Jak Pisać Profesjonalne Maile w Erze Komunikatorów
Gdy mobilne platformy komunikacyjne, takie jak WhatsApp, Facebook Messenger, Google Chat, GroupMe i inne stały się preferowanymi metodami utrzymywania kontaktu z klientami i kolegami, może się wydawać, że e-maile są nieistotne we współczesnej kulturze biznesowej. Choć natychmiastowy charakter tych aplikacji oferuje wygodę i dostępność, korespondencja mailowa cechuje się profesjonalizmem, którego często brakuje w krótkim wymianie wiadomości tekstowych. Jak więc pisać profesjonalne maile, które nie wydają się przestarzałe i przyciągają uwagę odbiorcy?
Te cztery strategie są użytecznymi i efektywnymi punktami odniesienia, które warto wziąć pod uwagę przy wysyłaniu następnego biznesowego e-maila.
1. Uczyń temat zwięzłym
Jednym z zalet trendu w komunikacji jest to, jak szybko i zwięźle można przekazać informacje. Ludzie często nie mają czasu ani cierpliwości na rozwlekły monolog, więc wystarczą zaledwie kilka zdań tekstu z jasnymi wnioskami, aby zapewnić ich zainteresowanie i zapamiętanie.
Miej na uwadze tę samą zasadę przy wyborze tematu, pisząc profesjonalny wątek e-mailowy. Gdy odbiorca sprawdza swoją skrzynkę odbiorczą, można założyć, że przeszukuje pierwsze kilka słów— mniej więcej—tematu, a następnie decyduje, czy otworzyć e-mail i kontynuować czytanie. Dlatego umieść w temacie główny punkt, który musisz przekazać, i umieść te słowa kluczowe na początku.
Pisz i zarządzaj swoimi e-mailami jak profesjonalista z Mailbird.
Unikaj języka, który jest zbyt rozwlekły lub może być mylnie interpretowany jako "spamowy". Im krócej i bardziej bezpośrednio to sformułujesz, tym większe prawdopodobieństwo, że odbiorca zaangażuje się w treść Twojego e-maila zamiast przewijać obok tematu.
2. Pisz do Swojej Konkretnej Publiczności
Podczas pisania treści profesjonalnego e-maila, istotne jest, aby wziąć pod uwagę, do kogo jest on adresowany. Czy odbiorcą jest współpracownik, pracownik, przełożony, klient, interesariusz czy inny podmiot biznesowy? Pozycja i związek danej osoby z tobą będą decydować o sformułowaniu e-maila.
To właśnie tutaj e-mail ma przewagę nad wiadomościami, ponieważ ten szczególny środek komunikacji oferuje przestrzeń na spersonalizowanie swojej komunikacji. Na przykład, piszesz do członka zespołu, z którym współpracujesz nad projektem. Ton może być bardziej relacyjny i konwersacyjny, z użyciem wewnętrznego żargonu lub skrótów. Ale jeśli odbiorcą jest klient lub pracodawca, ton często musi być mniej znajomy i bardziej z szacunkiem.
Nie schlebiaj swojej publiczności, co wydaje się nieszczere. Ważne jest, aby utrzymać autentyczność. Weź pod uwagę dynamikę każdej relacji, zanim zdecydujesz, jak napisać profesjonalny e-mail. Pomocnym wskaźnikiem jest zastanowienie się nad swoją werbalną komunikacją z tą osobą. Sposób, w jaki rozmawiasz z przyjacielem przy dystrybutorze wody, różni się od interakcji z szefem na spotkaniu. Korespondencja e-mailowa powinna odzwierciedlać tę różnicę.
3. Wybierz punkt do omówienia w swoich e-mailach zawodowych
Jest powód, dla którego inwestujesz czas i wysiłek w pisanie e-maila. Służy on określonemu celowi, zarówno dla ciebie, jak i dla osoby, która go czyta. Ale dla jasności i zwięzłości powinien dotyczyć tylko jednego dobrze zdefiniowanego punktu zamiast przeskakiwania między wieloma niedopracowanymi, rozłącznymi lub niezwiązanymi pomysłami.
Gdy rozmawiasz przez aplikację do przesyłania wiadomości, często zawężasz temat dyskusji. Głównie dlatego, że rozumie się, że ty i odbiorca oboje wykonujecie kilka zadań w trakcie tej wymiany. Dlatego komunikacja mobilna jest popularna — dostosowuje się do szybkiego, dynamicznego rytmu pracy. Przyjmij więc podobne podejście do e-maili i załóż, że twój odbiorca ma czas tylko na jeden apel do działania na raz. Jeśli kontaktujesz się z kimś, aby potwierdzić jutrzejszy lunch biznesowy, to pamiętaj, że musisz również przesłać im notatki z zeszłotygodniowego spotkania budżetowego, te punkty powinny być omówione w dwóch osobnych e-mailach. Może się to wydawać niepotrzebne lub przesadne, ale takie podejście tendencją minimalizuje zamieszanie. Utrzymuje informacje w przystępnej formie, zamiast zasypywać drugą osobę wieloma notatkami, zadaniami lub prośbami jednocześnie.
4. Zapytaj "Czy treść jest czytelna?"
Wątki komunikacyjne na platformach takich jak WhatsApp są przyjemne do czytania. Nie tylko dlatego, że są zwięzłe i treściwe, ale także dlatego, że są wizualne. W aplikacjach do szybkiej wymiany wiadomości możesz wchodzić w interakcje z ludźmi, używając wszelkiego rodzaju mediów cyfrowych, takich jak obrazy i filmy. To sprawia, że rozmowa jest zarówno sensoryczna, jak i stymulująca dla wszystkich zaangażowanych stron. Ponieważ e-mail nie oferuje tej samej wszechstronności, kluczowe jest przyciągnięcie i utrzymanie uwagi odbiorcy poprzez twój dobór słów.
Pomyśl o pisaniu e-maila jak o budowaniu narracji—większość ludzi przyciąga informacje, które są świeże, wspólne i skłaniające do myślenia, więc oferuj treści, które ktoś naprawdę chciałby przeczytać. Przed wysłaniem e-maila, przeglądnij go i krytycznie zadawaj sobie pytanie: "Czy to budzi moje zainteresowanie?" Jeśli nie czujesz się przyciągnięty przesłaniem, które napisałeś, istnieje duże prawdopodobieństwo, że odbiorca będzie jeszcze mniej uważny.
Możesz pisać do drugiej osoby o czymś tak prozaicznym, jak opinie klientów na temat projektu. To nie oznacza, że twoje słownictwo musi brzmieć monotematycznie. Używaj opisu, który budzi ich ciekawość, zachęca ich do burzy mózgów i mobilizuje do działania. Jeśli treść jest czytelna, nie zostanie zaklasyfikowana jako "spam". Nie ma wątpliwości, że współczesna kultura biznesowa przeniosła się na urządzenia mobilne, ale korespondencja e-mailowa nadal ma swoje miejsce. Ogromna ilość wiadomości zalewa skrzynki odbiorcze i smartfony każdego dnia. Ważne jest, aby upewnić się, że twoje e-maile są zauważane—nie odrzucane w natłoku. Dlatego informacje powinny być zwięzłe, skierowane do odbiorców i angażujące do przeczytania. Z tymi strategiami pod ręką, wysyłanie e-maili nie będzie wydawać się ćwiczeniem w bezsensie, ale efektywnym sposobem prowadzenia biznesu.
O autorze:
Lesley Vos jest profesjonalnym pisarzem internetowym i coachem pisania z Chicago. Obecnie bloguje na stronie Bid4Papers i współpracuje z publikacjami na temat biznesu, marketingu cyfrowego i rozwoju osobistego, Lesley pomaga rówieśnikom rozwijać pewność siebie i umiejętności potrzebne do lepszego tworzenia i promowania treści. Śmiało skontaktuj się przez Twitter.
Czy potrzebujesz pomocy w zarządzaniu swoimi e-mailami biznesowymi?
