30 erreurs d'email que vous ne voulez jamais commettre
En gérant beaucoup d'informations chaque jour, il n'est pas rare de faire quelques erreurs dans vos emails. Cependant, si vous faites ces erreurs sans le savoir, il est temps de revoir vos bonnes pratiques en matière d'email.
Nous avons compilé une liste d'erreurs courantes dans les e-mails, qui vous sera utile lorsque vous enverrez un message important et souhaiterez vous assurer que vous n'avez pas commis une grosse erreur. Jetez un œil et ajoutez cette page à vos favoris (Ctrl + D) pour référence future.
Erreurs courantes dans les e-mails à éviter
#1. Se précipiter pour répondre
Répondre à un e-mail sans avoir lu tous les messages de ce fil peut vous faire manquer des points / réponses importants dont vous devriez être au courant avant de répondre.
#2. Transférer des messages inutiles, des chaînes de courriels, etc.
Ce n'est pas le début des années 2000 ; transférer des messages inutiles est une erreur de courrier électronique qui fait perdre du temps aux autres et diminue votre crédibilité. Assurez-vous de réfléchir à deux fois avant de transférer de tels e-mails, et faites-le uniquement si vous pensez que l'autre personne en bénéficierait.
#3. Se précipiter pour appuyer sur "envoyer"
Appuyer sur le bouton "envoyer" avant votre intention peut causer des situations gênantes, comme manquer la ligne d'objet. Prévenez cela en ajoutant l'adresse e-mail du destinataire après avoir terminé de rédiger l'e-mail.
#4. Inclure votre signature dans chaque e-mail
Ajouter la même longue signature chaque fois que vous envoyez des e-mails devient ennuyeux dans un fil d'e-mail. Une bonne solution est d'ajouter votre signature dans le premier e-mail et ensuite d'utiliser uniquement votre prénom ou vos initiales dans les réponses futures.
#5. Répondre accidentellement à tous
C'est l'une des cinq erreurs de courriel les plus courantes à éviter, se produisant généralement lorsque vous répondez à la hâte. Il est toujours bon de prendre votre temps lorsque vous répondez à un e-mail important.
#6. Oublier d'ajouter la pièce jointe
La plupart des clients de messagerie vous alertent lorsque vous êtes sur le point d'envoyer un e-mail dans lequel vous mentionnez un mot comme "pièce jointe" ou "joindre" mais n'avez en fait pas attaché de fichier. Néanmoins, vous pouvez éviter ce problème en attachant le fichier dès que vous le mentionnez dans l'e-mail.
#7. Ajouter la mauvaise pièce jointe
Cela se produit purement par hasard ou lorsque vous êtes pressé. Prenez le temps de vous assurer de sélectionner la bonne pièce jointe, sinon cela pourrait se retourner contre vous.
#8. Ajouter la mauvaise adresse en sélectionnant la première dans le menu déroulant suggéré
Lorsque vous tapez l'adresse e-mail de quelqu'un, vous avez tendance à sélectionner la première dans la liste déroulante suggérée. Il est toujours préférable de vérifier soigneusement les adresses e-mail des destinataires avant d'appuyer sur le bouton "envoyer".
#9. Mettre en copie cachée la mauvaise personne
L'une des principales erreurs peut être de mélanger les destinataires entre les champs CC et BCC, ce qui peut être désastreux. Il est toujours préférable d'entrer les e-mails des destinataires avec soin une fois que vous avez terminé d'écrire le message.
#10. Ne pas inclure de salutation basique
Envoyer votre premier e-mail dans une conversation sans salutation de courriel basique semble impoli. Une salutation peut être formelle ou informelle, mais elle fixe le ton approprié.
#11. Écrire un e-mail quand vous êtes en colère ou ivre
Ne le faites pas ; c'est assez clair.
#12. Écrire avec la touche de verrouillage majuscules activée
Écrire en majuscules est parfois utilisé pour souligner certains mots, mais écrire un message entier en majuscules est considéré comme crier dans de nombreuses cultures, alors évitez de le faire. À la place, vous pouvez mettre en gras la partie que vous souhaitez souligner.
#13. Être trop formel
Être quelque peu formel est nécessaire dans certaines communications professionnelles, mais aller trop loin ne fera que nuire à l'établissement de bonnes relations.
#14. Être trop informel trop rapidement
Une attention particulière doit être portée lors de l'initiation d'une conversation avec un contact professionnel ou quelqu'un que vous ne connaissez pas. Être trop informel peut donner une mauvaise impression au destinataire et nuire à votre crédibilité.
#15. Envoyer une réponse standard sans changer les champs dynamiques
Plus il y a de champs dynamiques dans un message standard, plus vous devez être prudent en envoyant l'e-mail. Vérifiez-le toujours.
#16. Fautes d'orthographe
La plupart des clients de messagerie ont un correcteur orthographique intégré, mais un correcteur orthographique ne détecte pas toutes les erreurs. Il n'y a rien de plus ennuyeux que de voir des fautes d'orthographe ou des erreurs grammaticales dans un e-mail.
#17. Écrire de manière trop verbeuse
Écrire un e-mail inutilement long ne fait que perdre du temps pour vous et le destinataire. Ne rédigez pas un grand roman américain ; gardez-le court et pertinent.
#18. Oublier de tenir compte du ton de l'e-mail
L'e-mail n'a pas de signaux non verbaux comme les expressions faciales, le langage corporel, etc., il devient donc encore plus important de surveiller votre ton en écrivant un e-mail.
#19. Rompre par e-mail
C'est tout simplement impoli. L'autre personne mérite mieux.
#20. Trop d'émoticônes
Lorsque vous utilisez l'e-mail pour des communications professionnelles, assurez-vous de ne pas utiliser trop d'émoticônes, ce qui vous fait paraître peu professionnel.
#21. Utiliser un terme générique comme "À qui de droit"
Votre e-mail peut facilement être écarté si vous envoyez des e-mails avec des termes génériques comme celui-ci. Même si vous ne connaissez pas le nom de la personne à qui vous vous adressez, vous pouvez toujours utiliser le titre de la personne dans l'organisation, comme Responsable Marketing, Responsable du Recrutement, etc.
#22. Avoir trop d'informations dans votre signature d'e-mail
C'est un signe de mauvaise étiquette en matière d'e-mail. Assurez-vous de ne pas faire ces terribles erreurs de signature d'e-mail.
#23. Envoyer un e-mail sans le relire
Une vérification avant l'envoi garantit que vous ne faites pas de fautes d'orthographe simples comme "sneak peak" et ne mélangez pas "there" avec "their".
#24. Passer trop de temps à gérer les e-mails
Gérer les e-mails n'est pas votre travail à plein temps. L'Institut mondial McKinsey a découvert qu'un travailleur de bureau moyen passe plus d'un quart de la journée à gérer des e-mails. Pour être plus efficace, découvrez comment être plus productif avec votre boîte de réception.
#25. Ne pas savoir quand utiliser À ou CC
Il n'existe pas de règles strictes sur la manière d'utiliser les champs À et CC, mais une directive généralement acceptée est que lorsque vous ajoutez quelqu'un au champ À, cela signifie que vous attendez sa réponse, et CC est destiné à tenir les gens informés.
#26. Ne pas appliquer la politique NNTR
NNTR signifie Pas besoin de répondre. Parfois, vous devez répondre, en étant poli lorsqu'il n'y a pas besoin d'un message supplémentaire. Lorsque vous savez que la conversation va se terminer, vous devriez ajouter un message comme "Aucune réponse n'est nécessaire."
#27. Utiliser une ligne d'objet vague
Les lignes d'objet sont d'une importance cruciale car c'est votre première chance d'attirer l'attention souhaitée. Rendez votre ligne d'objet concise tout en étant pertinente. Ajouter des éléments comme [Urgent], [Droits réservés], etc. peut alerter le destinataire si l'e-mail nécessite une réponse immédiate.
Utiliser une ligne d'objet créative est une autre façon d'attirer l'attention du destinataire, mais vous devez faire attention ; sinon, votre e-mail peut être marqué comme spam automatiquement.
#28. Ne pas utiliser la fonction de réponse en ligne
Une autre erreur de courrier électronique courante consiste à regrouper les réponses pour un e-mail qui a des questions en points, ce qui oblige le destinataire à faire défiler vers le haut et vers le bas pour lire la question puis votre réponse. Les réponses en ligne constituent une bonne pratique ici, facilitant la lecture des réponses par rapport à la question.
#29. Envoyer des informations sensibles sans prudence appropriée
Penser que personne ne verra jamais votre e-mail en dehors du destinataire prévu est insensé. Une fois qu'un e-mail est envoyé, considérez-le comme public car vous n'avez aucun contrôle sur qui peut le voir.
#30. Ne pas fournir un contact alternatif dans votre répondeur automatique de vacances
Ne pas spécifier un contact alternatif au cas où quelqu'un aurait besoin de vous contacter ou de contacter votre bureau en cas d'urgence est l'une des erreurs les plus courantes. Le contact alternatif peut être utile pendant que vous êtes absent et que votre répondeur automatique de vacances est activé.
Nous avons-nous manqué quelque chose ? Faites-le nous savoir dans les commentaires.
FAQ
Quelles sont les erreurs courantes dans les e-mails ?
1. Ne pas utiliser de salutations ou de clôtures 2. Être trop formel ou informel 3. Ne pas ajouter le sujet ou ajouter un mauvais sujet 4. Envoyer votre message à tout le monde sur votre liste de diffusion 5. Faire des fautes d'orthographe ou de grammaire
Comment écrire un e-mail sans erreurs de grammaire ?
L'expéditeur doit toujours faire attention à sa grammaire lorsqu'il envoie un e-mail professionnel. Ainsi, l'expéditeur doit être au fait des bases de la grammaire. Éliminer les distractions lors de la rédaction d'une correspondance, ainsi que relire, peut vous aider à éviter des erreurs grammaticales.
Comment s'excuser pour des erreurs dans un e-mail ?
Si vous avez envoyé un e-mail par erreur, voici quelques conseils sur la façon de présenter des excuses : 1. Soyez sincère dans vos excuses. 2. Reconnaissez votre erreur. 3. Expliquez comment l'erreur s'est produite. 4. Présentez vos prochaines étapes. 5. Demandez pardon.
Que se passe-t-il si vous envoyez un e-mail à la mauvaise adresse ?
Si vous avez accidentellement envoyé un e-mail à une adresse invalide, vous pourriez recevoir un message d'erreur indiquant qu'il n'a pas été délivré. Cependant, vous avez peut-être envoyé l'e-mail à une adresse valide, auquel cas le destinataire pourrait ouvrir et lire votre e-mail accidentel.
