Como escrever uma mensagem de ausência do escritório? [12 Modelos]
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Poderá estar a apanhar sol na praia ou a fazer desporto nas pistas, mas os seus colegas de trabalho, clientes e outros parceiros de negócios ainda estão no escritório e podem não saber que não está disponível.
Se não avisar as pessoas de que está fora do escritório, pode voltar a assombrá-lo, especialmente se elas estiverem à espera de uma resposta imediata. Antes de sair para aquela tão necessária folga, é imperativo que defina uma resposta de ausência do escritório. Caso se sinta perplexo, criámos 7 mensagens de ausência do escritório para o inspirar.
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O que é uma mensagem de ausência do escritório?
Uma mensagem de ausência do escritório (ou mensagem OOO) é um e-mail que configura para ser enviado automaticamente a qualquer pessoa que lhe envie um e-mail quando não pode verificar ou responder aos seus e-mails durante algum tempo. Esta mensagem permite que as pessoas saibam por que razão não lhes responde de imediato e o que podem fazer ou com quem podem falar durante a sua ausência.
Como escrever uma boa mensagem de ausência do escritório?
Já cumpriu todas as suas tarefas e a sua caixa de entrada está vazia. Antes de partir para a sua pausa, quer se trate de uma escapadela de fim de semana ou de umas longas férias de verão, há uma última tarefa a cumprir: criar um e-mail de ausência do escritório. Provavelmente, também terá de o fazer para outras ferramentas de comunicação de trabalho.
Uma má mensagem de ausência do escritório, ou a não criação de uma, pode causar problemas tanto durante a sua ausência como no seu regresso.
Por exemplo, se não disser quando regressa, a sua equipa e os seus clientes podem continuar a enviar-lhe mensagens de correio eletrónico. Isto pode encher a sua caixa de entrada e dificultar o regresso ao trabalho depois das férias. Além disso, se não partilhar os dados de contacto de alguém que possa ajudar durante a sua ausência, os projectos podem ficar parados e os clientes podem sentir-se negligenciados.
Então, como é que se escreve uma boa mensagem de ausência? Aqui estão algumas dicas essenciais para o ajudar:
- Recolha informações importantes: Antes de começar, certifique-se de que tem todos os pormenores que pretende incluir na sua mensagem.
- Práticas profissionais de correio eletrónico: Utilize as mesmas diretrizes de escrita de correio eletrónico profissional que seguiria normalmente.
- Linha de assunto: Crie uma linha de assunto clara e, se necessário, inteligente, que indique que está fora do escritório.
- Saudação: Comece com uma saudação educada para se dirigir cordialmente ao remetente.
- A concisão é fundamental: Mantenha o corpo da sua mensagem de ausência do escritório breve e direto.
- Adicione um agradecimento: Inclua uma nota de cortesia como "Obrigado pelo seu e-mail" ou um comentário virado para o futuro, como "Aguardo contacto após o meu regresso"
- Encerramento: Termine com uma assinatura padrão e a sua assinatura profissional, que normalmente inclui o seu cargo e informações de contacto.
- Revisão: Antes de finalizar a sua mensagem, leia-a cuidadosamente para verificar se existem erros ou gralhas.
Lembre-se de que o objetivo é informar e orientar, e não fornecer uma explicação detalhada da sua ausência. Mantenha-a profissional, informativa e, se possível, um pouco pessoal para manter o toque humano.
O que incluir numa mensagem de correio eletrónico de ausência?
Na sua mensagem de ausência, é aconselhável incluir os elementos básicos, como
- O motivo da sua ausência
- Quanto tempo vai estar fora e quando regressa
- Quem contactar (e o respetivo número de telefone) se for urgente. Inclua estes elementos e a sua mensagem de férias será perfeita.
Dependendo do que faz e do que os seus contactos possam precisar, poderá querer dar mais informações. Muitos serviços de correio eletrónico permitem-lhe configurar duas respostas de ausência temporária ao mesmo tempo: uma para as pessoas com quem trabalha diretamente e outra para pessoas fora da sua empresa.
O que deve ser evitado numa mensagem de ausência temporária?
Ao preparar a sua mensagem de ausência do escritório, o profissionalismo e a brevidade são fundamentais. Eis o que deve normalmente evitar: Excesso de elaboração, a sua resposta automática deve ser sucinta. Não há necessidade de divulgar demasiado sobre onde vai ou porquê. Isso mantém o foco nas informações essenciais.
Promessas de resposta imediata: Não sugira que responderá aos emails imediatamente após o seu regresso. É mais realista dar a si próprio algum tempo para recuperar o atraso.
Voluntariar outros sem aprovação: Pergunte sempre aos colegas se pode incluí-los como contactos de emergência na sua resposta fora do escritório. Eles têm de concordar em tratar de questões adicionais no seu lugar.
Modelos de mensagens de ausência do escritório
Qual é o aspeto de uma boa resposta de ausência temporária?
Abaixo encontrará 8 respostas diferentes que pode utilizar como inspiração para elaborar a sua própria resposta.
Modelo de mensagem de férias
Enviar uma mensagem de férias pode ser complicado. Aqui está uma óptima mensagem de férias.
Olá,
Obrigado pelo seu correio eletrónico. Estarei fora do escritório de mm/dd a mm/dd e terei acesso limitado ao correio eletrónico / não terei acesso ao correio eletrónico. Se for urgente, contacte [NOME] através de [EMAIL] ou [TELEFONE]. Farei o meu melhor para responder prontamente ao seu correio eletrónico quando regressar em mm/dd.
Com os melhores cumprimentos,
NOME
Nem sempre temos tempo para sermos inteligentes ou criativos, e não faz mal! Na sua essência, uma mensagem de correio eletrónico de resposta a férias precisa simplesmente de informar o remetente de que está fora do escritório e de quando deve esperar uma resposta.
Os elementos de uma boa resposta de férias são
- Quanto tempo vai estar fora
- Quando regressa, e
- Quem contactar (e o respetivo número de telefone) se for urgente. Inclua estes elementos e a sua mensagem de férias será perfeita.
Geração de contactos
Já alguma vez pensou numa mensagem de ausência do escritório como uma ferramenta de geração de contactos? Bem, agora, devia! É muito fácil criar uma oportunidade para recolher um contacto na sua resposta de férias. Basta adicionar um pequeno toque no final da mensagem e começar a recolher os contactos!
Olá e obrigado pelo seu e-mail. De momento, estou fora do escritório até mm/dd, com acesso limitado ou inexistente ao correio eletrónico. Se o seu pedido for urgente, contacte [NOME] através de [EMAIL ou TELEFONE].
Entretanto, sabia que temos uma newsletter semanal / mensal? Sim, ouviu bem! Uma dose semanal de todos os seus conteúdos favoritos da [EMPRESA] enviados diretamente para a sua caixa de correio. Para garantir que não perde nada de bom, inscreva-se na nossa newsletter aqui.
Entrarei em contacto consigo quando regressar em mm/dd.
Obrigado
Para além da inscrição na newsletter, pode utilizar esta oportunidade para incentivar a participação em webinars, a inscrição num curso online, o download de whitepapers ou qualquer outra tática de geração de leads implementada pela sua equipa de vendas e marketing.
Modelo de mensagem OOO de promoção de conteúdo
Uma assinatura de correio eletrónico profissional é uma ferramenta de branding incrivelmente eficaz. Mas sabia que uma assinatura de correio eletrónico profissional em HTML também pode ser uma excelente ferramenta de geração de oportunidades? É verdade! Adicione um banner clicável ou um CTA à sua assinatura de correio eletrónico fora do escritório e faça com que as pessoas visitem a sua loja online, se inscrevam num webinar ou descarreguem um ebook. Os geradores em linha, como o Newoldstamp ou o MySignature, podem ajudá-lo a automatizar o processo de adoção de assinaturas em toda a empresa.
Se a geração de contactos não for uma estratégia fundamental dos seus esforços de vendas ou marketing, pode utilizar a sua mensagem fora do escritório para atrair mais pessoas para o seu conteúdo. Acrescente um pouco de valor à sua mensagem de correio eletrónico, ligando-a a um recurso em linha interessante que a sua empresa tenha desenvolvido. Também pode utilizar mensagens de resposta automática para melhorar a sua estratégia de promoção.
Olá,
Obrigado pelo seu e-mail. Neste momento, estou fora do escritório e só regressarei em mm/dd. Felizmente para si, os nossos recursos nunca tiram folga, e temos este fantástico ebook / whitepaper / infográfico sobre [TÍTULO], que penso que iria gostar.
Entrarei em contacto consigo assim que voltar ao escritório.
Melhor
Modelo de mensagem de condução fora do escritório
Olá,
Obrigado por me contactares. Infelizmente, estou ausente do escritório de mm/dd a mm/dd com acesso limitado ou inexistente ao correio eletrónico. Se a sua pergunta puder esperar, responderei aos e-mails que perdi quando regressar em [DIA]. Caso contrário, contacte [NOME] através de [EMAIL] ou [TELEFONE] e ele/ela tratará de si.
Enviou-me um e-mail sobre [SERVIÇO QUE PRESTA]? Ótimo! Leia o que os nossos clientes estão a dizer sobre como a sua experiência foi fantástica. (Ligação a testemunhos de clientes ou estudos de casos)
Entrarei em contacto consigo assim que possível.
Obrigado!
Talvez não tenha qualquer conteúdo para promover, ou queira simplesmente direcionar o tráfego para o seu sítio Web utilizando uma resposta fora do escritório. Ótimo! Uma resposta de férias é uma forma fantástica de o fazer. Dependendo da página para a qual se liga, a sua mensagem de ausência pode ser diferente, mas aqui está um exemplo.
Trabalho em rede ou novos negócios
Por muito que preferíssemos, nem todas as mensagens de ausência são para férias. Por vezes, é necessária uma resposta fora do escritório para uma viagem de negócios ou uma conferência. Em vez de simplesmente dizer às pessoas que está fora, porque não aproveitar essa oportunidade para incentivar o estabelecimento de contactos ou de novas relações comerciais?
Olá!
Obrigado pelo seu correio eletrónico. Estou ausente do escritório numa conferência espetacular [MÊS] [DIA]-[DIA]. Também vais lá estar? Adoraria estabelecer contactos! A nossa empresa estará a expor no stand ###. Não hesite em passar por lá! / [NOME], o nosso [TÍTULO], irá transmitir conhecimentos durante o seu discurso no [DIA] à [HORA] em [LOCAL]. Não vai querer perder!
Siga-me e envie-me tweets para @Twitter_Handle para saber o que pensa e conversar sobre a conferência. Aguardo ansiosamente o vosso contacto!
Com os melhores cumprimentos,
NOME
Envolvimento nas redes sociais
A percentagem de pessoas que seguem marcas nas redes sociais varia entre 44% e 53% (dependendo da plataforma), e 53% das pessoas que seguem marcas nas redes sociais são mais fiéis a essas marcas. Por isso, faz sentido que as empresas queiram construir o seu público nas redes sociais, especialmente para criar clientes fiéis.
No entanto, a maioria das pessoas não procura as contas das redes sociais de uma marca. É mais provável que o sigam se lhes for pedida ou apresentada a oportunidade, o que pode ser feito na sua resposta de férias.
Olá!
Lamento que não me tenhas visto. Vou estar fora do escritório de mm/dd a mm/dd e responderei aos meus e-mails quando regressar em [DIA].
Para se manter a par de todos os últimos acontecimentos na [EMPRESA], siga-nos no Facebook / Twitter / LinkedIn / Instagram / Pinterest / Etc. (Somos muito engraçados no Twitter, confia em mim.)
Entrarei em contacto consigo assim que possível.
Obrigado!
Engraçado / Inteligente
Quando as mensagens de escritório são as engraçadas e inteligentes. Há imensos exemplos, desde dar uma personalidade ao seu "robô de resposta automática" até à utilização de GIFs e memes, passando por piadas sobre o que está realmente a fazer nas férias. Mensagens como essas podem dar um toque pessoal às mensagens de resposta automática. Aqui estão alguns exemplos inteligentes de mensagens de ausência do escritório:
Ouvi dizer que o inverno estava a chegar, por isso decidi ir para [LUGAR QUENTE]. Vou estar a beber cocktails na praia até mm/dd e não vou verificar o correio eletrónico. Mantém-te quente!
Detesto ter de vos dizer isto, mas estou de férias até mm/dd e não vou verificar os e-mails. Tenho a certeza que provavelmente não queres ouvir isto, uma vez que também estás a trabalhar, por isso aqui está um vídeo de um gato para te animar. Regressarei da minha viagem em [DIA]. Aproveitem a vossa semana!
MÁS NOTÍCIAS: Estou fora do escritório em férias até mm/dd. Responderei a todas as mensagens de correio eletrónico quando regressar.
BOAS NOTÍCIAS: O meu colega [NOME] ofereceu-se graciosamente para ficar a cobrir o meu trabalho. Ele/ela é um super-herói. Se o seu pedido for urgente, pode contactá-lo em [EMAIL].
Tenha uma óptima semana!
Mensagem de férias fora do escritório
Se está a planear ausentar-se durante as férias, é útil informar os seus colegas de trabalho sobre a sua ausência e a data de regresso. Uma mensagem de ausência é uma forma eficaz de o fazer. Segue-se um modelo simples:
Assunto: Ausência: [Seu nome]
Olá!
Obrigado pelo seu correio eletrónico. Estou atualmente de férias até [data de regresso]. Entrarei em contacto consigo logo que possível após o meu regresso.
Se precisar de ajuda imediata, contacte [Nome de contacto alternativo] em [E-mail de contacto alternativo]. Eles estão disponíveis para o ajudar.
Obrigado pela sua compreensão e aguardo com expetativa a resposta à sua mensagem de correio eletrónico quando regressar.
Com os melhores cumprimentos,
[Seu nome]
Mensagem de baixa por doença fora do escritório
Estar inesperadamente doente significa que precisa de preparar uma resposta rápida de ausência do escritório. Aqui está um modelo conciso que mantém as coisas claras e educadas:
Assunto: Ausência do escritório: [Seu nome]
Hi,
De momento, estou ausente do escritório devido a doença e não vou verificar os e-mails até regressar.
Para assuntos urgentes, contacte [Nome de contacto alternativo] através de [E-mail de contacto alternativo]. Eles estão prontos para ajudar no meu lugar.
A vossa compreensão é muito apreciada e estou ansioso por voltar a contactá-los quando estiver de novo saudável.
Os meus melhores cumprimentos,
[Seu nome]
Mensagem simples de ausência por um dia
Mesmo que esteja ausente por apenas um dia, uma mensagem de ausência do escritório é uma boa ideia. Aqui está um modelo que é perfeito para ausências curtas:
Assunto: Ausência: [Seu nome]
Olá,
Obrigado pela sua mensagem. Estou ausente do escritório hoje, [Data], e regressarei amanhã, [Data de regresso]. Responderei à sua mensagem de correio eletrónico assim que regressar.
Se necessitar de assistência imediata, contacte [Nome de contacto alternativo] em [E-mail de contacto alternativo].
Obrigado pela vossa compreensão.
Com os melhores cumprimentos,
[Seu nome]
Mensagem de Natal fora do escritório
Durante a época festiva do Natal, é bom deixar uma mensagem fora do escritório com o tema do Natal. Aqui está uma que espalha alegria ao mesmo tempo que é informativa:
Assunto: Boas Festas: [Seu nome]
Olá,
Obrigado pelo seu correio eletrónico. Estou ausente do escritório para as férias de Natal de [Data de início] a [Data de fim]. Estarei de volta e pronto para responder às mensagens de correio eletrónico em [Data de regresso].
Se o seu assunto for urgente, contacte [Nome de contacto alternativo] através de [E-mail de contacto alternativo], que terá todo o prazer em ajudá-lo durante a minha ausência.
Desejo-vos um Natal muito feliz e uma época festiva alegre!
Cumprimentos calorosos,
[Seu nome]
Bónus: Mensagem de licença de maternidade fora do escritório
Nalgumas ocasiões, pode estar ausente por outros motivos que não as suas férias. Certifique-se de que configura uma resposta fora do escritório para uma baixa médica de longa duração e também para uma licença de maternidade.
Obrigado por ter contactado. Estou atualmente em licença de maternidade/paternidade e a aproveitar o tempo com o meu novo membro da família. Tenciono regressar ao trabalho em [Data de regresso].
Para assuntos urgentes, contacte [Nome de contacto alternativo] em [E-mail de contacto alternativo], que assegurará a continuidade e terá todo o prazer em ajudá-lo na minha ausência.
A vossa compreensão é muito apreciada durante este período especial. Aguardo ansiosamente a oportunidade de voltar a contactar convosco quando estiver de volta.
Com os melhores cumprimentos,
[Seu nome]
Para apimentar as mensagens de resposta automática, pode enviar uma imagem em vez de um correio de resposta normal, como se vê no exemplo abaixo.
Gostaria de adicionar a imagem, mas editá-la para seu próprio uso? Visite a Venngage para editar o modelo. Encontrará uma série de outros modelos por onde escolher.
Conclusão
Como muitas pessoas, pode não se aperceber de que a sua mensagem de despedida é uma oportunidade única para ser memorável e fazer o dia de alguém, para além de simplesmente lhe dizer que está fora. Não tem de ser uma mensagem longa ou complexa - apenas atenciosa e interessante. Por isso, da próxima vez que estiver a configurar a sua resposta de férias, utilize-a para informar, ajudar ou encantar o remetente da mensagem. Será um exercício divertido para si e uma agradável surpresa para eles!
Qual foi a melhor mensagem de ausência do escritório que recebeu ou escreveu? Diga-nos, partilhando-a nos comentários!
Perguntas frequentes
O que é uma boa mensagem de ausência do escritório?
Uma mensagem de ausência temporária é a resposta automática que foi cuidadosamente concebida para enviar a quem tenta contactá-lo enquanto está ausente do escritório.
Como posso configurar uma mensagem de ausência temporária?
O processo é simples. Nas definições do seu e-mail, selecione a opção Ficheiro. Agora, selecione Respostas automáticas na lista apresentada. Nesta altura, escreva a sua mensagem de resposta automática. Depois, selecione OK para a guardar.
Porque é que uma mensagem de ausência temporária é importante?
Uma mensagem de ausência é importante porque lhe permite manter as pessoas informadas e indicar-lhes como proceder na sua ausência. Também pode selecionar opções para assuntos urgentes na sua mensagem de ausência.
O que se diz numa mensagem de ausência?
A sua mensagem de ausência deve incluir o período de tempo durante o qual estará ausente do escritório, de preferência com as datas exactas. Deve também indicar quem o mensageiro deve contactar em caso de emergência. Pode também incluir promoções e ligações sociais.
