Rastreamento de Email: Diga Adeus às Dúvidas Para Sempre
Quantas vezes você enviou um email e ficou a se perguntar o que aconteceu com ele? Ele foi ignorado ou perdido? É hora de enviar um follow-up ou ainda é cedo? Somente o rastreamento de emails pode dar essas respostas.
Estar às escuras sobre as métricas de e-mails pode custar às empresas valioso tempo e dinheiro. Começa com a linha de assunto (se vale a pena clicar) e termina com o CTA (se vale a pena fazer). As pessoas recebem tantos e-mails por dia que é preciso saber se abriram o seu.
As ferramentas de rastreamento de e-mails fornecem dados que mostram se você tem uma chance no ambiente de caixa de entrada extremamente lotada e competitiva ou se precisa melhorar o seu desempenho.
Mas o que exatamente são as ferramentas de rastreamento de e-mails e como funcionam para ajudar as empresas a melhorar a sua comunicação por e-mail? Vamos dar uma olhada mais de perto!
O Que É o Rastreio de Emails?
O rastreio de emails é um método de monitorização do estado de entrega dos emails enviados. Quer esteja a enviar um email a um colega ou a um potencial cliente, será notificado quando eles abrirem o seu email.
Algumas ferramentas de rastreamento de e-mails podem analisar o tempo que um email é aberto ou até mesmo as taxas de cliques em quaisquer links ou anexos dentro do email.
Claro que existem grandes plataformas de marketing por email que oferecem opções de rastreamento para mensagens em massa. Elas podem ser utilizadas para medir a taxa de sucesso de campanhas de email em grande escala para ver se estão a apresentar o desempenho que deseja. Mas são completamente inadequadas para obter informações sobre a sua caixa de entrada profissional ou pessoal.
Como Funciona o Rastreio de Emails?
O rastreio de emails funciona integrando um pequeno pixel invisível no código HTML de um email que permite ao remetente saber quando e onde o email foi aberto e potencialmente visualizado pelo destinatário.
Quando o destinatário abre o email, o cliente de email irá descarregar o pixel, e o sistema de rastreamento irá reportar ao remetente com a hora, data e localização da abertura do email.
Estas informações podem ser utilizadas para determinar a eficácia das campanhas de email, seguir com clientes ou potenciais clientes, e monitorizar as taxas de entrega e abertura de emails importantes. O processo é completamente transparente para o destinatário, que não tem conhecimento de que o seu email está a ser rastreado.
Por que Rastrear um Email?
Rastrear emails pode ser uma ferramenta de comunicação útil. Por quê? Pode poupar tempo, fornecer contexto a uma conversa e dar-lhe uma visão sobre o seu marketing por email. Vamos mostrar-lhe como o rastreamento de emails pode ajudar.
Poupar tempo
Rastrear um email permite que o remetente aceda a dados sobre se o destinatário estava interessado em abrir a mensagem ou não. Com base nesta informação, o remetente pode determinar se é apropriado enviar um email de acompanhamento.
Se o email original não foi aberto, então o remetente estaria a perder tempo com mais emails desnecessários. Se os emails tiverem uma taxa de abertura abaixo da média, o remetente pode considerar trabalhar nas linhas de assunto ou na segmentação.
Entender o contexto
Um bom software de rastreamento de emails pode fornecer mais contexto do que simplesmente ser capaz de determinar se o destinatário recebeu e leu o email.
Por exemplo, se o destinatário abrir o email várias vezes num dia, pode ser uma boa ideia seguir com um acompanhamento imediato.
Você também pode verificar se os seus anexos e links foram clicados, para saber se o destinatário está atualizado sobre tudo o que enviou.
Obter uma visão única
Se você não está rastreando um email, pode parecer que está às escuras quanto a saber se um email foi recebido ou não. Com emails rastreados, você pode descobrir:
- Quais linhas de assunto são abertas com mais frequência;
- A hora do dia em que os seus emails são abertos com mais frequência;
- Quais dias da semana as pessoas estão abrindo os seus emails;
- Quantas pessoas, em média, abrem e leem os seus emails;
- Se o destinatário abriu um anexo que você incluiu em um email, e
- Se os links que você fornece nos seus emails são valiosos e estão sendo clicados.
Melhorar as Taxas de Resposta dos Emails
Rastrear emails permite que você saiba quando os seus emails são abertos, lidos e clicados. Desta forma, você pode seguir com o destinatário de maneira oportuna e eficaz.
Mantendo o Controle de Comunicações Importantes
Ao rastrear emails, você pode garantir que comunicações importantes não sejam perdidas ou esquecidas.
Compreendendo o Envolvimento com Emails
O rastreamento de emails pode dar-lhe insights sobre como os seus destinatários estão interagindo com os seus emails, como quais links estão sendo clicados, e com que frequência. Isso pode ajudá-lo a melhorar o conteúdo do seu email e a segmentar melhor o seu público.
Aumento da Produtividade
Ao rastrear emails, você pode poupar tempo ao não ter que seguir manualmente os emails que não foram respondidos.
Melhor Colaboração
Ao rastrear emails, você pode garantir que todos estejam na mesma página e possam trabalhar juntos de forma mais eficaz.
Melhoria no Atendimento ao Cliente
Ao rastrear emails, você pode garantir que as consultas dos clientes estão sendo tratadas prontamente, e que os problemas estão sendo resolvidos de maneira oportuna e satisfatória.
Como Rastrear um Email
Agora que conhecemos os benefícios do software de rastreamento de e-mails, vamos dar uma olhada mais detalhada em como rastrear um email.
#1. Estabelecer uma política da empresa sobre o rastreamento de e-mails
Crie uma política da empresa sobre quando e como os e-mails rastreados são utilizados. Antes de enviar e-mails rastreados, é também importante que siga as regulamentações de proteção de privacidade no seu país.
Por exemplo, ao abrigo do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados da UE (RGPD), o destinatário deve estar ciente e consentir que os e-mails sejam rastreados. Portanto, certifique-se de incluir esta informação na política de privacidade da sua empresa. A adoção de práticas de marketing baseado em consentimento garante conformidade e constrói confiança com o seu público ao priorizar a sua privacidade e preferências em todas as comunicações de e-mails rastreados.
#2. Instalar o software de rastreamento de e-mails
Existem várias ferramentas de rastreamento de e-mails disponíveis. Algumas ferramentas são complementos básicos para o navegador, enquanto outras são aplicações completas. Desça para encontrar uma lista das melhores ferramentas de rastreamento de e-mails no mercado.
#3. Elaborar o e-mail
Uma vez que tenha instalado o aplicativo de rastreamento de e-mails, você precisa elaborar seu e-mail. Lembre-se de incluir um assunto claro que incentive o destinatário a clicar e ler mais. Certifique-se de verificar a sua ortografia e gramática, e finalize com uma assinatura profissional.
Se deseja refrescar seus conhecimentos sobre etiqueta de e-mail, então dê uma olhada no nosso guia sobre como escrever o e-mail perfeito aqui.
#4 - Enviar o e-mail rastreado
Cada tipo de software de rastreamento de e-mails será ligeiramente diferente. No entanto, certifique-se de que a opção de rastreamento está selecionada. No Mailbird, o símbolo de e-mail rastreado está no fundo da janela do e-mail.
Finalmente, pressione enviar e aguarde para obter informações valiosas. Você será notificado quando o destinatário abrir o e-mail, então aguarde pelo menos 24 horas durante a semana de trabalho, ou 72 horas durante o fim de semana, antes de enviar um follow-up. Isso deve dar-lhe tempo suficiente para ver quão bem-sucedido foi o seu e-mail e fazer seu próximo movimento.
Melhores Ferramentas de Rastreamento de E-mails
Encontrar um software de rastreamento de e-mails que atenda a todas as suas necessidades pode ser complicado. Você precisa considerar os diferentes benefícios que cada ferramenta de rastreamento oferece, bem como o preço e a facilidade de uso.
Para facilitar para você, compilamos uma lista das cinco melhores ferramentas atualmente disponíveis no mercado.
Mailbird
Mailbird é um dos clientes de e-mail mais poderosos e acessíveis disponíveis para Windows. O software único permite aos usuários gerenciar várias contas em uma única caixa de entrada simples.
O Mailbird tem duas opções para rastreamento de e-mails: você pode instalar uma extensão gratuita do navegador para Gmail ou instalar o software de e-mail e usar rastreamento de e-mails para quase qualquer conta. Se você escolher a última opção, também receberá notificações detalhando quando e por quem seu e-mail foi aberto.
A extensão do Gmail permite que você rastreie quando um e-mail foi aberto e quantas vezes foi lido. Funciona também para e-mails em grupo! Você saberá quantos destinatários abriram e leram seu e-mail, para que você possa enviar um lembrete para os demais.
Benefícios do rastreamento de e-mails com Mailbird:
- Compatível com todos os endereços de e-mail e provedores.
- Funciona para e-mails em grupo.
- Os dados pessoais permanecem privados (incluindo localização, dados de e-mail, etc). O Mailbird só rastreia o tempo em que um e-mail é aberto. Isso significa que você não terá problemas com o GDPR.
Preços: A extensão é gratuita. Mas você pode usar o cliente de e-mail Mailbird com a funcionalidade de rastreamento de e-mails a partir de ?.25/mês (isso dá ? por ano).
Mailtrack
Mailtrack é um aplicativo gratuito de rastreamento de e-mails para Gmail e Outlook. Atualmente, é o único software de sistema de rastreamento de e-mails que se integra com o aplicativo oficial do Gmail.
A versão básica do Mailtrack é ideal para empresas com orçamento limitado.
Benefícios do rastreamento de e-mails com Mailtrack:
- A versão básica oferece e-mails rastreados ilimitados gratuitamente.
- Integra-se com o aplicativo oficial do Gmail.
- Os dados são seguros e nunca compartilhados com terceiros.
- Receba notificações quando seus e-mails forem abertos.
Preços: Começa gratuitamente.
HubSpot
HubSpot oferece uma extensão gratuita do HubSpot Sales para o navegador Chrome que se conecta à sua conta do Gmail. Incluído na versão gratuita estão o rastreamento de e-mails, um agendador de reuniões e vários modelos de e-mail.
Benefícios do rastreamento de e-mails com HubSpot:
- A versão básica da extensão HubSpot Sales é gratuita.
- Receba uma notificação quando o destinatário abrir seu e-mail e clicar em um link dentro dele.
- Registre mensagens de clientes no seu CRM diretamente do Gmail.
Preços: Começa gratuitamente.
Yesware
Yesware é um complemento para Outlook e Gmail projetado especificamente para profissionais de vendas que estão dispostos a investir um pouco mais em seu orçamento de marketing por e-mail. O software Yesware oferece rastreamento de e-mails, modelos de e-mails de vendas e um agendador de reuniões simples, além de uma integração com CRM para usuários do Outlook e Gmail.
Benefícios do rastreamento de e-mails com Yesware:
- Ajuda a determinar quais prospects são seus leads mais quentes;
- Notificação quando um prospect abre e lê seu e-mail ou quando clica em um link no e-mail; e
- Dashboard simples mostrando dados de e-mail sobre taxas de abertura, clique e resposta.
Preços: Começa a partir de ? por mês.
Salesforce
Salesforce é um software de gestão de relacionamento com o cliente. É uma plataforma integrada projetada para vários departamentos de negócios, incluindo vendas, atendimento ao cliente e marketing, com funcionalidade de rastreamento de e-mails incluída.
Benefícios do rastreamento de e-mails com Salesforce:
- Integra-se diretamente ao Gmail ou Outlook;
- Crie relatórios do Salesforce para filtrar dados para mais insights.
- Registre toda a comunicação com o cliente diretamente na sua conta do Salesforce; e
- Sincronize seu calendário e contatos do Salesforce perfeitamente entre dispositivos.
Preços: Começa a partir de ? por mês.
Tabela Comparativa de Software de Rastreio de E-mails
| Mailbird | Mailtrack | HubSpot | Yesware | Salesforce | |
|---|---|---|---|---|---|
| Notificação automática quando o destinatário abre o e-mail |
✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Função de e-mail em grupo | ✅ | ❌ | ❌ | ✅ | ✅ |
| Compatibilidade com todos os provedores de e-mail |
✅ | ❌ | ❌ | ✅ | ✅ |
| Acessibilidade | 5/5 ⭐⭐⭐⭐ |
5/5 ⭐⭐⭐⭐⭐ |
5/5 ⭐⭐⭐⭐⭐ |
2/5 ⭐⭐ |
1/5 ⭐ |
| Preços | Começa grátis | Começa grátis | Começa grátis | Começa em ? por mês | Começa em ? por mês |
Conclusão
O rastreamento de e-mails é um ativo valioso a adicionar à sua caixa de ferramentas de marketing por e-mail. Saber exatamente quando os seus potenciais clientes abrem os seus e-mails e quando seguir pode economizar tempo e dinheiro para si e para a sua equipa.
Se quiser melhorar a sua estratégia de e-mail e nunca mais se perguntar se o seu e-mail passou pela pasta de spam, experimente o Mailbird. Ele cumpre todos os requisitos para ferramentas de rastreamento de e-mails e também é um cliente de e-mail. O Mailbird é acessível e você obtém o que paga, além de mais.
FAQ sobre Ferramentas de Rastreamento de E-mails
Como posso rastrear um e-mail gratuitamente?
Embora o Google Analytics não seja uma ferramenta dedicada de rastreamento de e-mails, pode ser usado como um rastreador de e-mails gratuito. Ao criar uma URL rastreável e disfarçá-la no seu e-mail como um pixel de imagem, você pode rastrear quando o e-mail foi aberto. No entanto, configurar isso no Google Analytics pode ser confuso. Usar um dos aplicativos de terceiros listados acima pode economizar uma quantidade considerável de tempo e frustração.
Como saber se alguém leu seu e-mail?
O software de rastreamento de e-mails deve notificá-lo automaticamente quando um e-mail for aberto. No Mailbird, você poderá ver quais contatos leram o e-mail simplesmente passando o mouse sobre o ícone de rastreamento de e-mails. Isso revelará uma lista de destinatários e as datas em que abriram o e-mail.
O rastreamento de e-mails é ilegal?
O rastreamento de e-mails é legal na maioria dos países. Na UE, o GDPR afirma que os destinatários devem ter optado por receber e-mails rastreados ao se inscreverem no seu serviço. Considera-se uma boa prática incluir o rastreamento de e-mails na política de privacidade e dados da sua empresa, o que evitará problemas no futuro.
