Lacune Comunicative: Impatto sulla Produttività Aziendale
Nonostante gli ingenti investimenti in soluzioni digitali all'inizio della pandemia, molti leader aziendali stanno riscontrando perdite di produttività. Con la riapertura delle economie in tutto il mondo, ora stanno considerando la futura conformazione delle loro forze lavoro.
La tendenza generale alla diminuzione della produttività dopo i guadagni iniziali all'inizio della pandemia è una storia comune. Tuttavia, alcune aziende stanno vedendo progressi — specificamente, quelle che sono riuscite a gestire il tempo, il talento e l'energia dei dipendenti prima del Covid-19. Queste aziende eccellono nella crescita continuativa, superando il resto con un margine del 40% in un divario di produttività aziendale sempre più ampio.
Questo è parallelo a ciò che è accaduto dopo la crisi finanziaria del 2008 e sembra seguire una traiettoria simile di eccessivo ottimismo mescolato a politiche carenti, ampliando le crepe organizzative prima di un eventuale e costoso ritorno a uno status quo pre-crisi per molte organizzazioni.
Iniziamo a esaminare come la crisi attuale del Covid-19 ha spostato le priorità aziendali e ha accelerato le mappe digitali in poche settimane più di quanto non avessero fatto nell'ultimo decennio.
Cambiamento delle Priorità
La pandemia ha modificato le priorità di molte aziende. Ha creato ritardi nella catena di approvvigionamento e ostacoli alle interazioni con i clienti, alla produttività dei lavoratori e alle collaborazioni. Peggio ancora, ha causato colpi enormi alla stabilità organizzativa e ai ricavi complessivi.
Con i mandati governativi che limitano e infine chiudono attività e centri commerciali, molte aziende hanno seguito il trend, con molte che hanno chiuso definitivamente le loro porte.
Per evitare la caduta dei ricavi e il blocco delle catene di approvvigionamento e per creare una stabilità a lungo termine, molte aziende hanno accelerato i loro investimenti in nuove tecnologie.
Secondo un sondaggio McKinsey del 2020, otto settimane dopo l'inizio della pandemia, diverse aziende con consistenti forze lavoro qualificate sono balzate avanti di cinque anni nell'adozione digitale da parte dei consumatori e delle aziende.
Con molti dipendenti che lavoravano da casa, gli sforzi di collaborazione hanno subito un forte impatto. Di conseguenza, le aziende hanno visto il maggiore impulso alla digitalizzazione. Tanto forte è stato questo impulso che è avanzato di sei anni in poche settimane.
Le tendenze che stiamo vedendo con l'attuale crisi rispecchiano quelle che si sono verificate dopo la crisi finanziaria del 2008.
Ad esempio, anche se la crescita aziendale complessiva è diminuita in entrambe le situazioni, le vendite nel settore tecnologico sono aumentate. Negli anni successivi alla crisi finanziaria, le aziende di tutto il mondo cercavano di svolgere lo stesso lavoro o di più in una recessione globale senza precedenti. Avevano bisogno di strumenti per favorire la comunicazione e la collaborazione. È per questo che l'IT è una delle poche industrie fiorenti durante un periodo di crisi.
Tipicamente, le soluzioni più facilmente accessibili e meno costose diventano le più popolari. L'anno scorso, è stato Zoom. Dopo il 2008, è stata l'email, usata per qualsiasi cosa.
Email per Tutto
Sebbene fosse già un pilastro della comunicazione prima della crisi, l'email è diventata un punto di riferimento per qualsiasi cosa. Riunioni, aggiornamenti e persino collaborazione sui progetti venivano ora svolti (o almeno tentati) tramite email, grazie al suo basso costo e alla scalabilità infinita. Poco pensiero era dato a come sarebbe stata gestita, tuttavia.
Questa mancanza di lungimiranza ha portato a problemi persistenti nella gestione delle email per molte organizzazioni. Le maggiori lacune strategiche erano (e continuano ad essere) la definizione di quali siano le email "critiche per il business" e la formazione formalizzata per i dipendenti sul corretto utilizzo.
I problemi derivanti da queste lacune hanno comportato:
- Dipendenti poco familiari con le funzionalità e le capacità delle email della propria azienda
- Aumento del rapporto tra email di rumore ed email pertinenti (62% vs. 38%) inviate
- Isolamento delle informazioni, poiché informazioni necessarie cominciano a perdersi nel rumore
- Interruzioni nelle comunicazioni interdipartimentali
- Aumenti dei livelli di distrazione per i dipendenti, con tempi medi di 2,5 ore per trovare ciò di cui hanno bisogno e 64 secondi per tornare al lavoro dopo aver controllato un nuovo messaggio
- L'email stessa diventando un simbolo di stress
L'Email Diventa Sinomimo di Stress
Un documento del 2011 pubblicato dai ricercatori Barley, Meyerson e Grodal in Organization Science ha scoperto che c'era un paradosso riguardo all'impatto dell'email e di altre comunicazioni abilitati dalla tecnologia nella vita delle persone.
Da un lato, la tecnologia offre un livello senza precedenti di flessibilità su come e quando le persone comunicano. Dall'altro lato, più tempo le persone trascorrono sull'email e su altri canali di comunicazione, maggiore è la loro sensazione di sovraccarico.
I ricercatori hanno scoperto che la percezione dei lavoratori di riuscire a gestire meglio il sovraccarico di email nel tempo era falsa. Il tempo trascorso sulle email si correlava a un maggiore stress, diventando un simbolo di quel stress e mascherando le vere fonti di sovraccarico in altre aree delle loro vite.
Come simbolo culturale del sovraccarico, l'email ha fatto da capro espiatorio conveniente e ha trasferito il peso sui lavoratori, non sulla politica aziendale, per risolverlo.
Il modo in cui l'email veniva utilizzata annebbiava i confini tra lavoro e spazi domestici, contribuendo all'associazione. Tuttavia, l'associazione era peggiore per coloro che erano responsabili della cura dei bambini a casa o di altri dipendenti.
Come le app di comunicazione di oggi, le crescenti domande sulle email, le teleconferenze e l'uso del telefono hanno aggiunto ore extra alla giornata lavorativa.
Il Costo delle Scarse Comunicazioni Digitali
Come nel ciclo attuale, c'era un aumento della produttività, seguito dall'esaurimento dei dipendenti a causa di elementi strategici in ritardo. All'inizio degli anni 2010, le inefficienze comunicative erano esplose nei miliardi.
La ragione per cui il costo era così elevato è che i processi comunicativi influenzano aree critiche di un'attività.
La redditività, la cultura aziendale, e le relazioni esterne possono subire enormi oscillazioni a seconda di quanto bene un'azienda gestisce le proprie comunicazioni interne. Tutto, dalla motivazione e coinvolgimento dei dipendenti, alla conoscenza del prodotto, al successo dei progetti fino alle performance organizzative generali è influenzato dalle comunicazioni.
"Il Problema è l'Email!" - Un Decennio di Falsi Indizi
Nella metà degli anni 2010, diversi leader aziendali e pubblicazioni prominenti affermarono che l'email stessa era il problema. Alcuni arrivarono addirittura a osare affermare che avrebbero ridotto o persino eliminato l'uso dell'email all'interno delle loro organizzazioni.
Ad esempio, l'ex CEO di Atos Origin Thierry Brenton non era un fan della tecnologia, dicendo questo nel 2011:
Brenton affermò che entro il 2014, l'email sarebbe stata completamente eliminata dalla sua azienda internazionale di 70.000 dipendenti.
Attitudini simili sono state condivise da altri leader aziendali, e il "problema" è stato affrontato in modi diversi:
- Van Meter ha deciso di vietare email e telefonate al di fuori dell'orario lavorativo (incluso il tempo di vacanza prenotato).
- Reliable PSD ha vietato l'email un giorno alla settimana, tranne per un'ora al mattino e un'altra alla fine della giornata.
- Get Organized ha tentato di sostituire l'email con altre app di comunicazione e collaborazione.
Di molti esempi, diversi hanno visto un certo successo nel contrastare il sovraccarico di email e migliorare la produttività dei dipendenti.
Tuttavia, come mostrato nel documento di Barley, Meyerson e Grodal, il problema non era la tecnologia ma il modo in cui veniva utilizzata. Certo, limitare il suo uso migliorerebbe la produttività, ma un'organizzazione senza o con una scarsa strategia digitale potrebbe essere danneggiata dall'abuso degli strumenti.
Anche i middle manager che avevano 100 ore del loro anno sprecate in email poco importanti non volevano che il loro accesso all'email fosse limitato o tolto, secondo uno studio del 2012 del Grossman Group.
In realtà, l'unica cosa realizzata dalla maggior parte di queste aziende è stata un'operazione di controllo dei danni. Sì, alcuni KPI sono aumentati, ma li ha lasciati stagnanti rispetto ai concorrenti che hanno investito risorse in strategie e politiche di comunicazione digitale interne complete. Queste sono le aziende che stavano già transitando le proprie forze lavoro verso un lavoro più remoto prima della pandemia attuale.
Come oggi, si è formato un divario di produttività aziendale tra le aziende che hanno utilizzato bene la tecnologia e quelle che non lo hanno fatto. Il vantaggio di partenza di alcune aziende in termini di tecnologia, politiche e strategie oggi può addirittura essere ricondotto alla lezione che hanno imparato allora.
Purtroppo, la velocità con cui la tecnologia e la società si stanno muovendo significa che nuove crisi sono probabili in futuro. Quello che era un'interruzione rara è diventato un evento decennale. Potrebbe ora essere ancora prima.
Ciò che è importante è avere i sistemi e le politiche in atto per essere adattabili.
Cosa dovremmo imparare dal passato è che, in ultima analisi, non importa quanto promettente sia la tecnologia, non c'è sostituto per avere una strategia di comunicazione e collaborazione adattabile e misurabile. Non c'è da sorprendesi che ci sia un bisogno sempre crescente di persone con abilità eccezionali nel comunicazione strategica e leadership.
Adottare nuove tecnologie aiuterà ad affrontare interruzioni improvvise del mercato. Ma, senza le giuste politiche e misure in atto, l'accelerazione delle informazioni fornita dalla tecnologia accumulerà più inefficienze che efficienze.
La tua forza lavoro sentirà queste inefficienze sotto forma di ore prolungate e poi burnout. Alcuni gruppi, come madri lavoratrici, sono colpiti in modo sproporzionato. Ciò che significa per la tua azienda è una minore partecipazione dei dipendenti a breve termine e una diminuzione della produttività e poi della redditività a lungo termine.
Progredire, Non Ritornare Indietro
Alcune parti del mondo hanno iniziato a riaprire e per le aziende in queste regioni che stanno anche vedendo una produttività in calo, c'è la tentazione di tornare a come erano le cose nel 2019.
Anche ignorando la possibilità di un'altra ondata di coronavirus a causa delle varianti, il divario di produttività aziendale esiste già. Le aziende in cima hanno minimizzato il tempo sprecato per email eccessive, riunioni e processi. Tornare indietro e abbandonare la tecnologia e le lezioni apprese reintrodurrà solo le barriere alla digitalizzazione esistenti inizialmente.
Il divario è già vicino o superiore al 50%, consentendo a queste organizzazioni di "superare, innovare, crescere e superare i propri concorrenti per molti anni," come afferma un articolo della Harvard Business Review. Quindi ciò che devi fare è cercare di colmarlo.
Rivalutare la Tua Strategia di Comunicazione Interna
Anche prima della pandemia, la maggior parte dei leader aziendali concordava sul fatto che le comunicazioni interne sono un filo che collega la maggior parte dei settori di un'organizzazione. Tuttavia, c'è sempre stata una disconnessione tra ciò che viene detto e ciò che viene fatto quando si tratta di comunicazione all'interno di molte organizzazioni.
Circa il 60% delle aziende non ha affatto una strategia di comunicazione interna a lungo termine. Anche il 60% dei professionisti della comunicazione stessa non riesce a monitorare l'efficacia dei piani di comunicazione.
Come Comunicazioni Efficaci e Scadenti Impattano il Business
I Dipendenti Ora Si Aspettano una Parte di Lavoro Da Remoto
Nonostante lo stigma, il lavoro da remoto era cresciuto costantemente prima della pandemia. Secondo un rapporto pre-lockdown di FlexJobs, era aumentato del 159% negli ultimi 12 anni. Con il 60% della forza lavoro che passa al lavoro da remoto solo negli Stati Uniti, sarà difficile per le aziende sostenere che alcuni compiti necessitano di lavoratori in ufficio.
Anche tra coloro che desiderano tornare, la maggior parte sente di essere stata più produttiva lavorando da casa rispetto a essere nel proprio luogo di lavoro.
Anche se un'azienda decide che un ambiente di lavoro remoto o ibrido non fa per essa, è probabile che i loro concorrenti lo facciano.
Con due persone su tre che desiderano lavorare da remoto dopo la fine della pandemia, queste aziende riceveranno probabilmente la maggior parte dei candidati.
Inoltre, un recente sondaggio di LiveCareer ha rivelato che quasi un terzo dei professionisti intervistati rinuncerebbe se dovesse tornare in ufficio.
Il punto è che i dipendenti sono ora consapevoli di quanto sia importante la flessibilità che comporta il lavoro da remoto, soprattutto per le donne. Quindi, se decidi di ristrutturare la tua azienda come era prima del Covid-19, preparati a avere accesso a un pool di lavoro molto più piccolo.
Comprendere Come i Tuoi Dipendenti Stanno Utilizzando il Nuovo Software
La tecnologia è ottima per risolvere problemi, ma solo quando fa parte di una strategia più ampia.
Come abbiamo visto nell'Indice Microsoft 2021, troppi leader aziendali si concentrano solo sul risultato finale e sul potenziale delle tecnologie digitali. Ciò che sentono e vedono è scollegato da ciò che i loro dipendenti sentono e vedono.
Allo stesso modo, la ricerca della Cornell University e di Qatalog ha scoperto che il 43% dei lavoratori riferisce di trascorrere troppo tempo a passare da uno strumento all'altro. L' "adozione incontrollata" di nuovo software porta a "app di produttività che uccidono la produttività" "privando i lavoratori del tempo, della concentrazione e della creatività," che porta al burnout, afferma la ricerca.
Comprendendo dove si trovano le inefficienze, sarai in grado di pianificare e implementare meglio le soluzioni.
Secondo Eric Garton e Michael Mankins, che hanno scritto l'articolo della Harvard Business Review La pandemia sta allargando un divario di produttività aziendale, le aziende devono gestire meglio tre elementi dei loro lavoratori per migliorare la produttività:
Sebbene la pandemia di Covid-19 e i suoi effetti dirompenti sull'economia globale siano stati nuovi, le reazioni delle aziende non lo sono.
In tempi di crisi, le aziende si rivolgono alla tecnologia per aiutarle a superare i nuovi ostacoli. Con sia la crisi attuale che quella precedente, la priorità principale è stata la digitalizzazione delle comunicazioni e della collaborazione. Mentre in entrambi i casi c'è stata una prima impennata di produttività, politiche inefficienti hanno portato a crescenti richieste sui dipendenti. È per questo che, negli anni successivi alla crisi finanziaria del 2008, ci sono stati così tanti dibattiti sul "sovraccarico di email" e perché, oggi, il burnout è tanto discusso.
La differenza tra le aziende con politiche di comunicazione e collaborazione efficienti che hanno poi adottato nuovo software rispetto a quelle che hanno integrato il software senza politiche solide in atto ha ampliato un divario di produttività aziendale esistente. Secondo Zach Grove, un marketer che lavora da remoto da un decennio, le migliori culture remote hanno politiche chiare per la comunicazione a distanza.
"È sano per qualsiasi lavoratore sapere che il proprio datore di lavoro si aspetta risposte ai messaggi Slack entro, diciamo, 24 ore. Altrimenti, potrebbero controllare Slack costantemente invece di fare realmente lavoro, temendo di perdere un DM."
Se questa crisi continua a seguire il modello della precedente crisi globale, molte delle aziende ultime potrebbero prendere in considerazione il tentativo di tornare a un'epoca precedente alla pandemia. Tuttavia, tutto ciò serve solo ad accelerare la velocità con cui il divario si sta allargando. Invece, i leader aziendali di queste aziende devono guardare avanti e adattare le loro politiche e strategie comunicative, allineare la loro comprensione dello stato attuale del lavoro con i loro dipendenti e cogliere le nuove opportunità che verranno. Le aziende che affrontano proattivamente queste sfide iniziano spesso con la redazione di un piano di comunicazione interna. Questo passo assicura strategie di comunicazione coese, consentendo misure adattive in tempi di stabilità e crisi.
Sebbene la pandemia di Covid-19 e i suoi effetti dirompenti sull'economia globale siano stati nuovi, le reazioni delle aziende non lo sono.
In tempi di crisi, le aziende si rivolgono alla tecnologia per aiutarle a superare i nuovi ostacoli. Con sia la crisi attuale che quella precedente, la priorità principale è stata la digitalizzazione delle comunicazioni e della collaborazione. Mentre in entrambi i casi c'è stata una prima impennata di produttività, politiche inefficienti hanno portato a crescenti richieste sui dipendenti. È per questo che, negli anni successivi alla crisi finanziaria del 2008, ci sono stati così tanti dibattiti sul "sovraccarico di email" e perché, oggi, il burnout è tanto discusso.
La differenza tra le aziende con politiche di comunicazione e collaborazione efficienti che hanno poi adottato nuovo software rispetto a quelle che hanno integrato il software senza politiche solide in atto ha ampliato un divario di produttività aziendale esistente.
Se questa crisi continua a seguire il modello della precedente crisi globale, molte delle aziende ultime potrebbero prendere in considerazione il tentativo di tornare a un'epoca precedente alla pandemia. Tuttavia, tutto ciò serve solo ad accelerare la velocità con cui il divario si sta allargando. Invece, i leader aziendali di queste aziende devono guardare avanti e adattare le loro politiche e strategie comunicative, allineare la loro comprensione dello stato attuale del lavoro con i loro dipendenti e cogliere le nuove opportunità che verranno.
