Einleitungsmail wie ein Profi schreiben: Ultimativer Leitfaden
Als Millennials leben wir in unserer virtuellen Inbox. Die meisten unserer freudigen Nachrichten oder schwierigen Ankündigungen erhalten wir per E-Mail. Laut einer Studie von Adestra bevorzugen 73 % der Millennials die Kommunikation per E-Mail, wobei 44 % von uns direkt nach dem Aufwachen an unseren Smartphones hängen, um diese Nachrichten zu prüfen. Als Millennial nutzen Sie wahrscheinlich E-Mails für alle wichtigen Kommunikationen, aber wissen Sie, wie Sie sich in einer E-Mail vorstellen?
Wir alle haben schon einmal diese Art von E-Mail erhalten, die uns ein wenig Mitleid für den Absender empfinden ließ.
|
Betreff: Hallo! Hallo, Ich möchte gerne über die Stelle sprechen. Jana |
Hat Jana etwas falsch gemacht in ihrer Selbstvorstellung per E-Mail? Sie hat eine Begrüßung eingefügt, ihren Grund für das Senden der E-Mail aufgelistet und mit ihrer Signatur beendet. Oberflächlich betrachtet scheint sie alles richtig gemacht zu haben, aber für diejenigen von uns, die noch aus den Zeiten von Emily Post stammen, wissen wir, dass E-Mail-Etikette weit mehr ist als ein einzelner Satz.
Was ist eine Selbstvorstellung per E-Mail?
Wenn es darum geht, einen ersten Eindruck per E-Mail zu hinterlassen, kann eine Selbstvorstellungs-Nachricht eine entscheidende Rolle spielen. Sie ermöglicht es Ihnen, sich jemandem vorzustellen, der Sie noch nicht kennt, sei es für eine Stellenausschreibung, um Rat zu suchen oder ein Produkt oder eine Dienstleistung zu präsentieren.
Obwohl eine Selbstvorstellung per E-Mail kein Ersatz für das Schreiben eines Anschreibens oder Lebenslaufs ist, kann sie den Ton für zukünftige Kommunikation setzen, so wie Studenten einen bezahlten Essay-Schreibservice nutzen, um die richtige Struktur für ihren Aufsatz zu setzen. Der Schlüssel zum Verfassen einer effektiven Selbstvorstellung per E-Mail liegt darin, die Aufmerksamkeit des Empfängers zu erfassen und sein Interesse an dem zu wecken, was Sie zu bieten haben.
Verbessern Sie Ihr E-Mail-Schreiben Schritt für Schritt
Lassen Sie uns die obige E-Mail aufschlüsseln und die Schritte zur Verbesserung durchgehen.
1. Finden Sie eine gemeinsame Verbindung
Bevor Sie jemanden per E-Mail kontaktieren, ist es vorteilhaft zu bewerten, ob Sie gemeinsame Verbindungen mit dem Empfänger haben. Wenn Sie einen gemeinsamen Bekannten kennen, der in derselben Organisation arbeitet oder dieselbe Bildungseinrichtung besucht hat, sollten Sie nachfragen, ob er bereit wäre, eine Einführung zu erleichtern oder Ihnen zu erlauben, seinen Namen in Ihrer E-Mail zu erwähnen. Dies kann dabei helfen, Glaubwürdigkeit aufzubauen und die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass Ihre E-Mail positiv aufgenommen wird.
Tipp: Beim Versenden von Einführungs-E-Mails, besonders über öffentliches WLAN, sollten Sie ein VPN herunterladen, um Ihre persönlichen Informationen zu schützen und sicherzustellen, dass Ihre Kommunikation sicher bleibt.
2. E-Mail-Betreffzeilen
Was bringt Sie dazu, auf einen Artikel zu klicken oder eine E-Mail zu öffnen, die in Ihrem Posteingang landet? Die Betreffzeile, natürlich.
Für eine einführende E-Mail, die die Aufmerksamkeit Ihres gewünschten Empfängers erhält, müssen Sie eine angemessene, professionelle Betreffzeile schreiben. Wenn Sie sich formal per E-Mail vorstellen möchten, müssen Sie das nicht in der Betreffzeile sagen.
Obwohl Sie "Hallo, ich bin Jana" in Ihrer Betreffzeile sagen könnten (aber bitte tun Sie das nicht), warum nicht einen Hinweis auf den Inhalt Ihrer E-Mail geben? Versuchen Sie etwas wie "Anfrage bezüglich offener Marketing-Position".
Es scheint entschieden offiziell, aber die Realität ist, dass Sie eine professionelle E-Mail schreiben. Sie möchten nicht, dass Ihre Betreffzeile lautet: "Hey, hier ist Jana! Wollte mich nur vorstellen!" Heben Sie sich die subtilen Ungezwungenheiten für den Hauptteil auf.
3. Die Begrüßung
Sie stellen sich ständig neuen Leuten vor - im echten Leben, in sozialen Medien oder durch (Sie haben es erraten) E-Mails. Aber wenn ein Lächeln und "Hallo" in einer persönlichen Kommunikation ausreichen können, um einen herzlichen Austausch zu beginnen, sind es in einer E-Mail die ersten Zeilen, die den Empfänger dazu veranlassen könnten, weiterzulesen oder die E-Mail zu schließen. Das schließt formelle oder lustige E-Mail-Begrüßungen ein.
Wie wählen Sie also eine angemessene Begrüßung? Der erste Schritt ist, über Ihren Empfänger nachzudenken:
- Wer ist diese Person?
- Warum schreibe ich ihr?
- Wie förmlich oder informell sollte ich sein?
Das mag kontraintuitiv erscheinen, denn wie wir besprochen haben, ist dies eine professionelle E-Mail. Aber wissen Sie, das Geschäftsleben ändert sich. Wir schreiben uns nicht mehr distanzierte E-Mails - wir haben begonnen, uns mit einem gewissen Maß an Herzlichkeit zu behandeln.
Wie beginnen Sie eine professionelle E-Mail?
Sehr geehrter Herr Schmidt -> Für eine offizielle, professionelle Geschäftsperson, Professor, etc.
Hallo Herr Schmidt -> Für eine weniger formelle Nachricht und wahrscheinlich eine jüngere Geschäftsperson
Herr Schmidt, -> Universal, die Begrüßung für im Wesentlichen jeden Anlass
Mit nur dem Namen des Empfängers zu beginnen mag zu lässig erscheinen, aber die Realität ist, dass es perfekt ist. Es ist prägnant und kommt direkt zum Punkt, an wen Sie sich wenden.
Ein großer Fehler ist es, "An wen es betrifft" anstelle einer Begrüßung zu schreiben. Wenn Sie die Person nicht kennen, ist der beste Weg, ein Gespräch zu beginnen, nur ein "Hallo", gefolgt von einer Erklärung, wer Sie sind, wie Sie ihre E-Mail-Adresse erhalten haben, und nach einem Namen zu fragen. Mehr dazu im nächsten Abschnitt.
4. Verwenden Sie den Namen des Empfängers
Beim Schreiben einer Selbstvorstellung per E-Mail ist es entscheidend, einen großartigen ersten Eindruck zu hinterlassen. Und welche bessere Art gibt es, das zu tun, als den Empfänger hervorzuheben? Bevor Sie sich in Ihre Vorstellung vertiefen, nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um Ihre Bewunderung für ihre Arbeit oder das Unternehmen, das sie repräsentieren, auszudrücken. Das kann so einfach sein wie die Erwähnung eines bestimmten Projekts oder einer Leistung, die Sie beeindruckt. Zusätzlich kann das Finden einer gemeinsamen Basis, wie einer gemeinsamen Alma Mater oder Heimatstadt, von Anfang an eine starke Verbindung schaffen. Beginnen Sie also Ihre E-Mail, indem Sie den Empfänger geschätzt und wertgeschätzt fühlen lassen.
5. Klären Sie Ihren Grund für die Kontaktaufnahme
Im Hauptteil der E-Mail ist es wichtig, den Grund für die Kontaktaufnahme klar zu kommunizieren. Beginnen Sie damit, sich kurz vorzustellen und zu erwähnen, wie Sie an ihre E-Mail-Adresse gekommen sind. Wenn es über eine gemeinsame Verbindung war, zögern Sie nicht, ihren Namen zu erwähnen, um Ihrer Vorstellung Glaubwürdigkeit zu verleihen. Dann geben Sie prägnant den Zweck Ihrer E-Mail an und warum Sie sie kontaktieren. Ob es darum geht, sich nach einer Stellenausschreibung zu erkundigen, Informationen anzufordern oder um ein Treffen zu bitten, stellen Sie sicher, dass Sie klar und direkt in Ihrer Anfrage sind.
6. Beenden Sie die E-Mail mit einer höflichen Bitte
Der Schluss Ihrer E-Mail sollte eine klare und prägnante Bitte oder einen Aufruf zum Handeln für den Empfänger enthalten. Stellen Sie sicher, dass Ihre Bitte kurz, spezifisch und als höfliche Bitte formuliert ist, nicht als Forderung. Zum Beispiel könnten Sie Ihre Hoffnung ausdrücken, dass sie Ihre Bewerbung in Betracht ziehen, und Ihren Lebenslauf als Anhang beifügen. Indem Sie mit einer respektvollen und gut formulierten Bitte enden, erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit einer positiven Antwort vom Empfänger.
7. Die Verabschiedung
Es ist immer eine gute Idee, Ihre Dankbarkeit auszudrücken, bevor Sie die E-Mail beenden. Zeigen Sie, dass Sie den vollen Terminkalender des Empfängers verstehen und schätzen, dass er sich die Zeit genommen hat, Ihre E-Mail zu lesen. Ein professioneller Abschluss wie "Mit freundlichen Grüßen" oder "Beste Grüße" kann dabei helfen, einen positiven Eindruck zu hinterlassen. Vergessen Sie nicht, Ihre Kontaktinformationen unter Ihrer Signatur für zukünftige Referenz einzufügen. Wenn Sie ein Online-Berufsprofil oder Arbeitsportfolio haben, sollten Sie Links zu diesen ebenfalls hinzufügen. Dadurch machen Sie es dem Empfänger leichter, Sie besser kennenzulernen und den Wert zu sehen, den Sie mitbringen.
8. Korrekturlesen
Und zu guter Letzt, stellen Sie immer sicher, dass Sie Ihre E-Mail Korrektur lesen. Sich die Zeit zu nehmen, nach Tippfehlern, Grammatikfehlern oder ungeschickten Formulierungen zu suchen, kann den entscheidenden Unterschied machen, einen positiven Eindruck bei Ihrem Empfänger zu hinterlassen. Um extra vorsichtig zu sein, können Sie sogar einen Freund oder Kollegen bitten, einen schnellen Blick auf Ihre E-Mail zu werfen, bevor Sie auf Senden drücken. Denken Sie daran, erste Eindrücke sind wichtig, und das Senden einer fehlerfreien E-Mail wird Ihnen helfen, sich abzuheben und zu zeigen, dass Sie professionell und detailorientiert sind.
Vorlage für formelle Vorstellungs-E-Mail
Erwägen Sie, diese Vorlage zu verwenden, um eine formelle Vorstellungs-E-Mail zu schreiben:
|
Betreff: [Hauptthema] Sehr geehrte/r [Name des Empfängers], Mein Name ist [fügen Sie Ihren Vor- und Nachnamen ein], und ich [fügen Sie ein Kompliment über den Empfänger ein]. Ich wende mich heute an Sie, weil [geben Sie eine kurze, aber spezifische Erklärung Ihres Grundes]. Ich hoffe [fügen Sie hier Ihren Aufruf zum Handeln ein]. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit und Zeit. Mit freundlichen Grüßen, [Ihr Name] [Kontaktinformationen] |
Und da haben Sie es. Einfaches, direktes und wirkungsvolles Format, um Emily zu beeindrucken.
FAQ
Wie stelle ich mich professionell vor?
Bei einer formellen Vorstellung verwenden Sie Ihren vollständigen Namen und Ihren Jobtitel. Wenn Sie sich für einen Job in einem konservativeren Unternehmen bewerben, wenden Sie einen formellen Ton an. Aber wenn Sie sich einem von jüngeren Leuten geführten Start-up vorstellen, können Sie zurückhaltend, aber informell sein. Vergessen Sie nicht, eine E-Mail zu beginnen, indem Sie den Empfänger direkt begrüßen, und unterschreiben Sie immer die erste Nachricht.
Wie kann ich mich schnell vorstellen?
In E-Mail-Form ist ein guter Weg, sich schnell vorzustellen, eine Begrüßung hinzuzufügen und Ihren Namen, Ihre Position (wenn es eine berufliche Vorstellung ist) und den Grund für das Schreiben anzugeben.
