Evita gli Errori Email di Clinton

Evita gli Errori Email di Clinton
Evita gli Errori Email di Clinton

È probabile che se ti sei interessato anche solo minimamente alla corsa presidenziale degli Stati Uniti del 2016, tu conosca lo scandalo delle email di Hillary Clinton e il suo presunto uso di account email personali su un server privato per gestire affari governativi.

Un'ondata di accuse, testimonianze e nuove informazioni ha continuato a circondare la campagna del senatore Clinton mentre si muoveva attraverso la nazione nella speranza di assicurarsi sia la nomination democratica, sia eventualmente, la presidenza.

Ma non entriamo nei dettagli dello scandalo e vediamo piuttosto cosa possiamo imparare da esso.

Non è solo il problema di Hillary Clinton
Come evitare scandali con le e-mail
Come evitare scandali con le e-mail

I guai di Hillary Clinton con le e-mail hanno fatto grandi titoli, ma è sorprendente quante persone comuni commettano lo stesso errore di utilizzare account email personali per cose come salvare contatti o utilizzare account email aziendali per fare acquisti su Amazon.

Anche se non sei un funzionario governativo di alto livello, utilizzare un account email aziendale per motivi personali o utilizzare uno personale per il lavoro è qualcosa che può portare a:

  • Licenziamento
  • Furto di identità
  • Aumento di email di spam
  • Confusione
  • Imbarazzo
  • O addirittura prosecuzione!

Se i motivi sopra non sono abbastanza per tenere le cose separate, è importante farlo comunque perché le situazioni cambiano. Dopotutto, è probabile che tu cambi lavoro nei prossimi cinque anni. Quando perdi l'accesso al tuo account email aziendale durante una transizione lavorativa, immagina quanto possa essere più stressante perdere contatti importanti e email allo stesso tempo.

Cosa puoi fare per evitare uno scandalo con le e-mail di Clinton

Come gestire meglio i tuoi account email aziendali
Come gestire meglio i tuoi account email aziendali

Quindi, come puoi assicurarti di non finire come il senatore Clinton? In realtà è molto semplice: usa più account. Infatti, puoi andare oltre la prevenzione di conseguenze disastrose trasformando l'email in uno strumento produttivo e prezioso.

Come utilizzare gli account email aziendali

A questo punto, probabilmente vedi già il valore nel mantenere questi account strettamente focalizzati su tutto ciò che ha a che fare con le comunicazioni nella tua azienda. Ma, quali sono gli altri modi in cui utilizzi i tuoi account email aziendali? Solo per nominarne alcuni:

  • Iscrizioni/Account
  • Indirizzi di risposta alla newsletter
  • Nuove richieste di affari
  • Calendari/Pianificazione
  • Annunci

Potrebbero esserci decine di modi diversi in cui utilizzi la tua email aziendale a parte l'invio del tuo messaggio standard. Probabilmente, troppe usi per giustificare la creazione o la richiesta di account separati per ognuno. Invece, è meglio raggruppare i tipi di messaggi, annunci, newsletter, ricevute, aggiornamenti e qualsiasi altro tipo di email che ricevi in base a quanto sia importante quel tipo di comunicazione per te e quanto immediatamente possa richiedere la tua attenzione.

Raggruppare le email aziendali per scopo

Inizia esaminando la tua casella di posta e guardando ogni mittente, chiedendoti se l'account da cui ricevi i messaggi è appropriato. Ad esempio, se un'email ha a che fare con qualcosa di personale, non vuoi che venga inviata al tuo account aziendale.

Poi, decidi quanto sono importanti le email provenienti da questa fonte per te, o quanto urgentemente potrebbero richiedere la tua attenzione. Ad esempio, potresti voler che i tuoi colleghi possano contattarti immediatamente. Tuttavia, potresti non dare la stessa urgenza alle email di annunci provenienti da diversi servizi che utilizzi nella tua azienda per la tua attenzione.

Tipi di account per email aziendale

Per iniziare, ti consigliamo tre categorie:

  • Attivi: comunicazioni che richiedono la tua attenzione immediata
  • Passive: comunicazioni che richiedono la tua attenzione eventualmente
  • Account: credenziali e comunicazioni che non richiedono la tua attenzione

Creare e utilizzare account separati per questi tre tipi di account al lavoro ti consente di dare priorità a quei messaggi che necessitano della tua attenzione immediata, filtrando quelli che sono meno importanti per una data successiva. Ti permette anche di valutare efficacemente le informazioni provenienti da servizi e strumenti di terze parti a cui ti sei iscritto in un momento più conveniente.

Se desideri continuare a ricevere newsletter o email provenienti da account, semplicemente disiscriviti da esse dal tuo account aziendale e ri-iscriviti con quello personale. In questo modo, non dovrai ricominciare da zero se lasci il tuo lavoro, e tutto rimane separato.

Account email personali

Potrebbero esserci anche più account per uso personale, ma può essere estremamente difficile ricordarli. Questo è particolarmente vero se il tuo account è vecchio e potresti ricevere email da diverse fonti tra cui:

  • Amici
  • Famiglia
  • Offerte/Vendite
  • Newsletter
  • Annunci
  • Eventi

Ancora, proprio come con i tuoi account email aziendali, dovresti pensare a come vuoi che queste email arrivino e segmentarle secondo l'urgenza. Poi, utilizzando un servizio email gratuito come Gmail, Yahoo, o un altro dei tanti servizi gratuiti disponibili online, crea account per ciascun segmento. Per mantenere le cose semplici, potresti provare nomi come:

Qualunque cosa ti aiuti a ricordare quando utilizzare ciascuno.

Naturalmente, non vuoi dover chiedere a tutti i tuoi contatti di aggiornare la tua email nei loro indirizzari, quindi è meglio mantenere tutte le comunicazioni dirette/importanti nell'account che usi ora e lavorare per spostare tutte le altre comunicazioni da quell'account a questi nuovi creati.

Altre lezioni da apprendere dall'inchiesta sulle email di Clinton

Un'altra cosa che devi apprendere dallo scandalo delle email di Hillary Clinton è di esaminare ogni messaggio e aggiornare il mittente per usare l'indirizzo email appropriato. Questo può significare aggiornare le preferenze di email e notifica, rispondere direttamente alla richiesta, o anche creare regole automatizzate nel tuo client per inoltrare automaticamente il messaggio.

Inoltre, questo sarebbe un ottimo momento per disiscriversi da qualsiasi cosa che non vuoi vedere arrivare nella tua casella di posta. Questo processo potrebbe richiedere un po' di tempo inizialmente. Tuttavia, finché utilizzi i tuoi account email come suggerito in questo post, non dovresti mai doverli riorganizzare di nuovo.

Non dimenticare il problema delle email di Hillary Clinton, e fai attenzione a qualsiasi comunicazione che appartenga alla casella di posta del tuo account aziendale.

Diventare un Maestro nella Gestione degli Account Email

Se vuoi andare oltre la separazione dei tuoi account email personali e professionali e iniziare a padroneggiare veramente come gestisci le tue comunicazioni, hai bisogno di un ottimo client email. Cerca uno che ti dia la possibilità di applicare etichette, cambiare le impostazioni di notifica e che includa opzioni come posticipa e sia progettato per la gestione di più account.

Per gli utenti Windows — e sì, qui siamo decisamente di parte — Mailbird è un'ottima scelta in quanto è completamente costruito attorno alle attuali problematiche email che tutti noi sperimentiamo oggi. Fai ciò che devi per prendere controllo delle tue email e usa Mailbird per impostare notifiche per ciascuno dei tuoi account.

Quando fai questo, puoi essere certo di ricevere notifiche per cose come quando tua sorella ha bisogno di aiuto per il suo imminente trasloco, eliminando al contempo interruzioni non necessarie come l'annuncio del tuo deli locale che stanno facendo un saldo. Contrassegna le email nei tuoi diversi account per avere un controllo ancora maggiore sulle notifiche email e la loro importanza.

Conclusione

Con il giusto client di posta elettronica, un po' di tempo e determinazione, puoi essere certo di non cadere mai più sotto lo stesso scrutinio e ripetere lo scandalo delle email di Hillary Clinton. L'indagine sulle email di Clinton è stata un processo molto lungo e un'opportunità di apprendimento preziosa. La cosa più importante è che finalmente prendi il controllo su come le persone ti contattano e raggiungi quella tanto necessaria Felicità nella Posta in Arrivo.

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Client di posta elettronica da scaricare -fine del blog
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FAQ

Cos'è lo scandalo delle email di Hillary Clinton?

Durante il suo mandato come Segretario di Stato degli Stati Uniti, Hillary Clinton ha utilizzato un server email privato per il lavoro ufficiale e la corrispondenza, piuttosto che utilizzare gli account email ufficiali del Dipartimento di Stato mantenuti su server federali sicuri.

Quante email ha inviato Hillary Clinton?

Ha inviato un totale di ventidue email dal suo account personale. Queste email contenevano segreti di stato e inviarle tramite un server privato ha messo a rischio la sicurezza nazionale.

Come si diventa esperti nella gestione delle email?

Per diventare un esperto nella gestione delle email, è necessario utilizzare un client email. Una delle migliori opzioni è Mailbird. Puoi usarlo per gestire tutte le email di tutti i tuoi account e padroneggiare la gestione delle email.