Najlepszy poradnik zarządzania wieloma kontami poczty elektronicznej

Ile masz adresów e-mail? Konto osobiste i konto firmowe? Może spam konto do przekazania ekspedientom, gdy nalegają na otrzymanie twojego emaila?

Użytkownicy poczty elektronicznej na całym świecie mają 4,4 miliarda kont e-mail. Można śmiało powiedzieć, że większość użytkowników ma prawdopodobnie wiele adresów e-mail. Biorąc pod uwagę ilość czasu, jaki ludzie poświęcają na czytanie i odpowiadanie na wiadomości e-mail, posiadanie więcej niż jednego konta e-mail może sprawić, że proces ten będzie jeszcze bardziej złożony i czasochłonny.

Na szczęście istnieją sposoby skutecznego zarządzania wieloma kontami e-mail. Ten przewodnik powinien dać Ci wszystkie spostrzeżenia i sztuczki, których potrzebujesz, aby to zrobić.

4 Sposoby zarządzania wieloma kontami e-mail

Jeśli masz więcej niż jedno konto e-mail, prawdopodobnie będziesz musiał sprawdzić je wszystkie w ciągu dnia. Jak najlepiej zarządzać wieloma kontami? Oto kilka opcji.

1. Otwórz każde konto w przeglądarce internetowej

Pierwszym sposobem jest otwarcie każdego konta e-mail w osobnej zakładce w przeglądarce internetowej. Aby ta metoda działała, Twój klient poczty e-mail musi być klientem przeglądarkowym. Korzyścią jest utrzymanie adresów e-mail oddzielnie, co może być idealne dla zachowania prywatności lub jeśli wolisz trzymać pocztę osobistą i firmową oddzielnie.

Wadą tego rozwiązania jest to, że może to być mylące i spowalniać przeglądanie przez liczne otwarte karty. Ponadto, każdy interfejs jest inny i trzeba będzie przełączać się między każdą kartą podczas sprawdzania poczty elektronicznej.

2. Skonfiguruj przekierowanie poczty e-mail na konto główne

Alternatywą dla mylących wielu zakładek przeglądarki jest użycie jednego głównego adresu e-mail, na który przychodząca poczta jest przekazywana z wielu kont e-mail. Można to zrobić, włączając przekierowywanie poczty e-mail na każdym z kont i zarządzając wszystkimi wiadomościami e-mail z konta głównego.

Metoda ta może również działać na odwrót, gdzie otrzymujesz wszystkie przychodzące wiadomości e-mail na jedno konto główne, a następnie są one przekazywane na odpowiednie konto. Jednak to nadal oznacza, że masz kilka adresów e-mail do zarządzania co będzie kosztować Cię czas sortowania przychodzących wiadomości e-mail.

Podczas gdy te podejścia są poprawą względem poprzedniej opcji, nadal mają wady. W pierwszej sugestii, gdy odpowiadasz na e-mail z konta głównego, jest to adres e-mail, który zobaczy odbiorca (i tym samym odpowie na niego). Może to być mylące, jeśli mieszasz biznesową korespondencję z osobistymi wiadomościami e-mail. Druga opcja faktycznie dodaje dodatkowe konto e-mail do mixu, co czyni Twoją sytuację jeszcze bardziej skomplikowaną.

3. Użyj klienta poczty elektronicznej na pulpicie

Większość klientów pocztowych jest stworzona po to, aby pomóc ludziom w zarządzaniu wieloma kontami e-mail w najprostszy możliwy sposób. Istnieje mnóstwo klientów pocztowych dla każdego systemu operacyjnego. Upewnij się, przy wyborze najlepszego klienta poczty elektronicznej dla Twoich potrzeb, że obsługuje on zarządzanie wieloma kontami. I to prowadzi nas do następnego punktu.

4. Użyj Uniwersalnej/Zunifikowanej skrzynki odbiorczej

Najlepszą opcją efektywnego zarządzania kontem e-mail jest użycie uniwersalnej skrzynki odbiorczej. Może nie być nazywana uniwersalną skrzynką odbiorczą we wszystkich klientach poczty elektronicznej. Przykładowo, w Mailbird, jej nazwa to "Unified Inbox", pozwala na konsolidację wielu kont e-mail w jedną dobrze zarządzaną skrzynkę odbiorczą. Niezależnie od dostawcy poczty elektronicznej, z Mailbird możesz synchronizować wiele adresów e-mail i uzyskać dostęp do poczty elektronicznej ze wszystkich kont w jednej skrzynce odbiorczej. (Twoja Unified Inbox jest oznaczona ikoną sześciokąta u góry lewego menu. Przeczytaj więcej o tej fajnej funkcji tutaj).

Konsolidacja kont e-mail w jedną skrzynkę odbiorczą umożliwia dostęp do nich w dowolnym miejscu i czasie. Oszczędzisz czas i energię, otwierając tylko jeden program lub konto i utrzymując wszystko w jednym miejscu.

Porady dotyczące efektywnego zarządzania kontem e-mail

Teraz, gdy skonfigurowałeś już wiele kont e-mail zgodnie z własnymi upodobaniami, są kroki, które możesz podjąć, aby mieć pewność, że pozostajesz na szczycie swojej nowo zorganizowanej skrzynki odbiorczej (lub kilku skrzynek).

1. Zaprogramuj automatyczny podpis email

Jeśli zdecydujesz się używać skrzynki odbiorczej Unified Inbox, będziesz wysyłać wiadomości e-mail do wielu adresatów z jednej platformy. Oznacza to, że możesz obsługiwać pocztę roboczą i osobistą z jednego miejsca.

Pierwszym krokiem, który należy podjąć, jest ustawienie podpisów e-mail dla różnych kont. W ten sposób zaoszczędzisz cenny czas podczas odpowiadania na wiadomości e-mail, ponieważ możesz po prostu wybrać wstępnie zaprogramowany podpis e-mail, który automatycznie pojawia się na dole wiadomości. Dzięki temu będziesz mieć pewność, że odbiorca będzie miał łatwy dostęp do Twoich danych kontaktowych.

2. Sortowanie i filtrowanie wiadomości e-mail do folderów

Kolejną świetną wskazówką w zakresie zarządzania pocztą elektroniczną jest traktowanie skrzynki odbiorczej jak pulpitu. Każdy email jest jak plik posortowany w określonych folderach. Możesz to zrobić ręcznie, gdy otrzymasz wiadomość e-mail lub możesz skonfigurować filtr. Filtry automatycznie sortują wiadomości e-mail z określonego adresu e-mail lub zawierające określone informacje do folderów, zamiast umieszczać je w skrzynce odbiorczej.

Jeśli posiadasz wiele kont, system archiwizacji pomaga oddzielić wiadomości biznesowe od poczty osobistej, lub pracę w jednym projekcie od pracy w innym, a nawet pracę w jednej firmie od pracy w innym miejscu. Zwłaszcza jeśli potrzebujesz zarchiwizować wiadomości e-mail, aby wrócić do nich w późniejszym terminie.

3. Ustawianie czasu na sprawdzenie poczty elektronicznej

Wysyłanie wiadomości email jest dziecinnie proste, przez co w natłoku wiadomości łatwo jest utknąć w skrzynce odbiorczej. Szczególnie w przypadku posiadania wielu kont e-mail. Im więcej masz kont, tym więcej otrzymujesz wiadomości e-mail!

Dla lepszego ukierunkowania i zarządzania czasem zalecane jest, abyś zarezerwował czas na sprawdzanie poczty elektronicznej (i nie sprawdzanie poczty elektronicznej poza przydzielonym okresem czasu). Odpowiadaj na szybkie wiadomości e-mail od razu - nie pozwól im siedzieć w skrzynce odbiorczej. Jeśli wymagają dłuższej odpowiedzi, zaznacz je na później.

Ponadto, prowadzenie wielu kont e-mail w zorganizowany sposób, zwłaszcza w skrzynce Unified Inbox, pomoże Ci w pełni wykorzystać ten czas, więc możesz wrócić do ważnych rzeczy jak planowanie kolejnych wakacji!

Podsumowanie

Większość ludzi prawdopodobnie nie zdaje sobie sprawy, ile czasu tracą na zarządzanie wieloma kontami e-mail. Możesz sprawdzać różne konta w różnych momentach dnia, a może po prostu zaakceptowałeś sposób, w jaki to się dzieje. W rzeczywistości, gdy już skonfigurujesz Unified Inbox lub konto główne, nigdy nie będziesz chcieć wracać do starych sposobów. Mamy nadzieję, że te wskazówki pomogą Ci zbliżyć się do dobrze zarządzanej skrzynki odbiorczej.

Czy znalazłeś coś szczególnie pomocnego w zarządzaniu wieloma kontami e-mail? Chcielibyśmy usłyszeć Twoje wskazówki! Podziel się nimi w komentarzach poniżej.