E-Mail-Tracking: Verabschieden Sie sich von Vermutungen
Wie oft haben Sie eine E-Mail gesendet und sich dann gefragt, was damit passiert ist? Ist sie verloren gegangen oder wurde sie vom Empfänger ignoriert? Sollte man nachfassen oder ist es zu früh? Nur E-Mail-Tracking kann Ihnen diese Antworten liefern.
Unwissen über E-Mail-Kennzahlen kann Unternehmen wertvolle Zeit und Geld kosten. Es beginnt mit der Betreffzeile (ob es sich lohnt, darauf zu klicken) und endet mit dem CTA (ob es sich lohnt, es zu tun). Die Menschen erhalten täglich so viele E-Mails, dass Sie wissen müssen, ob sie Ihre überhaupt geöffnet haben.
E-Mail-Tracking liefert Daten, die zeigen, ob Sie in der äußerst überfüllten und wettbewerbsintensiven Posteingangsumgebung eine Chance haben oder ob Sie Ihr Spiel verbessern müssen.
Was genau ist also E-Mail-Tracking und wie hilft es Unternehmen, ihre E-Mail-Kommunikation zu verbessern? Schauen wir uns das näher an!
Was ist E-Mail-Tracking?
E-Mail-Tracking ist eine Methode zur Überwachung des Zustellungsstatus gesendeter E-Mails. Egal, ob Sie einem Kollegen oder einem Interessenten eine E-Mail senden, Sie werden benachrichtigt, wenn er Ihre E-Mail geöffnet hat.
Einige E-Mail-Tracking-Tools können analysieren, wann eine E-Mail geöffnet wird oder sogar die Klickrate auf Links oder Anhänge innerhalb der E-Mail.
Natürlich gibt es große E-Mail-Marketing-Plattformen, die Tracking-Optionen für Massenkommunikation anbieten. Sie können verwendet werden, um die Erfolgsquote großangelegter E-Mail-Kampagnen zu messen und zu sehen, ob sie so funktionieren, wie Sie es sich wünschen. Aber sie sind völlig ungeeignet, um Einblicke in Ihr Arbeits- oder persönliches Postfach zu erhalten.
Wie funktioniert E-Mail-Tracking?
E-Mail-Tracking funktioniert, indem ein kleiner, unsichtbarer Pixel in den HTML-Code einer E-Mail eingebettet wird, der es dem Absender ermöglicht zu wissen, wann und wo die E-Mail vom Empfänger geöffnet und möglicherweise angesehen wurde.
Wenn der Empfänger die E-Mail öffnet, lädt der E-Mail-Client den Pixel herunter, und das Tracking-System meldet dem Absender die Uhrzeit, das Datum und den Standort des E-Mail-Öffnens zurück.
Diese Informationen können verwendet werden, um die Effektivität von E-Mail-Kampagnen zu bestimmen, um mit Kunden oder Interessenten nachzufassen und um die Zustell- und Öffnungsraten wichtiger E-Mails zu überwachen. Der Prozess ist für den Empfänger völlig transparent, der nicht merkt, dass seine E-Mail verfolgt wird.
Warum E-Mails verfolgen?
Das Verfolgen von E-Mails kann ein nützliches Kommunikationswerkzeug sein. Warum? Es kann Ihnen Zeit sparen, Kontext zu einem Gespräch liefern und Ihnen Einblicke in Ihr E-Mail-Marketing geben. Lassen Sie uns zeigen, wie E-Mail-Tracking helfen kann.
Zeit sparen
Das Verfolgen einer E-Mail ermöglicht es dem Absender, Daten darüber zu erhalten, ob der Empfänger interessiert war, die Nachricht zu öffnen oder nicht. Basierend auf diesen Informationen kann der Absender entscheiden, ob es angemessen ist, eine Follow-up-E-Mail zu senden.
Wenn die ursprüngliche E-Mail nicht geöffnet wurde, würde der Absender seine/ihre Zeit mit weiteren unnötigen E-Mails verschwenden. Wenn E-Mails eine niedrigere als durchschnittliche Öffnungsrate haben, könnte der Absender in Erwägung ziehen, an den Betreffzeilen oder der Zielgruppenansprache zu arbeiten.
Den Kontext verstehen
Gute E-Mail-Tracking-Software kann mehr Kontext bieten, als nur festzustellen, ob der Empfänger die E-Mail erhalten und gelesen hat.
Wenn der Empfänger die E-Mail beispielsweise mehrmals an einem Tag geöffnet hat, kann es eine gute Idee sein, sofort nachzufassen.
Sie können auch überprüfen, ob Ihre Anhänge und Links angeklickt wurden, sodass Sie wissen, ob der Empfänger über alles, was Sie gesendet haben, informiert ist.
Einzigartige Einblicke gewinnen
Wenn Sie keine E-Mail verfolgen, kann es sich anfühlen, als wären Sie im Dunkeln darüber, ob eine E-Mail empfangen wurde oder nicht. Mit verfolgten E-Mails können Sie herausfinden:
- Welche Betreffzeilen am häufigsten geöffnet werden;
- Zu welcher Tageszeit Ihre E-Mails am häufigsten geöffnet werden;
- An welchen Wochentagen die Leute Ihre E-Mails öffnen;
- Wie viele Personen durchschnittlich Ihre E-Mails öffnen und lesen;
- Ob der Empfänger einen Anhang geöffnet hat, den Sie in einer E-Mail beigefügt haben, und
- Ob die Links, die Sie in Ihren E-Mails bereitstellen, wertvoll sind und angeklickt werden.
Antwortquoten für E-Mails verbessern
Das Verfolgen von E-Mails ermöglicht es Ihnen zu wissen, wann Ihre E-Mails geöffnet, gelesen und angeklickt werden. So können Sie zeitnah und effektiv mit dem Empfänger nachfassen.
Wichtige Kommunikationen im Blick behalten
Durch das Verfolgen von E-Mails können Sie sicherstellen, dass wichtige Kommunikationen nicht verloren gehen oder vergessen werden.
Verständnis für E-Mail-Engagement
E-Mail-Tracking kann Ihnen Einblicke geben, wie Ihre Empfänger mit Ihren E-Mails interagieren, z. B. welche Links angeklickt werden und wie oft. Dies kann Ihnen helfen, Ihren E-Mail-Inhalt zu verbessern und Ihre Zielgruppe besser zu erreichen.
Produktivität steigern
Durch das Verfolgen von E-Mails können Sie Zeit sparen, indem Sie nicht manuell auf E-Mails nachfassen, die nicht beantwortet wurden.
Bessere Zusammenarbeit
Durch das Verfolgen von E-Mails können Sie sicherstellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind und effektiver zusammenarbeiten können.
Verbesserter Kundenservice
Durch das Verfolgen von E-Mails können Sie sicherstellen, dass Kundenanfragen umgehend bearbeitet werden und dass Probleme zeitnah und zufriedenstellend gelöst werden.
So verfolgen Sie eine E-Mail
Jetzt, wo wir die Vorteile von E-Mail-Tracking-Software kennen, schauen wir uns genauer an, wie man eine E-Mail verfolgt.
#1. Legen Sie eine Unternehmensrichtlinie zum E-Mail-Tracking fest
Erstellen Sie eine Unternehmensrichtlinie, wann und wie verfolgte E-Mails verwendet werden. Bevor Sie verfolgte E-Mails versenden, ist es außerdem wichtig, dass Sie die Datenschutzvorschriften in Ihrem Land einhalten.
Zum Beispiel muss gemäß der Datenschutz-Grundverordnung der EU (DSGVO) der Empfänger über das Tracking der E-Mails informiert sein und zustimmen. Stellen Sie daher sicher, dass Sie diese Informationen in der Datenschutzrichtlinie Ihres Unternehmens aufnehmen. Die Annahme von einwilligungsbasierten Marketing-Praktiken gewährleistet die Einhaltung der Vorschriften und schafft Vertrauen bei Ihrem Publikum, indem es deren Datenschutz und Präferenzen in allen verfolgten E-Mail-Kommunikationen priorisiert.
#2. Installieren Sie die E-Mail-Tracking-Software
Es gibt mehrere E-Mail-Tracking-Tools. Einige Tools sind einfache Browsererweiterungen, während andere ganze Anwendungen sind. Scrollen Sie nach unten, um eine Liste der besten E-Mail-Tracking-Tools auf dem Markt zu finden.
#3. Verfassen Sie die E-Mail
Sobald Sie die E-Mail-Tracking-App installiert haben, müssen Sie Ihre E-Mail verfassen. Denken Sie daran, eine klare Betreffzeile einzufügen, die Ihren Empfänger dazu ermutigt, zu klicken und mehr zu lesen. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Rechtschreibung und Grammatik überprüfen, und beenden Sie die E-Mail mit einer professionellen Signatur.
Wenn Sie Ihre E-Mail-Etikette auffrischen möchten, schauen Sie sich unseren Leitfaden zum Verfassen der perfekten E-Mail hier an.
#4 - Senden Sie die verfolgte E-Mail
Jede Art von E-Mail-Tracking-Software wird etwas unterschiedlich sein. Stellen Sie jedoch sicher, dass die Tracking-Option ausgewählt ist. In Mailbird befindet sich das Symbol für die verfolgte E-Mail am unteren Rand des E-Mail-Fensters.
Drücken Sie schließlich auf "Senden" und freuen Sie sich auf wertvolle Einblicke. Sie werden benachrichtigt, wenn der Empfänger die E-Mail öffnet, also halten Sie durch und warten Sie mindestens 24 Stunden während der Arbeitswoche oder 72 Stunden über das Wochenende, bevor Sie eine Follow-up-Nachricht senden. Dies sollte Ihnen genug Zeit geben, um zu sehen, wie erfolgreich Ihre E-Mail war, und Ihren nächsten Schritt zu planen.
Beste E-Mail-Tracking-Tools
Ein E-Mail-Tracking-Programm zu finden, das alle Ihre Anforderungen erfüllt, kann knifflig sein. Sie müssen die verschiedenen Vorteile der einzelnen Tracking-Tools sowie den Preis und die Benutzerfreundlichkeit betrachten.
Um es Ihnen einfacher zu machen, haben wir eine Liste der fünf besten Tools zusammengestellt, die derzeit auf dem Markt erhältlich sind.
Mailbird
Mailbird ist einer der leistungsstärksten und erschwinglichsten E-Mail-Clients, die für Windows verfügbar sind. Die einzigartige Software ermöglicht es den Benutzern, mehrere Konten in einem einfachen Posteingang zu verwalten.
Mailbird bietet zwei Optionen für das E-Mail-Tracking: Sie können eine kostenlose Browsererweiterung für Gmail installieren oder die E-Mail-Software installieren und E-Mail-Tracking für fast jedes Konto nutzen. Wenn Sie sich für Letzteres entscheiden, erhalten Sie auch Benachrichtigungen, die Ihnen mitteilen, wann und von wem Ihre E-Mail geöffnet wurde.
Die Gmail-Erweiterung ermöglicht es Ihnen, nachzuvollziehen, wann eine E-Mail geöffnet wurde und wie oft sie gelesen wurde. Sie funktioniert auch für Gruppennachrichten! Sie werden wissen, wie viele Empfänger Ihre E-Mail geöffnet und gelesen haben, damit Sie den anderen eine Erinnerung senden können.
Vorteile des E-Mail-Trackings mit Mailbird:
- Kompatibel mit allen E-Mail-Adressen und Anbietern.
- Funktioniert für Gruppennachrichten.
- Persönliche Daten bleiben privat (einschließlich Standort, E-Mail-Daten usw.). Mailbird verfolgt nur die Zeit, zu der eine E-Mail geöffnet wird. Das bedeutet, Sie werden keine Probleme mit der DSGVO haben.
Preise: Die Erweiterung ist kostenlos. Aber Sie können den Mailbird-E-Mail-Client mit der Funktion für E-Mail-Tracking ab 3,25 $/Monat (das sind 39 $ im Jahr) nutzen.
Mailtrack
Mailtrack ist eine kostenlose E-Mail-Tracking-App für Gmail und Outlook. Es ist derzeit das einzige E-Mail-Tracking-System, das mit der offiziellen Gmail-App integriert ist.
Die Basisversion von Mailtrack ist ideal für Unternehmen mit einem knappen Budget.
Vorteile des E-Mail-Trackings mit Mailtrack:
- Die Basisversion bietet unbegrenzt verfolgte E-Mails kostenlos an.
- Integriert sich mit der offiziellen Gmail-App.
- Daten sind sicher und werden niemals mit Dritten geteilt.
- Benachrichtigungen, wenn Ihre E-Mails geöffnet werden.
Preise: Beginnt kostenlos.
HubSpot
HubSpot bietet eine kostenlose HubSpot Sales-Erweiterung für den Chrome-Browser, die mit Ihrem Gmail-Konto verbunden ist. In der kostenlosen Version sind E-Mail-Tracking, ein Terminplaner und verschiedene E-Mail-Vorlagen enthalten.
Vorteile des E-Mail-Trackings mit HubSpot:
- Die Basisversion der HubSpot Sales-Erweiterung ist kostenlos.
- Erhalten Sie eine Benachrichtigung, wenn der Empfänger Ihre E-Mail öffnet und auf einen Link darin klickt.
- Protokollieren Sie Kundenkommunikationen direkt aus Gmail in Ihrem CRM.
Preise: Beginnt kostenlos.
Yesware
Yesware ist ein Add-On für Outlook und Gmail, das speziell für Vertriebsprofis entwickelt wurde, die bereit sind, ein wenig mehr in ihr E-Mail-Marketing-Budget zu investieren. Die Yesware-Software bietet E-Mail-Tracking, Sales-E-Mail-Vorlagen und einen einfachen Terminplaner sowie eine CRM-Integration für Outlook- und Gmail-Nutzer.
Vorteile des E-Mail-Trackings mit Yesware:
- Hilft dabei, festzustellen, welche Interessenten Ihre besten Leads sind;
- Benachrichtigung, wenn ein Interessent Ihre E-Mail öffnet und liest oder auf einen Link in der E-Mail klickt; und
- Ein einfaches Dashboard, das E-Mail-Daten zu Öffnungs-, Klick- und Antwortraten anzeigt.
Preise: Beginnt ab 15 $ pro Monat.
Salesforce
Salesforce ist eine Software für Kundenbeziehungsmanagement. Es ist eine integrierte Plattform, die für verschiedene Unternehmensabteilungen, einschließlich Vertrieb, Kundenservice und Marketing, mit einer Funktionalität für E-Mail-Tracking entwickelt wurde.
Vorteile des E-Mail-Trackings mit Salesforce:
- Integriert sich direkt in Gmail oder Outlook;
- Erstellen Sie Salesforce-Berichte, um Daten für mehr Einblicke zu filtern.
- Protokollieren Sie alle Kundenkommunikationen direkt in Ihrem Salesforce-Konto; und
- Synchronisieren Sie Ihren Salesforce-Kalender und Ihre Kontakte nahtlos über Geräte hinweg.
Preise: Beginnt bei 25 $ pro Monat.
Vergleichstabelle für E-Mail-Tracking-Software
| Mailbird | Mailtrack | HubSpot | Yesware | Salesforce | |
|---|---|---|---|---|---|
| Automatische Benachrichtigung wenn der Empfänger die E-Mail öffnet |
✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Gruppen-E-Mail-Funktion | ✅ | ❌ | ❌ | ✅ | ✅ |
| Kompatibilität mit allen E-Mail-Anbietern |
✅ | ❌ | ❌ | ✅ | ✅ |
| Erschwinglichkeit | 5/5 ⭐⭐⭐⭐ |
5/5 ⭐⭐⭐⭐⭐ |
5/5 ⭐⭐⭐⭐⭐ |
2/5 ⭐⭐ |
1/5 ⭐ |
| Preise | Beginnt kostenlos | Beginnt kostenlos | Beginnt kostenlos | Beginnt bei 15 $ pro Monat | Beginnt bei 25 $ pro Monat |
Fazit
E-Mail-Tracking-Tools sind eine wertvolle Ergänzung für Ihr E-Mail-Marketing-Toolkit. Zu wissen, wann Ihre Interessenten Ihre E-Mails öffnen und wann Sie nachfassen sollten, kann Ihnen und Ihrem Team Zeit und Geld sparen.
Wenn Sie Ihre E-Mail-Strategie auf das nächste Level heben möchten und nie wieder fragen wollen, ob Ihre E-Mail den Spam-Ordner erreicht hat, probieren Sie Mailbird. Es erfüllt alle Anforderungen für E-Mail-Tracking und ist außerdem ein E-Mail-Client. Mailbird ist günstig und Sie bekommen, wofür Sie bezahlen, und noch mehr.
FAQ zum E-Mail-Tracking
Wie kann ich eine E-Mail kostenlos verfolgen?
Obwohl Google Analytics kein speziell für das E-Mail-Tracking entwickeltes Tool ist, kann es als kostenloser E-Mail-Tracker verwendet werden. Durch das Erstellen einer verfolgbaren URL und das Verstecken dieser in Ihrer E-Mail als Bildpixel können Sie verfolgen, wann die E-Mail geöffnet wurde. Das Einrichten in Google Analytics kann jedoch verwirrend sein. Die Verwendung einer der oben aufgeführten Drittanbieter-Apps könnte Ihnen eine beträchtliche Menge an Zeit und Frustration ersparen.
Wie können Sie feststellen, ob jemand Ihre E-Mail gelesen hat?
Die E-Mail-Tracking-Software sollte Sie automatisch benachrichtigen, wenn eine E-Mail geöffnet wurde. In Mailbird können Sie sehen, welche Kontakte die E-Mail gelesen haben, indem Sie einfach über das E-Mail-Tracking-Symbol fahren. Dadurch wird eine Liste der Empfänger und die Daten angezeigt, an denen sie die E-Mail geöffnet haben.
Ist E-Mail-Tracking illegal?
E-Mail-Tracking ist in den meisten Ländern legal. In der EU besagt die DSGVO, dass Empfänger zugestimmt haben müssen, um verfolgte E-Mails zu erhalten, wenn sie sich für Ihren Dienst anmelden. Es wird als gute Praxis angesehen, E-Mail-Tracking in die Datenschutz- und Datenrichtlinie Ihres Unternehmens aufzunehmen, um mögliche Probleme in der Zukunft zu vermeiden.
