La guía definitiva para la administración de múltiples cuentas de correo electrónico
¿Cuántas direcciones de correo tienes? ¿Una cuenta personal y una cuenta de trabajo? ¿Tal vez una cuenta de spam para dar cuando insisten en conseguir tu correo electrónico?
Los usuarios de correo electrónico de todo el mundo tienen 4.400 millones de cuentas de correo electrónico y la mayoría de los usuarios probablemente tienen varias direcciones de email. Teniendo en cuenta la cantidad de tiempo que pasan leyendo y contestando correos electrónicos, tener más de una cuenta de email puede hacer que el proceso sea más complejo y lento.
Afortunadamente, hay formas de administrar de manera efectiva múltiples cuentas de correo electrónico. Esta guía te proporcionará todos los conocimientos y trucos que necesitas para llevarlo a cabo.
4 maneras de administrar varias cuentas de correo electrónico
Si tienes más de una cuenta de correo electrónico, es probable que tengas que revisarlas todas a lo largo del día. ¿Cómo administrar mejor tus cuentas múltiples? Aquí tienes algunas opciones.
1. Abre cada cuenta en un navegador web
Primero, puedes abrir cada cuenta de correo electrónico en su propia pestaña web. Para que este método funcione, tu cliente de correo electrónico debe ser compatible con el correo web. El beneficio aquí se basa en que mantienes las direcciones de correo electrónico separadas, lo que sería ideal para la privacidad o si prefieres mantener el trabajo y las relaciones personales separadas. La desventaja de esto es que puede ser confuso y ralentizar tu experiencia de navegación al tener varias pestañas abiertas. Además, cada interfaz es diferente y tendrás que hacer clic en cada pestaña al revisar el correo electrónico.
2. Configurar el reenvío de correo electrónico a una cuenta maestra
Una alternativa a la confusión de las múltiples pestañas del navegador es usar una dirección de correo electrónico maestra, a la que se reenviará el correo electrónico entrante de tus múltiples cuentas de correo electrónico. Puedes hacer esto activando el reenvío de correo electrónico en cada cuenta individual y administrando todos tus correos electrónicos desde una cuenta maestra. Este método también podría funcionar a la inversa, donde recibes todos los correos electrónicos entrantes a una cuenta maestra y luego los reenvías a la cuenta adecuada. Sin embargo, esto significaría que sigues teniendo varias direcciones de correo electrónico para administrar y te costará tiempo ordenar los correos electrónicos entrantes.
Si bien estos enfoques mejoran la opción anterior, todavía tienen desventajas. En la primera sugerencia, cuando respondes a un correo electrónico de la cuenta maestra, es esa la dirección de correo electrónico que verá el destinatario (y por lo tanto a la que responderá). Esto podría resultar confuso si estás mezclando correos electrónicos de trabajo y personales. La segunda opción en realidad agrega una cuenta de correo electrónico adicional a la mezcla anterior, lo que hace que tu situación sea aún más compleja.
3. Utiliza un cliente de correo electrónico de escritorio
La mayoría de los clientes de correo electrónico están diseñados para ayudar a la gente a acceder a sus múltiples cuentas de email de la forma más sencilla posible. Hay un montón de clientes de correo electrónico para casi todos los sistemas operativos. Asegúrate de que, al elegir el mejor cliente de correo electrónico para tus necesidades, sea compatible con la administración de varias cuentas. Esto nos lleva al siguiente punto.
4. Usa una bandeja de entrada universal / unificada
La mejor opción para la administración efectiva de cuentas de correo electrónico es usar una bandeja de entrada universal. Puede que no se llame bandeja de entrada universal en todos los clientes de correo electrónico. En Mailbird se llama "Bandeja de entrada unificada", es decir, te permite consolidar varias cuentas de correo electrónico en una bandeja de entrada bien administrada. Independientemente del proveedor de correo electrónico, puedes sincronizar varias direcciones de correo electrónico con Mailbird y acceder a los correos electrónicos de todas las cuentas en una bandeja de entrada. (Tu bandeja de entrada unificada se indica mediante un icono hexagonal en la parte superior del menú de la izquierda. Lee más sobre esta interesante característica aquí).
La consolidación de tus cuentas de correo electrónico en una sola bandeja de entrada te permite acceder a ellas en cualquier momento y lugar. Ahorrarás tiempo y energía abriendo un solo programa o cuenta y manteniendo, de esta manera, todo organizado en un solo lugar.
Consejos rápidos para la administración efectiva de cuentas de correo electrónico
Ahora que has configurado las múltiples cuentas de correo electrónico a tu gusto, hay pasos que puedes dar para asegurarte de estar al tanto de tu bandejas de entrada recién organizadas.
1. Programar una firma automática de correo electrónico
Si decides utilizar una bandeja de entrada unificada, podrás enviar correos electrónicos para múltiples propósitos desde una misma plataforma, lo que significa que puedes utilizar el correo electrónico del trabajo y el correo electrónico personal desde un solo lugar. El primer paso que debes dar es configurar las firmas de correo electrónico para tus diferentes cuentas. Al hacerlo, te ahorrarás un tiempo valioso a la hora de responder a los correos electrónicos, ya que simplemente puedes elegir una firma de correo electrónico preprogramada que aparece automáticamente en la parte inferior del mensaje. Además, esto asegurará que el destinatario tenga tu información de contacto.
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2. Ordenar y filtrar correos electrónicos en carpetas
Otro gran consejo de administración de correo electrónico es tratar la bandeja de entrada como tu escritorio. Cada correo electrónico es como un archivo que se clasifica en carpetas específicas. Puedes hacerlo manualmente cuando recibas un correo electrónico, o puedes configurar un filtro. Los filtros clasifican automáticamente los correos electrónicos de ciertas direcciones de correo electrónico o que contienen cierta información en carpetas, en lugar de tenerlos acumulados en tu bandeja de entrada.
Si tienes varias cuentas, un sistema de archivo ayuda a mantener el trabajo y lo personal separados, o llevar a cabo un proyecto separado de otro, o incluso realizar un trabajo separado de otro diferente, especialmente si necesitas archivar correos electrónicos para consultar en otro momento.
multiple email
3. Establecer tiempo para revisar el correo electrónico
Con el correo electrónico a un solo clic, es fácil dejarte absorber por la bandeja de entrada. Esto es especialmente cierto si tienes varias cuentas de correo electrónico. ¡Cuantas más cuentas tengas, más correos electrónicos recibirás! Se recomienda, para un mejor enfoque y administración del tiempo, reservar tiempo para revisar el correo electrónico (y no revisar el correo electrónico fuera de tu período de tiempo asignado). Responde a los correos electrónicos rápidos de inmediato, no permitas que se acumulen en tu bandeja de entrada. Si necesitan una respuesta más larga, márcalos para más adelante.
Además, mantener varias cuentas de correo electrónico organizadas, especialmente en una bandeja de entrada unificada, te ayudará a aprovechar el tiempo al máximo, para que puedas volver a las cosas importantes, como planificar tus próximas vacaciones.
Conclusión
La mayoría de la gente probablemente no se da cuenta de cuánto tiempo están perdiendo en el manejo de varias cuentas de correo electrónico. Puedes revisar diferentes cuentas en diferentes momentos, o tal vez terminar de aceptar la forma en que están las cosas en lo que al email se refiere. En realidad, una vez que configures tu bandeja de entrada unificada o tu cuenta maestra, nunca querrás volver atrás. Esperamos que estos consejos te sean útiles para estar más cerca de una bandeja de entrada bien administrada.
