en zwangerschapsverlof.
Bedankt voor het contact opnemen. Ik ben momenteel met zwangerschaps-/vaderschapsverlof en koester de tijd met mijn nieuwe toevoeging aan de familie. Ik ben van plan om op [Terugkeerdatum] terug te keren naar het werk.
Voor dringende zaken, neem contact op met [Alternatieve contactnaam] op [Alternatieve contact e-mail], die continuïteit zal verzekeren en graag zal helpen in mijn afwezigheid.
Je begrip wordt zeer gewaardeerd tijdens deze speciale tijd. Ik kijk ernaar uit om weer contact met je op te nemen zodra ik terug ben.
Met hartelijke groet,
[Je naam]
Om de automatische antwoordberichten op te fleuren, kun je een afbeelding sturen in plaats van een gewone antwoord-e-mail, zoals te zien in het onderstaande voorbeeld.
Wil je de afbeelding toevoegen maar bewerken voor je eigen gebruik? Bezoek Venngage om het sjabloon te bewerken. Je vindt een aantal andere sjablonen om uit te kiezen.
Kun je afwezigheidsberichten instellen in verschillende e-mailclients?
Ja, je kunt afwezigheidsberichten instellen in verschillende e-mailclients. De meeste populaire e-mailplatforms, inclusief Outlook, Gmail, Apple Mail, en anderen, bieden ingebouwde functies die je toestaan om automatische antwoordberichten te maken en in te plannen. Deze tools zijn ontworpen om automatisch iedereen die je e-mailt te informeren dat je niet beschikbaar bent, en details te verstrekken over je terugkeer of alternatieve contacten indien nodig.
Het proces van het instellen van deze berichten varieert licht afhankelijk van de e-mailclient die je gebruikt. Bijvoorbeeld, Outlook biedt een eenvoudige methode voor het maken van automatische antwoorden, waarmee je specifieke datums kunt instellen en de berichtinhoud kunt aanpassen. Andere clients, zoals Gmail, bieden ook vergelijkbare opties onder hun instellingenmenu's, meestal onder "Vakantieresponder" of vergelijkbare labels.
Of je nu een desktop applicatie of een web-gebaseerde e-mailclient gebruikt, de mogelijkheid om afwezigheidsberichten in te stellen is een standaardfunctie die zorgt voor soepele communicatie tijdens je afwezigheid. We hebben het stap-voor-stap proces uitgelegd om een automatisch antwoordbericht in Outlook in te stellen.
Hoe humor te gebruiken in afwezigheids-e-mailberichten
Humor kan een geweldige manier zijn om je afwezigheidsbericht van kantoor memorabel te maken, maar het is belangrijk om het verstandig te gebruiken. Hier zijn enkele tips om in gedachten te houden:
- 1. Ken je publiek:
Voordat je op "opslaan" drukt op dat geestige afwezigheidsantwoord, denk na over wie het zou kunnen ontvangen. Terwijl een speelse toon goed zou kunnen resoneren met je collega's, zou het misschien niet zo goed landen bij klanten of zakenpartners. Pas je humor aan je publiek aan, en zorg ervoor dat het gepast is voor iedereen die het zou kunnen lezen. - 2. Houd het licht:
Vermijd alles wat te sarcastisch of scherp is. Je doel is om een glimlach op het gezicht van de lezer te brengen, niet om hen te verwarren of te beledigen. Een lichte, zelfkritische grap of een slimme woordspeling kan een lange weg gaan zonder lijnen te overschrijden. - 3. Wees duidelijk over je afwezigheid:
Te midden van de humor, vergeet niet het doel van de e-mail: mensen laten weten dat je niet beschikbaar bent. Zorg ervoor dat je duidelijk de datums van je afwezigheid en wanneer je terug bent vermeldt, zelfs als je een grappige draai toevoegt. - 4. Bied alternatieve contacten:
Het is essentieel om mensen naar iemand anders te verwijzen die kan helpen terwijl je weg bent. Je kunt dit humoristisch doen door iets te zeggen zoals: "Voor dringende zaken, neem contact op met [Collega's naam]. Hij/zij is misschien niet zo charmant als ik, maar hij/zij zal zijn/haar best doen!" - 5. Gebruik een handtekeningregel:
Eindig je e-mail met een geestige afscheidsgroet die past bij de toon van je bericht. Iets zoals "Groeten uit [Je favoriete vakantiebestemming]" of "Niet op kantoor, maar waarschijnlijk aan werk denkend (niet echt)" kan een laatste vleugje humor toevoegen.
Conclusie
Zoals veel mensen, realiseer je je misschien niet dat je afwezigheidsbericht een unieke kans is om memorabel te zijn en iemands dag te maken, verder dan simpelweg hen vertellen dat je weg bent. Het hoeft niet lang of complex te zijn - gewoon doordacht en interessant. Dus, de volgende keer dat je je vakantieresponder instelt, gebruik het om te informeren, te helpen, of de e-mailafzender te verrassen. Het zal een leuke oefening voor jou zijn en een aangename verrassing voor hen!
Wat is het beste afwezigheidsbericht van kantoor dat je hebt ontvangen of geschreven? Laat het ons weten door te delen in de reacties!
Veelgestelde vragen
Wat is een goed afwezigheidsbericht van kantoor?
Een afwezigheidsbericht van kantoor is de autoresponder die je zorgvuldig hebt ontworpen om te sturen naar degenen die proberen je te bereiken terwijl je weg bent van kantoor.
Hoe stel ik een afwezigheidsbericht van kantoor in?
Het proces is eenvoudig. Selecteer in je e-mailinstellingen de optie Bestand. Selecteer nu Automatische antwoorden uit de gegeven lijst. Op dit punt typ je je autoresponder bericht. Selecteer dan OK om het op te slaan.
Waarom is een afwezigheidsbericht van kantoor belangrijk?
Een afwezigheidsbericht van kantoor is belangrijk omdat het je laat mensen geïnformeerd houden en hen vertelt hoe te handelen in je afwezigheid. Je kunt ook opties selecteren voor dringende zaken binnen je afwezigheidsbericht van kantoor
Wat zeg je in een afwezigheidsbericht van kantoor?
Je afwezigheidsbericht van kantoor moet de tijdsperiode bevatten waarin je weg bent van je kantoor, bij voorkeur inclusief de exacte datums. Je moet ook vermelden wie de afzender moet contacteren in geval van een noodgeval. Je kunt ook promoties en sociale links opnemen.
