Come scrivere un messaggio fuori ufficio? [12 modelli]
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Potreste essere al sole in spiaggia o sulle piste da sci, ma i vostri colleghi, clienti e altri soci d'affari sono ancora in ufficio e potrebbero non sapere che non siete disponibili.
Non avvisare le persone che siete fuori ufficio potrebbe ritorcersi contro di voi, soprattutto se loro si aspettano una risposta immediata. Prima di partire per il tanto desiderato periodo di ferie, è indispensabile impostare una risposta per l'assenza dall'ufficio. Nel caso in cui vi sentiate in difficoltà, abbiamo creato 7 messaggi Out of Office per ispirarvi.
Che cos'è un messaggio fuori ufficio?
Un messaggio fuori ufficio (o messaggio Out of Office, oppure semplicemente OOO) è un'e-mail che si imposta per l'invio automatico a chiunque vi invii un'e-mail quando non potete controllare o rispondere alle vostre e-mail per un certo periodo di tempo. In questo modo, le persone sanno perché non rispondete subito e cosa possono fare o con chi possono parlare durante la vostra assenza.
Come scrivere un buon messaggio fuori ufficio?
Avete completato tutti i vostri incarichi e la vostra casella di posta è vuota. Prima di partire per le vacanze, sia che si tratti di una fuga veloce nel fine settimana o di una lunga vacanza estiva, c'è un ultimo compito da portare a termine: impostare un messaggio di posta elettronica fuori ufficio. Probabilmente dovrete farlo anche per gli altri strumenti di comunicazione del lavoro.
Un messaggio fuori ufficio sbagliato, o la mancata impostazione di un messaggio fuori ufficio, può causare problemi sia durante la vostra assenza che al vostro ritorno.
Per esempio, se non dite quando tornerete, il vostro team e i vostri clienti potrebbero continuare a inviarvi e-mail. Questo potrebbe riempire la vostra casella di posta e rendere difficile riprendere il lavoro dopo le vacanze. Inoltre, se non condividete i dettagli per contattare qualcuno che possa aiutarvi durante la vostra assenza, i progetti potrebbero bloccarsi e i clienti potrebbero sentirsi trascurati.
Come si fa a scrivere un buon messaggio fuori ufficio? Ecco alcuni suggerimenti fondamentali per aiutarvi:
- Raccogliete le informazioni importanti: Prima di iniziare, assicuratevi di avere tutti i dettagli che vorrete includere nel messaggio.
- Pratiche professionali per le e-mail: Utilizzate le stesse linee guida per la scrittura di e-mail professionali che seguite normalmente.
- Oggetto: Create un oggetto chiaro e, se opportuno, anche divertente, che indichi che siete fuori ufficio.
- Saluto: Iniziate con un saluto educato per rivolgervi cordialmente al mittente.
- Essere concisi è fondamentale: Mantenete il corpo del vostro messaggio fuori ufficio breve e preciso.
- Aggiungete un ringraziamento: Includete una nota di cortesia come "Grazie per l'e-mail" o un commento come "Sarò nuovamente disponibile al mio ritorno"
- Chiusura: Concludete con una firma standard e la vostra firma professionale, che solitamente include la vostra posizione e le informazioni di contatto.
- Revisione: Prima di concludere il messaggio, rileggetelo con attenzione per verificare la presenza di eventuali errori o refusi.
Ricordate che l'obiettivo è informare e indirizzare, non fornire una spiegazione dettagliata della vostra assenza. Mantenete un tono professionale, informativo e, se possibile, anche personale.
Cosa includere in un messaggio e-mail fuori ufficio?
Nel messaggio di posta elettronica fuori sede, è bene che siano presenti le informazioni di base, come ad esempio:
- Il motivo dell'assenza
- Quanto tempo resterete fuori e quando tornerete
- Chi contattare (e il suo numero di telefono) in caso di urgenza. Includete questi elementi e il vostro messaggio di vacanza sarà perfetto.
A seconda delle vostre attività e delle esigenze dei vostri contatti, potreste voler fornire ulteriori informazioni. Molti servizi di posta elettronica consentono di impostare contemporaneamente due diverse risposte fuori ufficio: una per le persone con cui si lavora direttamente e un'altra per le persone esterne all'azienda.
Cosa evitare in un messaggio fuori ufficio?
Quando si imposta un messaggio fuori ufficio, la professionalità e la brevità sono fondamentali. Ecco cosa si dovrebbe evitare di solito:
Eccesso di spiegazioni: La risposta automatica deve essere concisa. Non è necessario divulgare troppo su dove si sta andando o perché. In questo modo si mantiene l'attenzione sulle informazioni essenziali.
Promesse di risposta immediata: Non dite che risponderete alle e-mail immediatamente dopo il vostro rientro. È più realistico concedersi del tempo per recuperare.
Offrire il proprio contributo ad altri senza l'approvazione: Chiedete sempre ai colleghi se potete includerli come contatti di emergenza nella vostra risposta fuori ufficio. Devono essere d'accordo a gestire ulteriori richieste al vostro posto.
Modelli di messaggi fuori ufficio
Come deve essere una buona risposta fuori ufficio?
Di seguito troverete 8 diverse risposte fuori ufficio da cui potrete prendere spunto per creare la vostra.
Esempio di messaggio fuori ufficio per le vacanze
Inviare un messaggio di vacanza può essere complicato. Ecco un ottimo messaggio per le vacanze.
Salve,
Grazie per la sua e-mail. Sarò fuori ufficio dal mm/gg al mm/gg e avrò un accesso limitato alla posta elettronica / non avrò accesso alla posta elettronica. Se si tratta di una questione urgente, si prega di contattare [NOME] a [EMAIL] o [TELEFONO]. Farò del mio meglio per rispondere tempestivamente alle vostre e-mail al mio ritorno il mm/gg.
Cordiali saluti,
NOME
Non sempre abbiamo il tempo per essere creativi, e va bene così! Un'e-mail di risposta per le vacanze deve semplicemente informare il mittente che siete fuori ufficio e quando aspettarsi una risposta.
Gli elementi di un'ottima risposta fuori ufficio sono
- Quanto tempo sarete assenti
- Quando tornerete e
- Chi contattare (e il suo numero di telefono) se è urgente. Includete questi elementi e il vostro messaggio di vacanza sarà perfetto.
Generazione di contatti
Avete mai pensato a un messaggio fuori ufficio come strumento di lead generation? Ebbene, ora dovreste farlo! È abbastanza facile creare un'opportunità per raccogliere un lead nel vostro risponditore per le vacanze. Basta aggiungere un po' di stile alla fine del messaggio e iniziare a raccogliere lead!
Salve e grazie per la sua e-mail. Al momento sono fuori ufficio fino a mm/gg e non ho accesso alla posta elettronica. Se la sua richiesta è urgente, la prego di contattare [NOME] a [EMAIL o TELEFONO].
Nel frattempo, sapevate che abbiamo una newsletter settimanale/mensile? Sì, avete sentito bene! Una dose settimanale di tutti i vostri contenuti preferiti di [AZIENDA] inviata direttamente nella vostra casella di posta elettronica. Per non perdervi tutte le novità, iscrivetevi alla nostra newsletter qui.
Mi assicurerò di rispondervi quando tornerò il giorno dopo.
Grazie
Oltre che per l'iscrizione alla newsletter, potete sfruttare questa opportunità per incoraggiare la partecipazione a un webinar, l'iscrizione a un corso online, a scaricare un whitepaper o qualsiasi altra tattica di lead generation messa in atto dal vostro team di vendita e marketing.
Modello di messaggio OOO per la promozione dei contenuti
Una firma professionale per le e-mail è uno strumento di branding incredibilmente efficace. Ma sapevate che una firma HTML professionale per le e-mail può anche essere un ottimo strumento di lead generation? È vero! Aggiungete un banner cliccabile o una CTA alla vostra firma e-mail fuori ufficio e fate in modo che le persone visitino il vostro negozio online, si iscrivano a un webinar o scarichino un ebook. Generatori online come Newoldstamp o MySignature possono aiutarvi ad automatizzare il processo di adozione della firma in tutta l'azienda.
Se la generazione di contatti non è una strategia chiave delle vostre attività di vendita o di marketing, potete utilizzare il vostro messaggio fuori ufficio per attirare l'attenzione sui vostri contenuti. Aggiungete un po' di valore all'e-mail collegandovi a un'interessante risorsa online sviluppata dalla vostra azienda. Potete anche utilizzare i messaggi di risposta automatica per migliorare la vostra strategia di promozione.
Salve,
Grazie per la sua e-mail. In questo momento sono fuori ufficio e non tornerò prima di mm/gg. Fortunatamente, le risorse che offriamo non si prendono mai una pausa, e abbiamo questo fantastico ebook / whitepaper / infografica su [TITOLO], che penso possa piacere.
Risponderò non appena rientrerò in ufficio.
Cordiali saluti,
Modello di messaggio per il traffico fuori ufficio
Ciao a tutti,
Grazie per avermi contattato. Purtroppo sono fuori ufficio dal mm/gg al mm/gg e non ho accesso alla posta elettronica. Se la tua domanda può aspettare, risponderò alle e-mail che ho perso al mio ritorno il [GIORNO]. In caso contrario, contattate [NOME] a [EMAIL] o [TELEFONO] e lui/lei si occuperà di voi.
Mi hai inviato un'e-mail per [SERVIZIO CHE FORNISCI]? Ottimo! Leggi cosa dicono i nostri clienti su quanto sia stata fantastica la loro esperienza. (Link alle testimonianze dei clienti o ai casi di studio)
Vi risponderò il prima possibile.
Grazie!
Forse non avete contenuti da promuovere o volete semplicemente portare traffico al vostro sito web utilizzando una risposta fuori sede. Ottimo! Un message di Out of Offic è un modo fantastico per farlo. A seconda della pagina a cui ci si collega, il messaggio di risposta fuori sede potrebbe essere diverso, ma ecco un esempio.
Networking o nuovi affari
Per quanto lo preferiamo, non tutti i messaggi in trasferta sono per una vacanza. A volte è necessario rispondere fuori ufficio per un viaggio di lavoro o una conferenza. Invece di dire semplicemente che siete fuori, perché non sfruttare l'occasione per incoraggiare la creazione di reti o di nuovi contatti commerciali?
Ciao!
Grazie per l'e-mail. Sono fuori ufficio per partecipare a questa fantastica conferenza [MESE] [GIORNO]-[GIORNO]. Ci sarai anche tu? Mi farebbe piacere entrare in contatto! La nostra azienda sarà presente allo stand ###. Non esitare a passare! / [NOME], il nostro [TITOLO], terrà un discorso il [GIORNO] alle ore [ORA] in [LOCALITÀ]. Non vorrai perdertelo!
Seguimi su @Twitter_Handle per avere informazioni e conversazioni sulla conferenza. Non vedo l'ora di sentire cosa ha da dire!
Cordiali saluti,
NOME
Impegno sui social media
La percentuale di persone che seguono i marchi sui social media varia dal 44% al 53% (a seconda della piattaforma), e il 53% di coloro che seguono i marchi sui social media sono più fedeli a tali marchi. È quindi logico che le aziende vogliano costruire il proprio pubblico sui social media, soprattutto per creare clienti fedeli.
Tuttavia, la maggior parte delle persone non cerca gli account di un marchio sui social media. È più probabile che vi seguano se glielo chiedete o se gliene presentate l'opportunità, cosa che può essere fatta nel vostro risponditore per le vacanze.
Ciao a tutti!
Mi dispiace che vi sia sfuggito. Sono fuori ufficio dal mm/gg al mm/gg e risponderò alle mie e-mail al mio ritorno il [GIORNO].
Per rimanere aggiornati su tutte le novità di [AZIENDA], seguiteci su Facebook / Twitter / LinkedIn / Instagram / Pinterest / ecc. (Su Twitter siamo molto divertenti, credetemi)
Vi risponderò appena possibile.
Grazie!
Divertente/intelligente
"I messaggi da ufficio sono quelli divertenti e intelligenti. Ci sono moltissimi esempi, dal dare una personalità al vostro messaggio automatico all'uso di GIF e meme, fino allo scherzo su ciò che state facendo in vacanza. Messaggi di questo tipo possono aggiungere un tocco personale ai messaggi di risposta automatica. Ecco alcuni esempi di messaggi intelligenti fuori ufficio:
Ho sentito che sta arrivando l'inverno, così ho deciso di andare in [LUOGO CALDO]. Sorseggerò cocktail sulla spiaggia fino a mm/gg e non controllerò la posta elettronica. State al caldo!
Mi dispiace dirtelo, ma sono in vacanza fino al mm/gg e non controllerò le e-mail. Sono sicuro che probabilmente non volete sentirvelo dire, visto che state lavorando anche voi, quindi ecco un video di gatti per tirarvi su il morale. Tornerò dal mio viaggio il [GIORNO]. Godetevi la settimana!
BRUTTE NOTIZIE: Sono fuori dall'ufficio in vacanza fino a mm/gg . Risponderò a tutte le e-mail al mio ritorno.
BUONE NOTIZIE: Il mio collega [NOME] si è gentilmente offerto di rimanere a coprire il mio lavoro. È un supereroe. Se la vostra richiesta è urgente, potete contattarlo all'indirizzo [EMAIL].
Buona settimana!
Messaggio per le vacanze fuori ufficio
Se si prevede di assentarsi per le vacanze, è utile informare i colleghi di lavoro della propria assenza e della data di rientro. Un messaggio fuori ufficio è un modo efficace per farlo. Di seguito riportiamo un modello semplice:
Oggetto: Fuori ufficio: [Nome]
Salve!
Grazie per la sua e-mail. Al momento sono in vacanza fino a [Data di rientro]. Vi risponderò appena possibile dopo il mio ritorno.
Se ha bisogno di aiuto subito, la prego di contattare [Nome del contatto alternativo] a [Email del contatto alternativo]. Sono a disposizione per assisterla.
Grazie per la vostra comprensione e sarò lieto di rispondere alle vostre e-mail al mio ritorno.
Cordiali saluti,
[Nome]
Messaggio di malattia fuori ufficio
Un'assenza per malattia inaspettata comporta la necessità di organizzare una rapida risposta in caso di assenza dall'ufficio. Ecco un modello conciso che mantiene le cose chiare ed educate:
Oggetto: Fuori ufficio: [Nome]
Salve,
Al momento sono fuori ufficio per malattia e non controllerò le e-mail fino al mio ritorno.
Per questioni urgenti, vi prego di contattare [Nome del contatto alternativo] a [Email del contatto alternativo]. Sono pronti ad aiutare al mio posto.
La vostra comprensione è molto apprezzata e non vedo l'ora di tornare da voi quando sarò di nuovo in salute.
I miei migliori auguri,
[Nome]
Semplice messaggio di assenza per un giorno
Anche se vi assentate per un solo giorno, un messaggio fuori ufficio è una buona idea. Ecco un modello perfetto per le assenze brevi:
Oggetto: Fuori ufficio: [Nome]
Salve,
Grazie per il suo messaggio. Sono fuori ufficio oggi, [Data], e tornerò domani, [Data di rientro]. Risponderò alla sua e-mail non appena sarò tornato.
Se ha bisogno di assistenza immediata, la prego di contattare [Nome del contatto alternativo] a [Email del contatto alternativo].
Grazie per la sua comprensione.
Cordiali saluti,
[Nome]
Messaggio di Natale fuori ufficio
Durante le festività natalizie, è bello lasciare un messaggio fuori ufficio a tema natalizio. Eccone uno che diffonde allegria e allo stesso tempo è informativo:
Oggetto: Auguri di buon Natale: [Nome]
Salve,
Grazie per la sua e-mail. Sono assente dall'ufficio per le vacanze di Natale dal [Data di inizio] al [Data di fine]. Sarò di ritorno e pronto a rispondere alle e-mail il [Data di rientro].
Se il vostro problema è urgente, contattate [Nome contatto alternativo] a [Email contatto alternativo], che sarà lieto di aiutarvi durante la mia assenza.
Vi auguro un buon Natale e un gioioso periodo di vacanza!
Cordiali saluti,
[Nome]
Bonus: Messaggio di maternità fuori ufficio
In alcune occasioni, potreste essere assenti per motivi diversi dalle ferie. Assicuratevi di impostare una risposta fuori ufficio sia per le assenze per malattia a lungo termine che per il congedo di maternità.
Grazie per averci contattato. Attualmente sono in congedo di maternità/paternità e mi sto godendo il tempo con il nuovo arrivato in famiglia. Ho in programma di tornare al lavoro il [Data di rientro].
Per questioni urgenti, vi prego di contattare [Nome del contatto alternativo] a [Email del contatto alternativo], che garantirà la continuità e sarà lieto di assistervi in mia assenza.
La vostra comprensione è molto apprezzata in questo momento speciale. Non vedo l'ora di riconnettermi con voi al mio ritorno.
Cordiali saluti,
[Nome]
Per rendere più vivaci i messaggi di risposta automatica, è possibile inviare un'immagine invece di un normale messaggio di risposta, come si vede nell'esempio seguente.
Volete aggiungere l'immagine ma modificarla per uso personale? Visitate Venngage per modificare il modello. Troverete una serie di altri modelli tra cui scegliere.
Conclusione
Come molte altre persone, forse non vi rendete conto che il vostro messaggio di assenza è un'opportunità unica per essere memorabili e rendere la giornata di qualcuno, al di là della semplice comunicazione della vostra assenza. Non è necessario che il messaggio sia lungo o complesso, basta che sia interessante e riflessivo. Quindi, la prossima volta che impostate il vostro risponditore per le vacanze, usatelo per informare, assistere o deliziare il mittente dell'e-mail. Sarà un esercizio divertente per voi e una piacevole sorpresa per loro!
Qual è il miglior messaggio fuori ufficio che avete ricevuto o scritto? Fatecelo sapere condividendolo nei commenti!
Domande frequenti
Che cos'è un buon messaggio out of office?
Un messaggio fuori ufficio è l'autoresponder che avete accuratamente progettato per inviare a chi cerca di contattarvi mentre siete fuori ufficio.
Come si imposta un messaggio fuori ufficio?
Il procedimento è semplice. Nelle impostazioni della posta elettronica, selezionate l'opzione File. A questo punto, selezionate Risposte automatiche dall'elenco fornito. A questo punto, digitate il vostro messaggio di risposta automatica. Quindi, selezionate OK per salvarlo.
Perché è importante un messaggio out of office?
Un messaggio di uscita dall'ufficio è importante perché consente di tenere informati gli utenti e di indicare loro come procedere in caso di assenza. È inoltre possibile selezionare le opzioni per le questioni urgenti all'interno del messaggio di uscita dall'ufficio.
Cosa si dice quando si è fuori ufficio?
Il messaggio di uscita dall'ufficio deve includere il periodo di tempo in cui non sarete in ufficio, preferibilmente con le date esatte. Dovreste anche indicare chi il messaggero deve contattare in caso di emergenza. Potete anche includere promozioni e link sociali.
