2 Méthodes pour Organiser vos Journées de Travail

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Author: Guest
Publié le juillet 18, 2025   •   Dernière mise à jour le juillet 18, 2025

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Êtes-vous souvent en train de courir pour arriver quelque part ou respecter un délai ? Si vous avez l'impression d'être constamment en retard, incapable de suivre vos obligations, vous devriez envisager de revoir votre manière de planifier votre travail et d'améliorer vos compétences en organisation.

Sans une organisation adéquate, vous ne pourrez pas profiter d'une journée pleine et équilibrée (et peut-être même d'un mode de vie). Vous pourriez également souffrir d'un manque de motivation et de variations d'humeur. Et cela ne semble pas du tout attrayant.

Mais, la question est : comment améliorer votre planification quotidienne ? Avec tant de conseils et d'astuces sur Internet, il peut être difficile de décider lesquels seront efficaces. Et, avec tout le stress au cours de votre journée, vous pourriez trouver difficile de dégager un bon moment pour commencer.

Ne vous inquiétez pas, nous avons ce qu'il vous faut. Cet article contient deux excellentes méthodes pour planifier votre temps, ainsi que des conseils pour être organisé et des astuces sur la façon d'organiser votre journée pour être plus productif. Cela peut vous aider à vous lancer et vous guider à chaque étape !

Comment organiser votre journée : Méthodes les plus efficaces

Il existe différentes approches pour organiser votre journée. Nous avons retenu deux approches majeures, dont l'une est également très populaire. En utilisant les deux, vous pouvez gérer vos heures de travail, en tenant compte de l'ensemble de votre journée.

Méthode n°1 : Getting Things Done (GTD)

Faites-vous :

• Vous sentir submergé par le nombre de tâches que vous devez suivre ?
• Vous inquiéter d'oublier de petits détails ?
• Porter de nombreux chapeaux dans votre travail et votre vie ?
• Commencer plusieurs projets mais avoir du mal à les terminer ?

Alors vous devez prendre quelques conseils de David Allen, le créateur du GTD, et apprendre à organiser vos tâches de travail (et toutes les autres tâches) de la bonne manière !

Le système de gestion des tâches GTD est basé sur une simple vérité : plus vous avez de tâches sur votre liste, plus il devient difficile de décider ce qui nécessite de l'attention. Cela jette également le battage autour des listes de tâches par la fenêtre, car elles peuvent vous amener à passer plus de temps à réfléchir à vos tâches qu'à les réaliser. En conséquence, vous pouvez vous retrouver stressé et accablé.

Allen a remarqué que le cerveau humain est bien meilleur pour traiter l'information que pour la stocker et il a intégré ce détail essentiel dans la méthodologie GTD, par laquelle cela devrait vous aider à vous débarrasser de tout le désordre mental et à faire les choses à temps. Cela implique de mettre en place un flux de travail, et une fois que vous aurez fait cela, vous serez en mesure d'identifier les tâches sur lesquelles vous devriez travailler à tout moment, sans vous inquiéter d'oublier quelque chose.

La méthode GTD se compose de cinq pratiques simples qui vous aideront à systématiser le désordre dans votre cerveau et à organiser votre journée :

• Capturez tout. Sur le principe "Je dois faire cela" ou "Cela devrait se produire à ce moment-là", quoi que vous ayez en tête qui représente une action ou un besoin, capturez-le. Si cela échappe à votre carnet, cela échappe à votre attention.
• Clarifiez. Travaillez sur tout ce que vous avez capturé (ne tentez pas encore de tout compléter !) et planifiez les prochaines étapes. Décidez à quelle catégorie appartient l'élément : est-ce une référence, un projet ou une prochaine action ?
• Organisez. Mettez tout à sa place. Ajoutez des dates importantes à votre calendrier, assignez des tâches à d'autres personnes et ranger les vôtres.
• Révisez. Gardez des notes sur vos listes et n'oubliez pas de les réviser et de les mettre à jour.
• Engagez-vous. Commencez à travailler sur les tâches qui comptent le plus !

Le GTD nécessite d'apprendre à planifier et à organiser à l'avance. Mais cela portera définitivement ses fruits à long terme. Avec cette méthode, vous n'aurez jamais à vous soucier de manquer une réunion ou d'oublier une échéance. Au lieu de cela, vous aurez toutes vos tâches classées et vous pourrez prioriser votre temps correctement.

Maintenant, examinons chaque pratique en détail !

Étape 1 : Capture

La première et la plus importante étape du GTD consiste à arrêter de stocker toutes les infos et vos tâches quotidiennes dans votre cerveau. Au lieu de cela, capturez et stockez toutes vos "à faire", idées, tâches dans une "boîte de réception" — un carnet physique ou une application numérique, comme un agenda, un calendrier ou une application de gestion des tâches.

En capturant vos pensées, vous serez enfin en mesure de diminuer le désordre mental. Ne vous inquiétez pas de l'organisation de ces tâches et éléments pour l'instant ! Nous y reviendrons dans l'une des étapes suivantes.

Astuce : Lorsque vous débutez avec le GTD, il est recommandé de noter tout ce dont vous pourriez avoir besoin de vous occuper à l'avenir et de le conserver dans votre boîte de réception.

Étape 2 : Clarifiez

Nous en arrivons maintenant à la partie où vous apprenez à organiser votre journée de travail et à trier tout dans votre boîte de réception. Passez en revue chaque élément de votre boîte de réception et appliquez-lui l'une des méthodes suivantes :

• Si la tâche prend moins de 2 minutes, accomplissez-la immédiatement.
• Si la tâche peut être déléguée, assignez-la à quelqu'un d'autre.
• Notez la date d'échéance si l'élément doit être complété à une date ou un moment précis.
• Si la tâche est complexe, identifiez alors l'action(s) et étape(s) suivante(s) que vous devez entreprendre pour avancer.

Assurez-vous toujours d'ajouter autant d'informations que possible à vos tâches et de rendre vos tâches actionnables.

Étape 3 : Organisez

Après avoir noté toutes vos tâches et ajouté autant d'infos que possible, il est temps de les trier. Il existe de nombreuses façons d'organiser vos tâches avec la méthode GTD, mais la plus courante consiste à utiliser une combinaison de projets et d'étiquettes, comme dans Todoist ou Asana.

Vous devez séparer les éléments en tâches ponctuelles et en projets. Selon la philosophie GTD, un projet est toute tâche qui nécessite plus d'étapes pour être complétée. Assurez-vous de noter vos prochaines étapes pour chaque tâche et d'ajouter une date d'échéance (s'il y en a une). Par exemple, dans Asana, cette étape se refléterait par la création d'une carte de tâche et de sous-tâches.

Étape 4 : Révisez

Cette étape est assez explicite. Réservez du temps chaque semaine pour passer en revue toutes vos tâches, rayer tout ce que vous avez complété, ajouter et organiser de nouvelles tâches, et identifier les prochaines actions. Allen appelle cette étape un "facteur critique de succès." La révision et la mise à jour constantes de vos tâches garantiront que vous ne faites pas que faire les choses. Vous faites les bonnes choses.

Étape 5 : Engagez-vous

C'est le moment où tout le temps que vous avez réservé pour planifier votre travail porte ses fruits. À ce stade, vous devriez avoir développé un système rempli de tâches actionnables qui sont organisées en catégories logiques.

Ainsi, lorsque vous commencez à travailler, vous ne vous retrouverez pas à vous demander "Que devrais-je faire ensuite ?". Vous avez retiré cette réflexion de l'équation en mettant toutes vos tâches sur papier physique ou numérique et en les arrangeant dans un plan actionnable. Pour couronner le tout, vous vous êtes débarrassé de tout le désordre mental qui vous stressait.

6 : Enregistrer et partager

Après avoir terminé une tâche, gardez-en une trace et partagez l'information avec d'autres équipes. Cela évitera les silos entre les équipes, où toutes les équipes se concentrent uniquement sur leurs tâches sans avoir d'accès direct à la progression des autres équipes. La création d'une base de connaissances où tout le monde dans l'entreprise peut apprendre ce sur quoi vous avez travaillé, les conclusions que vous avez tirées et les prochaines étapes sera bénéfique pour tout le monde tout en vous aidant à surveiller la progression de vos tâches.

Outils GTD

Voici quelques conseils supplémentaires pour être organisé et des outils GTD qui vous aideront à maîtriser cette méthode plus rapidement.

Listes GTD

Pour commencer avec le GTD, vous devez clarifier et organiser vos tâches efficacement. La meilleure façon de procéder est de faire des listes, soit sur papier, soit en utilisant des logiciels de gestion de tâches sur votre téléphone ou votre ordinateur portable. Il existe plusieurs types de listes que vous pouvez créer :

• La liste "in". C'est la première liste, basique et désordonnée que vous réalisez. Utilisez-la pour capturer des pensées et des tâches au fur et à mesure qu'elles vous viennent. N'hésitez pas à noter tout dans un carnet ou sur votre smartphone. Vous pouvez même avoir plusieurs listes "in" ; par exemple, une dans un agenda et une sur votre téléphone. Une fois que vous avez noté toutes vos tâches, commencez à les organiser par priorité.
• La liste "prochaines actions". La liste "prochaines actions" doit contenir des éléments que vous devriez faire dès que possible. Vous pouvez organiser les éléments de cette liste en fonction de leur priorité, de leur date d'échéance, ou peut-être de la rapidité avec laquelle vous pouvez les accomplir. N'oubliez pas que vous devez toujours compléter les tâches courtes (celles qui prennent moins de deux minutes) immédiatement.
• La liste "en attente". Cette liste doit être utilisée pour toutes les tâches que vous avez déléguées à d'autres ou les tâches qui ne peuvent pas encore être complétées car quelqu'un doit d'abord faire autre chose. Voici un conseil utile pour cette liste. Notez toujours la date actuelle lorsque vous écrivez la tâche. De cette façon, vous pouvez envoyer un email à vos collègues et dire quelque chose comme "J'attends toujours le rapport que vous avez dit que vous finiriez bientôt. Cela fait 18 jours !"
• La liste "un jour/peut-être". Cette liste est pour tous les projets que vous souhaitez réaliser un jour, mais qui ne sont pas d'une grande importance. Vous pouvez y écrire des éléments tels que "remplacer le tableau moche dans le salon" ou "commencer votre propre blog". Même si les tâches de cette liste ne sont pas d'une importance capitale, vous devriez tout de même examiner cette liste chaque semaine, vous assurer de ne pas oublier ces tâches, et commencer à travailler dessus quand vous avez un peu de temps !

Calendrier

Le calendrier est excellent pour toutes les tâches qui sont sensibles au temps et à la date. De cette manière, vous serez en mesure de mieux prioriser vos tâches. Les tâches qui n'ont pas besoin d'être accomplies rapidement resteront sur votre liste de "prochaines actions", donc vous pourrez vous en occuper plus tard. Si vous n'aimez pas garder un calendrier sur votre mur ou votre bureau, vous devriez essayer d'utiliser Google Calendar pour rester organisé.

Dossier à lire/revoir

Il est très probable que vous ayez plusieurs tâches "lire [quelque chose]" sur l'une de vos listes. Un dossier à lire/revoir sera utile dans de tels cas. Cela peut être un dossier physique ou numérique qui contiendra tous les documents, papiers ou livres que vous devez lire. L'idée derrière ce dossier est d'avoir toujours ce matériel à votre disposition lorsque vous avez quelques minutes à attendre, que ce soit en attendant votre nourriture ou à la salle d'attente du médecin.

Le GTD est une méthodologie de productivité qui peut transformer votre vie d'un désordre chaotique en un style de vie équilibré et épanoui. Le GTD vous aidera à organiser vos tâches de travail ainsi que le reste de votre journée, car cela affecte également la façon dont vous accomplissez votre travail.

Méthode n°2 : Le planning de Da Vinci

Le planning de Da Vinci est la deuxième méthode qui vous aidera à apprendre à planifier et à organiser plus efficacement. Développée par Adrian Iliopoulus, cette méthode vous permettra de créer des plannings qui rendront votre vie plus significative, amusante et créative.

L'idée principale derrière le "planning de Da Vinci" est d'apprendre à :

• Être créatif et entrer en flow chaque jour.
• Ne pas laisser les interruptions ruiner votre flow.
• Arrêter de procrastiner et de passer à l'action.
• S'assurer que vous ne souffrez pas d'épuisement.
• Équilibrer correctement travail et loisirs.

Le saviez-vous ? Il faut 23 minutes et 15 secondes pour revenir sur la bonne voie après une interruption.

Le planning de Da Vinci peut vous aider à vous assurer que vous n'êtes pas submergé par le travail car il organise vos activités quotidiennes de manière à ce que vous ayez du temps distinct pour des tâches plus difficiles et plus faciles, mais aussi suffisamment de temps pour des activités relaxantes chaque jour.

Comment organiser votre journée avec le planning de Da Vinci

Beaucoup de gens suggèrent de commencer à planifier votre semaine le lundi, mais est-ce vraiment la meilleure idée ? Le créateur du planning de Da Vinci recommande de commencer à planifier le dimanche soir. Comme il le souligne, le lundi équivaut aux premières heures du matin, mais pour la semaine. Nos esprits sont toujours reposés le matin et peuvent offrir une plus grande productivité. Les "premières heures" de la semaine sont le lundi, mardi et mercredi. Donc, pour profiter de ces jours, vous devriez planifier vos tâches le dimanche.

Comme le souligne Adrian, la partie la plus délicate de la planification est la priorisation. Il recommande d'être honnête avec vous-même et de catégoriser soigneusement les tâches en fonction de leur importance et de la quantité de travail que vous devez accomplir pour les terminer.

Voici à quoi ressemble le planning quotidien et hebdomadaire d'Adrian.

Comme vous pouvez le voir, chaque jour se compose des mêmes éléments :

• Routine Matinale
• Travail Profond Intense
• Travail Profond Léger
• Travail Administratif
• Exercice
• Social
• Jeux

Maintenant, examinons chaque élément plus en détail.

Routine Matinale

Il est important de commencer chaque jour correctement. Au lieu de faire la grasse matinée et de se précipiter au travail, élaborez une routine qui vous aidera à vous réveiller et à faire tout ce qui vous plaît — prendre un petit déjeuner, boire un café, ou même faire un footing. Ce sont les petites choses qui peuvent faire une grande différence dans votre journée. Vous pouvez également créer une routine nocturne qui vous aidera à vous détendre avant d'aller au lit. Toutes les personnes réussies ont une routine nocturne, et vous devriez en avoir une aussi !

Travail Profond

Le travail profond est divisé en deux catégories — travail intense et travail léger. Le travail intense désigne toutes les tâches que vous trouvez difficiles, tandis que le travail léger concerne toutes les tâches plus simples à réaliser. Assurez-vous de faire du travail profond intense du lundi au mercredi, et du travail léger le jeudi et vendredi.

Travail Administratif

Le travail administratif comprend des tâches telles que répondre aux emails, programmer et assister à des réunions, organiser des documents, commander des fournitures, etc. Il est important de calculer combien de temps ces tâches prennent pour être complétées, afin que vous puissiez leur consacrer du temps chaque jour.

Exercice, Social et Jeux

Pour éviter l'épuisement, vous devez réserver du temps chaque jour pour vous détendre, passer du temps avec vos amis et votre famille, et jouer. Jouer signifie faire toutes les activités qui vous plaisent, que ce soit réellement jouer, regarder des films ou lire un livre.

Le planning de Da Vinci est un peu différent de la méthode GTD, car il englobe toute la journée et vous permet de créer une routine quotidienne. Cependant, cette méthode ne s'attaque pas à l'organisation des tâches en détail durant votre journée de travail, ce que fait le GTD. Donc, en combinant les deux méthodes, vous serez en mesure de créer un système pour organiser votre journée entière de manière plus équilibrée, où vous réalisez les tâches dans le temps réservé au travail et vous détendez dans une routine matinale et des temps de jeu pour éviter de vous épuiser.

5 conseils simples pour mieux organiser votre journée de travail

Si les deux méthodes ne vous plaisent pas, voici d'autres conseils sur la façon d'organiser les tâches de travail.

1. Écrivez

Prenez 5 à 10 minutes à la fin de votre journée de travail pour écrire dans un journal et évaluer la journée. Il se passe tellement de choses dans nos têtes qu'il est presque impossible de traiter et de rassembler les pensées sans une forme d'exutoire. À la fin de la journée de travail, la plupart d'entre nous veulent fuir et, ce faisant, ramènent leur travail et les stress associés chez eux. Une étude des psychologues de l'UCLA a révélé qu'en verbalisant vos sentiments—que ce soit en parlant à quelqu'un ou en les écrivant—vous vous assurerez que les émotions négatives associées sont beaucoup moins intenses. Alors, au lieu de ramener de la colère ou du stress chez vous, laissez-les derrière vous dans votre bloc-notes.

De plus, en notant les défis spécifiques auxquels vous faites face, votre subconscient se mettra au travail pour trouver des solutions correctives pendant que vous dormez la nuit, afin que vous puissiez vous réveiller frais et motivé pour attaquer la journée.

2. Planifiez à l'avance

Maintenant que vous avez libéré toute colère et frustration, vous êtes en mesure de planifier la journée à l'avance pour augmenter la probabilité qu'elle se déroule sans accroc. Sortez un autre bloc-notes (ou utilisez la fonction Notepad numérique de Clickup) et notez vos tâches pour demain par ordre d'importance, et quittez le bureau en sachant que votre subconscient s'occupera du reste et s'assurera que vous aurez une longueur d'avance lorsque vous arriverez au travail demain.

Si vous êtes quelqu'un qui compte sur son ordinateur pour rester organisé, vous pouvez commencer votre phase de planification en utilisant un modèle gratuit de planificateur quotidien. Il vous suffit de le personnaliser selon vos besoins et de vous faire gagner quelques heures que vous pourrez consacrer à d'autres tâches.

Des défis et des distractions surgiront toujours, alors soyez réaliste dans vos objectifs—et si vous échouez—ne vous en voudrez pas. Assurez-vous simplement de le porter au sommet de la liste de demain.

3. Désencombrez votre espace de travail

Un espace de travail encombré = un esprit encombré. Si votre bureau est en désordre, comment pouvez-vous vous attendre à ce que votre journée de travail se déroule sans distractions indésirables ? Organisez votre bureau de la même manière que vous aimeriez organiser votre esprit : débarrassé de l'encombrement et des distractions.

Il en va de même pour votre bureau. Gardez votre bureau sans encombrement pour facilement avancer dans vos tâches y compris vos e-mails.

Organiser votre espace de travail organisera votre esprit et maintiendra les niveaux de stress bas. Découvrez ces conseils simples sur comment organiser votre journée au travail.

4. Ne faites pas de multitâches

Selon une étude de l'Université de Californie à Irvine, il faut en moyenne 23 minutes et 15 secondes pour revenir à une tâche une fois que vous en avez détourné votre concentration. Donc, lorsque vous décidez de terminer une tâche, assurez-vous de vous libérer de toutes distractions. Cela signifie pas de réseaux sociaux, pas d'e-mails, pas d'internet, etc. jusqu'à ce que la tâche soit terminée ou que le temps imparti pour y travailler soit écoulé. Utilisez un minuteur, et commencez par une heure de travail ininterrompu. Si le bruit ambiant est trop important, mettez de la musique pour noyer les distractions et vous aider à vous concentrer. Dites à vos collègues ce que vous faites et demandez-leur de ne pas vous déranger sauf si c'est urgent.

5. Faites confiance à la règle des 80-20

La plupart de ce que nous faisons n'est pas si important, mais parce que c'est plus facile et peut nous donner cette poussée instantanée de dopamine, nous avons tendance à passer trop de temps sur des tâches simples tout en procrastinant sur celles plus exigeantes et importantes. Cela crée une lutte inutile. En abordant les tâches les plus importantes en premier, lorsqu'il s'agit d'achever les autres tâches moins significatives, vous pourrez le faire avec un plus grand sentiment d'accomplissement et de satisfaction.

6. Gérez vos e-mails

Les e-mails sont une affaire compliquée, et, comme de nombreuses autres tâches, ils sont rarement urgents. Prenez le temps de les organiser afin que lorsque vous y accédez, tout fonctionne efficacement et soit organisé en termes d'importance. Les clients de messagerie sur bureau comme Mailbird (Windows) ou Airmail (Mac) sont d'excellents outils pour cela et sont particulièrement utiles pour les personnes qui doivent gérer plusieurs comptes de messagerie.

Conclusion

En appliquant ces conseils simples pour mieux organiser votre journée de travail, vous bénéficierez d'une série d'avantages pour vous aider à quitter votre travail au travail, sortir à l'heure et dormir la nuit. Sauf si les tâches sont d'une importance capitale, ne ramenez pas votre travail chez vous. Ce temps pour se détendre, s'amuser et faire ce que vous aimez est tout aussi important que le temps nécessaire pour régler les factures. Vous rencontrerez probablement une résistance de votre part au départ, mais si vous vous y tenez, avec le temps, vous constaterez une augmentation de votre productivité et de la qualité de votre travail ainsi que de votre qualité de vie. Un gagnant-gagnant pour tout le monde.

Vous avez aimé cet article ? Consultez la deuxième partie "7 conseils pour planifier sa journée" et n'hésitez pas à le partager avec vos amis (stressés).

À propos de l'auteur :

Nicky Cullen est écrivain et coach en anxiété. Ayant souffert d'anxiété, de crises de panique et de dépression pendant une décennie : il utilise son expérience pour enseigner à ses clients les solutions qu'il aurait souhaité qu'on lui enseigne il y a 15 ans. Vous pouvez en savoir plus en cliquant ici.

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