Как избежать ошибок с электронной почтой, как у Клинтон

Как избежать ошибок с электронной почтой, как у Клинтон
Как избежать ошибок с электронной почтой, как у Клинтон

Скорее всего, если вы хоть немного интересовались президентской гонкой в США в 2016 году, то знаете о скандале с электронной почтой Хиллари Клинтон и ее предполагаемом использовании личных аккаунтов для государственных дел.

Поток обвинений, свидетельств и новой информации продолжал нависать над кампанией сенатора Клинтон, пока она проводила кампанию по всей стране, в надежде обеспечить как номинацию от Демократической партии, так и, в конечном итоге, президентство.

Но давайте не будем углубляться в детали скандала, а лучше посмотрим, чему мы можем из этого научиться.

Это не только проблема Хиллари Клинтон
Как избежать скандалов с электронной почтой
Как избежать скандалов с электронной почтой

Проблемы с электронной почтой Хиллари Клинтон стали заголовками новостей, но удивительно, сколько обычных людей совершают ту же ошибку, используя личные электронные почты для таких вещей, как сохранение контактов, или используют служебные почты для покупок на Amazon.

Даже если вы не являетесь высокопositionированным правительственным чиновником, использование служебной почты в личных целях или личной почты для работы может привести к:

  • Увольнению
  • Кражи личных данных
  • Увеличению количества спама
  • Непониманию
  • Неприятным ситуациям
  • Или даже уголовному преследованию!

Если вышеупомянутые причины недостаточны, чтобы все разделять, это важно делать, потому что ситуации меняются. В конце концов, высока вероятность того, что вы смените работу в течение следующих пяти лет. Когда вы теряете доступ к своей служебной почте во время перехода на новую работу, представьте, насколько более напряженным это может быть, когда вы одновременно теряете важные контакты и письма.

Что вы можете сделать, чтобы избежать скандала с электронной почтой Клинтон

Как лучше управлять вашими бизнес-аккаунтами электронной почты
Как лучше управлять вашими бизнес-аккаунтами электронной почты

Итак, как вы можете быть уверены, что не окажетесь в ситуации, как сенатор Клинтон? На самом деле это очень просто: используйте больше аккаунтов. Фактически, вы можете пойти дальше, чем просто предотвращение катастрофических последствий, превратив электронную почту в продуктивный и ценный инструмент.

Как использовать бизнес-аккаунты электронной почты

На этом этапе вы, вероятно, уже видите ценность в том, чтобы держать эти аккаунты строго сосредоточенными на всем, что связано с коммуникацией в вашем бизнесе. Но что насчет других способов использования ваших бизнес-аккаунтов электронной почты? Просто чтобы назвать некоторые:

  • Регистрации/аккаунты
  • Адреса для ответов на рассылки
  • Новые запросы от клиентов
  • Календари/планирование
  • Объявления

Возможно, существует множество различных способов использования вашего бизнес-аккаунта электронной почты помимо отправки ваших стандартных сообщений. Вероятно, слишком много способов, чтобы оправдать создание или запрос нескольких отдельных аккаунтов для каждого. Вместо этого лучше сгруппировать типы сообщений, объявлений, рассылок, квитанций, обновлений и любых других видов электронной почты, которую вы получаете, в зависимости от того, насколько важна эта коммуникация для вас и насколько срочно она может потребовать вашего внимания.

Группировка бизнес-электронной почты по назначению

Начните с того, чтобы просмотреть свой почтовый ящик и рассмотреть каждого отправителя, задаваясь вопросом, подходит ли аккаунт, с которого вы получаете сообщения. Например, если электронное письмо касается чего-то личного, вы не хотите, чтобы оно приходило на ваш бизнес-аккаунт.

Затем решите, насколько важны электронные письма из этого источника для вас или насколько срочно они могут потребовать вашего внимания. Например, вы можете захотеть, чтобы ваши коллеги могли связаться с вами немедленно. Однако вы можете не придавать такому же уровня срочности объявлениям по электронной почте от различных служб, которые вы используете в своем бизнесе.

Типы аккаунтов для бизнес-электронной почты

Для начала мы рекомендуем три категории:

  • Активные: коммуникация, требующая вашего немедленного внимания
  • Пассивные: коммуникация, требующая вашего внимания впоследствии
  • Аккаунты: учетные данные и коммуникация, не требующие вашего внимания

Создание и использование отдельных аккаунтов для этих трех типов аккаунтов на работе позволяет вам ставить приоритет на те сообщения, которые требуют вашего немедленного внимания, при этом отфильтровывая те, которые менее важны для более позднего времени. Это также позволяет вам эффективно оценивать информацию от сторонних сервисов и инструментов, на которые вы подписаны, в более удобное время.

Если какие-либо рассылки или электронные письма, приходящие с аккаунтов, вы хотели бы продолжать получать, просто откажитесь от их получения в вашем бизнес-аккаунте и повторно подпишитесь на них с вашего личного. Таким образом, вам не придется начинать с нуля, если вы покинете свою работу, и все останется разделенным.

Личные аккаунты электронной почты

Может быть даже больше аккаунтов для личного пользования, но часто очень трудно их запомнить. Это особенно актуально, если ваш аккаунт старый, и вы можете получать письма из разных источников, включая:

  • Друзья
  • Семья
  • Предложения/Распродажи
  • Рассылки
  • Объявления
  • События

Снова так же, как и с вашими бизнес-аккаунтами электронной почты, вы должны подумать о том, как вы хотите, чтобы эти письма приходили, и сегментировать их в зависимости от срочности. Затем, используя бесплатный почтовый сервис, такой как Gmail, Yahoo или другой из множества бесплатных опций, доступных в Интернете, создайте аккаунты для каждого сегмента. Чтобы упростить задачу, вы можете попробовать такие имена, как:

Что угодно, что поможет вам запомнить, когда использовать каждый из них.

Конечно, вы не хотите, чтобы ваши контакты обновляли ваш адрес электронной почты в своих адресных книгах, поэтому лучше всего сохранить все прямые/важные коммуникации в аккаунте, который вы используете сейчас, и работать над перемещением всей другой коммуникации из этого аккаунта в недавно созданные.

Другие уроки, которые стоит вынести из расследования по делу об электронной почте Хиллари Клинтон

Еще одна вещь, которую вам нужно усвоить из скандала с электронной почтой Хиллари Клинтон, это провести аудит каждого сообщения и обновить адрес отправителя, чтобы использовать подходящий адрес электронной почты. Это может означать обновление параметров электронной почты и уведомлений, прямой ответ на запрос или даже создание автоматических правил в вашем почтовом клиенте для автоматической пересылки сообщения.

Также это отличное время, чтобы отписаться от всего, что вы не хотите видеть в своем почтовом ящике. Этот процесс может занять некоторое время на первом этапе. Однако, если вы будете использовать свои электронные почтовые аккаунты, как предложено в этом посте, вам больше никогда не придется их сортировать.

Не забудьте о проблеме с электронной почтой Хиллари Клинтон и следите за любыми сообщениями, которые должны поступать в ваш бизнес-аккаунт.

Станьте мастером управления учетными записями электронной почты

Если вы хотите перейти от простой разницы между личными и профессиональными учетными записями электронной почты и действительно освоить управление вашими коммуникациями, вам нужен отличный почтовый клиент. Ищите такой, который даст вам возможность применять метки, изменять настройки уведомлений и включает функции, такие как отложенное уведомление, и предназначен для управления несколькими учетными записями.

Для пользователей Windows — и да, мы определенно предвзяты — Mailbird является отличным выбором, так как он полностью основан на текущих проблемах с электронной почтой, с которыми мы все сталкиваемся сегодня. Делайте все, что необходимо, чтобы взять под контроль свои электронные письма, и используйте Mailbird для настройки уведомлений для каждой из ваших учетных записей.

Когда вы это сделаете, вы можете быть уверены, что получите уведомления, например, когда вашей сестре нужна помощь с предстоящим переездом, при этом устраняя ненужные прерывания, такие как объявления вашего местного деликатеса о распродаже. Помечайте электронные письма в разных учетных записях для еще большего контроля над уведомлениями и их важностью.

Заключение

С правильным почтовым клиентом, немного времени и решимости вы можете быть уверены, что никогда не окажетесь под таким же пристальным вниманием и не повторите скандал с электронной почтой Хиллари Клинтон. Расследование по делу электронной почты Клинтона было очень долгим процессом и ценным уроком. Самое важное - это то, что вы наконец-то получите контроль над тем, как люди связываются с вами, и добьетесь столь необходимого счастья в почтовом ящике.

Если вы хотите попробовать Mailbird, пожалуйста, скачайте его бесплатно. В качестве специального бонуса, и чтобы помочь вам стать настоящим мастером электронной почты, вот купон, который вы можете использовать для получения 33% скидки на Mailbird Pro на целый год. Просто посетите нашу страницу с ценами, выберите "Получить Pro" и введите код купона "MB-SPECIAL33" в поле купона при оформлении заказа. В противном случае нажмите ниже, чтобы попробовать Mailbird.

Почтовый клиент, который стоит скачать - конец блога
Почтовый клиент, который стоит скачать - конец блога

Часто задаваемые вопросы

Что такое скандал с электронной почтой Хиллари Клинтон?

Во время своего пребывания на посту государственного секретаря США Хиллари Клинтон использовала частный почтовый сервер для официальной работы и переписки, а не использовала официальные учетные записи электронной почты Государственного департамента, которые хранятся на защищенных федеральных серверах.

Сколько писем отправила Хиллари Клинтон?

Она отправила в общей сложности двадцать два письма со своей личной учетной записи. Эти письма содержали государственные секреты, и их отправка через частный сервер поставила под угрозу национальную безопасность.

Как стать мастером электронной почты?

Чтобы стать мастером электронной почты, вам нужно использовать почтовый клиент. Одним из лучших вариантов является Mailbird. Вы можете использовать его для управления всеми письмами со всех ваших учетных записей и овладеть управлением электронной почтой.