Consigli di produttività di Becky Kane
Qui a Mailbird, siamo ossessionati dalla produttività. Soprattutto per quanto riguarda il luogo di lavoro. Ecco perché siamo entusiasti di avviare questa nuova serie che esplora come le persone che lavorano in startup tecnologiche di successo gestiscono il loro tempo e il loro lavoro in modo efficace. Vogliamo imparare come i migliori dirigenti tecnologici, scrittori, reporter, programmatori e persone in vari altri ruoli rimangono al passo con il loro lavoro. Esploreremo anche le sfide che affrontano ogni giorno, che vanno dal superare i propri comportamenti a fare i conti con le comuni distrazioni sul posto di lavoro.
Oggi siamo davvero entusiasti di parlare con Becky Kane dell'app per la gestione delle attività e delle liste Todoist. Abbiamo avuto una fantastica chiamata con Becky durante la quale le abbiamo posto una vasta gamma di domande per cercare di capire come riesca a rimanere produttiva come scrittrice di contenuti per Todoist. Abbiamo anche discusso alcune sfide che ha affrontato all'inizio del suo ruolo e come le ha superate per diventare più produttiva e semplicemente concludere il lavoro.
Descrivi il tuo ruolo in Todoist:
Lavoro in Todoist da circa un anno. Mi occupo principalmente di marketing dei contenuti, quindi gestisco il blog aziendale. Si tratta di molto scrivere e di strategia dei contenuti, oltre alla gestione dei progetti; assicurandomi di avere insieme tutti i testi e i design. Poi c'è molto contatto con influencer, autori ospiti e collaborazioni con freelancer. È molto tempo passato a fare email.
Puoi descrivere una giornata lavorativa tipica?
Sto cercando di stabilire più di una routine in questo momento. Mi piace l'idea di avere giorni tematici perché, in una startup, è molto comune avere molti progetti diversi in corso contemporaneamente. Sto cercando di riservare alcuni giorni per le cose del blog, così un giorno in cui scriverò un post del blog. Un giorno a settimana in cui fare tutte le editing per il lotto di post del blog della settimana successiva e assicurandomi che vengano tutti caricati in tempo e tutto il resto. Poi riservare un giorno in cui faccio tutta la promozione del blog e mi assicuro che tutto stia avvenendo. Questo è ciò che sto cercando di fare, ma è facile deviare dal tuo piano all'inizio della giornata quando hai molti altri progetti che potrebbero richiedere attenzione per mantenerli in movimento. È sicuramente complicato, ma questo è ciò a cui aspiro.
Diresti di essere confrontata con molte potenziali distrazioni mentre lavori?
Sì, decisamente. Sono sempre connessa a Slack. È ciò che usiamo per la comunicazione interna del team. Doist ha persone in tutto il mondo, quindi è uno strumento fantastico per rimanere sincronizzati. Mi connetto a Slack da ovunque mi trovi e sono immediatamente collegata a tutti. Ma ho anche notato che quel piccolo suono di Slack è come un attivatore per me. Mi sento come uno dei cani di Pavlov. Anche se non è sul mio computer, se è sul computer di qualcun altro nel mio spazio di co-working, dico solo: "Oh! Che cos'è? Cosa sta succedendo?"
Mi rendo conto che se ho davvero bisogno di portare a termine un lavoro, devo disconnettermi da Slack sul mio computer e lasciarlo andare sul mio telefono dove posso gestirlo. Altrimenti, mi sento come se "dovessi farlo immediatamente." Se è sul mio telefono posso controllare la notifica e decidere: "Ok, è urgente e devo rispondere subito." Oppure "Posso farlo più tardi."
Descriveresti la tua situazione lavorativa come flessibile?
Oh mio Dio, è la definizione di flessibilità. Questa è la prima posizione che ho mai preso che è stata 100% remota, quindi posso lavorare a qualunque ora voglia poiché ci sono membri del team in tutto il mondo. Se lavoro in orari strani negli Stati Uniti, probabilmente sarà normale per qualcuno che lavora a metà strada intorno al mondo. Non c'è nemmeno nessuna aspettativa su dove devo lavorare.
In generale mi piace molto. Ovviamente, è molto comodo. Ma, ci sono molti pericoli perché credo davvero nelle routine e nella loro capacità di aiutarti a diventare più produttivo semplicemente eliminando decisioni durante la giornata. Ho iniziato a frequentare uno spazio di co-working e ci vado 5 giorni a settimana. Di solito lavoro lì fino a pranzo, almeno, e a volte torno dopo il pranzo a casa. Cerco anche di avere orari relativamente regolari in modo che le persone sappiano quando possono aspettarsi di trovarmi online. Poi ho sempre Slack sul mio telefono, quindi se qualcuno mi scrive posso sempre rispondere se è urgente.
Ritieni che questo tipo di struttura ti aiuti a rimanere più produttiva?
Direi che devi capire... È bello avere la flessibilità di capire cosa funziona per te. Ho realizzato che in realtà lavoro meglio se mi alzo la mattina e inizio a lavorare a un'ora normale e cerco di lavorare intensamente al mattino. Poi nel pomeriggio, farò cose che richiedono meno energia e questo è come ho affrontato la situazione. Ognuno lavora in modo così diverso e non avere quell'aspettativa o pressione di essere al lavoro a un certo orario ti dà davvero la flessibilità di sperimentare e vedere cosa funziona per te. Non avere un tragitto, penso, mi rende infinitamente più produttiva.
Puoi indicare una distrazione o situazione come la tua maggiore sfida nel mantenere la produttività?
La maggiore sfida per me è probabilmente rimanere produttiva nonostante tutti i messaggi e le notifiche. Penso che sia solo il numero enorme di piattaforme che usiamo per comunicare e non sono sempre brava a disattivarle o silenziarle quando ho bisogno di concentrarmi. A volte dimentico di disconnettermi da esse e poi non posso fare a meno di distrarmi ogni volta che arriva una notifica. 10 minuti dopo mi dico: "Oh, cavolo, stavo lavorando su qualcos'altro. Dove ero, qual era il pensiero che avevo lasciato?"
Penso che sia stato principalmente creare un ambiente in cui ho tempo per concentrarmi. La maggior parte delle interruzioni è del tutto auto-iniziata. Perdi un po' di concentrazione e poi, solo per abitudine, ti connetti a Facebook o apri le tue app di messaggistica per vedere cosa sta succedendo. È stato importante per me pianificare i miei compiti e dire: "Questo è ciò su cui sto lavorando, mi disconetterò da tutto il resto," o, "Queste sono le piattaforme che saranno attive durante queste ore." La maggiore fonte di distrazione e sfida alla mia produttività è sicuramente la moltitudine di strumenti di comunicazione che ho a disposizione.
Qual è il tuo segreto per affrontare, o superare, questa sfida?
Decisamente se ho bisogno di fare un lavoro profondamente concentrato - qualsiasi grande pensiero strategico per contenuti o scrivere un post sul blog - cerco di disconnettermi da tutto sul mio computer. Di solito ho il mio telefono vicino e solo Slack perché è l'unico messaggio urgente per cui devo essere disponibile. Lascio attive quelle notifiche e niente altro. Questo aiuta decisamente molto. Penso che la cosa più importante sia semplicemente stabilire dei confini e impostare delle aspettative con i tuoi compagni di squadra che, "Questo è quando risponderò alle email o questo è quando sarò su Slack". Così sanno cosa aspettarsi e sapere che stai lavorando su altre cose e quindi possono adeguare le loro aspettative di conseguenza.
Qualcosa che ho imparato nell'ultimo anno lavorando con il team è che non devi rispondere a tutto a cui sei in qualche modo collegato. A volte vieni messo in copia su cose e non è necessario che tu commenti. Quando sei un lavoratore remoto, a volte può sembrare: "Non voglio che si dimentichino di me, voglio sentirmi parte dell'azienda. Devo rispondere a questo." Superare quel istinto è stato importante per me.
Riceverai email in cui si dice: "Sai una cosa? Probabilmente va bene se non rispondo", o se hai bisogno di rispondere "va bene se non rispondo subito." Penso che a volte le persone rimangano davvero bloccate a pensare: "Devo arrivare a zero inbox!" e passare attraverso tutte le email e occuparsi di esse immediatamente diventa l'obiettivo. Lasciar andare un po' di questo mi ha aiutato a gestire meglio il mio tempo.
Penso che dipenda molto dall'azienda. Il team deve stabilire l'aspettativa per la disponibilità e come avverrà la comunicazione per assicurarsi che le persone si sentano parte del team senza dover rispondere a ogni singolo thread. Questo è enorme e penso che Todoist stia facendo un ottimo lavoro in questo. A volte il nostro COO si unisce a una conversazione o se qualcuno pubblica su Slack riguardo a cose aziendali durante un fine settimana dirà: "Dai ragazzi, disconnettetevi e godetevi il vostro fine settimana."
Usi strumenti o app per aiutarti a rimanere produttiva?
Sì, oh mio Dio, sono davvero un'accumulatrice di strumenti. Ne ho decisamente troppi. Ovviamente, Todoist. Lo uso tutto il tempo. In realtà lo usavo prima di iniziare a lavorare qui, questo è come sono finita a sapere dell'annuncio di lavoro. Mantenere i tuoi compiti tutti in un unico posto. È davvero un sollievo non doversi preoccupare di ciò che sto dimenticando. Lo usiamo anche per la collaborazione di team. Faccio molta gestione di progetti con Todoist che è semplicemente fantastico quando sei un team remoto e devi tenere tutti sulla stessa pagina. Uso Toggl per tenere traccia del tempo perché mi piace sapere dove sto spendendo il mio tempo. Mi aiuta a scoprire cose come "Oh, sai una cosa? Sto davvero spendendo troppo tempo sulle email e non abbastanza tempo su quest'altro aspetto del mio lavoro che probabilmente è più importante." Quindi mi assicuro che il modo in cui sto spendendo il mio tempo sia in linea con i miei obiettivi lavorativi complessivi.
Per me, avere un gestore di password fa risparmiare così tanto tempo e uso Dashlane per memorizzare tutte le mie credenziali di accesso. Non dovermi connettere o ricordare password tutto il tempo, o cercare di trovarle è fantastico.
Uso WorkFlowy per prendere appunti molto veloci su cose. Questo mi aiuta molto come marketer di contenuti perché incontro sempre cose e mi dico: "Oh, questo si adatterebbe con quest'altra cosa che stavo pensando per un post del blog," o, "Questo sarebbe un ottimo argomento per un post del blog," o semplicemente, "È interessante, forse sarà rilevante un giorno." Lo butto in WorkFlowy, lo taggo e poi posso dimenticarmene. Un giorno in futuro, posso tornare a cercarlo quando faccio ricerca per un post del blog.
Hai un preferito?
Mi sembra di barare, ma probabilmente dovrei dire che il mio preferito è Todoist. Ma se dovessi sceglierne un altro di cui non potrei assolutamente fare a meno sarebbe in realtà Dashlane. Penso che sia uno strumento incredibile per poter salvare le mie password e non dover cercare di trovarle. Non potrei lavorare o accedere agli account di cui ho bisogno senza di esso.
Hai comportamenti o regole che segui per rimanere produttiva?
Per il mio lavoro di scrittrice per il blog di Todoist, leggo molti libri di auto-miglioramento. Il mio ultimo è Essenzialismo. Inizio davvero ad apprezzare la filosofia di fare meno ma farlo meglio. Si tratta di essere più concentrati. Sarai meno stressato. Farai un lavoro migliore. Penso che abbia così tanto senso, specialmente per persone come me che sono terribili nel dire "No". Il suo consiglio su come dire "No" è stato davvero utile per me. In generale, sto cercando di essere più intenzionale riguardo ai progetti a cui mi comprometto e ciò che è realistico in termini di tempo. Recentemente ho scritto di questo nel blog di Todoist (https://blog.todoist.com/2015/10/15/tips-on-how-to-gtd/), dove parlo di Essenzialismo e di come portare a termine il lavoro.
Può essere davvero difficile, quando sei in una startup, rimanere concentrati. Ci sono solo così tante cose che potrebbero essere fatte e ci sono così tanti progetti che le persone vogliono avviare e vogliono il tuo aiuto su di essi. Da un lato, vuoi essere un buon compagno di squadra. Ma, se non stai lavorando su cose che ti interessano davvero, brucerai. Non sarai così felice e produttivo come potresti essere. Imparare a dire "No" alle cose che non trovo interessanti è importante. Tuttavia, è ancora più difficile dire no a cose che trovo davvero interessanti e so che sarebbero una buona esperienza, ma a volte ho già troppo sul piatto.
Sei sempre riuscita a bilanciare il portare a termine le cose con email, messaggistica, programmazione, ecc.?
Oh, mio Dio, no. Per niente. I miei amici dell'università pensano ancora che sia piuttosto ironico che gestisca un blog sulla produttività, in realtà. Penso che aiuti che possa empatizzare con le sfide di produttività delle persone. Penso che alcune persone siano davvero naturalmente brave in questo e io non lo sono. Il mio consiglio per quelle persone che potrebbero essere in difficoltà e pensare che tutti gli altri siano al top delle loro cose e stiano portando a termine molto di più: direi prima di tutto che non stai vedendo l'intero quadro e quelle persone potrebbero non essere così in controllo come pensi. Tu stesso hai tutte le informazioni su ciò che hai e non hai portato a termine. Da una prospettiva esterna, potresti apparire come qualcuno che ha tutto sotto controllo. Cerca solo di mantenere quella prospettiva. Rimani concentrato su te stesso e su come stai portando a termine il tuo lavoro. Poi, concentrati su quali compiti ti daranno il miglior ritorno sul tuo investimento. Sono un grande sostenitore del principio 80/20, dove il 20% delle tue azioni produrrà l'80% dei risultati. Credo davvero che ci siano molti articoli sulla produttività e consigli là fuori che sono piuttosto dettagliati. Nella maggior parte dei casi, dico: "Beh, sì. Questo potrebbe migliorare la tua produttività un po'." Poi ci sono strategie e cambiamenti generali che penso possano avere un impatto maggiore su ciò che fai e su ciò che finisci per realizzare durante il giorno. Direi solo di cercare di concentrarti su un miglioramento alla volta e assicurati che produca il maggiore impatto.
Come misuri la tua produttività? O, come stabiliresti se sei stata produttiva in un dato giorno?
Questa è una domanda davvero buona. Le persone non pongono molto spesso questa domanda nella blogosfera della produttività. Questo può essere particolarmente difficile quando sei un lavoratore remoto. Ho realizzato che ho bisogno di un feedback esterno sugli obiettivi. Ho bisogno di discutere ciò che ho realizzato e su cosa dovrei lavorare con qualcun altro. Ho iniziato a fare una chiamata settimanale con il responsabile marketing di Todoist, che mi ha davvero aiutato molto a ottenere chiarezza su ciò che sto facendo. Durante quel tempo, parlo con lei di ciò che ho realizzato la settimana precedente e quali saranno i miei obiettivi per la settimana successiva. Non realizzo sempre tutto ciò che pianifico per la settimana successiva, ma penso sia utile avere un misuratore esterno. Se è solo nella mia testa, tendo a essere molto più negativa sui miei progressi di quanto non sia necessario. L'altra cosa che mi aiuta a misurare i miei progressi è avere quel compito principale da portare a termine ogni giorno e farlo davvero bene. Di solito ho una lista di più di un elemento su cui lavorerò durante una giornata tipica, ma cerco davvero di usare quel compito principale come indicatore se è stata una giornata produttiva o meno. Se riesco a concludere altre cose, è fantastico, ma finché riesco a concludere quella cosa, posso sentirmi piuttosto realizzata la maggior parte dei giorni. Ho provato a farlo con 5 compiti o 3 compiti e semplicemente non fa per me. Finisco per essere infelice più giorni di quanto non sia, quindi ora ho solo uno che è il mio focus principale.
Hai imparato qualcosa su te stessa mentre sei migliorata nella gestione della tua produttività?
Riconoscere che performo meglio con una fonte esterna di feedback è stata davvero importante per la mia produttività. Soprattutto come parte di un team remoto. Todoist dà realmente potere ai suoi dipendenti di prendersi carico del proprio lavoro, il che è fantastico. Tuttavia, questo significa che devi essere in grado di gestire il tuo tempo e i tuoi obiettivi. Per me, ho scoperto di aver realmente bisogno di quella chiamata settimanale con il mio supervisore per avere un riscontro su ciò su cui sto lavorando e per assicurarmi che tutto stia procedendo per il verso giusto. Questa è stata sicuramente una cosa che ho imparato su di me. L'altra cosa che ho imparato su di me è che tendevo a concentrarmi su ciò che non avevo portato a termine, invece di ciò che avevo realizzato. Tendo a focalizzarmi sul negativo. Soprattutto come team remoto, senza interazione personale costante, può essere davvero facile far sì che la tua percezione venga distorta. Penso che sia anche un motivo per cui avere feedback esterni è davvero importante perché mi riporta alla realtà. Mi rendo conto che la situazione non è sempre così brutta come sembra nella mia testa.
Cosa consiglieresti a qualcuno che si trova in una situazione simile alla tua e potrebbe avere problemi a rimanere concentrato o a portare a termine le cose?
Cerca di lavorare sulla tua prospettiva. Penso che il senso di colpa sia l'emozione meno produttiva. E, quando senti di non fare abbastanza, inizi a sentirti davvero in colpa. Penso solo che questo porti a più evitamenti, più procrastinazione, sentirsi sopraffatti.
Inizia ad essere molto chiaro con i tuoi compagni di squadra riguardo alle tue sfide, perché penso che questo aiuti molto. Prima realizzi di non essere solo e che tutti vorrebbero essere un po' più produttivi, prima puoi risolvere eventuali problemi. Quando hai un team che si sforza insieme di superare le proprie sfide personali, crea di più un ambiente in cui puoi condividere ciò che hai imparato e cosa ha funzionato per altre persone.
Inoltre, parla con il tuo supervisore o boss. Dì: "Sai una cosa... Potrei davvero usare un po' di aiuto." Penso che la maggior parte delle persone non consideri di farlo perché dovresti svolgere il tuo lavoro perfettamente, e questo è ciò che vuoi che il tuo boss pensi. C'è un'idea che sia una debolezza se ti affidi a quel feedback esterno. Che dovresti essere completamente autosufficiente. Anche se potrebbe essere vero per alcune persone, penso che la maggior parte delle persone tragga vantaggio dall'aprire quella comunicazione per migliorare come gestiscono il loro tempo e le loro responsabilità per migliorare ulteriormente nella loro posizione.
Credo sia molto più facile iniziare a fare cambiamenti se inizi questo con il tuo boss prima che diventi un problema che devono portarti. Prendi un po' di tempo per discutere le tue sfide, oltre alle cose che hai realizzato. In particolare, se sei un lavoratore remoto, direi che ottenere quel feedback e avviare quelle conversazioni con le persone è la cosa migliore che puoi fare.
Mi piace leggere i post sul blog di Buffer riguardo alla loro trasparenza del team e come tutti hanno obiettivi personali che condividono con il team. Sono così trasparenti con se stessi come team e con il pubblico generale riguardo a quali sono le loro sfide. Penso che crei un ambiente davvero sano.
