Как написать сообщение о прекращении работы? [12 шаблонов]
![Как написать сообщение о прекращении работы? [12 шаблонов]](https://www.getmailbird.com/assets/components/phpthumbof/cache/out-of-office-message.2768a551cc775192dd0c87daa34aecc5.webp)
Возможно, вы нежитесь на пляже или катаетесь на горных лыжах, но ваши коллеги, клиенты и другие деловые партнеры все еще находятся в офисе и могут не знать, что вы недоступны.
Вы можете наслаждаться солнцем на пляже или рваться на лыжню, но ваши коллеги, клиенты и другие деловые партнеры все еще находятся в офисе и могут не знать, что вы недоступны.
Если вы не предупредите людей о своем отсутствии в офисе, это может обернуться для вас бедой, особенно если они ожидают быстрого ответа. Перед тем как отправиться в столь необходимый отпуск, обязательно установите ответ о том, что вас нет в офисе. На случай, если вы окажетесь в тупике, мы подготовили для вас 7 офисных сообщений, которые вдохновят вас.
Что такое сообщение вне офиса?
Сообщение вне офиса (или OOO) - это электронное письмо, которое вы настраиваете для автоматической отправки всем, кто пишет вам, когда вы не можете проверить или ответить на электронную почту в течение некоторого времени. В нем люди узнают, почему вы не отвечаете им сразу, и что они могут сделать или с кем поговорить, пока вас нет.
Как написать хорошее сообщение об отсутствии в офисе?
Вы выполнили все задания, и ваш почтовый ящик пуст. Прежде чем вы отправитесь на отдых, будь то быстрые выходные или долгий летний отпуск, осталось выполнить последнюю задачу: настроить электронную почту для работы вне офиса. Скорее всего, вам придется сделать это и для других рабочих средств связи.
Плохо настроенное сообщение вне офиса или вообще его отсутствие может вызвать проблемы как во время вашего отсутствия, так и после возвращения.
Например, если вы не сообщите, когда вернетесь, ваши сотрудники и клиенты могут продолжать писать вам. Это может переполнить ваш почтовый ящик и затруднить восстановление после отпуска. Кроме того, если вы не сообщите контактную информацию о том, кто может помочь вам во время вашего отсутствия, проекты могут застопориться, а клиенты - почувствовать себя обделенными вниманием.
Так как же написать хорошее послание за пределами офиса? Вот несколько важных советов, которые помогут вам:
-
Соберите важную информацию: Прежде чем приступить к работе, убедитесь, что у вас есть все детали, которые вы хотите включить в свое сообщение.
-
Соблюдайте профессиональные правила работы с электронной почтой: Используйте те же рекомендации по написанию профессиональных писем, что и в обычной жизни.
-
Строка темы: Составьте четкую и, если уместно, умную строку темы, в которой будет указано, что вы находитесь вне офиса.
-
Приветствие: Начните письмо с вежливого приветствия, чтобы сердечно обратиться к отправителю.
-
Лаконичность - ключевой момент: Содержите текст сообщения, отправляемого вне офиса, кратко и по делу.
-
Добавьте слова благодарности: Включите вежливую записку типа "Спасибо за ваше письмо" или перспективный комментарий, например "С нетерпением жду встречи по возвращении"
-
Завершение: Завершите сообщение стандартной подписью, в которой обычно указывается ваша должность и контактная информация.
-
Проверка: Прежде чем завершить работу над сообщением, внимательно прочтите его, чтобы проверить, нет ли в нем ошибок или опечаток.
Помните, что цель состоит в том, чтобы проинформировать и направить, а не предоставить подробное объяснение вашего отсутствия. Сохраняйте профессионализм, информативность и, по возможности, немного личного отношения, чтобы сохранить человеческий контакт.
Что включить в сообщение по электронной почте, отправленное за пределы офиса?
В сообщении о вашем отсутствии на рабочем месте следует указать основные моменты, такие как:
-
Причина вашего отсутствия
-
Как долго вас не будет и когда вы вернетесь
-
С кем связаться (и их номер телефона), если это срочно. Включите эти пункты, и ваше сообщение об отпуске будет идеальным.
В зависимости от того, чем вы занимаетесь и что может понадобиться вашим собеседникам, вам может понадобиться больше информации. Многие почтовые сервисы позволяют одновременно настроить два разных внеофисных ответа: один для людей, с которыми вы непосредственно работаете, а другой - для людей за пределами вашей компании.
Чего следует избегать во внеофисных сообщениях?
При составлении внеофисного сообщения главное - профессионализм и краткость. Вот чего обычно следует избегать: Излишней детализации: Ваш автоответ должен быть лаконичным. Не нужно слишком много рассказывать о том, куда и зачем вы идете. Это позволит сконцентрироваться на важной информации.
Обещания немедленного ответа: Не стоит обещать, что вы ответите на письма сразу после возвращения. Реалистичнее будет дать себе время на то, чтобы наверстать упущенное.
Привлекать других без согласования: Всегда спрашивайте у коллег, можно ли включить их в качестве экстренных контактов в ваш ответ вне офиса. Они должны согласиться обрабатывать дополнительные запросы вместо вас.
Шаблоны сообщений вне офиса
Как же выглядит хороший ответ вне офиса?
Ниже вы найдете 8 различных вариантов ответов, которые вы можете взять за основу при составлении своего собственного.
Образец сообщения об отпуске вне офиса
Отправить сообщение об отпуске может быть непросто. Вот отличное сообщение для отпуска.
Привет,
Спасибо за ваше письмо. Я буду отсутствовать в офисе с мм/дд по мм/дд и буду иметь ограниченный доступ к электронной почте / не буду иметь доступа к электронной почте. Если это срочно, пожалуйста, свяжитесь с [ФАМИЛИЯ] по [EMAIL] или [PHONE]. Я сделаю все возможное, чтобы оперативно ответить на ваше письмо, когда вернусь мм/дд.
С наилучшими пожеланиями,
ФАМИЛИЯ
У нас не всегда есть время быть умными или креативными, и это нормально! По своей сути письмо, отправляемое в отпуск, должно просто информировать отправителя о том, что вас нет в офисе и когда ожидать ответа.
Элементами отличного ответа из отпуска являются
- Как долго вы будете отсутствовать
- Когда вы вернетесь и
- С кем связаться (и их номер телефона), если дело срочное. Включите эти элементы, и ваше сообщение об отпуске будет идеальным.
Генерация лидов
Вы когда-нибудь думали о том, что сообщение из офиса - это инструмент для привлечения клиентов? Что ж, теперь стоит! Создать возможность для сбора лидов в вашем отпускном автоответчике довольно просто. Просто добавьте в конец сообщения немного изюминки и начинайте собирать лиды!
Здравствуйте и спасибо за ваше письмо. В настоящее время я нахожусь вне офиса до mm/dd с ограниченным доступом к электронной почте. Если ваш запрос срочный, пожалуйста, свяжитесь с [ФАМИЛИЯ] по [ЭМАЙЛ или ТЕЛЕФОН].
Тем временем, знаете ли вы, что у нас есть еженедельная/ежемесячная рассылка? Да, вы не ослышались! Еженедельная порция всех ваших любимых материалов [КОМПАНИЯ] отправляется прямо в ваш почтовый ящик. Чтобы не пропустить все самое интересное, подпишитесь на нашу рассылку здесь.
Я обязательно свяжусь с вами, когда вернусь на мм/дд.
Спасибо
Помимо подписки на рассылку, вы можете использовать эту возможность для поощрения посещения вебинаров, подписки на онлайн-курс, загрузки технических описаний или любой другой тактики генерации лидов, которую применяет ваш отдел продаж и маркетинга.
Шаблон сообщения OOO для продвижения контента
Профессиональная электронная подпись - это невероятно эффективный инструмент брендинга. Но знаете ли вы, что профессиональная HTML-подпись электронной почты также может стать отличным инструментом привлечения потенциальных клиентов? Это правда! Добавьте кликабельный баннер или CTA в вашу внеофисную электронную подпись и заставьте людей посетить ваш интернет-магазин, записаться на вебинар или скачать электронную книгу. Онлайн-генераторы, такие как Newoldstamp или MySignature, помогут вам автоматизировать процесс принятия подписи во всей компании.
Если привлечение потенциальных клиентов не является ключевой стратегией ваших продаж или маркетинговых усилий, вы можете использовать свое сообщение вне офиса, чтобы привлечь больше внимания к своему контенту. Добавьте в письмо немного ценности, поставив ссылку на интересный интернет-ресурс, разработанный вашей компанией. Вы также можете использовать сообщения автоответчика для улучшения стратегии продвижения.
Привет,
Спасибо за ваше письмо. Я сейчас нахожусь вне офиса и вернусь только в mm/dd. К счастью для вас, наши ресурсы никогда не берут отгулы, и у нас есть потрясающая электронная книга / whitepaper / infographic на [TITLE], которая, я думаю, вам понравится.
Я свяжусь с вами, как только вернусь в офис.
Лучшее
Шаблон сообщения для выезда из офиса
Привет,
Спасибо, что обратились ко мне. К сожалению, с мм/дд по мм/дд я нахожусь вне офиса с ограниченным доступом к электронной почте. Если ваш вопрос может подождать, я отвечу на пропущенные письма, когда вернусь в [ДЕНЬ]. Если нет, свяжитесь с [ФАМИЛИЯ] по [EMAIL] или [PHONE], и он/она позаботится о вас.
Вы написали мне о [УСЛУГА, КОТОРУЮ ВЫ ПРЕДОСТАВЛЯЕТЕ]? Отлично! Почитайте, что говорят наши клиенты о том, каким замечательным был их опыт. (Ссылка на отзывы клиентов или примеры из практики)
Я свяжусь с вами, как только смогу.
Спасибо!
Возможно, у вас нет контента для продвижения или вы просто хотите привлечь трафик на свой сайт, используя ответ вне офиса. Отлично! Отпускной респондер - отличный способ сделать это. В зависимости от страницы, на которую вы ссылаетесь, ваше ответное сообщение может быть разным, но вот пример.
Налаживание контактов или новый бизнес
Как бы нам этого ни хотелось, но не все выездные сообщения предназначены для отпуска. Иногда вам нужно ответить вне офиса в связи с деловой поездкой или конференцией. Вместо того чтобы просто сообщать людям о своем отсутствии, почему бы не использовать эту возможность для налаживания контактов или новых деловых связей?
Привет!
Спасибо за ваше письмо. Я нахожусь вне офиса на этой потрясающей конференции [МЕСЯЦ] [ДЕНЬ]-[ДЕНЬ]. Вы тоже будете там? Я бы с удовольствием пообщался! Наша компания будет участвовать в выставке на стенде ###. Не стесняйтесь, заходите! / [ФАМИЛИЯ], наш [ТИТУЛ], будет делиться знаниями во время своего выступления в [ДЕНЬ] в [ВРЕМЯ] в [МЕСТО]. Вы не захотите его пропустить!
Следите за мной и пишите в твиттере @Twitter_Handle, чтобы узнать о мыслях и разговорах о конференции. С нетерпением жду ваших комментариев!
С наилучшими пожеланиями,
ИМЯ
Вовлеченность в социальные сети
Процент людей, которые следят за брендами в социальных сетях, колеблется от 44 до 53 % (в зависимости от платформы), и 53 % тех, кто следит за брендами в социальных сетях, более лояльны к ним. Таким образом, вполне логично, что компании хотят расширять свою аудиторию в социальных сетях, особенно для создания лояльных клиентов.
Однако большинство людей не ищут аккаунты брендов в социальных сетях. Они с большей вероятностью последуют за вами, если их попросят или предоставят такую возможность, что можно сделать в вашем отпускном респондере.
Привет!
Извините, что вы меня пропустили. Меня не будет в офисе с mm/dd по mm/dd, и я отвечу на письма, когда вернусь на [ДЕНЬ].
Чтобы быть в курсе всех последних событий в [КОМПАНИЯ], следите за нами на Facebook / Twitter / LinkedIn / Instagram / Pinterest / Etc. (Мы очень забавные в Twitter, поверьте мне)
Я свяжусь с вами, как только смогу.
Спасибо!
Смешные/умные
"Самые лучшие офисные сообщения - это смешные и умные. Существует масса примеров: от придания индивидуальности вашему "роботу-автоответчику" до использования GIF и мемов и шуток о том, что вы на самом деле делаете в отпуске. Подобные сообщения могут придать автоответчикам индивидуальность. Вот несколько примеров умных сообщений из офиса:
Я слышал, что скоро наступит зима, поэтому решил поехать в [ТЕПЛОЕ МЕСТО]. До мм/дд я буду потягивать коктейли на пляже и не буду проверять электронную почту. Оставайтесь в тепле!
Не хочу вас огорчать, но я в отпуске до мм/дд и не буду проверять электронную почту. Уверен, что вы, наверное, не хотите этого слышать, поскольку сами работаете, так что вот вам видео с кошкой, чтобы поднять настроение. Я вернусь из поездки в [ДЕНЬ]. Наслаждайтесь своей неделей!
ПЛОХИЕ НОВОСТИ: До мм/дд меня не будет в офисе до отпуска. Я отвечу на все письма, когда вернусь.
ХОРОШИЕ НОВОСТИ: Мой коллега [ФАМИЛИЯ] любезно предложил остаться и подменить меня на работе. Он/она - супергерой. Если у вас срочный запрос, вы можете связаться с ним по адресу [EMAIL].
Хорошей недели!
Сообщение об отсутствии в офисе в праздничные дни
Если вы планируете уехать в отпуск, полезно сообщить коллегам по работе о своем отсутствии и дате возвращения. Сообщение об отсутствии в офисе - эффективный способ сделать это. Ниже приведен простой шаблон:
Тема: Вне офиса: [ваше имя]
Привет!
Спасибо за ваше письмо. В настоящее время я нахожусь в отпуске до [Дата вашего возвращения]. Я свяжусь с вами, как только смогу, после своего возвращения.
Если вам нужна помощь прямо сейчас, пожалуйста, свяжитесь с [Альтернативное контактное имя] по адресу [Альтернативный контактный адрес электронной почты]. Они всегда готовы помочь вам.
Спасибо за понимание, и я с нетерпением жду ответа на ваше письмо, как только вернусь.
С теплыми пожеланиями,
[Ваше имя]
Сообщение о болезни вне офиса
Если вы неожиданно заболели, вам необходимо быстро подготовить ответ на сообщение о болезни. Вот лаконичный шаблон, в котором все четко и вежливо:
Тема: Вне офиса: [ваше имя]
Здравствуйте,
В настоящее время я отсутствую в офисе по причине болезни и не буду проверять электронную почту до своего возвращения.
По срочным вопросам, пожалуйста, свяжитесь с [Альтернативное контактное имя] по адресу [Альтернативный контактный адрес электронной почты]. Они готовы помочь вместо меня.
Мы очень ценим ваше понимание, и я с нетерпением жду возможности вернуться к вам, как только я снова буду здоров.
С наилучшими пожеланиями,
[Ваше имя]
Простое сообщение об отсутствии в офисе в течение одного дня
Даже если вы уезжаете всего на один день, сообщение об отсутствии в офисе - хорошая идея. Вот шаблон, который идеально подходит для коротких отлучек:
Тема: Вне офиса: [ваше имя]
Здравствуйте,
Спасибо за ваше сообщение. Сегодня, [Дата], меня не было в офисе, и я вернусь завтра, [Дата возвращения]. Я отвечу на ваше письмо, как только вернусь.
Если вам нужна срочная помощь, пожалуйста, свяжитесь с [альтернативное контактное имя] по адресу [альтернативный контактный адрес электронной почты].
Спасибо за понимание.
С наилучшими пожеланиями,
[Ваше имя]
Рождественское сообщение вне офиса
В праздничный рождественский сезон приятно оставить внеофисное сообщение с праздничной тематикой. Вот одно из них, которое поднимает настроение и одновременно является информативным:
Тема: Сезонное приветствие: [ваше имя]
Здравствуйте,
Спасибо за ваше письмо. С [Дата начала] по [Дата окончания] я буду отсутствовать в офисе на рождественских каникулах. Я вернусь и буду готов ответить на письма в [Дата возвращения].
Если ваш вопрос срочный, пожалуйста, свяжитесь с [Альтернативное контактное имя] по адресу [Альтернативный контактный адрес электронной почты], который будет рад помочь вам, пока меня не будет.
Желаю вам счастливого Рождества и радостного праздничного сезона!
С теплыми пожеланиями,
[Ваше имя]
Бонус: сообщение о выходе из декретного отпуска
В некоторых случаях вы можете отсутствовать не только по причине отпуска. Убедитесь, что вы настроили ответ вне офиса для долгосрочного отпуска по болезни и отпуска по беременности и родам.
Спасибо, что связались с нами. В настоящее время я нахожусь в отпуске по беременности и родам/отпуске по уходу за ребенком и наслаждаюсь общением со своим новым членом семьи. Я планирую вернуться на работу в [Дата возвращения].
По срочным вопросам, пожалуйста, обращайтесь к [альтернативное контактное имя] по адресу [альтернативный контактный адрес электронной почты], который обеспечит непрерывность работы и будет рад помочь вам в мое отсутствие.
Мы очень ценим ваше понимание в этот особый период. Я с нетерпением жду возможности вновь встретиться с вами после моего возвращения.
С теплыми пожеланиями,
[Ваше имя]
Чтобы разнообразить сообщения автоответчика, вы можете отправить изображение вместо обычного ответного письма, как показано в примере ниже.
Хотите добавить изображение, но отредактировать его для собственного использования? Посетите Venngage, чтобы отредактировать шаблон. Там вы найдете множество других шаблонов на выбор.
Заключение
Как и многие люди, вы можете не осознавать, что ваше сообщение об уходе - это уникальная возможность запомниться и сделать чей-то день незабываемым, не ограничиваясь простым сообщением о вашем уходе. Оно не должно быть длинным или сложным - просто продуманным и интересным. Поэтому в следующий раз, когда вы будете настраивать свой ответчик для отпуска, используйте его, чтобы проинформировать, помочь или порадовать отправителя письма. Это будет увлекательным занятием для вас и приятным сюрпризом для них!
Какое лучшее сообщение вы получили или написали вне офиса? Поделитесь с нами в комментариях!
Часто задаваемые вопросы
Что такое хорошее сообщение из офиса?
Сообщение вне офиса - это автоответчик, который вы тщательно разработали для отправки тем, кто пытается связаться с вами, пока вы находитесь вне офиса.
Как настроить сообщение вне офиса?
Процесс прост. В настройках электронной почты выберите опцию "Файл". В открывшемся списке выберите пункт "Автоматические ответы". На этом этапе введите сообщение автоответчика. Затем выберите OK, чтобы сохранить его.
Почему важно сообщение вне офиса?
Сообщение вне офиса важно, потому что оно позволяет вам информировать людей и объяснять им, как действовать в ваше отсутствие. Вы также можете выбрать опции для срочных вопросов в своем внеофисном сообщении.
Что нужно сказать, когда вы покидаете офис?
В сообщении "Вне офиса" следует указать период времени, в течение которого вы будете отсутствовать в офисе, желательно с указанием точных дат. Вы также должны указать, с кем следует связаться в случае чрезвычайной ситуации. Вы также можете включить рекламные акции и социальные ссылки.
