Consejos de Productividad de Becky Kane
Aquí en Mailbird, estamos obsesionados con la productividad. Especialmente, en lo que se refiere al lugar de trabajo. Por eso estamos emocionados de abrir esta nueva serie explorando cómo las personas que trabajan en exitosas startups tecnológicas gestionan su tiempo y su trabajo de manera efectiva. Queremos aprender cómo los principales ejecutivos tecnológicos, escritores, reporteros, programadores y personas en diversos otros roles se mantienen al tanto de su trabajo. También exploraremos los desafíos que enfrentan todos los días, que van desde superar sus propios comportamientos hasta lidiar con distracciones comunes en el lugar de trabajo.
Hoy, estamos realmente emocionados de hablar con Becky Kane de la aplicación de listas de tareas y gestión de tareas Todoist. Tuvimos una llamada increíble con Becky donde le hicimos una amplia gama de preguntas para entender cómo se mantiene productiva como redactora de contenido para Todoist. También hablamos sobre algunos desafíos que enfrentó al principio de su rol, y cómo superó esos desafíos para volverse más productiva y simplemente llevar a cabo las tareas.
Describe tu rol en Todoist:
He estado en Todoist durante aproximadamente un año. Principalmente hago marketing de contenido, así que gestiono nuestro blog de la empresa. Implica mucha escritura y estrategia de contenido, y gestión de proyectos; asegurándote de que todo el texto y el diseño estén juntos. Luego, también implica mucho alcance a influencers, autores invitados, colaborando con freelancers. Es mucho tiempo de correos electrónicos.
¿Puedes describir un día de trabajo típico?
Actualmente, estoy tratando de establecer más una rutina. Me encanta la idea de tematizar los días porque, en una startup, es muy común tener muchos proyectos diferentes en marcha al mismo tiempo. He estado tratando de reservar algunos días para cosas del blog, así que un día en el que escribiré un post del blog. Un día a la semana en el que haré toda la edición para el próximo lote de posts del blog y asegurarme de que todos estén subidos a tiempo y todo. Luego, reservar un día para hacer toda la promoción del blog y asegurándome de que todo eso esté ocurriendo. Eso es lo que he estado tratando de hacer, pero es fácil distraerse de lo que planeaste al principio del día cuando tienes muchos otros proyectos que pueden requerir atención para mantenerlos avanzando. Definitivamente es complicado, pero eso es lo que busco.
¿Dirías que enfrentas muchas distracciones potenciales mientras trabajas?
Sí, definitivamente. Siempre estoy conectada a Slack. Es lo que usamos para la comunicación interna en el equipo. Doist tiene personas de todo el mundo, así que es una gran herramienta para mantenernos sincronizados. Simplemente inicio sesión en Slack desde donde esté y estoy instantáneamente conectada con todos. Pero, también he notado que ese pequeño sonido de Slack es como un disparador para mí. Me siento como uno de los Perros de Pavlov. Incluso si no está en mi computadora, si está en la computadora de alguien más en mi espacio de coworking, solo digo: "¡Oh! ¿Qué es eso? ¿Qué está pasando?"
Definitivamente me doy cuenta de que si realmente necesito hacer mi trabajo, tengo que cerrar sesión en Slack en mi computadora y dejarlo en mi teléfono donde puedo filtrar. De lo contrario, siento que "tengo que hacerlo de inmediato". Si está en mi teléfono, puedo ver la notificación y decidir: "Está urgente y necesito responderlo ahora mismo." O, "Puedo hacerlo más tarde."
¿Describirías tu situación laboral como flexible?
Dios mío, es la definición de flexibilidad. Este es el primer puesto que he tomado que ha sido 100% remoto, así que puedo trabajar en cualquier horario que quiera ya que hay compañeros de equipo en todo el mundo. Si estoy trabajando en horarios raros en los EE. UU., probablemente va a ser en horarios normales para alguien trabajando al otro lado del mundo. También no hay expectativas sobre dónde necesito trabajar.
En general, me encanta. Obviamente, es muy conveniente. Pero, hay mucho peligro porque realmente creo en las rutinas y su capacidad para ayudarte a ser más productivo simplemente eliminando decisiones a lo largo de tu día. Me uní a un espacio de coworking y estoy allí 5 días a la semana. Generalmente trabajo allí hasta el almuerzo, al menos, y a veces regreso después del almuerzo a casa. También trato de mantener horarios algo regulares para que la gente sepa cuándo puede esperarme en línea. Luego siempre tengo Slack en mi teléfono, así que si alguien me manda un mensaje, siempre puedo responder si es urgente.
¿Sientes que este tipo de estructura te ayuda a mantenerte más productiva?
Diría que tienes que averiguar ... Es bonito tener la flexibilidad para descubrir lo que funciona para ti. Me he dado cuenta de que en realidad trabajo mejor si me levanto por la mañana y empiezo a trabajar en un horario normal y trato de trabajar intensamente en la mañana. Luego, en la tarde, haré cosas que requieren menor energía y así es como lo he manejado. Todos trabajan de manera tan diferente y simplemente no tener esa expectativa o presión de estar en el trabajo a cierta hora realmente te da la flexibilidad para experimentar y ver qué funciona para ti. No tener un desplazamiento, creo, me hace infinitamente más productiva también.
¿Puedes señalar una distracción o situación como tu mayor desafío para mantenerte productiva?
El mayor desafío para mí es probablemente mantenerme productiva a pesar de todos los mensajes y notificaciones. Creo que es simplemente la cantidad de plataformas que usamos para comunicarnos y no siempre soy buena apagándolas o silenciándolas cuando necesito concentrarme. A veces olvido cerrar sesión en ellas y luego no puedo evitar distraerme cada vez que hay una notificación. 10 minutos después estoy como: "Oh, rayos, estaba trabajando en algo más. ¿Dónde estaba, cuál era el pensamiento que había dejado?"
Creo que principalmente se ha tratado de crear un ambiente donde tengo tiempo enfocado. La mayoría de las interrupciones son totalmente auto-initiadas. Pierdes un poco de enfoque y luego, simplemente por hábito, inicias sesión en Facebook o abres tus aplicaciones de mensajería para ver qué está pasando. Ha sido importante para mí establecer límites de tiempo para mis tareas y decir: "Esto es en lo que estoy trabajando, voy a cerrar sesión en todo lo demás," o, "Estas son las plataformas que están disponibles durante estas horas." La mayor fuente de distracción y el desafío para mi productividad son definitivamente la multitud de herramientas de comunicación que tengo a mi disposición.
¿Cuál es tu secreto para lidiar con, o superar, este desafío?
Definitivamente, si necesito hacer trabajo que requiere mucha concentración – cualquier gran pensamiento estratégico para contenido o escribir una entrada de blog – simplemente trato de cerrar sesión en todo en mi computadora. Generalmente tengo mi teléfono cerca y solo tengo Slack porque es el único mensaje urgente para el que necesito estar disponible. Dejo esas notificaciones activadas y nada más. Eso definitivamente ayuda mucho. Creo que lo más importante es simplemente establecer límites y expectativas con tus compañeros de equipo que, "Este es el momento en que voy a estar respondiendo correos electrónicos o este es el momento en que voy a estar en Slack". Solo para que ellos sepan qué esperar también y sepan que estás trabajando en otras cosas y así pueden establecer sus expectativas en consecuencia.
Algo que he aprendido en el último año trabajando con el equipo es que no tienes que responder a todo a lo que has estado adjunto de alguna manera. A veces te incluirán en cosas y simplemente no es necesario que comentes sobre ellas. Cuando eres un trabajador remoto, a veces puedes sentir que, "No quiero que se olviden de mí, quiero sentirme parte de la empresa. Tengo que responder a esto." Superar ese instinto fue importante para mí.
Recibirás correos donde es como, "Sabes que, probablemente está bien si no respondo", o si necesitas responder "está bien si no respondo de inmediato." Creo que a veces la gente se obsesiona tanto pensando, "¡Tengo que llegar a cero en la bandeja de entrada!" y pasar por todos los correos y atenderlos de inmediato se convierte en la meta. Dejar ir un poco eso me ha ayudado a manejar mejor mi tiempo.
Solo creo que varía de empresa a empresa. El equipo tiene que establecer la expectativa para la disponibilidad y cómo se va a comunicar para asegurarse de que las personas se sientan parte del equipo sin tener que responder a cada hilo. Eso es enorme y creo que Todoist lo ha estado haciendo muy bien. A veces nuestro COO se unirá a un hilo o si alguien publica en Slack sobre cosas relacionadas con la empresa durante el fin de semana dirá: "Vamos chicos, desconéctense y disfruten su fin de semana."
¿Utilizas alguna herramienta o aplicación para ayudarte a mantenerte productiva?
Sí, oh Dios mío, soy una adicta a las herramientas. Tengo demasiadas. Obviamente, Todoist. Lo uso todo el tiempo. De hecho, lo usé antes de comenzar a trabajar aquí, que es cómo terminé enterándome del anuncio del trabajo. Simplemente mantener tus tareas en un solo lugar. Es un alivio no tener que preocuparme por lo que estoy olvidando. También lo usamos para la colaboración en equipo. Hago mucha gestión de proyectos con Todoist, lo cual es fabuloso cuando eres un equipo remoto y necesitas mantener a todos en la misma página. Uso Toggl para rastrear el tiempo porque me gusta saber en qué estoy gastando mi tiempo. Me ayuda a descubrir cosas como "Oh, ¿sabes qué? Estoy gastando demasiado tiempo en correos electrónicos y no lo suficiente en este otro aspecto de mi trabajo que probablemente es más importante." Así que solo asegurándome de que la forma en que estoy gastando mi tiempo esté alineada con mis objetivos laborales en general.
Para mí, tener un gestor de contraseñas ahorra tanto tiempo y uso Dashlane para almacenar todas mis credenciales de cuenta. No tener que iniciar sesión o recordar contraseñas todo el tiempo, o buscar tratando de encontrarlas es genial.
Utilizo WorkFlowy para tomar notas rápidas sobre cosas. Esto me ayuda mucho como especialista en marketing de contenido porque siempre me encuentro con cosas y pienso: "Oh, eso encajaría con esta otra cosa que estaba pensando para una entrada de blog," o, "Eso sería un gran tema para un post del blog," o simplemente, "Eso es interesante, tal vez sea relevante algún día." Lo dejo en WorkFlowy, lo etiqueto y luego puedo olvidarme de ello. Algún día en el futuro, puedo volver y buscarlo cuando esté investigando para un post del blog.
¿Tienes alguna favorita?
Siento que es hacer trampa, pero probablemente tendría que decir que mi favorita es Todoist. Pero si tuviera que elegir otra que 100% no podría vivir sin ella, sería Dashlane. Simplemente creo que es una herramienta increíble poder guardar mis contraseñas y no tener que buscarlas. No podría trabajar o iniciar sesión en las cuentas que necesito sin ella.
¿Tienes comportamientos o reglas que sigues para mantenerte productiva?
Debido a mi trabajo escribiendo para el blog de Todoist, leo muchos libros de superación personal. El último es Essentialism. Realmente estoy comenzando a apreciar la filosofía de hacer menos pero hacerlo mejor. Se trata de estar más enfocado. Vas a estar menos estresado. Vas a hacer un mejor trabajo. Simplemente creo que tiene mucho sentido, especialmente para personas como yo que son terribles para decirles a otros, "No." Su consejo sobre cómo decirle a la gente, "No," fue realmente útil para mí. En general, he estado tratando de ser más intencional sobre los proyectos a los que me comprometo y lo que es realista en términos de mi tiempo. Recientemente escribí sobre esto en el blog de Todoist (https://blog.todoist.com/2015/10/15/tips-on-how-to-gtd/), donde cubro Essentialism y cómo llevar a cabo las cosas en el trabajo.
Puede ser realmente difícil, cuando estás en una startup, mantenerte enfocado. Hay tantas cosas que se pueden hacer, y hay tantos proyectos que la gente quiere comenzar y quieren tu ayuda con ellos. Por un lado, quieres ser un buen jugador de equipo. Pero, si no estás trabajando en las cosas que realmente te interesan, te vas a quemar. No vas a estar tan feliz y productivo como podrías estar. Aprender a decir "No" a las cosas que no encuentro interesantes es importante. Sin embargo, es aún más difícil decir que no a las cosas que realmente me interesan y sé que serían una buena experiencia, pero a veces ya tengo demasiado en mi plato.
¿Siempre has podido equilibrar la realización de tareas con correos electrónicos, mensajería, programación, etcétera?
Oh, Dios mío, no. En absoluto. Mis amigos de la universidad todavía piensan que es bastante irónico que dirija un blog de productividad, de hecho. Creo que ayuda que puedo empatizar con los desafíos de productividad de las personas. Creo que algunas personas son naturalmente muy buenas en eso y yo no soy una de ellas. Mi consejo para aquellas personas que pueden estar luchando y pensando que los demás están al tanto de sus cosas y logrando mucho más: diría que primero, no estás viendo el panorama completo y esas personas pueden no estar tan organizadas como piensas. Tú, tienes toda la información sobre lo que estás y no estás logrando. Desde una perspectiva externa, podrías parecer alguien que tiene todo bajo control también. Solo trata de mantener esa perspectiva. Mantente enfocado en ti mismo y en cómo estás haciendo tu trabajo. Luego, enfócate en qué tareas te proporcionarán el mayor retorno por tu inversión. Soy una gran creyente en el principio 80/20, donde el 20% de tus cambios producirá el 80% de los resultados. Realmente creo que hay muchos artículos sobre productividad y consejos que entran en detalles bastante específicos. En la mayoría de los casos, estoy como "Bueno, sí. Esto puede mejorar tu productividad un poco." Luego hay estrategias y cambios globales que creo que pueden tener más impacto en lo que haces y en lo que logras durante el día. Diría, solo intenta enfocarte en mejorar una cosa a la vez y asegúrate de que va a producir el mayor impacto.
¿Cómo mides tu productividad? O, ¿cómo determinarías si fuiste productiva en un día determinado?
Esa es una muy buena pregunta. La gente simplemente no hace esa pregunta muy a menudo en el blog de productividad. Esto puede ser especialmente difícil cuando eres un trabajador remoto. Me he dado cuenta de que necesito retroalimentación externa sobre mis objetivos. Necesito hablar sobre lo que he logrado y en qué debería estar trabajando con alguien más. Comencé a hacer una llamada semanal con el jefe de marketing de Todoist, lo que realmente me ha ayudado mucho a obtener claridad sobre lo que estoy haciendo. Durante ese tiempo, hablo con ella sobre lo que logré la semana anterior, y cuáles serán mis objetivos para la próxima semana. No siempre logro todo lo que planeé la semana anterior, pero creo que es bueno tener una medida externa. Si solo está en mi propia cabeza, tiendo a ser mucho más negativa sobre mi progreso de lo que es necesario. La otra cosa que me ayuda a medir mi progreso es tener esa única tarea principal que cumplir cada día, y hacerlo realmente bien. Generalmente tengo una lista de más de un elemento en la que estaré trabajando durante un día típico, pero realmente trato de usar esa única tarea principal como un indicador de si fue un día productivo o no. Si hago otras cosas, eso es genial, pero mientras logre esa una cosa, puedo sentirme bastante realizada la mayoría de los días. He intentado hacer eso con 5 tareas o 3 tareas y simplemente no es para mí. Acabo sintiéndome infeliz más días de lo que no, así que ahora solo tengo una que es mi enfoque principal.
¿Has aprendido algo sobre ti misma a medida que te has vuelto mejor en administrar tu productividad?
Reconocer que desempeño mejor con una fuente externa de retroalimentación ha sido realmente importante para mi productividad. Especialmente, como parte de un equipo remoto. Todoist realmente empodera a sus empleados para hacerse cargo de su propio trabajo, lo cual es increíble. Sin embargo, eso significa que tienes que ser capaz de gestionar tu tiempo y objetivos. Para mí, descubrí que realmente necesitaba esa llamada semanal con mi supervisor para tener un chequeo de lo que estoy trabajando y asegurarme de que todo esté alineado. Esa fue definitivamente una cosa que aprendí sobre mí misma. La otra cosa que aprendí sobre mí es que tiendo a enfocarme en lo que no he logrado, en lugar de en lo que he logrado. Tiende a concentrarme en lo negativo. Especialmente como un equipo remoto, sin interacción personal constante, puede ser muy fácil dejar que tu percepción se distorsione. Creo que esa también es una razón por la cual tener retroalimentación externa es realmente importante porque me devuelve a la realidad. Me doy cuenta de que la situación no siempre es tan mala como parece en mi propia cabeza.
¿Qué sugerirías a alguien que estuviera en una situación similar a la tuya y podría estar teniendo problemas para mantenerse en tarea o para hacer las cosas?
Intenta trabajar en tu perspectiva. Creo que la culpa es la emoción menos productiva. Y, cuando sientes que no estás logrando lo suficiente, comienzas a sentirte realmente culpable. Simplemente creo que eso conduce a más evasión, más procrastinación, sintiéndote abrumada.
Comienza siendo muy franca con tus compañeros de equipo sobre tus desafíos, porque creo que eso ayuda mucho. Cuanto antes te des cuenta de que no estás sola y de que todos querrían ser un poco más productivos, antes podrás resolver cualquier problema. Cuando tienes un equipo que lucha juntos para superar sus propios desafíos personales, crea un entorno más propicio para compartir tus aprendizajes y lo que ha funcionado para otras personas.
Además, habla con tu supervisor o jefe. Di "Sabes qué... realmente podría usar ayuda." Creo que la mayoría de la gente no considera hacer esto porque se supone que debes estar haciendo tu trabajo perfectamente, y eso es lo que deseas que tu jefe piense. Existe la idea de que es una debilidad si dependes de esa retroalimentación externa. Que debes ser completamente autosuficiente. Si bien eso puede ser el caso para algunas personas, creo que la mayoría se benefician de abrir esa comunicación para mejorar cómo gestionan su tiempo y responsabilidades para mejorar aún más en su posición.
Creo que es mucho más fácil comenzar a hacer cambios si inicias esto con tu jefe antes de que se convierta en un problema que ellos tengan que traerte. Establece un tiempo para repasar tus desafíos, así como las cosas que has logrado. Particularmente, si eres un trabajador remoto, diría que obtener esa retroalimentación y comenzar esas conversaciones con las personas es lo mejor que puedes hacer.
Me gusta leer las publicaciones del blog de Buffer sobre su transparencia en el equipo y cómo todos tienen objetivos personales que comparten con el equipo. Son tan transparentes consigo mismos como equipo y con el público en general sobre cuáles son sus desafíos. Creo que eso crea un ambiente realmente saludable.
