La guida definitiva per la gestione di account di posta elettronica multipli
Quanti indirizzi di posta elettronica possiede l'utente medio? Oltre alla casella di posta elettronica personale, in genere ne viene utilizzata anche una specificamente dedicata al lavoro. Per non parlare di chi tiene sottomano un indirizzo spam da rifilare ai venditori troppo insistenti.
Si calcola che attualmente vi sono a livello mondiale ben 4.4 miliardi di account di posta elettronica, e che la maggioranza degli utenti probabilmente ne fa uso di più di uno. Se consideriamo il tempo speso quotidianamente a leggere e a rispondere alle email, non è difficile concludere che il possesso di molteplici caselle di posta elettronica comporta un forte impegno di energia.
Fortunatamente, ci sono diversi modi per gestire in modo efficace gli account di posta elettronica multipli. In questa guida, vi mostreremo le tecniche e gli accorgimenti più importanti.
4 Sistemi per gestire gli account di posta elettronica multipli
Il problema principale di avere parecchie caselle di posta elettronica è la necessità di doverle controllare tutte una per una durante l'arco della giornata. Come fare a gestire più indirizzi di posta elettronica alla volta? Le soluzioni non sono poi molte.
1. Aprire ogni casella di posta elettronica come finestra differente sul browser
La prima soluzione è quella di aprire ogni casella di posta elettronica come finestra differente sul browser. Perché il metodo funzioni, è necessario che il client di posta elettronica utilizzato supporti la posta via web. Il vantaggio è che si mantengono gli indirizzi di posta elettronica separati, il che è un bene in termini di riservatezza o quando si desidera dividere lavoro e vita privata.
Lo svantaggio è quello di rendere complessa e più lenta l'esperienza di navigazione, avendo numerose finestre aperte. Poi, ogni interfaccia è differente, e bisogna comunque cliccare su ognuna delle finestra al momento di controllare la posta elettronica.
2. Configurare il reindirizzamento della posta elettronica ad una casella principale
Una possibile alternativa alla confusione creata da tante finestre aperte sul browser è quella di utilizzare una casella di posta elettronica principale a cui reindirizzare le email in ingresso ai vari indirizzi di posta elettronica utilizzati. Per attuare questa soluzione, basta utilizzare l'apposita funzione di reindirizzamento presente in ogni singolo account di posta elettronica che si possiede, e poi gestire tutte le email da un account centrale.
Il metodo funziona anche al contrario, nel senso che è possibile suddividere le email in uscita tra i vari account di posta elettronica e poi inoltrare ogni email tramite la casella di posta elettronica di competenza. Lo svantaggio di questa soluzione è che bisogna comunque gestire diversi account di posta elettronica, oltre al tempo speso a ordinare le email in ingresso.
Anche se questi due primi approcci al problema migliorano la situazione, non sono privi di svantaggi: ad esempio, rispondendo a una email tramite la casella principale, il destinatario vedrà questa come indirizzo di posta elettronica (e quindi presumibilmente risponderà ad essa), con conseguente rischio di confusione se si desidera separare lavoro e vita privata. L'aggiunta di un account di posta elettronica ulteriore potrebbe poi rendere tutta la gestione del sistema ancora più complicata.
3. Utilizzare un client di posta elettronica versione desktop
La maggior parte dei client di posta elettronica sono appositamente studiati per aiutare gli utilizzatori a gestire account di posta elettronica multipli nel modo più facile possibile. Ve ne sono a disposizione moltissimi e adatti a tutti i sistemi operativi. L'unico aspetto da curare è l'aderenza del client che si sceglie con le proprie necessità, oltre ovviamente alla presenza del supporto per la gestione di caselle di posta elettronica multiple. Possiamo ora passare al punto successivo.
4. Usare una casella di posta elettronica unificata / universale
La soluzione migliore per una gestione efficace della posta elettronica resta quella di utilizzare una casella di posta elettronica universale. In alcuni casi, come ad esempio su Mailbird, viene definita più propriamente "casella unificata". In sintesi, la casella universale permette all'utilizzatore di gestire account di posta elettronica multipli tramite una casella unica, indipendentemente dal provider e con sincronizzazione di ogni indirizzo di posta elettronica posseduto e accesso a tutte le email (su Mailbird, la casella unificata viene indicata tramite l'apposita icona esagonale in cima al menu di sinistra. Clicca per saperne di più su questa funzionalità).
Riunire ogni account di posta elettronica sotto un unico strumento consente all'utente un accesso libero e da ogni luogo. Si risparmia tempo ed energia, avendo da aprire un unico programma di posta elettronica e mantenendo tutto ben organizzato in un unico posto.
Qualche consiglio veloce per una gestione efficace dell'account di posta elettronica
Una volta scelta la soluzione più idonea per i propri bisogni, si possono adottare alcuni piccoli accorgimenti per ottenere il massimo risultato dalle proprie caselle di posta elettronica.
1. Configurare la firma automatica
Utilizzando la casella di posta elettronica unificata, diventa possibile inviare email per scopi diversi da una sola piattaforma. Detto in due parole, si riesce a gestire sia la comunicazione per il lavoro che quella per il tempo libero con uno strumento unico.
Il primo passo da fare è quello di configurare la firma elettronica delle email per ogni differente account di posta elettronica. In questo modo, si risparmia tempo nelle risposte, in quanto si può utilizzare una firma già preimpostata che viene automaticamente inserita in fondo ai messaggi, oltre a essere sicuri che il destinatario riceva subito le necessarie informazioni di contatto.
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2. Ordinare e filtrare le email nelle varie cartelle
Un'ottima strategia di gestione è quella di avere la propria casella di posta elettronica come il desktop. Ogni email diventa un file che viene ordinato in specifiche cartelle. Lo si può fare manualmente all'atto di ricezione della posta elettronica, oppure configurando un filtro che automaticamente classifica le email provenienti da determinati indirizzi di posta o contenenti un certo tipo di informazioni.
Un sistema di archiviazione è sicuramente utile a mantenere lavoro e vita privata separati, oppure quando si lavora su progetti differenti o si ha un doppio lavoro. Soprattutto se si devono archiviare delle email a cui bisogna fare riferimento in momenti successivi.
multiple email
3. Stabilire un orario per il controllo della posta elettronica
Purtroppo, è abbastanza facile finire per essere totalmente assorbiti dalla propria casella di posta elettronica, soprattutto quando, avendo più di un account, si ricevono continuamente email.
Per motivi di maggior attenzione e ottimizzazione del proprio tempo, è raccomandabile decidere un orario in cui effettuare questa operazione (resistendo alla tentazione di controllare al di fuori dell'orario stabilito). La prassi corretta sarebbe poi quella di rispondere subito alle email quando è possibile - senza lasciarle accumulare - e di evidenziare quelle che hanno bisogno di una risposta più articolata e meglio pensata per gestirle con tutta calma in un secondo momento.
Infine, mantenere i diversi account di posta elettronica ordinati, in particolare tramite la casella unificata, aiuta a sfruttare al massimo il proprio tempo, potendosi dedicare a cose più importanti, come ad esempio pianificare le prossime vacanze!
Conclusioni
La maggior parte degli utenti non si rende conto del tempo speso a gestire account di posta elettronica multipli. Bisogna controllare caselle di posta elettronica differenti contemporaneamente, e spesso semplicemente si accetta la situazione come qualcosa di inevitabile. La verità è che una volta configurata e sperimentata la casella di posta elettronica unificata, difficilmente si torna indietro. Speriamo che questi consigli siano utili al lettore per avere una casella di posta elettronica funzionale e ben gestita.
