Śledzenie e-maili: Pożegnaj się z domysłami na zawsze
Ile razy wysłałeś e-maila, a potem czekałeś w niepewności, co się z nim stało? Czy został pominięty, czy odbiorca go zignorował? Czy już można wysłać przypomnienie, czy to za wcześnie? Tylko śledzenie e-maili da Ci te odpowiedzi.
Bycie w ciemności na temat metryk e-mailowych może kosztować firmy cenny czas i pieniądze. Zaczyna się od tematu (czy warto kliknąć) i kończy na CTA (czy warto to zrobić). Ludzie otrzymują tak wiele e-maili dziennie, że musisz wiedzieć, czy w ogóle otworzyli twojego.
Śledzenie e-maili dostarcza danych, które pokazują, czy masz szansę w niezwykle zatłoczonym i konkurencyjnym środowisku skrzynki odbiorczej, czy też musisz poprawić swoje umiejętności.
Więc czym dokładnie jest śledzenie e-maili i jak działa, aby pomóc firmom poprawić ich komunikację e-mailową? Przyjrzyjmy się temu bliżej!
Co to jest śledzenie e-maili?
Śledzenie e-maili to metoda monitorowania statusu dostarczenia wysłanych e-maili. Niezależnie od tego, czy wysyłasz wiadomość do kolegi, czy potencjalnego klienta, otrzymasz powiadomienie, gdy otworzą twojego e-maila.
Niektóre narzędzia do śledzenia e-maili mogą analizować czas, w którym e-mail został otwarty, a nawet wskaźniki klikalności na wszelkie linki lub załączniki w wiadomości.
Oczywiście są duże platformy do marketingu e-mailowego, które oferują opcje śledzenia dla masowych wiadomości. Mogą być używane do mierzenia wskaźników sukcesu dużych kampanii e-mailowych, aby sprawdzić, czy osiągają oczekiwane wyniki. Jednak są całkowicie nieodpowiednie do uzyskania informacji o twojej skrzynce roboczej lub osobistej.
Jak działa śledzenie e-maili?
Śledzenie e-maili działa poprzez osadzenie małego, niewidocznego piksela w kodzie HTML e-maila, co pozwala nadawcy dowiedzieć się, kiedy i gdzie e-mail został otwarty oraz potencjalnie wyświetlony przez odbiorcę.
Kiedy odbiorca otworzy e-mail, klient poczty pobierze piksel, a system śledzenia zgłosi do nadawcy czas, datę i lokalizację otwarcia e-maila.
Te informacje mogą być używane do określenia skuteczności kampanii e-mailowych, follow-upów z klientami lub potencjalnymi klientami oraz monitorowania wskaźników dostarczenia i otwarcia ważnych e-maili. Proces ten jest całkowicie przejrzysty dla odbiorcy, który nie jest świadomy, że jego e-mail jest śledzony.
Dlaczego śledzić e-maile?
Śledzenie e-maili może być przydatnym narzędziem komunikacyjnym. Dlaczego? Może zaoszczędzić czas, dostarczyć kontekstu rozmowie i dać wgląd w Twoje działania marketingowe związane z e-mailem. Pokażemy, jak śledzenie e-maili może pomóc.
Zaoszczędź czas
Śledzenie e-maila pozwala nadawcy uzyskać dane na temat tego, czy odbiorca był zainteresowany otwarciem wiadomości, czy nie. Na podstawie tych informacji nadawca może określić, czy odpowiednie jest przesłanie wiadomości przypominającej.
Jeśli oryginalny e-mail nie został otwarty, to nadawca marnowałby czas na kolejne zbędne wiadomości. Jeśli e-maile mają niższy niż średni wskaźnik otwarcia, nadawca może rozważyć pracę nad tematami wiadomości lub targetowaniem.
Zrozumieć kontekst
Dobre oprogramowanie do śledzenia e-maili może dostarczyć więcej kontekstu niż tylko możliwość ustalenia, czy odbiorca otrzymał i przeczytał e-mail.
Na przykład, jeśli odbiorca otworzył e-mail wielokrotnie w ciągu dnia, to dobrym pomysłem może być natychmiastowe follow-up.
Możesz również sprawdzić, czy załączniki i linki zostały kliknięte, więc wiesz, czy odbiorca jest na bieżąco ze wszystkim, co przesłałeś.
Zyskaj unikalny wgląd
Jeśli nie śledzisz e-maili, możesz czuć się jak w ciemności, nie wiedząc, czy e-mail został odebrany, czy nie. Dzięki śledzonym e-mailom możesz dowiedzieć się:
- Które tematy wiadomości są otwierane najczęściej;
- O której porze dnia Twoje e-maile są otwierane najczęściej;
- W które dni tygodnia ludzie otwierają Twoje e-maile;
- Ile osób, średnio, otwiera i czyta Twoje e-maile;
- Czy odbiorca otworzył załącznik dołączony do e-maila oraz
- Czy linki, które podajesz w swoich e-mailach, są wartościowe i są klikane.
Popraw wskaźniki odpowiedzi na e-maile
Śledzenie e-maili pozwala Ci wiedzieć, kiedy Twoje e-maile są otwierane, czytane i klikane. W ten sposób możesz szybko i skutecznie skontaktować się z odbiorcą.
Monitorowanie ważnych komunikacji
Śledząc e-maile, możesz zapewnić, że ważne komunikaty nie zostaną zgubione ani zapomniane.
Zrozumienie zaangażowania w e-mailach
Śledzenie e-maili może dostarczyć Ci informacji na temat tego, jak Twoi odbiorcy angażują się w Twoje e-maile, takie jak które linki są klikane i jak często. Może to pomóc Ci poprawić treść e-maili i lepiej targetować swoją publiczność.
Zwiększona produktywność
Śledząc e-maile, możesz zaoszczędzić czas, nie musząc ręcznie śledzić e-maili, na które nie uzyskano odpowiedzi.
Lepsza współpraca
Śledząc e-maile, możesz zapewnić, że wszyscy są na tej samej stronie i mogą efektywnie współpracować.
Poprawiona obsługa klienta
Śledząc e-maile, możesz zapewnić, że zapytania klientów są rozwiązywane szybko, a problemy są rozwiązywane w terminowy i zadowalający sposób.
Jak śledzić e-mail
Teraz, gdy znamy korzyści płynące z oprogramowania do śledzenia e-maili, przyjrzyjmy się bliżej, jak śledzić e-mail.
#1. Ustanów politykę firmy dotyczącą śledzenia e-maili
Stwórz politykę firmy, kiedy i jak używane są śledzone e-maile. Przed wysłaniem śledzonych e-maili ważne jest również, abyś przestrzegał przepisów dotyczących ochrony prywatności w swoim kraju.
Na przykład, zgodnie z Ogólnym Rozporządzeniem o Ochronie Danych Osobowych UE (RODO), odbiorca musi być świadomy i wyrazić zgodę na śledzenie e-maili. Dlatego upewnij się, że zawrzesz te informacje w polityce prywatności swojej firmy. Przyjęcie praktyk marketingu opartego na zgodzie zapewnia zgodność z przepisami i buduje zaufanie wśród odbiorców, stawiając na priorytet ich prywatności i preferencji we wszelkich komunikacjach e-mailowych.
#2. Zainstaluj oprogramowanie do śledzenia e-maili
Istnieje kilka narzędzi do śledzenia e-maili. Niektóre narzędzia to podstawowe dodatki do przeglądarki, podczas gdy inne to całe aplikacje. Przewiń w dół, aby znaleźć listę najlepszych narzędzi do śledzenia e-maili na rynku.
#3. Napisz e-mail
Kiedy zainstalujesz aplikację do śledzenia e-maili, musisz napisać swojego e-maila. Pamiętaj, aby zawrzeć wyraźny temat, który zachęci odbiorcę do kliknięcia i przeczytania więcej. Upewnij się, że dwukrotnie sprawdzisz swoje pisownię i gramatykę oraz zakończ go profesjonalnym podpisem.
Jeśli chcesz poprawić swoje umiejętności w zakresie etykiety e-mailowej, zapoznaj się z naszym przewodnikiem po pisaniu idealnego e-maila tutaj.
#4 - Wyślij śledzonego e-maila
Każdy rodzaj oprogramowania do śledzenia e-maili będzie nieco inny. Jednak upewnij się, że opcja śledzenia jest zaznaczona. W Mailbird symbol śledzonego e-maila znajduje się na dole okna e-maila.
Na koniec naciśnij wyślij i czekaj na cenne spostrzeżenia. Będziesz powiadomiony, gdy odbiorca otworzy e-maila, więc trzymaj się i poczekaj co najmniej 24 godziny w trakcie tygodnia roboczego lub 72 godziny w weekend przed wysłaniem przypomnienia. To powinno dać ci wystarczająco dużo czasu, aby zobaczyć, jak udany był twój e-mail i podjąć następny krok.
Najlepsze narzędzia do śledzenia e-maili
Znajdowanie oprogramowania do śledzenia e-maili, które spełni wszystkie Twoje potrzeby, może być trudne. Musisz wziąć pod uwagę różne korzyści, jakie oferuje każde narzędzie do śledzenia, a także cenę i łatwość obsługi.
Aby ułatwić Ci to zadanie, przygotowaliśmy listę pięciu najlepszych narzędzi dostępnych obecnie na rynku.
Mailbird
Mailbird to jedno z najpotężniejszych, przystępnych cenowo klientów e-mailowych dostępnych dla systemu Windows. To unikalne oprogramowanie pozwala użytkownikom zarządzać wieloma kontami w jednym prostym folderze odbiorczym.
Mailbird ma dwie opcje śledzenia e-maili: możesz zainstalować bezpłatne rozszerzenie przeglądarki dla Gmaila lub zainstalować oprogramowanie do e-maili i korzystać z śledzenia e-maili dla prawie każdego konta. Jeśli wybierzesz to drugie, otrzymasz również powiadomienia informujące, kiedy i przez kogo Twój e-mail został otwarty.
Rozszerzenie Gmaila pozwala Ci śledzić, kiedy e-mail został otwarty i ile razy został przeczytany. Działa także dla e-maili grupowych! Będziesz wiedzieć, ile odbiorców otworzyło i przeczytało Twój e-mail, więc możesz wysłać przypomnienie dla pozostałych.
Zalety śledzenia e-maili z Mailbird:
- Kompatybilne z wszystkimi adresami e-mail i dostawcami.
- Działa dla e-maili grupowych.
- Dane osobowe pozostają prywatne (w tym lokalizacja, dane e-mail itp). Mailbird śledzi tylko czas otwarcia e-maila. Oznacza to, że nie napotkasz żadnych problemów związanych z RODO.
Ceny: Rozszerzenie jest bezpłatne. Możesz jednak korzystać z klienta e-mailowego Mailbird z funkcją śledzenia e-maili już od 3,25 USD miesięcznie (to 39 USD rocznie).
Mailtrack
Mailtrack to bezpłatna aplikacja do śledzenia e-maili dla Gmaila i Outlooka. To obecnie jedyny system oprogramowania do śledzenia e-maili, który integruje się z oficjalną aplikacją Gmail.
Podstawowa wersja Mailtrack jest idealna dla firm z ograniczonym budżetem.
Zalety śledzenia e-maili z Mailtrack:
- Podstawowa wersja oferuje nieograniczoną liczbę śledzonych e-maili za darmo.
- Integruje się z oficjalną aplikacją Gmail.
- Dane są zabezpieczone i nigdy nie są udostępniane osobom trzecim.
- Otrzymuj powiadomienia, gdy Twoje e-maile zostaną otwarte.
Ceny: Zaczyna się za darmo.
HubSpot
HubSpot oferuje bezpłatne rozszerzenie HubSpot Sales dla przeglądarki Chrome, które łączy się z Twoim kontem Gmail. W wersji bezpłatnej znajdują się: śledzenie e-maili, harmonogram spotkań i różne szablony e-maili.
Zalety śledzenia e-maili z HubSpot:
- Podstawowa wersja rozszerzenia HubSpot Sales jest bezpłatna.
- Otrzymuj powiadomienia, gdy odbiorca otworzy Twój e-mail i kliknie link w środku.
- Zapisuj wiadomości klientów bezpośrednio do swojego CRM z Gmaila.
Ceny: Zaczyna się za darmo.
Yesware
Yesware to dodatek dla Outlooka i Gmaila, zaprojektowany specjalnie dla profesjonalistów sprzedaży, którzy są gotowi zainwestować nieco więcej w swój budżet marketingowy. Oprogramowanie Yesware oferuje śledzenie e-maili, szablony e-maili sprzedażowych oraz prosty harmonogram spotkań, a także integrację z CRM dla użytkowników Outlooka i Gmaila.
Zalety śledzenia e-maili z Yesware:
- Pomaga określić, którzy klienci potencjalni są Twoimi najgorętszymi leadami;
- Powiadomienie, gdy potencjalny klient otworzy i przeczyta Twój e-mail lub kliknie link w wiadomości;
- Prosty panel pokazujący dane e-mailowe, takie jak wskaźniki otwarć, kliknięć i odpowiedzi.
Ceny: Zaczyna się od 15 USD miesięcznie.
Salesforce
Salesforce to oprogramowanie do zarządzania relacjami z klientami. Jest to zintegrowana platforma zaprojektowana dla różnych działów biznesowych, w tym sprzedaży, obsługi klienta i marketingu, z funkcjonalnością śledzenia e-maili w zestawie.
Zalety śledzenia e-maili z Salesforce:
- Bezpośrednia integracja z Gmail lub Outlook;
- Twórz raporty Salesforce, aby filtrować dane i uzyskiwać więcej informacji.
- Zapisuj całą komunikację z klientem bezpośrednio do swojego konta Salesforce;
- Synchronizuj swoją kalendarz Salesforce i kontakty bezproblemowo na różnych urządzeniach.
Ceny: Zaczyna się od 25 USD miesięcznie.
Porównanie oprogramowania do śledzenia e-maili
| Mailbird | Mailtrack | HubSpot | Yesware | Salesforce | |
|---|---|---|---|---|---|
| Automatyczne powiadomienie gdy odbiorca otworzy e-mail |
✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Funkcja grupowego e-maila | ✅ | ❌ | ❌ | ✅ | ✅ |
| Kompatybilność z wszystkimi dostawcami e-maili |
✅ | ❌ | ❌ | ✅ | ✅ |
| Przystępność | 5/5 ⭐⭐⭐⭐ |
5/5 ⭐⭐⭐⭐⭐ |
5/5 ⭐⭐⭐⭐⭐ |
2/5 ⭐⭐ |
1/5 ⭐ |
| Ceny | Od darmowego | Od darmowego | Od darmowego | Od 15 USD miesięcznie | Od 25 USD miesięcznie |
Podsumowanie
Śledzenie e-maili to cenny element, który warto dodać do swojego zestawu narzędzi marketingu e-mailowego. Wiedza o tym, kiedy potencjalni klienci otwierają Twoje e-maile oraz kiedy należy się z nimi skontaktować, może zaoszczędzić Tobie i Twojemu zespołowi czas i pieniądze.
Jeśli chcesz poprawić swoją strategię e-mailową i już nigdy więcej nie zastanawiać się, czy Twój e-mail dotarł do skrzynki odbiorczej, wypróbuj Mailbird. Spełnia wszystkie wymagania dotyczące śledzenia e-maili, a także jest klientem poczty elektronicznej. Mailbird jest przystępny cenowo, a dostajesz to, za co płacisz, plus jeszcze więcej.
Najczęściej zadawane pytania dotyczące śledzenia e-maili
Jak mogę śledzić e-mail za darmo?
Chociaż Google Analytics nie jest dedykowanym narzędziem do śledzenia e-maili, może być używany jako darmowy tracker e-maili. Tworząc śledzony URL i ukrywając go w swoim e-mailu jako piksel obrazu, możesz śledzić, kiedy e-mail został otwarty. Jednak skonfigurowanie tego w Google Analytics może być mylące. Użycie jednej z wymienionych powyżej aplikacji innych producentów może zaoszczędzić ci znaczną ilość czasu i frustracji.
Jak możesz stwierdzić, czy ktoś przeczytał twój e-mail?
Oprogramowanie do śledzenia e-maili powinno automatycznie powiadomić cię, gdy e-mail zostanie otwarty. W Mailbird będziesz mógł zobaczyć, którzy kontakty przeczytały e-mail, po prostu najeżdżając kursorem na ikonę śledzenia e-maili. To ujawni listę odbiorców i daty, w których otworzyli e-mail.
Czy śledzenie e-maili jest nielegalne?
Śledzenie e-maili jest legalne w większości krajów. W UE, GDPR stwierdza, że odbiorcy muszą wyrazić zgodę na otrzymywanie śledzonych e-maili przy subskrypcji twojej usługi. Uznaje się za dobrą praktykę uwzględnienie śledzenia e-maili w polityce prywatności i danych twojej firmy, co pomoże uniknąć problemów w przyszłości.
