Написать Вводное Письмо как Профессионал: Полное Руководство
Мы, миллениалы, зависим от электронной почты. Мы проживаем свою повседневную жизнь вокруг виртуальных почтовых ящиков и получаем большинство радостных или печальных известий с их помощью. Согласно исследованию Adestra, 73% миллениалов предпочитают общение по электронной почте, и 44% из нас просматривают сообщения на смартфонах сразу после пробуждения. Если вы тоже миллениал, то наверняка используете электронную почту для всех важных коммуникаций, но знаете ли вы, как представиться в письме?
Мы все получали такие электронные письма, которые заставляли нас почувствовать немного сочувствия к отправителю.
|
Тема: Привет! Привет, Я хотела бы поговорить о должности. Жанна |
Сделала ли Жанна что-то неправильно в своем письме самопрезентации по электронной почте? Она включила приветствие, указала причину отправки письма и закончила подписью. На первый взгляд кажется, что она все сделала правильно, но для тех из нас, кто помнит времена Эмили Пост, мы знаем, что этикет электронной почты - это гораздо больше, чем одно предложение.
Что такое письмо самопрезентации по электронной почте?
Когда дело доходит до создания первого впечатления по электронной почте, сообщение самопрезентации может играть решающую роль. Оно позволяет представиться тому, кто вас еще не знает, будь то возможность трудоустройства, поиск совета или презентация продукта или услуги.
Хотя письмо самопрезентации по электронной почте не является заменой написанию сопроводительного письма или резюме, оно может задать тон для будущего общения, как студенты используют платный сервис написания эссе для создания правильной структуры своего эссе. Ключ к созданию эффективного письма самопрезентации по электронной почте заключается в том, чтобы привлечь внимание получателя и вызвать его интерес к тому, что вы можете предложить.
Улучшите написание электронных писем пошагово
Давайте разберем приведенное выше письмо и пройдемся по шагам его улучшения.
1. Найдите общую связь
Перед тем как обратиться к кому-то по электронной почте, полезно оценить, есть ли у вас общие связи с получателем. Если вы знаете общего знакомого, который работает в той же организации или учился в том же учебном заведении, рассмотрите возможность спросить, не согласились ли бы они способствовать знакомству или разрешить упомянуть их имя в вашем письме. Это может помочь установить доверие и увеличить вероятность того, что ваше письмо будет воспринято положительно.
Совет: При отправке вступительных писем, особенно через общественный Wi-Fi, рассмотрите возможность загрузки VPN для защиты вашей личной информации и обеспечения безопасности вашего общения.
2. Темы электронных писем
Что заставляет вас кликнуть на статью или открыть письмо, попавшее в ваш почтовый ящик? Тема письма, конечно же.
Для вступительного письма, которое привлечет внимание желаемого получателя, вы должны написать подходящую, профессиональную тему. Если вы хотите формально представиться по электронной почте, вам не нужно говорить об этом в теме.
Хотя вы могли бы написать "Привет, я Жанна" в теме письма (но пожалуйста, не делайте этого), почему бы не дать подсказку о содержании вашего письма? Попробуйте что-то вроде "Запрос об открытой должности в маркетинге".
Это кажется определенно официальным, но реальность в том, что вы пишете профессиональное письмо. Вы не хотите, чтобы ваша тема читалась как "Эй, это Жанна! Просто хотела представиться!" Оставьте тонкие неформальности для основного текста.
3. Приветствие
Вы представляетесь новым людям постоянно - в реальной жизни, в социальных сетях или через (вы угадали) электронные письма. Но если улыбка и "привет" могут быть достаточными в личном общении для начала сердечного обмена, в электронном письме именно первые строки могут побудить получателя продолжить чтение или закрыть письмо. Это включает формальные или веселые приветствия в письмах.
Итак, как выбрать подходящее приветствие? Первый шаг - подумать о вашем получателе:
- Кто этот человек?
- Почему я пишу ему?
- Насколько формальным или неформальным мне следует быть?
Это может показаться противоречащим здравому смыслу, потому что, как мы обсуждали, это профессиональное письмо. Но знаете что, бизнес меняется. Мы больше не пишем друг другу отстраненные письма - мы начали относиться друг к другу с определенным уровнем сердечности.
Как начать профессиональное письмо?
Уважаемый Иван Петрович -> Для официального, профессионального бизнесмена, профессора и т.д.
Здравствуйте, Иван Петрович -> Для менее формального сообщения и, вероятно, более молодого бизнесмена
Иван Петрович, -> Универсальное приветствие практически для любого случая
Начинать только с имени получателя может показаться слишком непринужденным, но реальность в том, что это идеально. Это лаконично и сразу переходит к сути того, к кому вы обращаетесь.
Большая ошибка - писать "Кого это может касаться" вместо приветствия. Если вы не знаете человека, лучший способ начать разговор - просто "Здравствуйте", за которым следует объяснение того, кто вы, как получили их электронный адрес, и просьба назвать имя. Об этом больше в следующем разделе.
4. Используйте имя получателя
При написании письма самопрезентации по электронной почте крайне важно произвести отличное первое впечатление. И какой лучший способ сделать это, чем выделить получателя? Прежде чем погрузиться в свое представление, найдите момент, чтобы выразить восхищение их работой или компанией, которую они представляют. Это может быть так же просто, как упоминание конкретного проекта или достижения, которым вы впечатлены. Кроме того, нахождение общих точек соприкосновения, таких как общая альма-матер или родной город, может сразу создать прочную связь. Итак, начните свое письмо, заставив получателя почувствовать, что его ценят и уважают.
5. Прояснить цель обращения
В основной части письма важно четко сообщить причину обращения. Начните с краткого представления себя и упоминания того, как вы получили их электронный адрес. Если это было через общую связь, не стесняйтесь упомянуть их имя, чтобы добавить доверия к вашему представлению. Затем кратко изложите цель вашего письма и почему вы обращаетесь к ним. Будь то запрос о возможности трудоустройства, просьба о информации или просьба о встрече, убедитесь, что вы ясны и прямолинейны в своей просьбе.
6. Завершите письмо вежливой просьбой
Заключение вашего письма должно содержать четкую и краткую просьбу или призыв к действию для получателя. Убедитесь, что ваша просьба краткая, конкретная и сформулирована как вежливая просьба, а не требование. Например, вы могли бы выразить надежду, что они рассмотрят вашу заявку на работу, и приложить свое резюме в качестве вложения. Завершая уважительной и хорошо сформулированной просьбой, вы увеличиваете вероятность положительного ответа от получателя.
7. Подпись
Всегда хорошая идея выразить благодарность перед завершением письма. Покажите, что вы понимаете плотный график получателя и цените то, что он потратил время на чтение вашего письма. Профессиональное завершение, такое как "С уважением" или "С наилучшими пожеланиями", может помочь оставить положительное впечатление. Не забудьте включить свою контактную информацию под подписью для будущего использования. Если у вас есть онлайн профессиональный профиль или рабочее портфолио, рассмотрите возможность добавления ссылок на них также. Таким образом, вы облегчите получателю возможность лучше узнать вас и увидеть ценность, которую вы приносите.
8. Корректура
И наконец, но не менее важно, всегда убеждайтесь, что вы корректируете свое письмо. Потратить время на проверку опечаток, грамматических ошибок или неловких формулировок может иметь решающее значение в оставлении положительного впечатления на вашего получателя. Для дополнительной осторожности вы можете даже попросить друга или коллегу быстро просмотреть ваше письмо перед отправкой. Помните, первые впечатления важны, и отправка безошибочного письма поможет вам выделиться и показать, что вы профессиональны и внимательны к деталям.
Шаблон формального вступительного письма
Рассмотрите использование этого шаблона для написания формального вступительного письма:
|
Тема: [Основная тема] Уважаемый [имя получателя], Меня зовут [укажите ваше имя и фамилию], и я [включите комплимент о получателе]. Я обращаюсь к вам сегодня, потому что [предоставьте краткое, но конкретное объяснение вашей причины]. Я надеюсь [включите сюда ваш призыв к действию]. Спасибо за ваше внимание и время. С уважением, [Ваше имя] [Контактная информация] |
И вот вам это. Простой, по существу и впечатляющий формат, чтобы произвести впечатление на Эмили.
FAQ
Как представиться профессионально?
При формальном представлении используйте свое полное имя и должность. Если вы подаете заявку на работу в более консервативной компании, применяйте формальный тон. Но если вы представляетесь стартапу, руководимому молодыми людьми, вы можете быть сдержанными, но неформальными. Не забывайте начинать письмо с прямого приветствия получателя и всегда подписывайте первое сообщение.
Как быстро представиться?
В форме электронного письма хороший способ быстро представиться - добавить приветствие и указать свое имя, должность (если это профессиональное представление) и причину написания.
