Составление профессиональных писем за 5 шагов

Составление профессиональных писем за 5 шагов
Составление профессиональных писем за 5 шагов

Давайте подумаем о профессиональном электронном письме как о наборе продуктов.

Когда вы собираете мебель из Ikea, вы не создаете каждую деталь с нуля. Вы просто соединяете детали друг с другом, и вуаля! Ваш новый модный стол или гардероб готов.

То же самое можно сказать и о профессиональной электронной почте.

Когда вы каждый день отправляете типичные сообщения - приветствия, информирования, отчеты, - ваша главная задача - заранее подготовить детали, которые вы будете использовать и, возможно, корректировать, чтобы на создание каждого сообщения уходило всего две-три минуты.

Давайте посмотрим, как это делается!

Идеальная цепная реакция: Пять элементов профессионального электронного письма

Поначалу создание идеального набора для написания электронных писем может занять некоторое время, но оно того стоит. Итак, давайте перейдем к ингредиентам.

Профессиональный адрес электронной почты

Когда вы получаете письмо от неизвестного отправителя, всегда возникает момент сомнения: "Не спам ли это?"

Если адрес электронной почты отправителя - что-то вроде qb88ws1h@gmail.com, вы можете даже не открыть сообщение.

Поэтому, если вы хотите, чтобы ваши письма имели шанс быть открытыми, первое, что вы должны сделать, еще до того, как впервые напишете профессиональное сообщение, - это создать профессиональный адрес электронной почты на вашем бизнес-домене.

Если вы не знаете, как это сделать, ознакомьтесь с нашим руководством по созданию адреса электронной почты для бизнеса.

1. Тема письма

Как начать деловое письмо? С хорошей темы письма - это первый и самый важный компонент любого письма, которое вы создаете.

Если она не содержит достаточной информации или вводит в заблуждение, письмо может остаться непрочитанным или попасть вспам.

Хорошая тема письма всегда должна быть лаконичной и кратко описывать причину отправки сообщения или четко представлять цель коммуникации.

Рассмотрим эти два примера:

How to write a professional email subject line
How to write a professional email subject line

Как написать профессиональную тему письма

Первый пример хорош, но он едва затрагивает тему и не информирует получателя о сути события. Вторая тема более информативна и полна, она идеально передает содержание письма.

2. Приветствие

Электронное письмо очень похоже на обычную встречу, когда вы приветствуете человека, прежде чем сказать что-то еще.

То, как вы поприветствуете получателя, зависит от ваших отношений с ним.

Если вы отправляете письмо своему коллеге, вы можете использовать более неформальное приветствие и поприветствовать человека, сказав "Привет" или "Привет", а затем его/ее имя.

С другой стороны, если отношения формальные, более уместным будет приветствие по фамилии, например, "Уважаемый мистер Смит"

Лучше избегать фраз "Кому это может быть интересно" или "Уважаемый сэр/мадам" в официальном письме. Оба эти выражения устарели и могут быть восприняты как то, что вы недостаточно стараетесь найти имя собеседника. Кроме того, ваше сообщение может быть воспринято как "холодное" письмо, и если это не ваша цель, выберите другое приветствие.

Formal and informal email greetings
Formal and informal email greetings

Формальные и неформальные приветствия по электронной почте

Если вы не знаете, как правильно приветствовать людей, ознакомьтесь с нашим руководством по приветствиям по электронной почте.

3. Тело

Этот раздел очень похож на ваши разговоры в реальной жизни.

Если вы знаете имя человека, с которым переписываетесь, переходите сразу к делу. Возможно, в начале добавьте несколько личных вопросов о его самочувствии.

Informal start to a professional email
Informal start to a professional email

Неформальное начало профессионального письма

Если вы не знаете человека, сначала объясните, кто вы и как вы его нашли.

Вы можете начать со слов: "Я пишу, чтобы узнать о..." или "Я пишу по поводу..."

Если вы с самого начала четко сформулируете свою цель, в дальнейшем при деловом общении вам будет меньше нужно уточнять, а это еще одна экономия времени.

How to start a professional email
How to start a professional email

Как начать профессиональное письмо

Основная часть письма должна содержать подробную информацию, но при этом быть четкой и лаконичной.

Сделайте все сообщение настолько коротким, насколько это возможно, но при этом передайте суть того, что вы хотите сказать. Избегайте длинного чтения при общении по электронной почте - это сэкономит ваше время и повысит вероятность того, что получатель дочитает ваше сообщение до конца.

How to write a professional email
How to write a professional email

Как написать профессиональное электронное письмо

В этом примере вся основная информация изложена короткими предложениями и занимает всего три абзаца. Все подробности оставлены для второго письма, если получатель заинтересован в продолжении разговора.

4. Закрытие

От того, как вы закончите деловое письмо, может зависеть успех ваших дальнейших бесед.

Лучше всего завершить деловое письмо призывом к действию, который побудит получателя сделать следующий шаг. Это может быть что-то простое: "С нетерпением жду от вас ответа"

Кроме того, хорошим тоном считается использование переходных фраз между заключительной частью письма и подписью. К ним относятся:

  • С наилучшими пожеланиями.
  • Искренне и.
  • Спасибо.

Однако избегайте слов "С наилучшими пожеланиями" или "За ваше здоровье", если только вы не хотите создать уютную атмосферу или это письмо не связано с праздником, например, с предрождественской акцией. Оставьте более непринужденные переходы для неформальных писем.

How to end a professional email
How to end a professional email

Как закончить профессиональное письмо

5. Подпись

Этот последний элемент используется для идентификации личности. Помимо имени и фамилии, хорошо бы указать следующие сведения:

  • Ваша должность в компании или название вашей профессиональной работы.
  • Ваша дочерняя компания или организация.
  • Ваши контактные данные: номер телефона с префиксом, если вы работаете за рубежом, веб-сайт компании или личный сайт, адрес офиса, ссылки на социальные сети (но только те, которые соответствуют вашим профессиональным целям).
  • Ваша фотография или логотип компании.

Если вы хотите получить некоторые рекомендации, а также отличные примеры, прочитайте наше руководство по созданию профессиональной подписи электронной почты.

Key elements of a professional email
Key elements of a professional email

Ключевые элементы профессионального электронного письма

5 шагов к написанию профессиональных электронных писем

А теперь давайте вернемся к построению! Вот как это происходит.

Шаг 1. Создайте тело письма

Учитывая адресата и цель вашего письма, постарайтесь сделать его четким и лаконичным, чтобы вам хватило пары секунд, чтобы понять, что вы имеете в виду. Старайтесь использовать короткие предложения и абзацы и избегайте длинного чтения.

Если вы хотите сэкономить время, вы можете создать профессиональные шаблоны электронных писем для различных типов сообщений, которые вы регулярно отправляете, а затем просто скопировать и подправить их, вместо того чтобы писать с нуля.

Шаг 2. Проверьте себя

Прежде чем нажать кнопку "Отправить", прочитайте сообщение как минимум дважды, чтобы убедиться, что вы не допустили никаких опечаток или ошибок. Даже если вы уверены в своих писательских навыках, воспользуйтесь инструментом проверки грамматики, например Grammarly, чтобы убедиться, что вы ничего не упустили.

Шаг 3. Добавьте подпись

Не забудьте добавить подпись в конце письма, сразу после фразы "С наилучшими пожеланиями" или "Спасибо". Лучше всего создать профессиональную подпись вручную или с помощью шаблона; зайдите в настройки электронной почты и добавьте ее в соответствующее поле, чтобы она стала автоматической и вам не приходилось каждый раз набирать ее.

В Mailbird автоматическую подпись можнодобавить на вкладке "Личности".

Шаг 4. Добавьте получателя

Оставьте добавление получателей до окончания написания письма. Так вы сведете к минимуму вероятность случайной отправки незаконченного письма.

Помните, что если вы отправляете письмо нескольким людям, все получатели могут видеть других контактов, которым вы отправили письмо. Следовательно, иногда лучше использовать функцию BCC, если вы не ожидаете, что они вступят в разговор.

Шаг 5. Отправьте или запланируйте письмо

Теперь ваше письмо готово к отправке. Вы можете отправить его сразу или запланировать отправку на другой день или несколько часов позже. Выбор времени - ключевой момент, особенно если вы отправляете маркетинговые письма.

Как выбрать оптимальное время и дату? Для рабочих и деловых писем лучше всего отправлять письмо в первой половине рабочего дня в соответствии с часовым поясом получателя.

С маркетинговыми письмами все может быть немного сложнее. По данным GetResponse и Experian:

  • Лучшим днем для отправки электронных писем является вторник. Открываемость писем во вторник составляет около 18 %.
  • В четверг этот показатель немного ниже, что делает его вторым по популярности.
  • Показатель открываемости также увеличивается в первой половине рабочего дня.

Steps to writing a professional email
Steps to writing a professional email

Шаги к написанию профессионального электронного письма

Советы по написанию профессиональных электронных писем

Вот еще несколько советов о том, как написать деловое письмо и представить себя и свою компанию в лучшем свете.

  • Перепроверьте все. Внимание даже к самым мелким деталям может избавить вас от множества проблем.
    Всегда вычитывайте сообщение, убедитесь, что вы пишете письмо нужному человеку, и проверьте, добавили ли вы обещанное вложение.
  • Избегайте использования заглавных букв, слишком большого количества восклицательных знаков и эмодзи. Даже если вы просто используете заглавные буквы, чтобы подчеркнуть часть своего сообщения, это может звучать так, будто вы кричите на получателя.
    Использование восклицательного знака для демонстрации волнения допустимо, но не стоит ставить его в каждом предложении или использовать несколько подряд. Эмодзи допустимы в некоторых случаях, но не нагружайте ими свое письмо.

    Ваши профессиональные письма не должны выглядеть так:
    What your emails shouldn't look like
    What your emails shouldn't look like

    На что не должны быть похожи ваши письма.
  • Используйте профессиональные функции, чтобы сэкономить время. Mailbird, в отличие от более простых почтовых клиентов, оснащен множеством замечательных функций, таких как:
  • Отмена отправки, которая позволяет отменить отправленное письмо в течение 30 секунд после отправки, в зависимости от настроек.
    • Отправка по расписанию, которая позволяет отправлять письма в любое время, даже когда вас нет в сети.
    • Snooze email, которая позволяет временно удалить входящее сообщение из папки "Входящие" и проверить его, когда у вас будет время.

Попробуйте Mailbird, лучшее приложение для Windows для управления несколькими учетными записями электронной почты
Получите Mailbird бесплатно



  • Всегда оставайтесь позитивными. Общение с клиентами и деловыми партнерами не всегда бывает легким. Иногда они даже могут вызвать разочарование, но не стоит заглатывать наживку!
    Сохраняя вежливый и позитивный тон, даже если вам приходится писать о чем-то негативном, вы можете переломить ситуацию в свою пользу. С другой стороны, негативное общение может привести к неправильному толкованию и ненужным осложнениям.
  • Выполняйте действия, когда это необходимо. Нередки случаи, когда сообщение теряется. Если вы ждете ответа два рабочих дня или больше, подумайте о том, чтобы отправить адресату дружеское повторное сообщение - спросите, не нужно ли ему больше времени для выполнения задания, не нужна ли ваша помощь или какие-либо разъяснения.
    Если ваш адресат - клиент или потенциальный клиент, избегайте отправки нескольких повторных сообщений. Возможно, они просто не заинтересовались вашим сообщением и решили его проигнорировать.
Best practices in writing email
Best practices in writing email

Лучшие практики написания электронных писем

Примеры профессионального написания электронных писем

Если профессиональное написание электронных писем кажется вам проще сказать, чем сделать, вот несколько идей, которые помогут вам начать.

1. Новые начинания

Распространенный пример того, когда вам нужно повысить свой профессионализм в электронном письме, - это предложение о работе или сотрудничестве. Вот пример:

Строка темы: Возможность заключения контракта с консультантом Oracle

Привет, Чарли,

Надеюсь, у вас все хорошо. Я пишу вам, потому что я управляю проектом по разработке бухгалтерской системы для строительной фирмы здесь, в Numbers Development, и ищу опытного консультанта Oracle для помощи в интеграции API.

Это четырехмесячная возможность, начинающаяся 2 апреля, и мы рассчитываем примерно на пять часов в неделю - еженедельные звонки и обзоры прогресса. Большая часть команды работает удаленно, но при необходимости вы можете приехать в наш офис.

Пожалуйста, дайте мне знать, если вы заинтересованы в более подробном обсуждении этого проекта, и мы сможем договориться о встрече в формате Zoom. С нетерпением жду вашего звонка.

С наилучшими пожеланиями,

Амари Леви

Старший менеджер проектов

Numbers Development, Inc.

2. Профессионализм в команде

Даже если вы работаете в непринужденной обстановке, базовый уровень профессионализма в общении по электронной почте позволяет добиться ясности и взаимного уважения. Вот как может быть написано сообщение для ваших коллег:

Строка темы: Встреча по организации вечеринки в конце года отменена

Привет, коллектив,

Собрание партийной организации, запланированное на завтрашнее утро, было отменено.

Приношу извинения за неудобства, но я знаю, что все будут рады более медленному началу дня. Мы соберемся в четверг в обычное время.

Приятного отдыха!

С уважением,

Куинн Эмерсон

Координатор отдела кадров

3. Надеюсь, вы скучали по мне! Повторное письмо

Если вы не получали ответа от адресата в течение нескольких дней, побудите его к действию с помощьюпоследующего письма, чтобы оно снова попало в верхнюю часть его почтового ящика. Оно может быть примерно таким:

Тема письма: Re: Возможность участия в вводном занятии

Привет, Джордан,

Я просто хотел уточнить у вас дату вашего занятия с г-ном Ментором. Пожалуйста, дайте мне знать, 8 или 11 марта вам больше подходит.

Спасибо!

Райли Сойер,

Исполнительный помощник

Numbers Development, Inc.

Заключение: Ваш профессиональный набор для написания электронных писем

Итак, вот и все! Может показаться, что вам придется много читать и применять, но после использования этих шагов и советов ваше время на написание сократится всего до двух-трех минут на каждое отправленное письмо.

Если вы хотите оптимизировать время работы с электронной почтой, попробуйте Mailbird с его профессиональными функциями продуктивности. Вот что говорят о ней пользователи:

Часто задаваемые вопросы о профессиональной электронной почте

Как начать профессиональную электронную почту?

Стандартный формат профессионального адреса электронной почты использует комбинацию ваших имени и фамилии и доменного имени. Однако если это адрес деловой электронной почты, то, поскольку домен обычно является названием вашей компании, первая часть может быть названием отдела.

Профессионально ли использовать цифры в адресе электронной почты?

Случайные цифры в профессиональном адресе электронной почты нежелательны. Вы можете использовать номер телефона в качестве адреса электронной почты, однако это вряд ли будет считаться профессиональным. Кроме того, вы отдадите свой номер телефона раньше, чем вам хотелось бы.

Как составить хороший адрес электронной почты?

Хороший адрес электронной почты - это сочетание вашего имени и фамилии. Это безопасная ставка; однако если у кого-то такое же имя или фамилия, как у вас, и он пользуется услугами того же провайдера электронной почты, то у вас могут возникнуть проблемы. В таких случаях лучше выбрать индивидуальное доменное имя.