2 Métodos para Organizar Días Laborales

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Author: Guest
Publicado el julio 18, 2025   •   Última actualización julio 18, 2025

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¿Con frecuencia te apresuras para llegar a algún lugar o cumplir con un plazo? Si sientes que siempre llegas tarde y no puedes cumplir con tus obligaciones, deberías revisar cómo planificas tu trabajo y mejorar tus habilidades de organización.

Sin una organización adecuada, no podrás disfrutar de un día completo y equilibrado (y quizás incluso de un estilo de vida). También podrías sufrir de falta de motivación y cambios de humor. Y eso no suena muy atractivo en absoluto.

Pero, la pregunta es, ¿cómo mejoras tu planificación diaria? Con tantos consejos y trucos en Internet, puede ser difícil decidir cuáles van a ser efectivos. Y, con todo el estrés durante tu día, puede que te resulte difícil encontrar un buen momento para comenzar.

No te preocupes, te tenemos cubierto. Este artículo contiene dos grandes métodos para planificar tu tiempo, así como consejos para estar organizado y recomendaciones sobre cómo organizar tu día para ser más productivo. ¡Esto puede ayudarte a empezar y guiarte en cada paso del camino!

Cómo Organizar Tu Día: Métodos Más Efectivos

Existen diferentes enfoques para organizar tu día. Hemos tomado dos enfoques prominentes, uno de los cuales es muy popular también. Usando ambos, podrás gestionar tus horas de trabajo, teniendo en cuenta todo tu día.

Método #1: Hacer las Cosas (GTD)

¿Tú:

• ¿Te sientes abrumado por la cantidad de tareas que necesitas seguir?
• ¿Te preocupa olvidar pequeños detalles?
• ¿Asumes muchas responsabilidades en tu trabajo y vida?
• ¿Comienzas muchos proyectos pero tienes problemas para terminarlos?

¡Entonces necesitas tomar unos consejos de David Allen, el creador de GTD, y aprender cómo organizar tus tareas laborales (y todas las demás tareas) de la manera correcta!

El sistema de gestión de tareas GTD se basa en una verdad simple: cuantas más tareas tengas en tu lista, más difícil se vuelve decidir qué necesita atención. Esto también elimina la exageración alrededor de las listas de tareas, ya que pueden obligarte a pasar más tiempo pensando en tus tareas que realizándolas. Como resultado, puedes acabar estresado y abrumado.

Allen notó que el cerebro humano es mucho mejor procesando información que almacenándola y puso este detalle esencial en la metodología GTD, que debería ayudarte a deshacerte de todo el desorden mental y lograr que las cosas se hagan a tiempo. Implica establecer un flujo de trabajo, y una vez que lo hagas, podrás identificar las tareas en las que deberías estar trabajando en cada momento, sin preocuparte de que se te olvide algo.

El método GTD consta de cinco prácticas simples que te ayudarán a sistematizar el desorden en tu mente y organizar tu día:

• Captura todo. En la línea de "Necesito hacer esto" o "Esto debería ocurrir a esa hora", cualquier cosa que se te ocurra que sea una acción o requerimiento, captúralo. Si se escapa de tu libreta, se escapa de tu atención.
• Aclara. Revisa todo lo que capturas (¡solo no intentes completarlo aún!) y planifica los próximos pasos. Decide en qué categoría encaja mejor el elemento: ¿es una referencia, un proyecto o una acción siguiente?
• Organiza. Pon todo donde pertenece. Agrega fechas importantes a tu calendario, asigna tareas a otras personas y organiza las tuyas.
• Revisa. Mantén un control sobre tus listas y no olvides revisarlas y actualizarlas.
• Involúcrate. ¡Empieza a trabajar en las tareas que más importan!

GTD requiere aprender cómo planificar y organizar de antemano. Pero valdrá la pena a largo plazo. Con este método, nunca tendrás que preocuparte por perder una reunión o olvidar un plazo. En cambio, tendrás todas tus tareas organizadas y podrás priorizar tu tiempo adecuadamente.

¡Ahora examinemos cada práctica en detalle!

Paso 1: Captura

El primer y más importante paso del GTD es dejar de almacenar toda la información y tus tareas diarias en tu cerebro. En su lugar, captura y almacena todas tus tareas, ideas, trabajos en un "bandeja de entrada" — una libreta física o una aplicación digital, como un planificador, un calendario o una aplicación de gestión de tareas.

Al capturar tus pensamientos, finalmente podrás disminuir el desorden mental. ¡No te preocupes por organizar estas tareas e ítems aún! Eso lo abordaremos en uno de los siguientes pasos.

Consejo: Cuando empieces con el GTD, se recomienda escribir todo lo que puedas necesitar cuidar en el futuro y almacenarlo en tu bandeja de entrada.

Paso 2: Aclara

Ahora llegamos a la parte en la que aprendes a organizar tu jornada laboral y ordenar todo en tu bandeja de entrada. Revisa cada elemento en tu bandeja de entrada y aplica uno de los siguientes métodos:

• Si la tarea toma menos de 2 minutos, complétala de inmediato.
• Si la tarea puede ser delegada, asígnala a otra persona.
• Escribe la fecha de vencimiento si el elemento necesita ser completado en una fecha u hora específica.
• Si la tarea es compleja, identifica la(s) siguiente(s) acción(es) y paso(s) que necesitas tomar para avanzar con ella.

Siempre asegúrate de agregar la mayor cantidad de información posible a tus tareas y hacer que sean ejecutables.

Paso 3: Organiza

Después de anotar todas tus tareas y agregar la mayor cantidad de información posible, es hora de organizarlas. Existen numerosas formas de organizar tus tareas con el método GTD, pero la más común es usar una combinación de proyectos y etiquetas, como en Todoist o Asana.

Necesitas separar los elementos en tareas únicas y proyectos. Según la filosofía de GTD, un proyecto es cualquier tarea que requiere más pasos para completarse. Asegúrate de anotar los siguientes pasos para cada tarea y agregar una fecha de vencimiento (si la hay). Por ejemplo, en Asana, este paso se reflejaría en la creación de una tarjeta de tarea y subtareas dentro de ella.

Paso 4: Revisa

Este paso es bastante autoexplicativo. Dedica tiempo cada semana para revisar todas tus tareas, tachar todo lo que completaste, agregar y organizar nuevas tareas, e identificar las acciones siguientes. Allen llama a este paso un "factor crítico para el éxito." Revisar y actualizar constantemente tus tareas asegurará que no solo estás logrando tareas. Estás logrando las cosas correctas.

Paso 5: Involúcrate

Esta es la parte en la que todo el tiempo que dedicaste a planificar tu trabajo da sus frutos. A estas alturas, deberías haber desarrollado un sistema lleno de tareas ejecutables que estén organizadas en categorías lógicas.

Así que cuando comiences a trabajar, no te encontrarás preguntándote "¿Qué debería hacer a continuación?". Eliminaste ese pensamiento al poner todas tus tareas en papel físico o digital y organizarlas en un plan ejecutable. Además, eliminaste todo el desorden mental que te había estado estresando.

6: Guarda y Comparte

Después de terminar una tarea, haz un seguimiento de ella y comparte la información con otros equipos. Esto evitará silos entre equipos, donde todos los equipos solo se enfocan en sus tareas sin tener acceso directo al progreso de los otros equipos. La creación de una base de conocimiento donde todos en la empresa pueden aprender en qué has estado trabajando, las conclusiones que has hecho y los próximos pasos beneficiará a todos mientras te ayuda a monitorear el progreso de tus tareas.

Herramientas GTD

Aquí tienes algunos consejos más para estar organizado y herramientas GTD que te ayudarán a familiarizarte con este método más rápido.

Listas GTD

Para comenzar con GTD, necesitas aclarar y organizar tus tareas de manera eficiente. La mejor forma de hacerlo es haciendo listas, ya sea en papel o utilizando software de gestión de tareas en tu teléfono o computadora portátil. Existen varios tipos de listas que puedes hacer:

• La lista "entrada". Esta es la primera lista básica y desordenada que haces. Utilízala para capturar pensamientos y tareas a medida que te vengan a la mente. Siéntete libre de anotar todo en una libreta o tu smartphone. Incluso puedes tener varias listas "entrada"; por ejemplo, una en un planificador y otra en tu teléfono. Una vez que tengas todas tus tareas anotadas, comienza a organizarlas por prioridad.
• La lista de "próximas acciones". La lista de "próximas acciones" debe contener elementos que debes hacer lo antes posible. Puedes organizar los elementos de esta lista según su prioridad, fecha de vencimiento, o tal vez qué tan pronto puedes completarlos. Recuerda, siempre debes completar las tareas cortas (las que tardan menos de dos minutos) de inmediato.
• La lista de "esperando". Esta lista debe ser utilizada para todas las tareas que delegaste a otros o tareas que no pueden completarse aún porque alguien necesita hacer otra cosa primero. Aquí hay un consejo útil para esta lista. Siempre escribe la fecha actual cuando anotes la tarea. Así, puedes enviar un correo a tus compañeros de trabajo y decir algo como "¡Todavía estoy esperando el informe que dijiste que terminarías pronto. Eso fue hace 18 días!"
• La lista de "algún día/tal vez". Esta lista es para todos los proyectos que deseas realizar algún día, pero que no son de gran importancia. Puedes anotar ítems como "reemplazar el feo cuadro en la sala" o "empezar tu propio blog" en esta lista. Aunque las tareas de esta lista no son de suma importancia, aún deberías revisar esta lista semanalmente, asegurarte de no olvidar estas tareas y comenzar a trabajar en ellas cuando tengas algo de tiempo.

Calendario

El calendario es excelente para todas aquellas tareas que son sensibles al tiempo y la fecha. De esta forma, podrás priorizar mejor tus tareas. Las tareas que no necesitan realizarse pronto permanecerán en tu lista de "próximas acciones", así que podrás ocuparte de ellas más adelante. Si no te gusta mantener un calendario en tu pared o escritorio, entonces deberías probar usar Google Calendar para mantenerte organizado.

Carpeta de Leer/Revisar

Es muy probable que tengas varias tareas de "leer [algo]" en alguna de tus listas. Una carpeta de leer/revisar será útil en tales casos. Puede ser una carpeta física o digital que contenga todos los documentos, papeles o libros que necesitas leer. La idea detrás de esta carpeta es tener siempre este material disponible cuando tengas unos minutos que matar mientras esperas tu comida o en la consulta del médico.

GTD es una metodología de productividad que puede transformar tu vida de un caos en un estilo de vida equilibrado y satisfactorio. GTD te ayudará a organizar tus tareas laborales así como el resto de tu día, ya que esto también afecta a qué tan bien realizas tu trabajo.

Método #2: El Horario de Da Vinci

El Horario de Da Vinci es el segundo método que te ayudará a aprender a planificar y organizar más eficientemente. Desarrollado por Adrian Iliopoulus, este método te permitirá crear horarios que harán que tu vida sea más significativa, divertida y creativa.

La idea principal detrás del "Horario de Da Vinci" es aprender a:

• Ser creativo y entrar en flujo todos los días.
• No permitir que las interrupciones arruinen tu flujo.
• Dejar de procrastinar y hacer las cosas.
• Asegurarte de no experimentar agotamiento.
• Equilibrar adecuadamente el trabajo y el ocio.

¿Sabías que? Se necesita 23 minutos y 15 segundos para retomar el camino después de una interrupción.

El Horario de Da Vinci puede ayudarte a asegurarte de que no estés abrumado por el trabajo, ya que organiza tus actividades diarias de una manera en la que tienes tiempo distintivo para tareas más difíciles y más fáciles, pero también suficiente tiempo para actividades relajantes todos los días.

Cómo Organizar Tu Día con el Horario de Da Vinci

Muchas personas sugieren que empieces a planificar tu semana el lunes, pero ¿es la mejor idea? El creador del Horario de Da Vinci recomienda comenzar a planificar el domingo por la noche. Como él indicó, el lunes es el equivalente de las primeras horas de la mañana, pero para la semana. Nuestras mentes siempre están descansadas por la mañana y pueden ofrecer una mayor productividad. Las "primeras horas" para la semana son el lunes, martes y miércoles. Entonces, para aprovechar estos días, deberías planificar tus tareas el domingo.

Como señala Adrian, la parte más complicada de la planificación es priorizar. Te recomienda ser honesto contigo mismo y clasificar cuidadosamente las tareas según su importancia y la cantidad de trabajo que necesitas hacer para completarlas.

Aquí está cómo se ve el horario diario y semanal de Adrian.

Como puedes ver, cada día consiste en los mismos elementos:

• Rutina Matutina
• Trabajo Profundo Intenso
• Trabajo Profundo Suave
• Trabajo Administrativo
• Ejercicio
• Social
• Juego

Ahora, expliquemos cada uno en más detalle.

Rutina Matutina

Es importante comenzar cada día de la manera correcta. En lugar de dormir y apresurarte al trabajo, elabora una rutina que te ayude a despertar y hacer cualquier cosa que te guste — desayunar, beber café o incluso salir a correr. Son las pequeñas cosas las que pueden marcar una diferencia significativa en tu día. También puedes crear una rutina nocturna que te ayude a relajarte antes de ir a la cama. Todas las personas exitosas tienen una rutina nocturna, ¡y tú también deberías tener una!

Trabajo Profundo

El trabajo profundo se divide en dos categorías: trabajo duro y trabajo suave. El trabajo duro se refiere a todas las tareas que encuentras desafiantes, mientras que el trabajo suave son todas aquellas tareas que son más fáciles de realizar. Asegúrate de realizar trabajo profundo duro de lunes a miércoles, y trabajo suave el jueves y viernes.

Trabajo Administrativo

El trabajo administrativo incluye tareas como responder correos electrónicos, programar y asistir a reuniones, organizar documentos, pedir suministros, etc. Es importante calcular cuánto tiempo tardan estas tareas en completarse, para que puedas reservar tiempo para ellas cada día.

Ejercicio, Social y Juego

Para prevenir el agotamiento, necesitas dedicar tiempo cada día para que puedas relajarte, pasar tiempo con tus amigos y familia, y jugar. Jugar significa hacer todas las actividades que te agradan, desde jugar hasta ver películas o leer un libro.

El Horario de Da Vinci es un poco diferente del método GTD, ya que abarca todo el día y te permite crear una rutina diaria. Sin embargo, este método no aborda la organización de tareas en mucho detalle durante tu jornada laboral, lo que hace el GTD. Así que al combinar los dos métodos, podrás crear un sistema para organizar todo tu día de una manera más equilibrada, donde logres hacer cosas en el tiempo reservado para el trabajo y te relajes en una rutina matutina y tiempo de juego para asegurarte de no agotarte.

5 Consejos Simples para Organizar Mejor Tu Jornada Laboral

Si no te gustan los dos métodos, aquí hay más consejos sobre cómo organizar las tareas laborales.

1. Escribe

Tómate 5-10 minutos al final de tu jornada laboral para escribir en un diario y evaluar el día. Hay tanto ruido en nuestras mentes que es casi imposible procesar y recopilar pensamientos sin alguna forma de salida. Al final de la jornada laboral, la mayoría quiere huir—y al hacerlo—lleva su trabajo y los estrés asociados a casa. Un estudio de psicólogos de UCLA reveló que al verbalizar tus sentimientos—ya sea hablando con alguien o escribiéndolos—ayuda a asegurar que cualquier emoción negativa asociada sea mucho menos intensa. Así que, en lugar de llevarte a casa cualquier ira o estrés, déjalo en tu cuaderno.

Además, al escribir los desafíos específicos que enfrentas, tu mente subconsciente comenzará a trabajar en encontrar soluciones correctivas mientras duermes por la noche, para que puedas despertar fresco y motivado para afrontar el día.

2. Planifica con anticipación

Ahora que has liberado toda ira y frustración, estás en posición de planificar el día que tienes por delante para aumentar la probabilidad de que vaya sin problemas. Saca otro cuaderno (o usa la función de Bloc de Notas digital de Clickup) y anota tus tareas para mañana en orden de importancia, y sal de la oficina sabiendo que tu subconsciente se encargará del resto y asegurará que estés muy por delante cuando llegues al trabajo mañana.

Si eres de los que dependen de su computadora para mantenerse organizado, entonces puedes comenzar tu fase de planificación usando una plantilla de planificador diario gratis. Simplemente personalízala a tus necesidades y ahorra unas horas para dedicar a tus otras tareas.

Los desafíos y distracciones siempre surgirán, así que sé realista en tus objetivos—y si no lo logras—no te castigues. Solo asegúrate de ponerlo en la parte superior de la lista de mañana.

3. Deshazte del desorden en tu espacio de trabajo

Un espacio de trabajo desordenado = una mente desordenada. Si tu escritorio está hecho un lío, ¿cómo puedes esperar que tu jornada laboral fluya sin distracciones no deseadas? Organiza tu escritorio de manera similar a como te gustaría organizar tu mente: libre de desorden y distracciones.

Lo mismo aplica a tu escritorio virtual. Mantén tu escritorio libre de desorden para trabajar fácilmente en tus tareas, incluyendo tu correo electrónico.

Organizar tu espacio de trabajo organizará tu mente y mantendrá bajos los niveles de estrés. Consulta estos consejos sencillos sobre cómo organizar tu día en el trabajo.

4. No hagas varias tareas a la vez

Según un estudio de la Universidad de California en Irvine, se tarda un promedio de 23 minutos y 15 segundos en volver a una tarea una vez que has distraído tu concentración. Así que, cuando te dispongas a completar una tarea, asegúrate de liberarte de todas las distracciones. Eso significa no redes sociales, correos electrónicos, internet, etc. hasta que la tarea esté completa o haya pasado el tiempo asignado para trabajar en ella. Usa un temporizador y comienza con una hora de trabajo ininterrumpido. Si el ruido ambiental es demasiado, pon algo de música para ahogar las distracciones y ayudarte a concentrarte. Dile a tus colegas lo que estás haciendo y pídeles que no te molesten a menos que no pueda esperar.

5. Confía en la regla 80-20

La mayoría de lo que hacemos no es tan importante, pero como es más fácil y puede proporcionarnos esa dosis instantánea de dopamina, tendemos a pasar demasiado tiempo en tareas simples mientras procrastinamos en las más exigentes e importantes. Esto crea una lucha innecesaria. Al abordar primero las cosas más importantes, cuando se trata de completar las otras tareas menos significativas, podrás hacerlo con un mayor sentido de logro y satisfacción.

6. Gestiona tu correo electrónico

El correo electrónico es un asunto desordenado, y como muchas otras tareas, raramente es urgente. Tómate el tiempo para organizar el tuyo para que cuando entres allí, todo funcione de manera eficiente y esté organizado en términos de importancia. Los clientes de correo electrónico de escritorio como Mailbird (Windows) o Airmail (Mac) son excelentes herramientas para esto y son especialmente útiles para personas que tienen que gestionar múltiples cuentas de correo electrónico.

Conclusión

Al aplicar estos consejos para planificar el día de manera más efectiva en el trabajo, experimentarás una serie de beneficios que te ayudarán a asegurarte de que dejes tu trabajo en el trabajo, salgas a tiempo y duermas bien por la noche. A menos que las tareas sean de máxima importancia, no lleves tu trabajo a casa contigo. Ese tiempo para descomprimir, divertirte y hacer lo que amas es tan importante como el tiempo necesario para pagar las cuentas. Es muy probable que al principio te encuentres con resistencia de tu parte, pero si perseveras en esto, con el tiempo verás que tu productividad y la calidad de tu trabajo aumentan, así como tu calidad de vida. Un ganar-ganar para todos.

¿Te gustó esta publicación? Revisa la segunda parte "7 Consejos sobre cómo reducir el estrés" y compártelo con tus amigos (estresados).

Sobre el autor:

Nicky Cullen es un escritor y coach de ansiedad. Habiendo sufrido de ansiedad, ataques de pánico y depresión durante una década: utiliza su experiencia para enseñar a sus clientes las soluciones que desearía que alguien le hubiera enseñado hace 15 años. Puedes aprender más haciendo clic aquí.

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