Becky Kanes Produktivitätstipps
Hier bei Mailbird sind wir besessen von Produktivität. Besonders, wenn es um den Arbeitsplatz geht. Deshalb freuen wir uns, diese neue Reihe zu eröffnen, in der wir erkunden, wie Menschen in erfolgreichen Tech-Startups ihre Zeit und ihre Arbeit effektiv managen. Wir möchten erfahren, wie Top-Tech-Führungskräfte, Autoren, Reporter, Programmierer und Menschen in verschiedenen anderen Rollen ihre Arbeit meistern. Wir werden auch die Herausforderungen betrachten, mit denen sie täglich konfrontiert sind, von der Überwindung ihrer eigenen Verhaltensweisen bis hin zu den gängigen Ablenkungen am Arbeitsplatz.
Heute freuen wir uns, mit Becky Kane von der To-Do-Listen- und Aufgabenverwaltungs-App Todoist zu sprechen. Wir hatten ein großartiges Gespräch mit Becky, in dem wir ihr eine Vielzahl von Fragen gestellt haben, um zu verstehen, wie sie als Content-Autorin für Todoist produktiv bleibt. Wir haben auch über einige Herausforderungen gesprochen, mit denen sie zu Beginn ihrer Tätigkeit konfrontiert war, und wie sie diese Herausforderungen überwunden hat, um produktiver zu werden und einfach Dinge zu erledigen.
Beschreiben Sie Ihre Rolle bei Todoist:
Ich bin jetzt seit etwa einem Jahr bei Todoist. Ich mache hauptsächlich Content-Marketing, also leite ich unseren Unternehmensblog. Es ist viel Schreiben und Content-Strategie sowie Projektmanagement; dafür sorgen, dass der gesamte Text und das Design zusammenkommen. Dann ist es auch viel Outreach zu Influencern, Gastautoren und die Zusammenarbeit mit Freiberuflern. Es ist viel E-Mail-Zeit.
Können Sie einen typischen Arbeitstag beschreiben?
Ich versuche tatsächlich gerade, mehr Routine in meinen Alltag zu bringen. Ich liebe die Idee, Tage zu thematisieren, denn in einem Startup ist es so gewöhnlich, viele verschiedene Projekte gleichzeitig zu haben. Ich versuche, einige Tage für Blog-Dinge freizuhalten, also einen Tag, an dem ich einen Blogbeitrag schreiben werde. Einen Tag in der Woche, an dem ich alle Bearbeitungen für die nächste Woche mit den Blogbeiträgen durchführen und sicherstellen werde, dass sie alle rechtzeitig hochgeladen werden. Und dann einen Tag einzuplanen, an dem ich die Blog-Promotion mache und dafür sorge, dass das alles läuft. Das ist es, was ich versuche, aber es ist leicht, von dem abgelenkt zu werden, was man sich am frühen Tag vorgenommen hat, wenn man viele andere Projekte hat, die ebenfalls Aufmerksamkeit erfordern, um sie voranzubringen. Es ist definitiv schwierig, aber genau darauf ziele ich ab.
Würden Sie sagen, dass Sie bei Ihrer Arbeit mit vielen potenziellen Ablenkungen konfrontiert sind?
Ja, definitiv. Ich bin immer in Slack eingeloggt. Das ist das, was wir für die interne Kommunikation im Team verwenden. Doist hat Menschen aus der ganzen Welt, also ist es ein großartiges Tool, um synchron zu bleiben. Ich logge mich einfach von überall bei Slack ein und bin sofort mit allen verbunden. Aber ich habe auch festgestellt, dass dieses kleine Slack-Geräusch ein Auslöser für mich ist. Ich fühle mich wie einer der Hunde von Pawlow. Selbst wenn es nicht auf meinem Computer ist, sondern auf dem Computer eines anderen in meinem Co-Working-Space, denke ich nur: "Oh! Was ist das? Was passiert da?"
Ich merke, dass ich, wenn ich wirklich die Arbeit erledigen muss, mich bei Slack an meinem Computer ausloggen muss und es auf mein Telefon lassen muss, wo ich damit triagieren kann. Andernfalls denke ich: "Ich muss es sofort tun." Wenn es auf meinem Telefon ist, kann ich die Benachrichtigung ansehen und entscheiden: "Okay, das ist dringend und ich muss sofort darauf antworten." Oder: "Ich kann es später erledigen."
Würden Sie Ihre Arbeitssituation als flexibel beschreiben?
Oh mein Gott, es ist die Definition von Flexibilität. Dies ist die erste Position, die ich je hatte, die 100% remote ist, sodass ich arbeiten kann, wann immer ich will, da es Teammitglieder aus der ganzen Welt gibt. Wenn ich in den USA zu ungewöhnlichen Zeiten arbeite, sind das wahrscheinlich normale Stunden für jemanden, der auf der anderen Seite der Welt arbeitet. Es gibt auch keine Erwartungen, wo ich arbeiten muss.
Insgesamt liebe ich es. Offensichtlich ist es sehr praktisch. Aber es gibt auch viele Gefahren, weil ich wirklich an Routinen glaube und an ihrer Fähigkeit, einem zu helfen, produktiver zu werden, indem man einfach Entscheidungen im Laufe des Tages eliminiert. Ich bin einem Co-Working-Space beigetreten, und ich bin dort 5 Tage die Woche. Ich arbeite normalerweise dort bis zur Mittagspause, zumindest, und manchmal gehe ich danach wieder nach Hause. Ich versuche auch, etwas regelmäßige Stunden einzuhalten, damit die Leute wissen, wann sie erwarten können, dass ich online bin. Dann habe ich immer Slack auf meinem Telefon, sodass ich immer antworten kann, wenn es dringend ist.
Fühlen Sie, dass diese Art von Struktur Ihnen hilft, produktiver zu bleiben?
Ich würde sagen, man muss herausfinden … Es ist schön, die Flexibilität zu haben, herauszufinden, was für einen selbst funktioniert. Ich habe festgestellt, dass ich tatsächlich besser arbeite, wenn ich morgens aufstehe und zu einer normalen Stunde anfange zu arbeiten und versuche, intensiv am Morgen zu arbeiten. Dann mache ich am Nachmittag Dinge, die weniger Energie benötigen, und so habe ich damit umgegangen. Jeder arbeitet so unterschiedlich, und nicht die Erwartung oder den Druck zu haben, zu einer bestimmten Zeit bei der Arbeit zu sein, gibt einem wirklich die Flexibilität, zu experimentieren und herauszufinden, was für einen selbst funktioniert. Ich denke, dass das Wegfallen des Pendelns mich unendlich produktiver macht.
Können Sie auf eine Ablenkung oder Situation hinweisen, die Ihre größte Herausforderung bei der Produktivität darstellt?
Die größte Herausforderung für mich ist wahrscheinlich, produktiv zu bleiben, trotz aller Nachrichten und Benachrichtigungen. Ich denke, es liegt einfach an der schieren Anzahl der Plattformen, die wir zur Kommunikation nutzen, und ich bin nicht immer gut darin, sie auszuschalten oder zu stummschalten, wenn ich mich konzentrieren muss. Manchmal vergesse ich, mich auszuloggen, und dann kann ich nicht anders, als abgelenkt zu werden, jedes Mal, wenn eine Benachrichtigung kommt. 10 Minuten später denke ich: "Oh, Mist, ich habe an etwas anderem gearbeitet. Wo war ich? Was war der Gedanke, an dem ich aufgehört habe?"
Ich denke, es ging hauptsächlich darum, eine Umgebung zu schaffen, in der ich fokussierte Zeit habe. Die meisten Unterbrechungen sind völlig selbstinitiiert. Man verliert ein wenig den Fokus und dann, einfach aus Gewohnheit, loggt man sich in Facebook ein oder öffnet seine Messaging-Apps, um zu sehen, was los ist. Es war wichtig für mich, meine Aufgaben zeitlich zu begrenzen und zu sagen: "Das ist, woran ich arbeite, ich werde mich aus allem anderen ausloggen" oder: "Dies sind die Plattformen, die während dieser Stunden aktiv sind." Die größte Quelle der Ablenkung und die Herausforderung für meine Produktivität sind definitiv die Vielzahl an Kommunikationswerkzeugen, die mir zur Verfügung stehen.
Was ist Ihr Geheimnis, um mit dieser Herausforderung umzugehen oder sie zu überwinden?
Definitiv, wenn ich tief konzentriertes Arbeiten erledigen muss – strategisches Denken für Inhalte oder das Schreiben eines Blogbeitrags – versuche ich, mich von allem auf meinem Computer auszuloggen. Ich habe normalerweise mein Telefon in der Nähe und habe nur Slack, da es die einzige dringende Messaging-App ist, für die ich verfügbar sein muss. Ich lasse diese Benachrichtigungen eingeschaltet und nichts anderes. Das hilft auf jeden Fall sehr. Ich denke, das Wichtigste ist einfach, Grenzen zu setzen und Erwartungen mit Ihren Teamkollegen zu klären, dass "das ist der Zeitpunkt, zu dem ich auf E-Mails antworte oder das ist der Zeitpunkt, an dem ich auf Slack sein werde". Nur damit sie wissen, was sie erwarten können und wissen, dass Sie an anderen Dingen arbeiten, und sie ihre Erwartungen entsprechend anpassen können.
Etwas, das ich im vergangenen Jahr gelernt habe, während ich mit dem Team arbeite, ist, dass man nicht auf alles, an dem man in irgendeiner Weise beteiligt ist, antworten muss. Manchmal wird man in CC gesetzt bei Dingen, und es ist einfach nicht notwendig, dazu Stellung zu nehmen. Wenn man remote arbeitet, kann man sich manchmal denken: "Ich möchte, dass sie mich nicht vergessen, ich möchte mich wie ein Teil des Unternehmens fühlen. Ich muss darauf antworten." Diese Instinkte zu überwinden, war für mich wichtig.
Man erhält E-Mails, in denen es heißt: "Wissen Sie was? Es ist wahrscheinlich okay, wenn ich nicht antworte", oder wenn Sie antworten müssen: "Es ist okay, wenn ich nicht sofort antworte." Ich denke, manchmal sind die Leute sehr darauf fixiert zu denken: "Ich muss auf Null im Posteingang kommen!" und alle E-Mails sofort zu bearbeiten, wird zum Ziel. Das ein wenig loszulassen, hat mir geholfen, meine Zeit besser zu managen.
Ich denke, es hängt von Unternehmen zu Unternehmen ab. Das Team muss die Erwartungen in Bezug auf Verfügbarkeit und die Art der Kommunikation festlegen, um sicherzustellen, dass die Menschen sich als Teil des Teams fühlen, ohne auf jeden einzelnen Thread antworten zu müssen. Das ist riesig, und ich denke, dass Todoist dies wirklich gut macht. Manchmal springt unser COO in einen Thread oder wenn jemand am Wochenende auf Slack über Unternehmensangelegenheiten postet, sagt er: "Komm schon, Leute, loggt euch aus und genießt euer Wochenende."
Verwenden Sie irgendwelche Tools oder Apps, um produktiv zu bleiben?
Ja, oh mein Gott, ich bin so ein Tool-Junkie. Ich habe viel zu viele. Offensichtlich Todoist. Ich benutze es die ganze Zeit. Ich habe es sogar verwendet, bevor ich hier zu arbeiten begann, und so habe ich von der Stellenanzeige erfahren. Es ist einfach so eine Erleichterung, alle Aufgaben an einem Ort zu haben. Es hilft mir, mir keine Sorgen darüber zu machen, was ich vergesse. Wir verwenden es auch für die Teamzusammenarbeit. Ich mache viel Projektmanagement mit Todoist, was einfach großartig ist, wenn man ein Remote-Team hat und sicherstellen muss, dass alle auf dem gleichen Stand sind. Ich benutze Toggl, um die Zeit zu verfolgen, weil ich gerne weiß, wo ich meine Zeit verbringe. Es hilft mir herauszufinden, wie: "Oh, wissen Sie was? Ich verbringe wirklich zu viel Zeit mit E-Mails und nicht genug Zeit mit diesem anderen Aspekt meines Jobs, der wahrscheinlich wichtiger ist." Also sicherzustellen, dass die Art und Weise, wie ich meine Zeit verbringe, sich mit meinen Arbeitszielen deckt.
Für mich spart ein Passwortmanager so viel Zeit, und ich benutze Dashlane, um all meine Kontodaten zu speichern. Nicht ständig einloggen oder Passwörter im Kopf haben zu müssen, oder herumgraben zu müssen, um sie zu finden, ist großartig.
Ich benutze WorkFlowy, um wirklich schnell Notizen zu machen. Das hilft mir als Content-Marketer sehr, weil ich immer auf Dinge stoße und denke: "Oh, das passt zu diesem anderen, an dem ich für einen Blogbeitrag gearbeitet habe," oder: "Das wäre ein großartiges Thema für einen Blogbeitrag," oder einfach: "Das ist interessant, vielleicht wird es eines Tages relevant." Ich werfe es in WorkFlowy, tagge es und dann kann ich es vergessen. Irgendwann in der Zukunft kann ich zurückkommen und danach suchen, wenn ich Recherchen für einen Blogbeitrag mache.
Haben Sie ein Lieblingswerkzeug?
Ich fühle mich, als würde ich schummeln, aber ich würde wahrscheinlich sagen, mein Lieblingswerkzeug ist Todoist. Aber wenn ich ein anderes nennen müsste, ohne das ich nicht auskommen könnte, wäre es tatsächlich Dashlane. Ich denke, das ist ein so unglaubliches Tool, um meine Passwörter zu speichern und nicht herumgraben zu müssen. Ohne es könnte ich nicht arbeiten oder mich in die benötigten Konten einloggen.
Haben Sie Verhalten oder Regeln, die Sie befolgen, um produktiv zu bleiben?
Wegen meines Jobs, für den Todoist-Blog zu schreiben, lese ich viele Selbstverbesserungsbücher. Mein letztes ist Essentialism. Ich beginne wirklich, die Philosophie zu schätzen, weniger zu tun, es aber besser zu machen. Es geht darum, fokussierter zu sein. Man wird weniger gestresst sein. Man wird besser arbeiten. Ich denke, das macht so viel Sinn, besonders für Menschen wie mich, die schrecklich darin sind, "Nein" zu sagen. Sein Rat, wie man den Leuten "Nein" sagt, war für mich wirklich hilfreich. Generell habe ich versucht, bewusster mit den Projekten umzugehen, zu denen ich mich verpflichte, und was realistisch in Bezug auf meine Zeit ist. Ich habe neulich darüber auf dem Todoist-Blog geschrieben (https://blog.todoist.com/2015/10/15/tips-on-how-to-gtd/), wo ich über Essentialism und wie man Dinge bei der Arbeit erledigt, berichte.
Es kann wirklich schwierig sein, in einem Startup den Fokus zu behalten. Es gibt einfach so viele Dinge, die getan werden könnten, und es gibt so viele Projekte, die Leute starten möchten, und sie wollen Ihre Hilfe dabei. Einerseits möchte man ein guter Teamspieler sein. Aber wenn man nicht an den Dingen arbeitet, die einen wirklich interessieren, wird man ausbrennen. Man wird nicht so glücklich und produktiv sein, wie man sein könnte. Lernen, "Nein" zu den Dingen zu sagen, die ich nicht interessant finde, ist wichtig. Es ist jedoch noch schwieriger, "Nein" zu den Dingen zu sagen, die ich wirklich interessant finde und ich weiß, dass sie eine gute Erfahrung wären, aber manchmal habe ich bereits zu viel auf dem Tisch.
Hatten Sie immer die Fähigkeit, das Erreichen von Dingen mit E-Mails, Messaging, Terminplanung und so weiter in Einklang zu bringen?
Oh, mein Gott, nein. Überhaupt nicht. Meine Freunde aus dem College finden es immer noch ziemlich ironisch, dass ich einen Produktivitätsblog betreibe. Ich denke, es hilft, dass ich die Produktivitätsherausforderungen der Menschen nachvollziehen kann. Einige Menschen sind einfach wirklich von Natur aus gut darin, und ich bin nicht einer von ihnen. Mein Rat an diejenigen, die vielleicht Schwierigkeiten haben und denken, dass alle anderen ihre Dinge im Griff haben und so viel mehr erledigen: Ich würde zuerst sagen, dass Sie nicht das ganze Bild sehen, und diese Menschen möglicherweise nicht so im Bilde sind, wie Sie denken. Sie selbst haben alle Informationen darüber, was Sie erledigt haben und was nicht. Aus einer Außenperspektive könnten Sie wie jemand wirken, der alles im Griff hat. Versuchen Sie einfach, diese Perspektive zu behalten. Konzentrieren Sie sich auf sich selbst und darauf, wie Sie Ihre Arbeit erledigen. Und konzentrieren Sie sich darauf, welche Aufgaben Ihnen die größte Rendite für Ihre Investitionen bringen. Ich bin ein großer Anhänger des 80/20-Prinzips, bei dem 20% Ihrer Veränderungen 80% der Ergebnisse bringen. Ich glaube wirklich, dass es eine Menge Produktivitätsartikel und Ratschläge gibt, die ziemlich ins Detail gehen. In den meisten Fällen denke ich "Nun, ja. Das könnte Ihre Produktivität ein wenig verbessern." Dann gibt es übergeordnete Strategien und Änderungen, von denen ich denke, dass sie einen größeren Einfluss darauf haben, was Sie tun und was Sie am Ende an einem Tag erreichen. Ich würde sagen, konzentrieren Sie sich einfach darauf, eine Sache nach der anderen zu verbessern und stellen Sie sicher, dass es die größte Wirkung hat.
Wie messen Sie Ihre Produktivität? Oder wie würden Sie feststellen, ob Sie an einem bestimmten Tag produktiv waren?
Das ist eine wirklich gute Frage. Die Leute stellen diese Frage in der Produktivitätsblogosphäre nicht sehr oft. Das kann besonders schwierig sein, wenn man remote arbeitet. Ich habe erkannt, dass ich externes Feedback zu meinen Zielen benötige. Ich muss mit jemand anderem besprechen, was ich erreicht habe und woran ich arbeiten sollte. Ich habe angefangen, einen wöchentlichen Anruf mit dem Marketingleiter von Todoist zu machen, der mir wirklich geholfen hat, Klarheit über das zu bekommen, was ich tue. Während dieser Zeit spreche ich mit ihr darüber, was ich in der Woche zuvor erreicht habe und was meine Ziele für die nächste Woche sein werden. Ich erreiche nicht immer alles, was ich in der Woche zuvor festgelegt habe, aber ich denke, es ist gut, eine externe Messlatte zu haben. Wenn es nur in meinem eigenen Kopf ist, tendiere ich dazu, viel negativer über meinen Fortschritt zu sein, als es nötig wäre. Das andere, was mir hilft, meinen Fortschritt zu messen, ist, jeden Tag eine einzige Hauptaufgabe zu haben und die wirklich gut zu erledigen. Ich habe normalerweise eine Liste von mehr als einem Punkt, an dem ich an einem typischen Tag arbeite, aber ich versuche wirklich, diese eine Hauptaufgabe als Indikator dafür zu verwenden, ob es ein produktiver Tag war oder nicht. Wenn ich an anderen Dingen arbeite, ist das großartig, aber solange ich diese eine Sache erledige, fühle ich mich an den meisten Tagen recht erfolgreich. Ich habe versucht, das mit 5 Aufgaben oder 3 Aufgaben zu machen, und das ist einfach nichts für mich. Ich bin an den meisten Tagen unglücklich, also habe ich jetzt nur eine, die mein Hauptfokus ist.
Haben Sie etwas über sich selbst gelernt, während Sie besser im Umgang mit Ihrer Produktivität geworden sind?
Zu erkennen, dass ich mit einer externen Rückmeldung besser abschneide, war für meine Produktivität wirklich wichtig. Besonders als Teil eines Remote-Teams. Todoist ermächtigt seine Mitarbeiter wirklich, die Kontrolle über ihre eigene Arbeit zu übernehmen, was großartig ist. Das bedeutet jedoch, dass man in der Lage sein muss, seine Zeit und Ziele zu managen. Für mich habe ich entdeckt, dass ich dieses wöchentliche Gespräch mit meinem Vorgesetzten benötige, um zu überprüfen, woran ich arbeite, und um sicherzustellen, dass alles in Ordnung ist. Das war auf jeden Fall eine Sache, die ich über mich gelernt habe. Das andere, was ich über mich gelernt habe, ist, dass ich dazu neige, mich auf das zu konzentrieren, was ich nicht erledigt habe, anstatt auf das, was ich erledigt habe. Ich neige dazu, mich auf das Negative zu konzentrieren. Besonders als Remote-Team, ohne ständige persönliche Interaktion, kann es wirklich einfach sein, dass sich Ihre Wahrnehmung verzerrt. Ich denke, das ist auch ein Grund, warum externes Feedback so wichtig ist, weil es mich wieder in die Realität zurückholt. Ich erkenne, dass die Situation nicht immer so schlimm ist, wie sie in meinem Kopf scheint.
Was würden Sie jemandem vorschlagen, der sich in einer ähnlichen Situation wie Sie befindet und Schwierigkeiten hat, sich auf die Aufgaben zu konzentrieren oder Dinge zu erledigen?
Versuchen Sie, an Ihrer Perspektive zu arbeiten. Ich denke, Schuld ist die am wenigsten produktive Emotion. Und wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie nicht genug erledigen, beginnen Sie, sich wirklich schuldig zu fühlen. Ich denke, das führt zu mehr Vermeidung, mehr Prokrastination und einem überwältigten Gefühl.
Beginnen Sie damit, wirklich offen mit Ihren Teamkollegen über Ihre Herausforderungen zu sprechen, denn ich denke, das hilft sehr. Je eher Sie erkennen, dass Sie nicht allein sind und dass jeder ein bisschen produktiver sein möchte, desto schneller können Sie Probleme beheben. Wenn Sie ein Team haben, das gemeinsam daran arbeitet, ihre persönlichen Herausforderungen zu überwinden, schafft das eine Umgebung, in der Sie Ihr Wissen teilen können und was bei anderen funktioniert hat.
Sprechen Sie auch mit Ihrem Vorgesetzten oder Chef. Sagen Sie: "Wissen Sie was … ich könnte wirklich Hilfe gebrauchen." Ich denke, die meisten Menschen ziehen es nicht in Betracht, dies zu tun, weil Sie die Erwartung haben sollten, dass Sie Ihren Job perfekt erledigen, und das ist, was Sie wollen, dass Ihr Chef denkt. Es gibt die Vorstellung, dass es eine Schwäche ist, wenn Sie auf diese externe Rückmeldung angewiesen sind. Dass Sie vollkommen selbstständig sein sollten. Während das für einige Menschen der Fall sein mag, denke ich, dass die meisten Menschen davon profitieren, diese Kommunikation zu öffnen, um besser zu werden im Umgang mit ihrer Zeit und ihren Verantwortungen, um in ihrer Position noch besser zu werden.
Ich glaube, es ist viel einfacher, Veränderungen zu beginnen, wenn Sie dies mit Ihrem Chef initiieren, bevor es ein Problem wird, das er Ihnen zur sprechen muss. Setzen Sie sich Zeit, um über Ihre Herausforderungen sowie die Dinge, die Sie erreicht haben, zu sprechen. Besonders wenn Sie ein Remote-Arbeiter sind, würde ich sagen, dass Sie das Feedback einholen und Gespräche mit anderen beginnen können, als das Beste zu tun, was Sie tun können.
Ich mag es, Buffers Blogposts über ihre Teamtransparenz zu lesen und wie sie alle persönliche Ziele haben, die sie mit dem Team teilen. Sie sind einfach so transparent im Umgang miteinander als Team und mit der Öffentlichkeit über ihre Herausforderungen. Ich denke, das schafft eine wirklich gesunde Umgebung.
