Author: Guest
Gepubliceerd op
•
Laatst bijgewerkt op
Ben je vaak gehaast om ergens op tijd te komen of een deadline te halen? Als je het gevoel hebt dat je constant te laat komt en je verplichtingen niet kunt bijhouden, is het tijd om de manier waarop je je werk plant te verbeteren en je organisatietalent te vergroten.
Zonder goede organisatie kun je niet genieten van een volle en uitgebalanceerde dag (en misschien zelfs een levensstijl). Je kunt ook last hebben van een gebrek aan motivatie en stemmingswisselingen. En dat klinkt helemaal niet aantrekkelijk.
Maar de vraag is, hoe verbeter je je dagelijkse planning? Met zoveel tips en trucs op het internet kan het moeilijk zijn om te beslissen welke effectief zullen zijn. En met al de stress gedurende je dag kan het lastig zijn om een goed moment te vinden om te beginnen.
Maak je geen zorgen, we hebben je gedekt. Dit artikel bevat twee geweldige methoden voor het plannen van je tijd, evenals tips om georganiseerd te zijn en aanwijzingen over hoe je je dag kunt organiseren om productiever te zijn. Dit kan je helpen om te beginnen en je elk stap van de weg te leiden!
Hoe je jouw dag kunt organiseren: De meest effectieve methoden
Er zijn verschillende benaderingen voor het organiseren van je dag. We hebben twee prominente aanpakken genomen, waarvan er één ook erg populair is. Door beide te gebruiken, kun je je werkuren beheren, rekening houdend met je hele dag.
Methode #1: Getting Things Done (GTD)
Doe je:
Je overweldigd door het aantal taken dat je moet volgen?
Maak je je zorgen over het vergeten van kleine details?
Draag je veel petten in je werk en leven?
Begin je veel projecten maar heb je moeite om ze af te ronden?
Dan moet je een paar aanwijzingen van David Allen, de maker van GTD, volgen en leren hoe je je werk taken (en alle andere taken) op de juiste manier kunt organiseren!
Het GTD-taakbeheersysteem is gebaseerd op een eenvoudige waarheid: hoe meer taken je op je lijst hebt, hoe moeilijker het wordt voor je om te beslissen wat aandacht nodig heeft. Dit gooit ook de hype rond to-do-lijsten zo de deur uit, omdat ze je misschien dwingen om meer tijd te besteden aan het denken over je taken dan aan het uitvoeren ervan. Als gevolg hiervan kun je gestrest en overweldigd raken.
Allen merkte op dat de menselijke hersenen veel beter zijn in het verwerken van informatie dan in het opslaan ervan en hij heeft dit essentiële detail in de GTD-methodologie verwerkt, waarmee je al de mentale rommel kunt opruimen en dingen op tijd gedaan kunt krijgen. Het omvat het opzetten van een workflow, en zodra je dat doet, ben je in staat om de taken te identificeren waaraan je op elk moment zou moeten werken, zonder je zorgen te maken dat je iets zult vergeten.
De GTD-methode bestaat uit vijf eenvoudige praktijken die je zullen helpen om de rommel in je hoofd te systematiseren en je dag te organiseren:
Vang alles. In de geest van "Ik moet dit doen" of "Dit moet op dat moment gebeuren, wat je ook maar te binnenschiet dat een actie of vereiste is, vang het. Als het je notitieboek ontsnapt, ontsnapt het je aandacht.
Verduidelijk. Werk alles door wat je vangt (probeer het nog niet te voltooien!) en plan de volgende stappen. Beslis in welke categorie het item het beste past: is het een referentie, project of volgende actie?
Organiseer. Plaats alles waar het behoort. Voeg belangrijke data toe aan je agenda, wijs taken toe aan anderen en sorteer je eigen taken.
Review. Houd je lijsten bij en vergeet niet ze te herzien en bij te werken.
Betrek. Begin met het werken aan taken die het belangrijkst zijn!
GTD vereist dat je leert hoe je vooraf moet plannen en organiseren. Maar het zal zeker de moeite waard zijn op de lange termijn. Met deze methode hoef je je nooit zorgen te maken over het missen van een vergadering of het vergeten van een deadline. In plaats daarvan heb je al je taken gesorteerd en kun je je tijd goed prioriteren.
Laten we nu elke praktijk in detail bekijken!
Stap 1: Vangen
De eerste en belangrijkste stap naar GTD is om te stoppen met het opslaan van alle informatie en je dagelijkse taken in je hoofd. In plaats daarvan, vang en sla al je to-dos, ideeën, taken op in een "inbox" — een fysiek notitieboek of digitale app, zoals een planner, agenda of een taakbeheer-app.
Door je gedachten te vangen, kun je eindelijk de mentale rommel verminderen. Maak je nog geen zorgen over het organiseren van deze taken en items! We komen daar in een van de volgende stappen op terug.
Tip: Wanneer je net begint met GTD, is het aan te raden om alles op te schrijven waar je in de toekomst voor moet zorgen en het in je inbox te bewaren.
Maak je taken specifiek en actiegerichtStap 2: Verduidelijk
Nu komen we bij het deel waar je leert hoe je je werkdag kunt organiseren en alles in je inbox kunt sorteren. Ga door elk item in je inbox en pas een van de volgende methoden toe:
Als de taak minder dan 2 minuten duurt, voltooi deze dan onmiddellijk.
Als de taak gedelegeerd kan worden, wijs deze dan aan iemand anders toe.
Schrijf de vervaldatum op als het item op een specifieke datum of tijd moet worden voltooid.
Als de taak complex is, identificeer dan de volgende actie(s) en stap(en) die je moet nemen om verder te komen.
Zorg er altijd voor dat je zoveel mogelijk informatie aan je taken toevoegt en maak je taken actiegericht.
Stap 3: Organiseer
Nadat je al je taken hebt opgeschreven en zoveel mogelijk informatie hebt toegevoegd, is het tijd om ze te sorteren. Er zijn talloze manieren om je taken te organiseren met de GTD-methode, maar de meest voorkomende is het gebruik van een combinatie van projecten en labels, zoals in Todoist of Asana.
Je moet items scheiden in eenmalige taken en projecten. Volgens de GTD-filosofie is een project elke taak die meer stappen vereist om te voltooien. Zorg ervoor dat je je volgende stappen voor elke taak opschrijft en een vervaldatum toevoegt (als die er is). Bijvoorbeeld, in Asana zou deze stap worden weerspiegeld in het aanmaken van een taakkaart en subtaken daarin.
Stap 4: Review
Deze stap spreekt vrij voor zich. Reserveer elke week tijd om al je taken te bekijken, alles wat je hebt voltooid door te strepen, nieuwe taken toe te voegen en te organiseren, en de volgende acties te identificeren. Allen noemt deze stap een "kritieke factor voor succes." Constant het herzien en bijwerken van je taken zorgt ervoor dat je niet alleen dingen gedaan krijgt. Je krijgt de juiste dingen gedaan.
Stap 5: Betrokkenheid
Dit is het moment waarop alle tijd die je hebt gereserveerd voor het plannen van je werk zich uitbetaalt. Tegen deze stap zou je een systeem moeten hebben ontwikkeld vol actiegerichte taken die zijn georganiseerd in logische categorieën.
Dus wanneer je begint met werken, zul je jezelf niet afvragen "Wat moet ik nu doen?". Je hebt dat denken uit het plaatje gehaald door al je taken op fysiek of digitaal papier te krijgen en ze in een actieplan te rangschikken. Om het af te maken, heb je al de mentale rommel die je gestrest maakte, opgeruimd.
Stap 6: Opslaan en Delen
Na het voltooien van een taak, houd je het bij en deel je de informatie met andere teams. Dit voorkomt silo's tussen teams, waarbij alle teams zich alleen concentreren op hun taken zonder directe toegang te hebben tot de voortgang van de andere teams. De creatie van een kennisbank waarin iedereen in het bedrijf kan leren waar je aan hebt gewerkt, de conclusies die je hebt getrokken, en de volgende stappen zal iedereen ten goede komen terwijl je helpt de voortgang van je taken te volgen.
GTD Hulpmiddelen
Hier zijn nog een paar tips om georganiseerd te zijn en GTD-hulpmiddelen die je zullen helpen om deze methode sneller onder de knie te krijgen.
GTD Lijsten
Om aan de slag te gaan met GTD, moet je je taken efficiënt verduidelijken en organiseren. De beste manier om dat te doen is door lijsten te maken, hetzij op papier of door gebruik te maken van taakbeheer software op je telefoon of laptop. Er zijn verschillende soorten lijsten die je kunt maken:
De "in" lijst. Dit is de eerste, basis, rommelige lijst die je maakt. Gebruik het om gedachten en taken vast te leggen zodra ze bij je opkomen. Voel je vrij om alles op te schrijven in een notitieboek of op je smartphone. Je kunt zelfs verschillende "in" lijsten hebben; bijvoorbeeld één in een planner en één op je telefoon. Zodra je al je taken hebt opgeschreven, begin je ze te organiseren op prioriteit.
De "volgende acties" lijst. De "volgende acties" lijst moet items bevatten die je zo snel mogelijk moet doen. Je kunt de items op deze lijst organiseren op basis van hun prioriteit, vervaldatum, of hoe snel je ze kunt voltooien. Vergeet niet, je moet altijd korte taken (die minder dan twee minuten duren) onmiddellijk voltooien.
De "wachten op" lijst. Deze lijst moet worden gebruikt voor alle taken die je aan anderen hebt gedelegeerd of taken die nog niet kunnen worden voltooid omdat iemand anders eerst iets moet doen. Hier is een nuttige tip voor deze lijst. Schrijf altijd de huidige datum op wanneer je de taak opschrijft. Op die manier kun je je collega's een e-mail sturen met iets als "Ik wacht nog steeds op het rapport dat je zei dat je snel zou afmaken. Dat was 18 dagen geleden!"
De "someday/maybe" lijst. Deze lijst is voor alle projecten die je ooit wilt realiseren, maar die niet van groot belang zijn. Je kunt items zoals "vervang het lelijke schilderij in de woonkamer" of "begin je eigen blog" op deze lijst schrijven. Ook al zijn de taken op deze lijst niet van het grootste belang, je moet deze lijst wekelijks herzien, ervoor zorgen dat je deze taken niet vergeet, en beginnen met werken aan deze taken wanneer je wat tijd hebt!
Agenda
De agenda is geweldig voor al die taken die tijd- en datumgevoelig zijn. Op deze manier kun je je taken beter prioriteren. De taken die niet snel hoeven te worden gedaan blijven op je "volgende acties" lijst, zodat je ze later kunt aanpakken. Als je niet van het bijhouden van een agenda op je muur of bureau houdt, dan moet je proberen om Google Agenda te gebruiken om georganiseerd te blijven.
Lezen/Herzien Map
Het is heel waarschijnlijk dat je verschillende "lees [iets]" taken op een van je lijsten hebt. Een lezen/herzien map is nuttig voor dergelijke gevallen. Het kan een fysieke of digitale map zijn die alle documenten, papieren of boeken bevat die je moet lezen. Het idee achter deze map is om dit materiaal altijd beschikbaar te hebben wanneer je een paar minuten te doden hebt terwijl je wacht op je eten of bij de dokter.
GTD is een productiviteitsmethodologie die je leven kan transformeren van een chaotische puinhoop naar een gebalanceerde en vervulde levensstijl. GTD helpt je niet alleen om je werk taken te organiseren, maar ook de rest van je dag, aangezien dit ook invloed heeft op hoe goed je je werk doet.
Methode #2: Het Da Vinci Schema
Het Da Vinci Schema is de tweede methode die je zal helpen leren hoe je efficiënter kunt plannen en organiseren. Ontwikkeld door Adrian Iliopoulus, stelt deze methode je in staat om schema's te creëren die je leven doelgerichter, leuker en creatiever maken.
De belangrijkste idee achter het "Da Vinci Schema" is leren hoe je:
Het Da Vinci Schema kan je helpen ervoor te zorgen dat je niet overweldigd raakt door werk, aangezien het je dagelijkse activiteiten zo samenstelt dat je onderscheidende tijd hebt voor uitdagende en eenvoudigere taken, maar ook genoeg tijd voor ontspannende activiteiten elke dag.
Hoe je jouw dag organiseert met het Da Vinci Schema
Veel mensen suggereren je om je week op maandag te beginnen plannen, maar is dat de beste optie? De maker van het Da Vinci Schema raadt aan om zondagavond te beginnen met plannen. Zoals hij opmerkte, is maandag het equivalent van de vroege uren van de ochtend, maar dan voor de week. Onze geest is 's ochtends altijd uitgerust en kan grotere productiviteit leveren. De "vroege uren" voor de week zijn maandag, dinsdag en woensdag. Dus, om gebruik te maken van deze dagen, moet je jouw taken op zondag plannen.
Zoals Adrian opmerkt, is het moeilijkste deel van plannen prioriteren. Hij raadt aan dat je eerlijk moet zijn tegenover jezelf en taken zorgvuldig moet categoriseren op basis van hun belangrijkheid en de hoeveelheid werk die je moet verrichten om ze te voltooien.
Hier is hoe Adrian's dagelijkse en wekelijkse schema eruitziet.
Zorg ervoor dat je een plan hebt voor de volgende dagCredit: Adrian Iliopoulus' Da Vinci Schema
Zoals je kunt zien, bestaat elke dag uit dezelfde elementen:
Ochtendroutine
Hardcore Diep Werk
Zacht Diep Werk
Admin Werk
Bewegen
Sociaal
Spel
Laten we nu elk aspect in meer detail uitleggen.
Ochtendroutine
Het is belangrijk om elke dag goed te beginnen. In plaats van uit te slapen en te haasten naar je werk, bedenk een routine die je helpt om wakker te worden en alles te doen wat je leuk vindt — ontbijt eten, koffie drinken of zelfs een rondje hardlopen. Het zijn de kleine dingen die een significant verschil kunnen maken in je dag. Je kunt ook een avondroutine bedenken die je helpt om te ontspannen voordat je naar bed gaat. Alle succesvolle mensen hebben een avondroutine, en dat zou jij ook moeten hebben!
Diep Werk
Diep werk is verdeeld in twee categorieën — hard werk en zacht werk. Hard werk verwijst naar alle taken die je uitdagend vindt, terwijl zacht werk al die taken zijn die gemakkelijker uit te voeren zijn. Zorg ervoor dat je van maandag tot woensdag diep hard werk doet en zacht werk op donderdag en vrijdag.
Admin Werk
Admin werk omvat taken zoals het beantwoorden van e-mails, afspraken plannen en bijwonen, documenten organiseren, voorraden bestellen, enzovoort. Het is belangrijk om te berekenen hoeveel tijd deze taken in beslag nemen om te voltooien, zodat je elke dag tijd voor hen kunt reserveren.
Bewegen, Sociaal, en Spel
Om een burn-out te voorkomen, moet je elke dag tijd reserveren zodat je kunt ontspannen, tijd doorbrengen met vrienden en familie, en spelen. Spelen betekent alle activiteiten doen die je leuk vindt, van letterlijk spelen tot het bekijken van films of het lezen van een boek.
Het Da Vinci Schema is iets anders dan de GTD-methode, omdat het de hele dag omvat en je in staat stelt een dagelijkse routine te creëren. Deze methode houdt echter niet van dichtbij rekening met het organiseren van taken gedurende je werkdag, wat GTD wel doet. Door de twee methoden te combineren, kun je een systeem creëren voor het organiseren van je hele dag op een meer gebalanceerde manier, waarbij je dingen gedaan krijgt in de tijd die voor werk is gereserveerd en ontspannen in een ochtendroutine en speeltijd om ervoor te zorgen dat je niet uitgeput raakt.
5 Eenvoudige tips om je werkdag beter te organiseren
Als je de twee methoden niet leuk vindt, hier is meer advies over hoe je werktaken kunt organiseren.
1. Schrijf
Neem 5-10 minuten aan het einde van je werkdag om in een dagboek te schrijven en de dag te evalueren. Er gebeurt zoveel in ons hoofd dat het bijna onmogelijk is om gedachten te verwerken en te verzamelen zonder een of andere uitlaatklep. Aan het eind van de werkdag willen de meeste mensen weg van alles—en door dit te doen—nemen ze hun werk en bijbehorende stress mee naar huis. Een studie van UCLA-psychologen onthulde dat het verwoorden van je gevoelens—of je nu met iemand praat of ze opschrijft—helpt om ervoor te zorgen dat eventuele negatieve emoties veel minder intens zijn. Dus in plaats van woede of stress mee naar huis te nemen, laat het achter in je notitieboek.
Bovendien, door specifieke uitdagingen die je tegenkomt op te schrijven, zal je onderbewustzijn aan de slag gaan met het bedenken van corrigerende oplossingen terwijl je 's nachts slaapt, zodat je fris en gemotiveerd wakker wordt om de dag aan te pakken.
Schrijven is een geweldige manier om je dag op het werk te organiseren. Bekijk hoe je je werk en taken kunt opruimen met deze eenvoudige tips.
2. Plan vooruit
Nu je alle woede en frustratie hebt losgelaten, ben je in een positie om de dag te plannen om de kans te vergroten dat deze soepel verloopt. Pak een ander notitieboek (of gebruik de digitale notitieboekfunctie van Clickup) en schrijf je taken voor morgen op in volgorde van belangrijkheid, en verlaat het kantoor met de wetenschap dat je onderbewustzijn voor de rest zorgt en ervoor zorgt dat je ver vooruit bent als je morgen op je werk aankomt.
Als je iemand bent die op zijn computer vertrouwt om georganiseerd te blijven, dan kun je je planningsfase starten door een gratis dagelijks planningssjabloon te gebruiken. Pas het eenvoudig aan je behoeften aan en bespaar jezelf een paar uur om in je andere taken te steken.
Uitdagingen en afleidingen zullen altijd opduiken, dus wees realistisch in je doelen—en als je tekortschiet—maak jezelf dan niet kwaad. Zorg ervoor dat je het bovenaan de lijst voor morgen plaatst.
3. Ruim je werkruimte op
Een rommelige werkruimte = een rommelige geest. Als je bureau een chaos is, hoe kun je dan verwachten dat je werkdag soepel verloopt zonder ongewenste afleidingen? Organiseer je bureau zoals je je geest zou willen organiseren: vrij van rommel en afleidingen.
Je werkruimte organiseren organiseert je geest en houdt stressniveaus laag. Bekijk deze eenvoudige tips over hoe je je dag op het werk kunt organiseren.
4. Multi-task niet
Volgens een studie van de Universiteit van Californië Irvine, duurt het gemiddeld 23 minuten en 15 seconden om weer op een taak terug te komen, nadat je je concentratie ervan hebt afgeleid. Dus, wanneer je begint met het voltooien van een taak, zorg ervoor dat je jezelf vrijmaakt van alle afleidingen. Dat betekent geen sociale media, e-mail, internet, enzovoort totdat de taak is voltooid of de toegewezen tijd om eraan te werken is verstreken. Gebruik een timer en begin met een uur ononderbroken werk. Als het omgevingsgeluid te veel is, speel dan wat muziek om afleidingen weg te spoelen en je te helpen concentreren. Vertel je collega’s wat je doet en vraag hen je niet te storen, tenzij het niet kan wachten.
5. Vertrouw op de 80-20 regel
De meeste dingen die we doen zijn niet zo belangrijk, maar omdat het gemakkelijker is en ons die instant dosis dopamine kan geven, hebben we de neiging om te veel tijd te besteden aan eenvoudige taken terwijl we de meer veeleisende, belangrijke taken uitstellen. Dit creëert een onnodige strijd. Door eerst de belangrijkere zaken aan te pakken, zul je de minder betekenisvolle taken met een groter gevoel van voldoening en tevredenheid kunnen afhandelen.
6. Beheer je e-mail
E-mail is een rommelige zaak, en zoals veel andere taken is het zelden urgent. Neem de tijd om de jouwe te organiseren zodat alles efficiënt loopt en georganiseerd is qua belangrijkheid. E-mail desktopclients zoals Mailbird (Windows) of Airmail (Mac) zijn geweldige tools hiervoor en komen vooral van pas voor mensen die meerdere e-mailaccounts moeten beheren.
Ruim je e-mail op met Mailbird. Probeer het nu gratis.
Door deze eenvoudige tips toe te passen om je dag op het werk beter te organiseren, zul je een reeks voordelen ervaren die helpen om ervoor te zorgen dat je je werk op het werk laat, op tijd naar huis gaat en 's nachts slaapt. Tenzij taken van het grootste belang zijn, neem je werk niet mee naar huis. Die tijd om te ontspannen, plezier te hebben en te doen wat je leuk vindt, is net zo belangrijk als de tijd die nodig is om de rekeningen te betalen. Het is zeer waarschijnlijk dat je in het begin weerstand tegen jezelf zult ervaren, maar als je hieraan vasthoudt, zul je na verloop van tijd zien dat je productiviteit en kwaliteit van werk omhoog gaat, evenals je kwaliteit van leven. Een win-winsituatie voor iedereen.
Vond je deze post leuk? Bekijk het tweede deel "7 Tips om stress te verminderen" en deel het alsjeblieft met je (gestreste) vrienden.
Over de auteur:
Nicky Cullen is een schrijver en angstcoach. Na een decennium te hebben geleden aan angst, paniekaanvallen en depressie gebruikt hij zijn ervaring om zijn cliënten de oplossingen te leren waarvan hij wenste dat iemand hem die 15 jaar geleden had geleerd. Je kunt meer leren door hier te klikken.
FAQ
Wat is de beste manier om je dag te organiseren?
De beste manier om je dag te organiseren is door al je taken op te schrijven, een actieplan voor elke taak te maken en je planner up-to-date te houden. Zorg ervoor dat je de taken op prioriteit sorteert en deadlines opneemt, zodat je nooit een deadline of een belangrijke vergadering mist.
Hoe kan ik mijn dag thuis organiseren?
De beste manier om je dag thuis te organiseren is door vooruit te plannen, een takenlijst te maken en je taken op prioriteit te sorteren. schrijf een actieplan voor elk item op je lijst. Zorg er ook voor dat je tijd voor ontspanning opneemt in je dagelijkse planning om burn-out te voorkomen.
Hoe houd je je dagelijkse schema georganiseerd?
Om je dagelijkse schema georganiseerd te houden, moet je het volgende doen:1. Plan je dag(en) en dagelijkse taken van tevoren. 2. Organiseer je taken op prioriteit en moeilijkheid. 3. Voltooi taken die minder dan 2 minuten duren onmiddellijk. 4. Gebruik een planner of een app om je schema bij te houden. 5. Gebruik je tijd verstandig en pak grote taken als eerste in de ochtend aan. 6. Noteer plannen en afspraken onmiddellijk. 7. Probeer GTD en het Da Vinci-schema uit om je organisatorische vaardigheden te verbeteren.
Hoe plan ik mijn dag?
Hier is hoe je je dag efficiënt kunt plannen en het meeste eruit kunt halen: - Begin je dag met een ochtendritueel, in plaats van uit te slapen. - Plan je dag en je taken van tevoren. - Schrijf al je taken op en sorteer ze op prioriteit. - Gebruik een planner of een app om je schema bij te houden. - Probeer de 52-17 regel toe te passen om je productiviteit te verhogen. - Gebruik je tijd verstandig en pak grote taken als eerste in de ochtend aan. - Reserveer tijd voor ontspanning aan het einde van de dag.
