2 Metodi per Organizzare le Giornate Lavorative

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Author: Guest
Pubblicato su luglio 18, 2025   •   Ultimo aggiornamento il luglio 18, 2025

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Ti capita spesso di correre cercando di arrivare da qualche parte o di rispettare una scadenza? Se ti sembra di essere sempre in ritardo, incapace di tenere il passo con i tuoi impegni, allora dovresti considerare di esaminare il tuo metodo di pianificazione del lavoro e migliorare le tue capacità organizzative.

Senza una corretta organizzazione, non sarai in grado di goderti una giornata piena e equilibrata (e forse neanche uno stile di vita soddisfacente). Potresti anche soffrire di una mancanza di motivazione e cambiamenti di umore. E questo non suona affatto attraente.

Ma la domanda è: come puoi migliorare la tua pianificazione giornaliera? Con così tanti consigli e suggerimenti in giro per Internet, può essere difficile decidere quali saranno efficaci. E, con tutto lo stress durante la giornata, potrebbe risultarti complicato trovare un buon momento per iniziare.

Non preoccuparti, siamo qui per aiutarti. Questo articolo contiene due ottimi metodi per pianificare il tuo tempo, oltre a consigli per essere organizzato e indicazioni su come organizzare la tua giornata per essere più produttivo. Questo può aiutarti a iniziare e guidarti in ogni passo del percorso!

Come Organizzare La Tua Giornata: I Metodi Più Efficaci

Esistono diversi approcci per organizzare la tua giornata. Abbiamo preso in considerazione due approcci prominenti, uno dei quali è molto popolare. Utilizzando entrambi, puoi gestire le tue ore lavorative, tenendo conto dell'intera giornata.

Metodo #1: Getting Things Done (GTD)

Fai:

• Sentire di essere sopraffatto dal numero di compiti che devi seguire?
• Averti preoccupazioni di dimenticare piccoli dettagli?
• Indossare molteplici cappelli nel tuo lavoro e nella tua vita?
• Iniziare molti progetti ma avere difficoltà a completarli?

Allora hai bisogno di prendere alcuni suggerimenti da David Allen, il creatore del GTD, e imparare a organizzare i tuoi compiti lavorativi (e tutti gli altri compiti) nel modo giusto!

Il sistema di gestione dei compiti GTD si basa su una verità semplice: più compiti hai nella tua lista, più difficile diventa per te decidere a cosa dare attenzione. Questo getta anche il mito delle liste di cose da fare direttamente fuori dalla finestra poiché potrebbero costringerti a spendere più tempo a pensare ai tuoi compiti piuttosto che a portarli a termine. Di conseguenza, potresti trovarti stressato e sopraffatto.

Allen ha notato che il cervello umano è molto migliore nel processare informazioni piuttosto che nel memorizzarle e ha inserito questo dettaglio essenziale nella metodologia GTD, che dovrebbe aiutarti a sbarazzarti di tutto il disordine mentale e a portare a termine le cose in tempo. Implica la creazione di un flusso di lavoro e, una volta che lo fai, sarai in grado di identificare i compiti su cui dovresti lavorare in un dato momento, senza preoccuparti di dimenticare qualcosa.

Il metodo GTD consiste in cinque pratiche semplici che ti aiuteranno a sistematizzare il disordine nella tua mente e a organizzare la tua giornata:

• Cattura tutto. Nel senso di "devo fare questo" o "questo dovrebbe accadere a quell'ora, qualsiasi cosa ti venga in mente che sia un'azione o un requisito, catturala. Se sfugge al tuo quaderno, sfugge alla tua attenzione.
• Chiarisci. Elabora tutto ciò che catturi (ma non provare a completarlo ancora!) e pianifica i prossimi passi. Decidi a quale categoria appartiene l'elemento: è un riferimento, un progetto o la prossima azione?
• Organizza. Metti tutto al suo posto. Aggiungi date importanti al tuo calendario, assegna compiti ad altre persone e organizza i tuoi.
• Rivedi. Controlla le tue liste e non dimenticare di rivederle e aggiornarle.
• Impegnati. Inizia a lavorare sui compiti che contano di più!

Il GTD richiede di imparare a pianificare e organizzare in anticipo. Ma, sicuramente ripagherà nel lungo periodo. Con questo metodo, non dovrai mai preoccuparti di perdere una riunione o di dimenticare una scadenza. Invece, avrai tutti i tuoi compiti ordinati e sarai in grado di dare la giusta priorità al tuo tempo.

Ora vediamo ogni pratica nel dettaglio!

Passo 1: Cattura

Il primo e più importante passo per il GTD è smettere di memorizzare tutte le informazioni e i tuoi compiti quotidiani nel tuo cervello. Invece, cattura e memorizza tutti i tuoi to-do, idee e compiti in un "inbox" — un quaderno fisico o un'app digitale, come un pianificatore, un calendario, o un app per la gestione dei compiti.

Catturando i tuoi pensieri, sarai finalmente in grado di ridurre il disordine mentale. Non preoccuparti ancora di organizzare questi compiti e oggetti! Ci arriveremo in uno dei passaggi successivi.

Consiglio: Quando inizi con il GTD, si consiglia di annotare tutto ciò di cui potresti aver bisogno di prendere cura in futuro e conservarlo nella tua inbox.

Passo 2: Chiarisci

Ora arriviamo alla parte in cui impari a organizzare la tua giornata lavorativa e a sistemare tutto nella tua inbox. Passa in rassegna ciascun elemento nella tua inbox e applica uno dei seguenti metodi:

• Se il compito richiede meno di 2 minuti, portalo a termine immediatamente.
• Se il compito può essere delegato, assegnalo a qualcun altro.
• Annota la data di scadenza se l'elemento deve essere completato a una data o ora specifica.
• Se il compito è complesso, identifica l'azione e i passi successivi che devi intraprendere per procedere.

Assicurati sempre di aggiungere quante più informazioni possibili ai tuoi compiti e rendili azionabili.

Passo 3: Organizza

Dopo aver annotato tutti i tuoi compiti e aggiunto quante più informazioni possibile, è tempo di sistemarli. Ci sono numerosissimi modi per organizzare i tuoi compiti con il metodo GTD, ma il più comune è utilizzare una combinazione di progetti e etichette, come in Todoist o Asana.

Devi separare gli elementi in compiti singoli e progetti. Secondo la filosofia GTD, un progetto è qualsiasi attività che richiede più passaggi per essere completata. Assicurati di annotare i tuoi prossimi passi per ciascun compito e aggiungere una data di scadenza (se ce n'è una). Ad esempio, in Asana, questo passaggio si rifletterebbe nella creazione di una scheda per i compiti e delle sottoattività al suo interno.

Passo 4: Rivedi

Questo passo è piuttosto autoesplicativo. Dedicati del tempo ogni settimana per rivedere tutti i tuoi compiti, cancellare tutto ciò che hai completato, aggiungere e organizzare nuovi compiti e identificare le prossime azioni. Allen chiama questo passo un "fattore critico per il successo." La revisione e l'aggiornamento costanti dei tuoi compiti assicureranno che tu non stia semplicemente portando a termine delle cose. Stai portando a termine le cose giuste.

Passo 5: Impegnati

Questa è la parte in cui tutto il tempo che hai dedicato alla pianificazione del tuo lavoro ripaga. A questo punto, dovresti aver sviluppato un sistema pieno di compiti azionabili che sono organizzati in categorie logiche.

Quindi quando inizi a lavorare, non ti troverai a chiederti "Cosa dovrei fare dopo?". Hai tolto quel pensiero di mezzo portando tutti i tuoi compiti su carta fisica o digitale e sistemati in un piano azionabile. Per completare il tutto, ti sei liberato di tutto il disordine mentale che ti stava stressando.

6: Salva e Condividi

Dopo aver completato un compito, tieni traccia di esso e condividi le informazioni con gli altri team. Questo eviterà silos tra i team, dove tutti i team si concentrano solo sui propri compiti senza avere accesso diretto ai progressi degli altri team. La creazione di una base di conoscenza dove tutti in azienda possono apprendere ciò su cui hai lavorato, le conclusioni che hai raggiunto e i prossimi passi beneficerà tutti mentre ti aiuterà a monitorare i progressi dei tuoi compiti.

Strumenti GTD

Ecco alcuni ulteriori suggerimenti per essere organizzato e strumenti GTD che ti aiuteranno a familiarizzare con questo metodo più velocemente.

Liste GTD

Per iniziare con il GTD, devi chiarire e organizzare i tuoi compiti in modo efficiente. Il modo migliore per farlo è creando liste, sia su carta che utilizzando software di gestione dei compiti sul tuo telefono o laptop. Ci sono diversi tipi di liste che puoi creare:

• La lista "in". Questa è la prima, basilare e disordinata lista che crei. Usala per catturare pensieri e compiti man mano che ti vengono in mente. Sentiti libero di annotare tutto su un quaderno o sul tuo smartphone. Puoi anche avere più "in" liste; ad esempio, una in un pianificatore e una sul tuo telefono. Una volta che hai annotato tutti i tuoi compiti, inizia a organizzarli per priorità.
• La lista "prossime azioni". La lista "prossime azioni" dovrebbe contenere elementi che devi fare il prima possibile. Puoi organizzare gli elementi in questa lista in base alla loro priorità, data di scadenza, o magari quanto presto puoi completarli. Ricorda, dovresti sempre completare i compiti brevi (quelli che richiedono meno di due minuti) immediatamente.
• La lista "in attesa". Questa lista dovrebbe essere usata per tutti i compiti che hai delegato ad altri o compiti che non possono essere completati perché qualcuno deve fare qualcos'altro prima. Ecco un utile consiglio per questa lista. Scrivi sempre la data corrente quando annoti il compito. In questo modo, puoi inviare un'email ai tuoi colleghi dicendo qualcosa come "Sto ancora aspettando il rapporto che hai detto che avresti completato presto. Sono passati 18 giorni!"
• La lista "un giorno/forse". Questa lista è per tutti i progetti che vuoi realizzare un giorno, ma che non hanno grande importanza. Puoi scrivere elementi come "sostituire il brutto quadro nel soggiorno" o "iniziare il tuo blog" in questa lista. Anche se i compiti su questa lista non sono di massima importanza, dovresti comunque rivedere questa lista settimanalmente, assicurarti di non dimenticarti di questi compiti e iniziare a lavorarci quando hai un po' di tempo!

Calendario

Il calendario è ottimo per tutti quei compiti che sono sensibili al tempo e alla data. In questo modo, sarai in grado di dare la giusta priorità ai tuoi compiti. I compiti che non devono essere svolti subito resteranno nella tua lista "prossime azioni", così potrai occuparsi di essi in seguito. Se non ti piace tenere un calendario appeso al muro o sulla scrivania, prova a utilizzare Google Calendar per rimanere organizzato.

Cartella Leggi/Rivedi

È molto probabile che tu avrai diversi compiti "leggi [qualcosa]" in una delle tue liste. Una cartella leggi/rivedi sarà utile in questi casi. Può essere una cartella fisica o digitale che conterrà tutti i documenti, le carte o i libri che hai bisogno di leggere. L'idea dietro questa cartella è avere sempre questo materiale a disposizione quando hai qualche minuto da perdere mentre aspetti il tuo cibo o dal medico.

Il GTD è una metodologia di produttività che può trasformare la tua vita da un disordine caotico a uno stile di vita equilibrato e soddisfatto. Il GTD ti aiuterà ad organizzare i tuoi compiti lavorativi così come il resto della tua giornata, poiché questo influisce anche su come svolgi bene il tuo lavoro.

Metodo #2: Il Programma Da Vinci

Il Programma Da Vinci è il secondo metodo che ti aiuterà a imparare come pianificare e organizzare in modo più efficiente. Sviluppato da Adrian Iliopoulus, questo metodo ti permetterà di creare orari che renderanno la tua vita più significativa, divertente e creativa.

L'idea principale dietro il "Programma Da Vinci" è imparare a:

• Essere creativo e entrare in uno stato di flusso ogni giorno.
• Non permettere che le interruzioni rovinino il tuo flusso.
• Smettere di procrastinare e portare a termine le cose.
• Assicurarti di non subire burnout.
• Bilanciare adeguatamente lavoro e svago.

Lo sapevi? Ci vogliono 23 minuti e 15 secondi per tornare in carreggiata una volta interrotti.

Il Programma Da Vinci può aiutarti a garantire che non sia sopraffatto dal lavoro poiché cura le tue attività quotidiane in modo tale da avere tempo distinto per compiti più difficili e più facili, ma anche abbastanza tempo per attività rilassanti ogni giorno.

Come Organizzare La Tua Giornata con Il Programma Da Vinci

Molte persone suggeriscono di iniziare a pianificare la tua settimana il lunedì, ma è davvero la migliore idea? Il creatore del Programma Da Vinci raccomanda di iniziare a pianificare domenica sera. Come ha sottolineato, il lunedì è l'equivalente delle prime ore della mattina, ma per la settimana. Le nostre menti sono sempre riposate al mattino e possono fornire una maggiore produttività. Le "prime ore" della settimana sono lunedì, martedì e mercoledì. Così, per trarre vantaggio da questi giorni, dovresti pianificare i tuoi compiti la domenica.

Come sottolinea Adrian, la parte più complicata della pianificazione è dare priorità. Raccomanda di essere onesti con te stesso e di categorizzare attentamente i compiti in base alla loro importanza e alla quantità di lavoro che devi svolgere per completarli.

Ecco come appare il programma giornaliero e settimanale di Adrian.

Come puoi vedere, ogni giorno è composto dagli stessi elementi:

• Routine Mattutina
• Lavoro Profondo Intenso
• Lavoro Profondo Leggero
• Lavoro Amministrativo
• Esercizio Fisico
• Sociale
• Divertimento

Ora, spieghiamo ciascuno in modo più dettagliato.

Routine Mattutina

È importante iniziare ogni giorno nel modo giusto. Invece di dormire a lungo e correre al lavoro, crea una routine che ti aiuti a svegliarti e a fare qualsiasi cosa ti piaccia: fare colazione, bere caffè, o anche fare una corsa. Sono le piccole cose che possono fare una differenza significativa nella tua giornata. Puoi anche creare una routine serale che ti aiuti a rilassarti prima di andare a letto. Tutte le persone di successo hanno una routine serale, e così dovresti fare anche tu!

Lavoro Profondo

Il lavoro profondo è diviso in due categorie: lavoro duro e lavoro leggero. Il lavoro duro si riferisce a tutti quei compiti che trovi impegnativi, mentre il lavoro leggero è tutto ciò che è più facile da portare a termine. Assicurati di svolgere lavoro profondo intenso da lunedì a mercoledì, e lavoro leggero giovedì e venerdì.

Lavoro Amministrativo

Il lavoro amministrativo include compiti come rispondere a email, pianificare e partecipare a riunioni, organizzazione di documenti, ordinare forniture, ecc. È importante calcolare quanto tempo ci vogliono per completare questi compiti, in modo da poter dedicare un tempo per essi ogni giorno.

Esercizio, Attività Sociali e Divertimento

Per prevenire il burnout, è necessario dedicare del tempo ogni giorno per rilassarti, trascorrere del tempo con amici e familiari, e divertirti. Divertirsi significa svolgere tutte le attività che ti piacciono, dal fare letteralmente giochi a guardare film o leggere un libro.

Il Programma Da Vinci è un po' diverso dal metodo GTD, poiché abbraccia l'intera giornata e ti consente di creare una routine giornaliera. Tuttavia, questo metodo non affronta in dettaglio l'organizzazione dei compiti durante la tua giornata lavorativa, cosa che il GTD fa. Quindi, combinando i due metodi, sarai in grado di creare un sistema di organizzazione dell'intera giornata in modo più equilibrato, dove porti a termine i compiti nel tempo riservato al lavoro e ti rilassi nella routine mattutina e nel tempo per giocare per garantire di non esaurirti.

5 Semplici Consigli per Organizzare Meglio la Tua Giornata Lavorativa

Se non ti piacciono i due metodi, ecco ulteriori consigli su come organizzare i compiti lavorativi.

1. Scrivi

Prendi 5-10 minuti alla fine della tua giornata lavorativa per scrivere in un diario e valutare la giornata. Ciò che accade nelle nostre teste è così tanto che è quasi impossibile elaborare e raccogliere pensieri senza una qualche forma di sfogo. Alla fine della giornata lavorativa, la maggior parte delle persone vuole scappare a gambe levate—e facendo così—porta a casa il proprio lavoro e lo stress associato. Uno studio condotto dai psicologi UCLA ha rivelato che verbalizzare i propri sentimenti—che sia parlando con qualcuno o scrivendoli—aiuterà a garantire che eventuali emozioni negative associate siano molto meno intense. Quindi, invece di portare a casa rabbia o stress, lasciali nel tuo taccuino.

Inoltre, scrivendo giù le sfide specifiche che stai affrontando, la tua mente subconscia inizierà a lavorare per trovare soluzioni correttive mentre dormi di notte, così ti sveglierai fresco e motivato ad affrontare la giornata.

2. Pianifica in anticipo

Ora che hai liberato tutta la rabbia e la frustrazione, sei in una posizione per pianificare la giornata in anticipo per aumentare la probabilità che tutto vada liscio. Prendi un altro taccuino (o usa la funzione Notepad digitale di Clickup) e scrivi i tuoi compiti per domani in ordine di importanza, e lascia l'ufficio sapendo che la tua mente subconscia si prenderà cura del resto e farà in modo che tu sia molto avanti quando arriverai al lavoro domani.

Se sei qualcuno che si affida al computer per rimanere organizzato, puoi iniziare la tua fase di pianificazione utilizzando un modello di pianificazione giornaliera gratuito. Basta personalizzarlo secondo le tue esigenze e risparmiare alcune ore da dedicare agli altri compiti.

Le sfide e le distrazioni sorgeranno sempre, quindi sii realistico nei tuoi obiettivi—e se non raggiungi i risultati desiderati—non essere troppo duro con te stesso. Assicurati solo di spostare l'attività in cima alla lista di domani.

3. Riordina il tuo spazio di lavoro

Un ambiente di lavoro disordinato = una mente disordinata. Se la tua scrivania è un caos, come puoi aspettarti che la tua giornata lavorativa scorra senza distrazioni indesiderate? Organizza la tua scrivania come vorresti organizzare la tua mente: libera da ingombri e distrazioni.

Lo stesso vale per il desktop. Tieni il tuo desktop libero da ingombri per facilitare il lavoro sui tuoi compiti, inclusa la tua email.

Organizzare il tuo spazio di lavoro organizzerà la tua mente e manterrà bassi i livelli di stress. Scopri questi semplici consigli su come organizzare la tua giornata di lavoro.

4. Non multitasking

Secondo uno studio dell'Università della California a Irvine, ci vogliono in media 23 minuti e 15 secondi per tornare a un compito dopo aver distratto la concentrazione. Quindi, quando ti proponi di completare un compito, assicurati di liberarti da tutte le distrazioni. Ciò significa niente social media, email, internet, ecc. fino al termine del compito o fino a quando non è scaduto il tempo a tua disposizione per lavorarci. Usa un timer e inizia con un'ora di lavoro ininterrotto. Se il rumore ambientale è troppo forte, ascolta della musica per allontanare le distrazioni e aiutarti a concentrarti. Comunica ai tuoi colleghi quello che stai facendo e chiedi di non disturbarti a meno che non sia indispensabile.

5. Fai affidamento sulla regola dell'80-20

La maggior parte di ciò che facciamo non è così importante, ma poiché è più facile e può fornirci quella hit istantanea di dopamina, tendiamo a spendere troppo tempo in compiti semplici mentre procrastiniamo su quelli più impegnativi e importanti. Questo crea uno sforzo inutile. Affrontando prima le cose più importanti, quando si tratta di completare gli altri compiti meno significativi, sarai in grado di farlo con un maggiore senso di realizzazione e soddisfazione.

6. Gestisci la tua email

L'email è un affare disordinato e, come molte altre attività, non è mai urgente. Prenditi del tempo per organizzarla in modo che quando ci entri, tutto funzioni in modo efficiente e sia organizzato in base all'importanza. I client email per desktop come Mailbird (Windows) o Airmail (Mac) sono ottimi strumenti per questo e si rivelano utili soprattutto per chi deve gestire più account email.

Conclusione

Applicando questi semplici consigli per organizzare meglio la tua giornata lavorativa, sperimenterai una serie di vantaggi che ti aiuteranno a lasciare il lavoro al lavoro, a uscire in orario e a dormire bene la notte. A meno che le attività non siano di massima importanza, non portare il lavoro a casa con te. Quel tempo per decomprimere, divertirti e fare ciò che ami è altrettanto importante quanto il tempo necessario per pagare le bollette. Probabilmente incontrerai resistenza da parte tua all'inizio, ma se rimani fedele a questo, nel tempo, vedrai aumentare la tua produttività e la qualità del tuo lavoro, così come la qualità della tua vita. Un vantaggio per tutti.

Ti è piaciuto questo post? Dai un'occhiata alla seconda parte "7 Consigli su come ridurre lo stress" e condividilo con i tuoi amici (stressati).

Chi è l'autore:

Nicky Cullen è uno scrittore e coach per l'ansia. Avendo sofferto di ansia, attacchi di panico e depressione per un decennio: utilizza la sua esperienza per insegnare ai suoi clienti le soluzioni che desiderava qualcuno gli avesse insegnato 15 anni fa. Puoi saperne di più cliccando qui.

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