Escrever Email de Introdução Como um Profissional: Guia Definitivo
Como millennials, vivemos de emails. Organizamos nosso dia-a-dia em torno de nossas caixas de entrada virtuais e recebemos as notícias mais felizes ou anúncios preocupantes via email. Segundo o estudo da Adestra, 73% dos millennials preferem a comunicação por email, com 44% de nós colados aos smartphones para verificar mensagens ao acordar. Sendo você também um millennial, provavelmente usa o email para todas as comunicações principais, mas sabe como se apresentar em um email?
Todos já recebemos aquele e-mail que nos fez sentir uma pontada de simpatia pelo remetente.
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Assunto: Olá! Olá, Gostaria de falar sobre a posição. Jane |
A Jane fez algo de errado no seu e-mail de apresentação? Ela incluiu uma saudação, listou a sua razão para enviar o e-mail, e terminou com a sua assinatura. À superfície, parece que ela fez tudo certo, mas para aqueles de nós que vêm dos tempos de Emily Post, sabemos que há muito mais na etiqueta de e-mail do que uma frase singular.
O que é um e-mail de auto-apresentação?
Quando se trata de causar uma primeira impressão através de e-mail, uma mensagem de auto-apresentação pode desempenhar um papel crucial. Permite-te apresentares-te a alguém que ainda não te conhece, seja para uma oportunidade de emprego, procurar conselhos, ou apresentar um produto ou serviço.
Embora um e-mail de auto-apresentação não seja um substituto para escrever uma carta de apresentação ou currículo, pode definir o tom para comunicações futuras, assim como os estudantes usam um serviço pago de escrita de ensaios para definir a estrutura certa para o seu ensaio. A chave para criar um e-mail de auto-apresentação eficaz é captar a atenção do destinatário e gerar o seu interesse no que tens para oferecer.
Melhora a Tua Escrita de E-mail Passo-a-Passo
Vamos analisar o e-mail acima e passar pelos passos para melhorá-lo.
1. Encontra uma Ligação Partilhada
Antes de contactares alguém num e-mail, é benéfico avaliar se tens alguma ligação comum com o destinatário. Se estás ciente de um conhecido mútuo que trabalha na mesma organização ou que frequentou a mesma instituição educacional, considera perguntar se estaria disposto a facilitar uma apresentação ou permitir que menciones o seu nome no teu e-mail. Isto pode ajudar a estabelecer credibilidade e aumentar a probabilidade do teu e-mail ser recebido positivamente.
Dica: Ao enviares e-mails de apresentação, especialmente através de Wi-Fi público, considera descarregar uma VPN para proteger as tuas informações pessoais e garantir que a tua comunicação permanece segura.
2. Linhas de Assunto de E-mail
O que te faz importar o suficiente para clicares num artigo ou abrires um e-mail que chega à tua caixa de entrada? A linha de assunto, claro.
Para um e-mail introdutório que chame a atenção do teu destinatário desejado, precisas de escrever uma linha de assunto adequada e profissional. Se queres apresentar-te formalmente via e-mail, não tens de dizer isso na linha de assunto.
Embora pudesses dizer, "Olá, sou a Jane," na tua linha de assunto (mas por favor não faças isso), porque não dar uma pista sobre o conteúdo do teu e-mail? Experimenta algo como "Consulta sobre Posição de Marketing Aberta."
Parece decididamente oficial, mas a realidade é que estás a escrever um e-mail profissional. Não queres que a tua linha de assunto diga, "Ei, É a Jane! Só Queria Apresentar-me!" Guarda as informalidades subtis para o corpo.
3. A Saudação
Apresentas-te a pessoas novas a toda a hora - na vida real, nas redes sociais, ou através de (adivinhaste) e-mails. Mas se um sorriso e "olá" podem ser suficientes numa comunicação pessoal para iniciar uma troca cordial, num e-mail, são as primeiras linhas que podem levar o destinatário a continuar a ler ou fechar o e-mail. Isso inclui as saudações formais ou divertidas de e-mail.
Então, como escolhes uma saudação adequada? O primeiro passo é pensar no teu destinatário:
- Quem é esta pessoa?
- Por que lhe estou a escrever?
- Quão formal ou informal devo ser?
Isto pode parecer contraproducente porque, como discutimos, este é um e-mail profissional. Mas, sabes, os negócios estão a mudar. Já não escrevemos e-mails desligados uns aos outros - começámos a tratar-nos uns aos outros com um nível de cordialidade.
Como começas um e-mail profissional?
Caro João -> Para uma pessoa de negócios oficial e profissional, professor, etc.
Olá, João -> Para uma mensagem menos formal e provavelmente uma pessoa de negócios mais jovem
João, -> Universal, a saudação para essencialmente qualquer ocasião
Começar apenas com o nome do destinatário pode parecer demasiado casual, mas a realidade é que é perfeito. É sucinto e vai direto ao ponto de quem estás a dirigir-te.
Um grande não-não é escrever "A quem possa interessar" no lugar de uma saudação. Se não conheces a pessoa, a melhor maneira de começar uma conversa é apenas um "Olá" seguido de uma explicação de quem és, como obtiveste o endereço de e-mail dela, e pedir um nome. Há mais sobre isso na próxima secção.
4. Usa o Nome do Destinatário
Ao escrever um e-mail de apresentação, é crucial causar uma ótima primeira impressão. E que melhor maneira de fazer isso do que destacar o destinatário? Antes de mergulhar na tua apresentação, reserva um momento para expressar a tua admiração pelo trabalho dela ou pela empresa que representa. Isso pode ser tão simples como mencionar um projeto específico ou conquista que te impressiona. Além disso, encontrar um terreno comum, como uma alma mater partilhada ou cidade natal, pode fazer uma ligação forte logo de início. Então, começa o teu e-mail fazendo o destinatário sentir-se apreciado e valorizado.
5. Esclarece o Teu Propósito para Contactar
No corpo do e-mail, é importante comunicar claramente a razão para contactar. Começa por te apresentar brevemente e mencionar como encontraste o endereço de e-mail dela. Se foi através de uma ligação mútua, não hesites em mencionar o nome dela para adicionar credibilidade à tua apresentação. Depois, declara sucintamente o propósito do teu e-mail e por que lhe estás a contactar. Seja para perguntar sobre uma oportunidade de emprego, solicitar informação ou pedir uma reunião, certifica-te de ser claro e direto no teu pedido.
6. Fecha o E-mail com um Pedido Educado
A conclusão do teu e-mail deve apresentar um pedido claro e conciso ou chamada à ação para o destinatário. Certifica-te de que o teu pedido é breve, específico e enquadrado como um pedido educado, não uma exigência. Por exemplo, podes expressar a tua esperança de que considerem a tua candidatura a emprego, e incluir o teu currículo como anexo. Ao terminar com um pedido respeitoso e bem articulado, aumentas a probabilidade de uma resposta positiva do destinatário.
7. O Fecho
É sempre uma boa ideia expressar a tua gratidão antes de terminar o e-mail. Mostra que compreendes o horário ocupado do destinatário e aprecias que ele tire tempo para ler o teu e-mail. Um fecho profissional, como "Atenciosamente" ou "Cumprimentos", pode ajudar a deixar uma impressão positiva. Não te esqueças de incluir as tuas informações de contacto sob a tua assinatura para referência futura. Se tens um perfil profissional online ou portfólio de trabalho, considera adicionar links para estes também. Ao fazê-lo, tornarás mais fácil para o destinatário conhecer-te melhor e ver o valor que trazes para a mesa.
8. Revê
E por último, mas não menos importante, certifica-te sempre de rever o teu e-mail. Dedicar tempo a verificar quaisquer erros tipográficos, erros gramaticais, ou frases estranhas pode fazer toda a diferença em deixar uma impressão positiva no teu destinatário. Para ser extra cauteloso, podes até pedir a um amigo ou colega para dar uma vista de olhos rápida no teu e-mail antes de premires enviar. Lembra-te, as primeiras impressões são importantes, e enviar um e-mail sem erros ajudar-te-á a destacar e mostrar que és profissional e atento aos detalhes.
Modelo de E-mail de Apresentação Formal
Considera usar este modelo para escrever um e-mail de apresentação formal:
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Assunto: [Tópico principal] Caro/a [nome do destinatário], O meu nome é [inclui o teu primeiro e último nome], e eu [inclui um elogio sobre o destinatário]. Estou a contactar-te hoje porque [fornece uma explicação breve mas específica da tua razão]. Espero [inclui a tua chamada à ação aqui]. Obrigado/a pela tua consideração e tempo. Atenciosamente, [O teu nome] [Informação de contacto] |
E aí tens. Formato simples, direto ao ponto e impactante para impressionar a Emily.
FAQ
Como me apresento profissionalmente?
Ao apresentar-te formalmente, usa o teu nome completo e o teu título de trabalho. Se estás a candidatar-te a um emprego numa empresa mais conservadora, aplica um tom formal. Mas se te estás a apresentar a uma start-up liderada por pessoas mais jovens, podes ser reservado mas informal. Não te esqueças de começar um e-mail saudando diretamente o recetor, e assina sempre a primeira mensagem.
Como posso apresentar-me rapidamente?
Na forma de e-mail, uma boa maneira de te apresentares rapidamente é adicionando uma saudação e declarando o teu nome, posição (se for uma apresentação profissional), e razão para escrever.
