Jak Napisać Profesjonalny E-mail Wprowadzający: Kompletny Przewodnik
Jako milenialsi, żyjemy e-mailami. Nasze życie kręci się wokół wirtualnych skrzynek odbiorczych, a najczęściej radosne lub niepokojące wiadomości otrzymujemy drogą e-mailową. Według badania Adestra, 73% millenialsów preferuje komunikację przez e-mail, a 44% z nas sprawdza wiadomości na smartfonach zaraz po przebudzeniu. Jako milenials, prawdopodobnie używasz e-maila do większości ważnych komunikacji, ale czy wiesz, jak się przedstawić w wiadomości e-mail?
Wszyscy otrzymaliśmy kiedyś tego rodzaju email, który wywołał w nas odrobinę współczucia dla nadawcy.
|
Temat: Dzień dobry! Witam, Chciałabym porozmawiać o stanowisku. Kasia |
Czy Kasia zrobiła coś złego w swoim emailu auto-prezentacyjnym? Dołączyła powitanie, podała powód wysłania wiadomości i zakończyła podpisem. Na pierwszy rzut oka wydaje się, że zrobiła wszystko dobrze, ale dla tych z nas, którzy pamiętają czasy Emily Post, wiemy, że etykieta email to znacznie więcej niż pojedyncze zdanie.
Czym jest email auto-prezentacyjny?
Jeśli chodzi o robienie pierwszego wrażenia przez email, wiadomość auto-prezentacyjna może odegrać kluczową rolę. Pozwala przedstawić się komuś, kto Cię jeszcze nie zna, czy to w sprawie możliwości zatrudnienia, szukania rady, czy prezentacji produktu lub usługi.
Chociaż email auto-prezentacyjny nie zastępuje pisania listu motywacyjnego lub CV, może nadać ton przyszłej komunikacji, tak jak studenci używają płatnych usług pisania esejów aby nadać właściwą strukturę swoim pracom. Kluczem do skutecznego emaila auto-prezentacyjnego jest przyciągnięcie uwagi odbiorcy i wzbudzenie jego zainteresowania tym, co masz do zaoferowania.
Popraw swoje pisanie emaili krok po kroku
Przeanalizujmy powyższy email i przejdźmy przez kroki jego poprawy.
1. Znajdź wspólne powiązanie
Przed skontaktowaniem się z kimś przez email, korzystne jest sprawdzenie, czy masz jakieś wspólne znajomości z odbiorcą. Jeśli znasz wzajemnego znajomego, który pracuje w tej samej organizacji lub uczęszczał do tej samej instytucji edukacyjnej, rozważ zapytanie, czy byłby skłonny ułatwić przedstawienie lub pozwolić ci wspomnieć jego imię w emailu. Może to pomóc w budowaniu wiarygodności i zwiększeniu prawdopodobieństwa pozytywnego odbioru twojego emaila.
Wskazówka: Gdy wysyłasz emaile wprowadzające, szczególnie przez publiczne Wi-Fi, rozważ pobranie VPN aby chronić swoje dane osobowe i zapewnić bezpieczeństwo komunikacji.
2. Tematy emaili
Co sprawia, że zależy ci na kliknięciu w artykuł lub otwarciu emaila, który trafia do twojej skrzynki? Oczywiście temat.
Aby email wprowadzający przyciągnął uwagę wybranego odbiorcy, musisz napisać odpowiedni, profesjonalny temat. Jeśli chcesz formalnie przedstawić się przez email, nie musisz tego mówić w temacie.
Chociaż możesz napisać "Cześć, jestem Kasia" w temacie (ale proszę tego nie rób), dlaczego nie dać wskazówkę co do treści emaila? Spróbuj czegoś w rodzaju "Zapytanie o otwarte stanowisko marketingowe".
Wydaje się to zdecydowanie oficjalne, ale rzeczywistość jest taka, że piszesz profesjonalny email. Nie chcesz, żeby twój temat brzmiał "Hej, to Kasia! Chciałam się przedstawić!" Zostaw subtelne nieformalne elementy dla treści.
3. Powitanie
Przedstawiasz się nowym ludziom cały czas - w prawdziwym życiu, w mediach społecznościowych, czy przez (zgadłeś) emaile. Ale jeśli uśmiech i "cześć" może wystarczyć w komunikacji osobistej do rozpoczęcia serdecznej wymiany, w emailu to pierwsze linie mogą skłonić odbiorcę do dalszego czytania lub zamknięcia wiadomości. Dotyczy to również formalnych lub zabawnych powitania emailowych.
Jak więc wybrać odpowiednie powitanie? Pierwszym krokiem jest pomyślenie o odbiorcy:
- Kim jest ta osoba?
- Dlaczego do niej piszę?
- Jak formalny lub nieformalny powinienem być?
Może się to wydawać sprzeczne z intuicją, ponieważ, jak omawialiśmy, to jest profesjonalny email. Ale wiesz, biznes się zmienia. Nie piszemy już odłączonych emaili do siebie - zaczęliśmy traktować się nawzajem z pewnym poziomem serdeczności.
Jak zacząć profesjonalny email?
Szanowny Panie Janie -> Dla oficjalnej, profesjonalnej osoby biznesowej, profesora, itp.
Dzień dobry, Panie Janie -> Dla mniej formalnej wiadomości i prawdopodobnie młodszej osoby biznesowej
Panie Janie, -> Uniwersalne, powitanie na zasadniczo każdą okazję
Rozpoczęcie tylko od imienia odbiorcy może wydawać się zbyt casualowe, ale rzeczywistość jest taka, że jest idealne. Jest zwięzłe i idzie prosto do sedna tego, do kogo się zwracasz.
Wielkim błędem jest pisanie "Do wiadomości zainteresowanych" zamiast powitania. Jeśli nie znasz osoby, najlepszym sposobem na rozpoczęcie rozmowy jest po prostu "Dzień dobry", po którym następuje wyjaśnienie kim jesteś, skąd masz jej adres email i prośba o imię. Więcej na ten temat w następnej sekcji.
4. Użyj imienia odbiorcy
Pisząc email auto-prezentacyjny, kluczowe jest zrobienie świetnego pierwszego wrażenia. A czy jest lepszy sposób na to niż wyróżnienie odbiorcy? Przed zagłębieniem się w swoje przedstawienie, poświęć chwilę na wyrażenie podziwu dla ich pracy lub firmy, którą reprezentują. Może to być tak proste, jak wspomnienie konkretnego projektu lub osiągnięcia, które cię imponuje. Dodatkowo, znalezienie wspólnej płaszczyzny, takiej jak wspólna alma mater lub miasto pochodzenia, może stworzyć silne połączenie od samego początku. Zacznij więc swój email sprawiając, by odbiorca poczuł się doceniony i ceniony.
5. Wyjaśnij cel swojego kontaktu
W treści emaila ważne jest jasne komunikowanie powodu kontaktu. Zacznij od krótkiego przedstawienia się i wspomnienia, jak trafiłeś na ich adres email. Jeśli było to przez wzajemnego znajomego, nie wahaj się wspomnieć jego imię, aby dodać wiarygodności swojemu przedstawieniu. Następnie zwięźle określ cel swojego emaila i dlaczego się z nimi kontaktujesz. Czy to zapytanie o możliwość zatrudnienia, prośba o informacje czy prośba o spotkanie, upewnij się, że jesteś jasny i bezpośredni w swojej prośbie.
6. Zakończ email grzeczną prośbą
Zakończenie twojego emaila powinno zawierać jasną i zwięzłą prośbę lub wezwanie do działania dla odbiorcy. Upewnij się, że twoja prośba jest krótka, konkretna i sformułowana jako grzeczna prośba, a nie żądanie. Na przykład, możesz wyrazić nadzieję, że rozważą twoją aplikację o pracę i dołączyć swoje CV jako załącznik. Kończąc z szacunkową i dobrze sformułowaną prośbą, zwiększasz prawdopodobieństwo pozytywnej odpowiedzi od odbiorcy.
7. Podpis
Zawsze dobrym pomysłem jest wyrażenie wdzięczności przed zakończeniem emaila. Pokaż, że rozumiesz napięty harmonogram odbiorcy i doceniasz, że poświęcił czas na przeczytanie twojego emaila. Profesjonalne zakończenie, takie jak "Z poważaniem" lub "Łączę pozdrowienia", może pomóc pozostawić pozytywne wrażenie. Nie zapomnij dołączyć swoich danych kontaktowych pod podpisem na przyszłość. Jeśli masz internetowy profil zawodowy lub portfolio pracy, rozważ dodanie linków do nich również. W ten sposób ułatwisz odbiorcy lepsze poznanie cię i zobaczenie wartości, którą wnosisz.
8. Korekta
I wreszcie, ale nie najmniej ważne, zawsze upewnij się, że korygujesz swój email. Poświęcenie czasu na sprawdzenie błędów pisowni, gramatycznych lub niezręcznych sformułowań może zrobić ogromną różnicę w pozostawieniu pozytywnego wrażenia na odbiorcy. Dla dodatkowej ostrożności, możesz nawet poprosić przyjaciela lub kolegę o szybkie przejrzenie twojego emaila przed wysłaniem. Pamiętaj, pierwsze wrażenia są ważne, a wysłanie emaila bez błędów pomoże ci się wyróżnić i pokazać, że jesteś profesjonalny i dbasz o szczegóły.
Szablon formalnego emaila auto-prezentacyjnego
Rozważ użycie tego szablonu do napisania formalnego emaila auto-prezentacyjnego:
|
Temat: [Główny temat] Szanowny/a [imię odbiorcy], Nazywam się [podaj swoje imię i nazwisko], i [dołącz komplement dla odbiorcy]. Kontaktuję się z Panem/Panią dzisiaj, ponieważ [podaj krótkie, ale konkretne wyjaśnienie swojego powodu]. Mam nadzieję [dołącz tutaj swoje wezwanie do działania]. Dziękuję za rozważenie i poświęcony czas. Z poważaniem, [Twoje imię] [Dane kontaktowe] |
I to wszystko. Prosty, konkretny i skuteczny format, który zrobi wrażenie na Emily.
FAQ
Jak przedstawić się profesjonalnie?
Przedstawiając się formalnie, użyj pełnego imienia i nazwiska oraz stanowiska. Jeśli aplikujesz do pracy w bardziej konserwatywnej firmie, zastosuj formalny ton. Ale jeśli przedstawiasz się start-upowi kierowanemu przez młodszych ludzi, możesz być powściągliwy, ale nieformalny. Nie zapomnij zacząć emaila od bezpośredniego powitania odbiorcy i zawsze podpisać pierwszą wiadomość.
Jak mogę przedstawić się szybko?
W formie emaila, dobrym sposobem na szybkie przedstawienie się jest dodanie powitania i podanie swojego imienia, stanowiska (jeśli to przedstawienie zawodowe) oraz powodu pisania.
