Le guide ultime pour la gestion des comptes de messagerie multiples

Combien d'adresses e-mail avez-vous ? Un compte personnel et un compte professionnel ? Peut-être un compte spam à donner aux caissiers lorsqu'ils insistent pour avoir votre votre adresse e-mail ?Les utilisateurs de courriers électroniques du monde entier ont 4,4 milliards de comptes e-mail. Et il est pertinent de dire que la plupart des utilisateurs ont probablement plusieurs adresses e-mail. Compte tenu du temps que les gens passent à lire et à répondre aux e-mails, le fait d'avoir plus d'un compte email peut rendre ce processus encore plus complexe et chronophage.

Heureusement, il existe des moyens pour gérer efficacement plusieurs comptes de messagerie. Ce guide devrait vous donner toutes les idées et les astuces dont vous avez besoin pour y arriver.

4 Façons de gérer plusieurs comptes e-mail

Si vous avez plus d'un compte e-mail, il est probable que vous devrez tous les vérifier au cours de la journée. Comment gérer au mieux vos comptes multiples ? Voici quelques options.

1. Ouvrir chaque compte dans un navigateur Web

Tout d'abord, vous pouvez ouvrir chaque compte de messagerie dans un onglet différent du navigateur Web. Pour que cette méthode fonctionne, votre client de messagerie doit prendre en charge le webmail. L'avantage ici c'est de garder des adresses e-mail séparées, ce qui pourrait être idéal pour la vie privée ou si vous préférez garder le travail et votre vie personnelle séparée.

L'inconvénient, c'est que cela peut être déroutant et ralentir votre expérience de navigation du fait des nombreux onglets ouverts. De plus, chaque interface est différente et vous devrez cliquer entre chaque onglet lorsque vous consultez vos e-mails.

2. Configurer la redirection des e-mails vers un compte principal

Une alternative à la confusion qu'entraîne l'ouverture de plusieurs onglets c'est d'utiliser une seule adresse e-mail principale, à laquelle les e-mails entrants sont transférés à partir de vos comptes de messagerie multiples. Vous pouvez le faire en activant la redirection des e-mails dans chaque compte individuel et en gérant tous vos e-mails à partir d'un compte principal.

Cette méthode pourrait également fonctionner dans le sens inverse, dans ce cas vous recevez tous les courriels entrants vers un compte principal, puis vous transférez les e-mails vers le compte approprié. Cependant, cela signifie que vous avez toujours plusieurs adresses e-mail à gérer et cela vous demandera du temps pour trier tous les courriers entrants.

Bien que ces approches s'améliorent par rapport à l'option précédente, elles présentent quand même des inconvénients. Dans la première suggestion, lorsque vous répondez à un e-mail du compte principal, c'est l'adresse email que le destinataire verra (et à laquelle il répondra). Cela pourrait prêter à confusion si vous mélangez le travail et les courriels personnels. La deuxième option ajoute en fait un compte e-mail supplémentaire à l'ensemble, ce qui rend votre situation encore plus complexe.

3. Utiliser un client de messagerie de bureau

La plupart des clients de messagerie sont conçus pour aider les gens à accéder à leurs comptes de messagerie multiples de la manière la plus simple possible. Il y a beaucoup de clients de messagerie pour presque tous les systèmes d'exploitation. Lorsque vous choisissez le client de messagerie le mieux adapté à vos besoins, assurez-vous qu'il prend en charge la gestion de plusieurs comptes. Ce qui nous amène au point suivant.

4. Utiliser une boîte de réception universelle/unifiée

La meilleure option pour une gestion efficace des comptes de messagerie est d'utiliser une boîte de réception universelle. Il se peut que tous les clients de messagerie ne l'appellent pas boîte de réception universelle. Dans Mailbird, c'est ce qu'on appelle la "boîte de réception unifiée", c'est-à-dire qu'elle vous permet de consolider plusieurs comptes de messagerie en une seule boîte de réception bien gérée. Quel que soit le fournisseur de messagerie, vous pouvez synchroniser plusieurs adresses e-mail avec Mailbird et accéder aux courriers de tous les comptes dans une seule boîte de réception. (Votre boîte de réception unifiée est indiquée par l'icône hexagonale en haut à gauche du menu. Pour en savoir plus sur cette fonction sympa, cliquez ici.)

La consolidation de vos comptes e-mail dans une seule boîte de réception vous permet d'y accéder n'importe où, n'importe quand. En n'ayant besoin d'ouvrir qu'un seul programme ou compte, et en gardant tout organisé dans un seul endroit, vous économiserez du temps et de l'énergie.

Conseils rapides pour une gestion efficace des comptes de messagerie électronique

Maintenant que vous avez configuré vos comptes de messagerie multiples à votre convenance, vous pouvez prendre certaines mesures pour vous assurer de garder le contrôle de vos nouvelles boîte(s) de réception.

1. Programmer une signature e-mail automatique

Si vous décidez d'utiliser une boîte de réception unifiée, vous enverrez des e-mails à des fins multiples à partir d'une seule plateforme. Ce qui veut dire que vous pourriez gérer les courriels professionnels et les courriels personnels à partir d'un seul endroit.

La première étape à suivre est de configurer les signatures e-mail pour vos différents comptes. Vous gagnerez ainsi un temps précieux en répondant à vos courriels puisque vous pouvez simplement choisir une signature préprogrammée qui s'affiche automatiquement au bas de votre message. De plus, cela permettra de s'assurer que le destinataire aura vos coordonnées à l'avenir.

2. Trier et filtrer les e-mails dans des dossiers

Une autre bonne astuce pour gérer vos e-mails est de traiter votre boîte de réception comme votre bureau. Chaque courriel est comme un fichier qui est trié dans des dossiers spécifiques. Vous pouvez le faire manuellement lorsque vous recevez un e-mail ou vous pouvez configurer un filtre. Les filtres trient automatiquement les e-mail à partir de certaines adresses ou lorsqu'ils contiennent certaines informations dans des dossiers, plutôt que de les laisser s'accumuler dans votre boîte de réception.

Si vous avez plusieurs comptes, un système de classement vous aide à séparer les messages professionnels et personnels, ou à séparer le travail d'un projet d'un autre, ou même à séparer le travail d'un emploi d'un deuxième emploi. C'est d'autant plus important si vous avez besoin d'archiver vos e-mails pour vous y référer plus tard.

3. Définir l'heure de vérification des e-mails

Les e-mails étant à littéralement à portée de main, il est facile de se laisser aspirer dans sa boîte de réception. Ceci est particulièrement vrai si vous avez plusieurs comptes de messagerie. Plus vous avez de comptes, plus vous recevez d'e-mails !

Pour une meilleure concentration et une meilleure gestion du temps, il est recommandé de prévoir un temps dédié à la lecture des e-mails (et de ne pas vérifier ses courriels en dehors de la période de temps qui vous est allouée). Répondez immédiatement aux e-mails rapides - ne les laissez pas s'accumuler dans votre boîte de réception. S'ils nécessitent une réponse plus longue, signalez-les pour plus tard.

De plus, le fait de garder plusieurs comptes e-mail organisés, surtout dans une boîte de réception unifiée, vous aidera à mieux utiliser votre temps, afin que vous puissiez retourner faire des choses plus importantes comme planifier vos prochaines vacances !

Conclusion

La plupart des gens ne réalisent probablement pas combien de temps ils perdent à gérer plusieurs comptes de messagerie. Peut-être que vous vérifiez vos différents comptes à différents moments, ou peut-être que vous acceptez la situation telle qu'elle est. En réalité, une fois que vous avez configuré votre boîte de réception unifiée ou votre compte principal, vous ne voudrez plus jamais revenir à la gestion de plusieurs comptes. Nous espérons que ces conseils vous aideront à mieux gérer votre boîte de réception.

Vous avez trouvé quelque chose de particulièrement utile pour gérer plusieurs comptes de messagerie ? Nous aimerions entendre vos conseils ! Partagez-les dans les commentaires ci-dessous.