De ultieme gids voor het beheren van meerdere mailaccounts
Hoeveel e-mailadressen heb je? Een persoonlijk en een zakelijk account? Misschien een spam-account om aan winkels te geven als ze per se je e-mailadres willen weten?
E-mailgebruikers over de hele wereld hebben 4,4 miljard e-mailaccounts. En we kunnen ervan uitgaan dat de meeste gebruikers meerdere e-mailadressen hebben. Gezien de hoeveelheid tijd die mensen besteden aan het lezen en beantwoorden van e-mail, kan het hebben van meer dan één e-mailaccount dit proces nog complexer en tijdrovender maken.
Gelukkig zijn er manieren om verschillende e-mailaccounts effectief te beheren. Deze gids zou je alle inzichten en trucs moeten geven die je nodig hebt om precies dat te doen.
4 manieren om meerdere mailaccounts te beheren
Als je meer dan één e-mailaccount hebt, moet je deze waarschijnlijk de hele dag door controleren. Hoe kun je het beste je meerdere accounts beheren? Hier zijn een paar opties.
1. Open elk account in een web browser
Ten eerste kunt je elk e-mailaccount op een apart tabblad in een webbrowser openen. Om deze methode te laten werken, moet je mailaccount webmail ondersteunen. Het voordeel hiervan is dat het de e-mailadressen gescheiden houdt, wat ideaal is voor privacy of als je je werk liever gescheiden houdt. Het nadeel hiervan is dat het verwarrend kan zijn en het je surfervaring vertraagt doordat er meerdere tabbladen geopend zijn. Bovendien is elke interface anders en moet je door tabbladen bladeren als je je e-mail controleert.
2. Zorg dat alle mail wordt doorgestuurd naar een master-account
Een alternatief voor de verwarring van meerdere browsertabbladen is om één hoofd-e-mailadres te gebruiken, waar alle inkomende e-mail naar wordt doorgestuurd vanuit je meerdere e-mailaccounts. Je kunt dit doen door e-mail doorsturen vanuit elk individueel account en al je e-mails vanuit een hoofdaccount te beheren. Deze methode kan ook de andere kant op werken, waarbij je alle inkomende e-mails op één hoofdaccount ontvangt en vervolgens doorstuurt naar het juiste account. Dit betekent echter nog steeds dat je verschillende e-mailadressen hebt om te beheren en dat het je tijd kost om binnenkomende e-mails te sorteren. Hoewel dit een betere optie is dan de vorige, zijn er nog steeds nadelen. In de eerste suggestie, waarbij je mails beantwoordt vanuit een hoofd-account, is dat het e-mailadres dat de ontvanger ziet (en dus op antwoordt). Dit kan verwarrend zijn als je werk en persoonlijke e-mails combineert. De tweede optie voegt feitelijk een extra e-mailaccount aan de mix toe, waardoor je situatie nog ingewikkelder wordt.
3. Gebruik een desktop mailprogramma
De meeste mailprogramma's zijn gemaakt om mensen te helpen hun meerdere e-mailaccounts op de meest eenvoudige manier te beheren. Er zijn veel mailprogramma's beschikbaar voor vrijwel elk besturingssysteem. Zorg ervoor dat je bij het kiezen van het beste mailprogramma voor je behoeften let op de mogelijkheid tot het beheren van meerdere accounts. En dit brengt ons tot het volgende punt.
4. Gebruik een universele / unified Inbox
De beste optie voor effectief e-mailaccountbeheer is om een universele inbox te gebruiken. Niet alle mailprogramma's noemen het een "universeel Postvak IN". In Mailbird wordt dit een "Unified Inbox" genoemd. Hiermee kunt je meerdere e-mailaccounts beheren in één goed beheerde inbox. Ongeacht de e-mailprovider kan je meerdere e-mailadressen synchroniseren met Mailbird en e-mails van alle accounts in één postvak openen. (De Unified Inbox wordt aangegeven door het hexagoon-pictogram bovenaan het linkermenu. Lees hier meer over deze coole functie.)
Door je e-mailaccounts in één postvak te beheren, kunt je ze overal en altijd openen. Je bespaart tijd en energie door slechts één programma of account te openen en alles overzichtelijk te houden.
Snelle tips voor effectief e-mailaccountbeheer
Nu je je meerdere e-mailaccounts naar wens hebt ingesteld, zijn er stappen die je kunt nemen om ervoor te zorgen dat je op de hoogte blijft van je nieuw georganiseerde inbox(en).
1. Programmeer een automatische e-mailhandtekening
Als je besluit om een Unified Inbox te gebruiken, verzendt je e-mails voor meerdere doeleinden vanaf één platform. Dat betekent dat je mogelijk zakelijke e-mail en persoonlijke e-mail vanaf één plek verwerkt. De eerste stap die je moet zetten, is het instellen van e-mailhandtekeningen voor je verschillende accounts. Als je dit doet, bespaart je kostbare tijd bij het beantwoorden van e-mails, omdat je eenvoudig een voorgeprogrammeerde e-mailhandtekening kunt kiezen die automatisch onder aan je bericht wordt weergegeven. Dit zorgt er ook voor dat de ontvanger je contactgegevens eenvoudig kan vinden.
Ruim je mail op met Mailbird. Probeer het nu gratis.
2. Sorteer en filter e-mails in mappen
Een andere goede tip voor e-mailbeheer is om je inbox als je desktop te behandelen. Elke e-mail is een soort bestand dat in specifieke mappen moet worden gesorteerd. Je kunt dit handmatig doen als je een e-mail ontvangt of een filter instellen. Filters sorteren e-mails van een bepaald e-mailadres of met bepaalde informatie automatisch in mappen, in plaats van ze in je inbox te verzamelen. Als je meerdere accounts hebt, helpt een bestandssysteem om werk en privé gescheiden te houden of om aan het ene project te werken, afzonderlijk van het andere. Of zelfs om aan afzonderlijke taken te werken. Vooral als je e-mails moet archiveren om later naar terug te verwijzen.
multiple email
3. Stel de tijd in om e-mail te controleren
Met e-mail zo zichtbaar is het gemakkelijk om in je inbox te worden gezogen. Dit geldt vooral als je meerdere e-mailaccounts hebt. Hoe meer accounts je hebt, hoe meer e-mail je ontvangt! Het wordt aanbevolen voor een betere focus en tijdbeheer dat je tijd vrijmaakt om e-mail te controleren (en geen e-mail controleert buiten je toegewezen tijdsperiode). Reageer meteen op de belangrijke e-mails - laat ze niet in je inbox zitten. Als ze een langere reactie vereisen, markeer ze dan voor later. Als je meerdere e-mailaccounts hebt geordend, vooral in een Unified Inbox, kunt je het beste uit deze tijd halen, zodat je terug kunt naar belangrijkere dingen, zoals het plannen van je volgende vakantie!
Conclusie
De meeste mensen realiseren zich waarschijnlijk niet hoeveel tijd ze verspillen aan het beheren van meerdere e-mailaccounts. Je kunt verschillende accounts op verschillende tijdstippen controleren, of misschien heb je gewoon geaccepteerd hoe de dingen zijn.
Het is een feit dat als je eenmaal je Unified Inbox of master-account hebt ingesteld, je nooit meer terug zal willen. We hopen dat je deze tips nuttig vindt om dichter bij een goed beheerde inbox te komen.
