Creare e-mail professionali in 5 passi
Pensiamo a un'e-mail professionale come a un kit di prodotti.
Quando si assembla un mobile Ikea, non si crea ogni parte da zero. Basta collegare le parti tra loro e voilà! Il vostro tavolo o guardaroba alla moda è completo.
Lo stesso vale per un'e-mail professionale.
Quando si inviano messaggi tipici ogni giorno - per dare il benvenuto, informare, seguire e riferire - il compito principale è quello di preparare le parti che si useranno e possibilmente adattarle in anticipo, in modo che ogni messaggio richieda solo due o tre minuti per essere costruito.
Vediamo come si fa!
Una perfetta reazione a catena: Cinque elementi di un'e-mail professionale
All'inizio potrebbe essere necessario un po' di tempo per creare il vostro set di scrittura di e-mail perfetto, ma ne vale la pena. Quindi, procediamo con gli ingredienti.
Indirizzo e-mail professionale
Quando si riceve un'e-mail da un mittente sconosciuto, c'è sempre un momento di esitazione in cui si pensa: "È spam?"
Se l'indirizzo e-mail del mittente è qualcosa come qb88ws1h@gmail.com, potreste anche non aprire il messaggio.
Quindi, se volete dare alle vostre e-mail la possibilità di essere aperte, la prima cosa da fare, prima ancora di scrivere un messaggio professionale per la prima volta, è creare un indirizzoe-mail professionale sul vostro dominio aziendale.
Se non sapete come fare, consultate la nostra guida alla creazione di un indirizzo e-mail aziendale.
1. Oggetto
Come iniziare un'e-mail aziendale? Con un buon oggetto: è il primo e più importante ingrediente di qualsiasi e-mail creata.
Se non contiene informazioni sufficienti o è fuorviante, potrebbe finire non letta o finire direttamente nello spam.
Un buon oggetto deve sempre essere conciso e riassumere il motivo dell'invio del messaggio o presentare chiaramente l'obiettivo della comunicazione.
Considerate questi due esempi:
Il primo va bene, ma tocca appena l'argomento e non informa il destinatario sull'essenza dell'evento. Il secondo oggetto è più informativo e completo e coglie perfettamente il contenuto dell'e-mail.
2. Saluto
Un'e-mail è piuttosto simile a un normale incontro, in cui si saluta qualcuno prima di dire qualsiasi altra cosa.
Il modo in cui si saluta un destinatario dipende dal rapporto che si ha con lui.
Se si invia un'e-mail a un collega, si può usare un saluto più informale e salutare la persona dicendo "Ciao" o "Ciao", seguito dal suo nome di battesimo.
Se invece il rapporto è formale, un saluto più appropriato sarebbe quello di usare il nome di famiglia della persona, ad esempio "Caro signor Smith"
È meglio evitare le frasi "A chi di dovere" o "Gentile signore/signora" negli scritti formali. Entrambe sono obsolete e possono essere percepite come se non ci si sforzasse abbastanza di trovare il nome del contatto. Il vostro messaggio potrebbe anche essere visto come un'e-mail fredda; se non è questo il vostro obiettivo, scegliete un altro saluto.
Se non sapete come salutare correttamente le persone, consultate la nostra guida ai saluti via e-mail.
3. Corpo
Questa sezione è abbastanza simile alle vostre conversazioni nella vita reale.
Se conoscete il nome della persona a cui state scrivendo, andate dritti al punto. Eventualmente, all'inizio aggiungete qualche domanda personale sul suo benessere.
Se non conoscete la persona, spiegate innanzitutto chi siete e come l'avete trovata.
Potete iniziare dicendo: "Scrivo per chiedere informazioni su..." o "Scrivo in riferimento a..."
Se il vostro scopo è chiaro fin dall'inizio, ci sarà meno bisogno di chiarimenti in seguito nella vostra comunicazione commerciale - un altro risparmio di tempo.
La parte difficile del corpo è che deve contenere informazioni dettagliate ma anche essere chiaro e conciso.
Rendete l'intero messaggio il più breve possibile, pur trasmettendo l'essenza di ciò che state dicendo. Evitare di leggere a lungo nelle comunicazioni via e-mail fa risparmiare tempo e rende più probabile che il destinatario legga il vostro messaggio fino alla fine.
In questo esempio, tutte le informazioni essenziali sono scritte in frasi brevi e richiedono solo tre paragrafi per essere lette. Tutti i dettagli sono lasciati alla seconda e-mail, se il destinatario è interessato a continuare la conversazione.
4. Chiusura
Il modo in cui si chiude un'e-mail di lavoro può influenzare il successo delle conversazioni future.
Il modo migliore per concludere un'e-mail commerciale è con una call-to-action che spinga il destinatario a fare la prossima mossa. Potrebbe essere qualcosa di semplice come "Non vedo l'ora di sentirti"
Inoltre, è buona norma utilizzare frasi di transizione tra la chiusura e la firma. Queste includono:
- Cordiali saluti,
- Cordiali saluti e
- Grazie.
Tuttavia, evitate di dire "Auguri" o "Salute", a meno che non abbiate intenzionalmente creato un'atmosfera accogliente o si tratti di un'e-mail legata alle festività, come una promozione prenatalizia. Riservate le transizioni più rilassate alle e-mail informali.
5. La firma
Quest'ultimo elemento serve per identificarsi. Oltre al vostro nome e cognome, è bene includere anche i seguenti dettagli:
- La vostra posizione in azienda o il vostro titolo professionale;
- La vostra società o organizzazione affiliata;
- Le vostre informazioni di contatto: numero di telefono con prefisso se lavorate a livello internazionale, sito web aziendale o personale, indirizzo dell'ufficio, link ai social media (ma solo quelli che coincidono con i vostri obiettivi professionali); e
- Una vostra foto o il logo dell'azienda.
Se volete ricevere una guida e degli ottimi esempi, leggete la nostra guida alla creazione di una firma professionale per e-mail.
Elementi chiave di un'e-mail professionale
5 passi per scrivere e-mail professionali
Ora torniamo alla costruzione! Ecco come procedere.
Passo 1. Creare il corpo della vostra e-mail
Considerando il destinatario e l'obiettivo della vostra e-mail, cercate di renderla chiara e concisa, in modo che siano sufficienti un paio di secondi per capire cosa intendete. Cercate di usare frasi e paragrafi brevi ed evitate di essere prolissi.
Se volete risparmiare tempo, potete creare modelli di email professionali per i diversi tipi di messaggi che inviate regolarmente e poi copiarli e adattarli invece di scriverli da zero.
Fase 2. Controllate voi stessi le vostre e-mail
Prima di premere il pulsante Invia, leggete il messaggio almeno due volte per assicurarvi di non aver commesso errori di battitura o di scrittura. Anche se siete sicuri delle vostre capacità di scrittura, utilizzate uno strumento di controllo grammaticale, come Grammarly, per verificare che non vi sia sfuggito nulla.
Fase 3. Aggiungete una firma
Non dimenticate di aggiungere una firma alla fine dell'e-mail, subito dopo la frase "Cordiali saluti" o "Grazie". Meglio ancora, create una firmaprofessionale manualmente o con un modello; andate nelle impostazioni della vostra e-mail e aggiungetela nel campo appropriato per renderla automatica e non doverla digitare ogni volta.
In Mailbird è possibile aggiungere una firmaautomatica nella scheda "Identità".
Passo 4. Aggiungete un destinatario
Lasciate l'aggiunta dei destinatari solo dopo aver finito di scrivere l'e-mail. In questo modo si riduce al minimo la possibilità di inviare per sbaglio un'e-mail non ancora terminata.
Tenete presente che se inviate un'e-mail a più persone, tutti i destinatari possono vedere gli altri contatti a cui l'avete inviata. Di conseguenza, a volte è meglio usare la funzione BCC se non ci si aspetta una conversazione.
Passo 5. Inviate o programmate l'e-mail
Ora l'e-mail è pronta per essere inviata. Potete inviarla subito o programmarne l' invio in un altro giorno o magari qualche ora dopo. Il tempismo è fondamentale, soprattutto se si inviano e-mail di marketing.
Come si fa a scegliere la data e l'ora migliori? Per le e-mail di lavoro e d 'affari, giocate sul sicuro se inviate l'e-mail nella prima metà della giornata lavorativa, in base al fuso orario del destinatario.
Per le e-mail di marketing, la questione può essere un po' più complicata. Secondo GetResponse ed Experian:
- Il giorno migliore per inviare le e-mail è il martedì. Le e-mail del martedì hanno un tasso di apertura di circa il 18%.
- Il giovedì ha un tasso leggermente inferiore, il che lo rende la seconda scelta migliore.
- Il tasso di apertura aumenta anche durante la prima metà della giornata lavorativa.
Passi per scrivere un'e-mail professionale
Suggerimenti per la scrittura di e-mail professionali
Ecco altri suggerimenti su come scrivere un'e-mail di lavoro e presentare se stessi e la propria azienda nella luce migliore.
- Ricontrollate tutto. Prestare attenzione anche ai
più piccoli dettagli può risparmiarvi molti
problemi.
Rileggete sempre il messaggio, assicuratevi di aver inviato l'e-mail alla persona giusta e controllate se avete aggiunto l'allegato promesso. - Evitate di usare lettere maiuscole, troppi punti esclamativi e un
numero eccessivo di emoji. Anche se si usano le maiuscole solo
per enfatizzare una parte del messaggio, può sembrare che si
stia urlando al destinatario.
L'uso di un punto esclamativo per mostrare eccitazione è accettabile, ma evitate di inserirlo in ogni frase o di usarne pochi di seguito. Le emoji sono accettabili in alcuni casi, ma non caricate le vostre e-mail con esse.
Le vostre e-mail professionali non dovrebbero avere questo aspetto:
Come non dovrebbero apparire le vostre e-mail - Usate le funzioni professionali per risparmiare tempo. Mailbird, a differenza dei client di posta elettronica più semplici, è dotato di molte funzioni eccellenti, come ad esempio:
- Tenete presente che potete annullare l'invio, che consente di
annullare un'email inviata nei 30 secondi successivi all'invio,
a seconda delle impostazioni.
-
Invio programmato, che consente di rilasciare le e-mail in qualsiasi momento, anche quando non si è online.
-
Snooze email, che consente di rimuovere temporaneamente un messaggio in arrivo dalla casella di posta e di controllarlo quando si ha tempo.
-
- Rimanete sempre positivi. Comunicare con clienti e
partner commerciali non è sempre facile. A volte possono anche
causare frustrazione, ma non arrendetevi!
Mantenere un tono educato e positivo, anche se dovete scrivere di qualcosa di negativo, può cambiare le carte in tavola a vostro favore. D'altra parte, una comunicazione negativa può portare a fraintendimenti e complicazioni inutili. - Dare un seguito quando è opportuno. Non è raro che un messaggio vada
perso. Se state aspettando una risposta da due giorni lavorativi
o più, considerate la possibilità di inviare al destinatario un
follow-up amichevole: chiedetegli se ha bisogno di più tempo per
completare un compito, se vuole il vostro aiuto o se ha bisogno
di chiarimenti.
Se il destinatario è un cliente o un potenziale cliente, evitate di inviare più follow-up. Potrebbe semplicemente non essere interessato al vostro messaggio e aver scelto di ignorarlo.
Migliori pratiche di scrittura delle e-mail
Esempi di scrittura professionale di e-mail
Se scrivere email professionali vi sembra più facile a dirsi che a farsi, ecco alcune idee che possono aiutarvi a iniziare.
1. Nuovi inizi
Un esempio comune di quando è necessario migliorare la professionalità delle e-mail è quando si offre a qualcuno un'opportunità di lavoro o una collaborazione. Ecco un esempio:
Oggetto: Opportunità di contratto per consulente Oracle
Ciao Charlie,
Spero che tutto vada bene. Ti scrivo perché sto gestendo un progetto di sviluppo di un sistema di contabilità per un'impresa di costruzioni qui a Numbers Development e sto cercando un consulente Oracle con esperienza che mi assista nell'integrazione delle API.
Si tratta di un'opportunità di quattro mesi a partire dal 2 aprile, e stimiamo circa cinque ore a settimana, con chiamate settimanali e revisioni dei progressi. La maggior parte del team lavora da remoto, ma se necessario sarete i benvenuti nel nostro ufficio.
Se siete interessati a discutere di questo progetto in modo più dettagliato, fatemi sapere e potremo organizzare una telefonata Zoom. Non vedo l'ora di sentirvi.
Cordiali saluti,
Amari Levy
Responsabile di progetto senior
Numbers Development, Inc.
2. Professionalità del team
Anche se lavorate in un ambiente aziendale rilassato, un livello di professionalità di base nella comunicazione via e-mail consente chiarezza e rispetto reciproco. Ecco come potrebbe essere scritto un messaggio ai vostri colleghi:
Oggetto: Riunione organizzativa di fine anno annullata
Salve team,
La riunione di organizzazione del partito prevista per domani mattina è stata annullata.
Mi scuso per l'inconveniente, ma so che tutti apprezzeranno un inizio di giornata più lento. Ci riuniremo di nuovo giovedì a un orario regolare.
Buon proseguimento di giornata!
Saluti,
Quinn Emerson
Coordinatore delle risorse umane
3. Spero che vi sia mancato! Un'e-mail di follow-up
Se non avete notizie di un destinatario per qualche giorno, spingetelo ad agire con un'e-mail di follow-up, in modo che torni in cima alla sua casella di posta. Può essere qualcosa di simile:
Oggetto: Re: Disponibilità per la sessione di Onboarding
Ciao Jordan,
Volevo solo verificare la tua disponibilità per quanto riguarda la data della sessione di onboarding con il signor Mentor. Ti prego di farmi sapere se per te è meglio l'8 o l'11 marzo.
Grazie!
Riley Sawyer,
Assistente esecutivo
Numbers Development, Inc.
Conclusione: Il vostro kit professionale per la scrittura di e-mail
Ecco fatto! Può sembrare che ci sia molto da leggere e da mettere in pratica, ma una volta utilizzati questi passaggi e suggerimenti, il tempo di scrittura si ridurrà a soli due o tre minuti per ogni e-mail inviata.
Se volete ottimizzare i tempi di gestione della posta elettronica, provate Mailbird con le sue funzioni di produttività professionale. Ecco cosa ne pensano gli utenti:
Recensione di Mailbird da Capterra
Domande frequenti sulle e-mail professionali
Come si inizia un'e-mail professionale?
Il formato standard di un indirizzo e-mail professionale utilizza una combinazione di nome e cognome e un nome di dominio. Tuttavia, se si tratta di un indirizzo e-mail aziendale, poiché il dominio è solitamente il nome della vostra azienda, la prima parte può essere il nome di un dipartimento.
È professionale avere dei numeri nel proprio indirizzo e-mail?
Non è consigliabile inserire numeri a caso in un indirizzo e-mail professionale. Potreste usare un numero di telefono come indirizzo e-mail, ma difficilmente sarà considerato professionale. Inoltre, si rinuncia al proprio numero di telefono prima di quanto si vorrebbe.
Come si crea un buon indirizzo e-mail?
Un buon indirizzo e-mail è sempre una combinazione di nome e cognome. È una scommessa sicura; tuttavia, se qualcuno ha un nome o un cognome simile al vostro e utilizza lo stesso provider di servizi e-mail, potreste trovarvi in difficoltà. In questi casi, è meglio optare per un nome di dominio personalizzato.
