Écrire un Email de Présentation Comme un Pro: Guide Ultime
En tant que millennials, nous vivons à travers les emails. Notre quotidien tourne autour de nos boîtes de réception virtuelles, et les nouvelles les plus joyeuses ou les annonces les plus difficiles nous parviennent par email. Selon l'étude d'Adestra, 73 % des millennials préfèrent la communication par email, et 44 % d'entre nous consultent ces messages au réveil sur leurs smartphones. En tant que millennial, vous utilisez probablement votre email pour toutes vos communications importantes, mais savez-vous comment vous présenter dans un email ?
Nous avons tous reçu ce type d'email qui nous a fait ressentir une pointe de sympathie pour l'expéditeur.
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Objet : Bonjour ! Bonjour, J'aimerais parler du poste. Jeanne |
Jeanne a-t-elle fait quelque chose de mal dans son email de présentation de soi ? Elle a inclus une salutation, elle a indiqué sa raison d'envoyer l'email, et elle a terminé par sa signature. En surface, il semble qu'elle ait tout fait correctement, mais pour ceux d'entre nous qui se souviennent de l'époque d'Emily Post, nous savons qu'il y a bien plus dans l'étiquette email qu'une simple phrase.
Qu'est-ce qu'un email de présentation de soi ?
Lorsqu'il s'agit de faire une première impression par email, un message de présentation de soi peut jouer un rôle crucial. Il vous permet de vous présenter à quelqu'un qui ne vous connaît pas encore, que ce soit pour une opportunité d'emploi, demander des conseils, ou présenter un produit ou service.
Bien qu'un email de présentation de soi ne remplace pas la rédaction d'une lettre de motivation ou d'un CV, il peut donner le ton pour les communications futures, comme les étudiants utilisent un service de rédaction d'essais payant pour établir la bonne structure pour leur essai. La clé pour rédiger un email de présentation de soi efficace est de captiver l'attention du destinataire et de générer son intérêt pour ce que vous avez à offrir.
Améliorez votre rédaction d'emails étape par étape
Analysons l'email ci-dessus et passons en revue les étapes pour l'améliorer.
1. Trouvez un lien commun
Avant de contacter quelqu'un par email, il est bénéfique d'évaluer si vous avez des connexions communes avec le destinataire. Si vous connaissez une connaissance mutuelle qui travaille dans la même organisation ou qui a fréquenté la même institution éducative, envisagez de demander s'ils seraient disposés à faciliter une présentation ou vous permettre de mentionner leur nom dans votre email. Cela peut aider à établir la crédibilité et augmenter la probabilité que votre email soit reçu positivement.
Conseil : Lors de l'envoi d'emails de présentation, surtout via le Wi-Fi public, envisagez de télécharger un VPN pour protéger vos informations personnelles et garantir que votre communication reste sécurisée.
2. Objets d'emails
Qu'est-ce qui vous fait suffisamment envie de cliquer sur un article ou d'ouvrir un email qui arrive dans votre boîte de réception ? L'objet, bien sûr.
Pour un email d'introduction qui attire l'attention de votre destinataire souhaité, vous devez rédiger un objet approprié et professionnel. Si vous voulez vous présenter formellement par email, vous n'avez pas besoin de le dire dans l'objet.
Bien que vous puissiez dire "Salut, je suis Jeanne" dans votre objet (mais s'il vous plaît ne faites pas cela), pourquoi ne pas donner un indice sur le contenu de votre email ? Essayez quelque chose comme "Demande de renseignements pour un poste marketing ouvert".
Cela semble résolument officiel, mais la réalité est que vous rédigez un email professionnel. Vous ne voulez pas que votre objet dise "Hé, c'est Jeanne ! Je voulais juste me présenter !" Gardez les informalités subtiles pour le corps du message.
3. La salutation
Vous vous présentez à de nouvelles personnes tout le temps - dans la vraie vie, sur les réseaux sociaux, ou par (vous l'avez deviné) des emails. Mais si un sourire et "bonjour" peuvent suffire dans une communication personnelle pour commencer un échange cordial, dans un email, ce sont les premières lignes qui pourraient inciter le destinataire à continuer la lecture ou fermer l'email. Cela inclut les salutations d'emails formelles ou amusantes.
Alors, comment choisissez-vous une salutation appropriée ? La première étape consiste à penser à votre destinataire :
- Qui est cette personne ?
- Pourquoi est-ce que je lui écris ?
- À quel point dois-je être formel ou informel ?
Cela peut sembler contre-intuitif car, comme nous l'avons discuté, c'est un email professionnel. Mais vous savez, les affaires changent. Nous n'écrivons plus d'emails déconnectés les uns aux autres - nous avons commencé à nous traiter avec un niveau de cordialité.
Comment commencer un email professionnel ?
Cher Monsieur Dupont -> Pour une personne d'affaires officielle et professionnelle, un professeur, etc.
Bonjour Monsieur Dupont -> Pour un message moins formel et probablement une personne d'affaires plus jeune
Monsieur Dupont, -> Universel, la salutation pour essentiellement toute occasion
Commencer juste par le nom du destinataire peut sembler trop décontracté, mais la réalité est que c'est parfait. C'est succinct et va droit au but de qui vous vous adressez.
Une grande erreur est d'écrire "À qui de droit" à la place d'une salutation. Si vous ne connaissez pas la personne, la meilleure façon de commencer une conversation est juste un "Bonjour" suivi d'une explication de qui vous êtes, comment vous avez obtenu leur adresse email, et demander un nom. Il y a plus à ce sujet dans la section suivante.
4. Utilisez le nom du destinataire
Lors de la rédaction d'un email de présentation de soi, il est crucial de faire une excellente première impression. Et quelle meilleure façon de le faire qu'en mettant en valeur le destinataire ? Avant de plonger dans votre présentation, prenez un moment pour exprimer votre admiration pour leur travail ou l'entreprise qu'ils représentent. Cela peut être aussi simple que de mentionner un projet spécifique ou un accomplissement qui vous impressionne. De plus, trouver un terrain d'entente, comme une alma mater partagée ou une ville natale, peut créer une connexion forte dès le départ. Alors, commencez votre email en faisant sentir au destinataire qu'il est apprécié et valorisé.
5. Clarifiez votre objectif de contact
Dans le corps de l'email, il est important de communiquer clairement la raison du contact. Commencez par vous présenter brièvement et mentionnez comment vous avez obtenu leur adresse email. Si c'était par une connexion mutuelle, n'hésitez pas à mentionner leur nom pour ajouter de la crédibilité à votre présentation. Ensuite, énoncez succinctement l'objectif de votre email et pourquoi vous les contactez. Que ce soit pour vous renseigner sur une opportunité d'emploi, demander des informations ou solliciter une réunion, assurez-vous d'être clair et direct dans votre demande.
6. Terminez l'email avec une demande polie
La conclusion de votre email devrait présenter une demande claire et concise ou un appel à l'action pour le destinataire. Assurez-vous que votre demande est brève, spécifique et formulée comme une demande polie, pas une exigence. Par exemple, vous pourriez exprimer votre espoir qu'ils considèrent votre candidature, et inclure votre CV en pièce jointe. En terminant par une demande respectueuse et bien articulée, vous augmentez la probabilité d'une réponse positive du destinataire.
7. La signature
C'est toujours une bonne idée d'exprimer votre gratitude avant de terminer l'email. Montrez que vous comprenez l'emploi du temps chargé du destinataire et appréciez qu'il prenne le temps de lire votre email. Une fermeture professionnelle, comme "Cordialement" ou "Meilleures salutations", peut aider à laisser une impression positive. N'oubliez pas d'inclure vos informations de contact sous votre signature pour référence future. Si vous avez un profil professionnel en ligne ou un portfolio de travail, envisagez d'ajouter des liens vers ceux-ci également. En faisant cela, vous faciliterez la tâche du destinataire pour mieux vous connaître et voir la valeur que vous apportez.
8. Relecture
Et enfin mais non des moindres, assurez-vous toujours de relire votre email. Prendre le temps de vérifier les fautes de frappe, les erreurs grammaticales, ou les formulations maladroites peut faire toute la différence pour laisser une impression positive sur votre destinataire. Pour être extra prudent, vous pouvez même demander à un ami ou collègue de jeter un coup d'œil rapide sur votre email avant de l'envoyer. Rappelez-vous, les premières impressions sont importantes, et envoyer un email sans erreur vous aidera à vous démarquer et montrer que vous êtes professionnel et soucieux du détail.
Modèle d'email de présentation formel
Considérez utiliser ce modèle pour rédiger un email de présentation formel :
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Objet : [Sujet principal] Cher/Chère [nom du destinataire], Je m'appelle [incluez vos prénom et nom], et je [incluez un compliment sur le destinataire]. Je vous contacte aujourd'hui parce que [fournissez une explication brève mais spécifique de votre raison]. J'espère [incluez votre appel à l'action ici]. Merci pour votre considération et votre temps. Cordialement, [Votre nom] [Informations de contact] |
Et voilà. Un format simple, direct et percutant pour impressionner Emily.
FAQ
Comment me présenter professionnellement ?
Lors d'une présentation formelle, utilisez votre nom complet et votre titre professionnel. Si vous postulez pour un emploi dans une entreprise plus conservatrice, adoptez un ton formel. Mais si vous vous présentez à une start-up dirigée par des personnes plus jeunes, vous pouvez être réservé mais informel. N'oubliez pas de commencer un email en saluant directement le destinataire, et signez toujours le premier message.
Comment puis-je me présenter rapidement ?
Sous forme d'email, une bonne façon de se présenter rapidement est d'ajouter une salutation et d'indiquer votre nom, votre poste (si c'est une présentation professionnelle), et la raison de votre écriture.
