Советы по продуктивности от Бекки Кейн
Здесь, в Mailbird, мы одержимы продуктивностью. Особенно когда речь идет о workplace. Поэтому нам приятно начать эту новую серию, в которой мы будем исследовать, как люди, работающие в успешных технологических стартапах, эффективно управляют своим временем и работой. Мы хотим узнать, как ведущие технологические руководители, писатели, журналисты, программисты и люди из различных других ролей успевают справляться с работой. Мы также изучим проблемы, с которыми они сталкиваются каждый день, начиная от преодоления собственных привычек и заканчивая борьбой с распространенными отвлекающими факторами на рабочем месте.
Сегодня нам очень приятно поговорить с Бекки Кейн из приложения для ведения списка дел и управления задачами Todoist. У нас был отличный звонок с Бекки, где мы задавали ей множество вопросов, чтобы попытаться понять, как она остается продуктивной в качестве контент-райтера для Todoist. Мы также обсудили несколько проблем, с которыми она столкнулась на ранних этапах своей работы, и как она преодолела эти трудности, чтобы стать более продуктивной и просто выполнять задачи.
Опишите свою роль в Todoist:
Я работаю в Todoist уже около года. Я в основном занимаюсь контентным маркетингом, поэтому веду блог нашей компании. Это много писательства и разработки контентной стратегии, а также управления проектами; нужно убедиться, что все тексты и дизайн собраны вместе. Затем идет много взаимодействия с влиятельными людьми, гостевыми авторами, сотрудничество с фрилансерами. У меня много времени уходит на электронную почту.
Можете описать свой обычный рабочий день?
Я на самом деле пытаюсь наладить больше рутины сейчас. Мне нравится идея тематических дней, потому что в стартапе так часто бывает много различных проектов одновременно. Я стараюсь выделять некоторые дни для работы над блогом, так что в один день я буду писать пост в блоге. Один день в неделю я делаю все редактирование для следующей партии блогов и проверяю, чтобы все было загружено вовремя. Затем я выделяю день, чтобы заниматься продвижением блога и следить за тем, чтобы это все происходило. Я пытаюсь это делать, но легко отвлечься от своего плана, когда есть много других проектов, которым может потребоваться внимание, чтобы продвигаться вперед. Это определенно непросто, но это то, к чему я стремлюсь.
Сталкиваетесь ли вы с множеством потенциальных отвлечений, когда работаете?
Да, определенно. Я всегда подключен к Slack. Это то, что мы используем для внутренней коммуникации в команде. У Doist есть люди со всего мира, так что это отличный инструмент, чтобы оставаться на одной волне. Я просто вхожу в Slack откуда угодно, и я мгновенно соединен со всеми. Но я также заметила, что этот маленький звук Slack как будто триггер для меня. Я чувствую себя одной из собак Павлова. Даже если это не на моем компьютере, если это чей-то компьютер в моем коворкинге, я просто как "О! Что это? Что происходит?"
Я определенно понимаю, что если мне действительно нужно выполнить работу, мне нужно выйти из Slack на моем компьютере и оставить его на телефоне, где я могу разобраться с этим. В противном случае я чувствую, что "Я должен сделать это немедленно." Если это на моем телефоне, я могу посмотреть уведомление и решить, "Окей, это срочно, и мне нужно ответить прямо сейчас." Или, "Я могу сделать это позже."
Вы бы описали свою рабочую ситуацию как гибкую?
О, боже, это определение гибкости. Это первая позиция, которую я когда-либо занимала, которая была на 100% удаленной, так что я могу работать в любое время, которое хочу, поскольку участники команды по всему миру. Если я работаю в странные часы в США, это, вероятно, будут нормальные часы для кого-то, кто работает на другом конце света. Кроме того, нет никаких ожиданий, где я должна работать.
В целом, мне это очень нравится. Очевидно, это очень удобно. Но есть и много опасностей, потому что я действительно верю в рутину и их способность помогать становиться более продуктивным, просто устраняя решения на протяжении дня. Я присоединилась к коворкингу, и я там 5 дней в неделю. Я обычно работаю там до обеда, по крайней мере, а иногда возвращаюсь после обеда домой. Я также стараюсь придерживаться более-менее регулярных часов, чтобы люди знали, когда они могут ожидать меня онлайн. Затем у меня всегда есть Slack на телефоне, если кто-то отправит сообщение, я могу всегда ответить, если это срочно.
Считаете ли вы, что такая структура помогает вам оставаться более продуктивным?
Я бы сказала, что вы должны разобраться… Здорово иметь гибкость, чтобы определить, что работает для вас. Я поняла, что на самом деле работаю лучше, если встаю по утрам и начинаю работу в нормальное время и стараюсь работать интенсивно утром. Затем днем я делаю вещи, которые требуют меньшей энергии, и так я с этим справляюсь. Каждый работает по-разному, и отсутствие ожидания или давления быть на работе в определенное время действительно дает вам гибкость экспериментировать и увидеть, что работает для вас. Я думаю, что отсутствие поездки на работу делает меня бесконечно более продуктивной тоже.
Можете указать одно отвлечение или ситуацию как вашу самую большую проблему в поддержании продуктивности?
Самая большая проблема для меня, вероятно, заключается в том, чтобы оставаться продуктивной несмотря на все сообщения и уведомления. Я думаю, что это просто огромное количество платформ, которые мы используем для общения, и я не всегда хороша в том, чтобы отключать их или отключать звук, когда мне нужно сосредоточиться. Иногда я забываю выйти из них, и затем не могу не отвлекаться каждый раз, когда приходит уведомление. Через 10 минут я, как, "О, чёрт, я работал над чем-то другим. Где я, какая мысль осталась?"
Я думаю, что в основном это связано с созданием среды, где у меня есть время сосредоточиться. Большинство прерываний полностью инициированы мной. Вы теряете немного фокуса, и затем просто по привычке входите в Facebook или открываете свои мессенджеры, чтобы посмотреть, что происходит. Это было важно для меня ограничивать время на свои задачи и говорить: "Это то, над чем я работаю, я собираюсь выйти из всего остального," или: "Это те платформы, которые будут включены в эти часы." Основным источником отвлечений и проблемой для моей продуктивности определенно является множество коммуникационных инструментов, которые у меня в распоряжении.
Каков ваш секрет в обращении с этой проблемой?
Определенно, если мне нужно делать работу, которая требует глубокого фокуса - любую большую стратегию для контента или написание поста в блоге - я просто стараюсь выйти из всего на своем компьютере. Обычно у меня под рукой есть телефон, и я оставляю только Slack, потому что это единственная срочная переписка, для которой мне нужно быть доступной. Я оставлю эти уведомления включенными, а ничего другого. Это определенно очень помогает. Я думаю, что самое главное - это просто установить границы и настроить ожидания с вашими товарищами по команде, что "Это когда я собираюсь отвечать на электронную почту или это когда я собираюсь быть в Slack". Просто чтобы они тоже знали, что ожидать, и понимали, что вы работаете над другими вещами, и чтобы они могли соответственно настроить свои ожидания.
Что-то, что я узнала за последний год, работая с командой, это то, что вы не обязаны реагировать на все, к чему вы как-то причастны. Иногда вы получаете cc на что-то, и просто не обязательно комментировать это. Когда вы удаленный работник, вы иногда можете почувствовать, что "Я не хочу, чтобы они забыли обо мне, я хочу чувствовать себя частью компании. Я должен на это ответить." Преодолеть этот инстинкт было важно для меня.
Вы получите электронные письма, где вы думаете: "Знаете что? Вероятно, нормально, если я не отвечу", или если вам действительно нужно ответить, "нормально, если я не отвечу сразу." Я думаю, что иногда люди очень погружаются в мысли "Я должен добиться нулевого входного ящика!" и просмотр всех писем и их немедленное исполнение становится целью. Освобождение от этого немного помогло мне лучше управлять своим временем.
Я просто думаю, что это зависит от компании к компании. Команда должна установить ожидания относительно доступности и как будет происходить коммуникация, чтобы убедиться, что люди чувствуют себя частью команды, не отвечая на каждую отдельную ветку. Это огромное значение, и я думаю, что Todoist делает это очень хорошо. Иногда наш COO присоединяется к обсуждению, или если кто-то публикует что-то о компании в Slack на выходных, он говорит: "Давайте, ребята, выходите и наслаждайтесь своим уикендом."
Используете ли вы какие-либо инструменты или приложения, чтобы оставаться продуктивными?
Да, о боже, я настоящая фанатка инструментов. У меня их слишком много. Очевидно, Todoist. Я использую его всё время. На самом деле, я использовала его до того, как начала здесь работать, и именно так я узнала о вакансии. Просто держать ваши задачи в одном месте. Это просто такое облегчение - не беспокоиться о том, что я забываю. Мы также используем его для командного взаимодействия. Я совершаю много управления проектами с Todoist, что просто замечательно, когда вы удаленная команда, и вам нужно поддерживать всех на одной волне. Я использую Toggl, чтобы отслеживать время, потому что мне нравится знать, где я трачу своё время. Это помогает мне обнаружить, например, "О, знаете что? Я действительно трачу слишком много времени на электронную почту и недостаточно времени на эту другую сторону моей работы, которая, вероятно, более важна." Так что просто следить за тем, чтобы то, как я трачу своё время, соответствовало моим рабочим целям.
Для меня использование менеджера паролей экономит так много времени, и я использую Dashlane, чтобы хранить все свои учетные данные. Не надо постоянно входить или запоминать пароли, или рыскать в поисках их - это просто потрясающе.
Я использую WorkFlowy, чтобы быстро делать заметки. Это очень помогает мне как контентному маркетологу, потому что я всегда сталкиваюсь с чем-то и думаю: "О, это подойдет к чему-то еще, о чем я думал для поста в блоге," или, "Это будет отличной темой для блога," или просто: "Это интересно, возможно, это будет актуально когда-то." Я бросаю это в WorkFlowy, я тегирую это, и затем могу забыть об этом. В будущем я могу вернуться и поискать это, когда буду делать исследование для поста в блоге.
У вас есть любимый инструмент?
Я чувствую, что это обман, но, вероятно, я должна сказать, что мой любимый инструмент - это Todoist. Но если бы я должна была выбрать другой, без которого я просто не могу жить, это, на самом деле, будет Dashlane. Я просто думаю, что это такой невероятный инструмент для сохранения моих паролей и чтобы не нужно было искать их. Я бы не смогла работать или войти в учетные записи, которые мне нужны, без него.
У вас есть поведенческие привычки или правила, которые вы следуете, чтобы оставаться продуктивной?
Из-за моей работы на блоге Todoist я читаю много книг по саморазвитию. Моя последняя книга - это "Эссенциализм". Я действительно начинаю ценить философию делать меньше, но делать это лучше. Все дело в том, чтобы быть более сосредоточенным. Вы станете менее напряженными. Вы будете делать свою работу лучше. Я просто думаю, что это имеет смысл, особенно для таких людей, как я, которые ужасно справляются с тем, чтобы говорить "Нет". Его советы о том, как сказать людям "Нет", были действительно полезны для меня. В общем, я стараюсь быть более целенаправленной в проектах, к которым я себя привязываю, и в том, что реально, с точки зрения моего времени. Я недавно написала об этом на блоге Todoist (https://blog.todoist.com/2015/10/15/tips-on-how-to-gtd/), где я освещаю Эссенциализм и выполнение задач на работе.
Проблематично оставаться сосредоточенным, когда вы находитесь в стартапе. Существует так много вещей, которые могут быть сделаны, и так много проектов, которые люди хотят начать и хотят вашей помощи на них. С одной стороны, вы хотите быть хорошим членом команды. Но если вы не работаете над теми вещами, которые действительно интересны вам, вы перегорите. Вы не будете такими счастливыми и продуктивными, как могли бы быть. Научиться говорить "Нет" тем вещам, которые мне не интересны, важно. Тем не менее, еще труднее сказать "Нет" тем вещам, которые мне действительно интересны, и я знаю, что это будет хорошим опытом, но иногда у меня уже слишком много всего на тарелке.
Вы всегда могли балансировать достижения с электронными письмами, сообщениями, расписаниями и так далее?
О, боже, нет. Совсем нет. Мои друзья из колледжа по-прежнему считают это довольно ироничным, что я веду блог о продуктивности. Я думаю, это помогает, что я могу понимать проблемы продуктивности людей. Некоторые люди просто очень хороши в этом от природы, а я не из них. Моим советом для тех, кто может испытывать трудности и думать, что все остальные справляются со своими делами и делают гораздо больше: я бы сказала, что вы не видите всей картины, и эти люди могут не быть такими организованными, как вы думаете. У вас есть вся информация о том, что вы сделаете, а что нет. С внешней точки зрения вы можете выглядеть как кто-то, у кого все под контролем. Просто постарайтесь сохранить эту перспективу. Сосредоточьтесь на себе и на том, как вы выполняете свою работу. Затем сосредоточьтесь на том, какие задачи принесут вам наибольшую отдачу за ваши затраты. Я большой сторонник принципа 80/20, где 20% ваших изменений принесут 80% результатов. Я действительно верю, что существует много статей о продуктивности и советов, которые рассматривают детали. В большинстве случаев я, как "Ну, да. Это может немного улучшить вашу продуктивность." Затем есть общие стратегии и изменения, которые я думаю могут оказать большее влияние на то, что вы делаете, и что вы в конечном итоге достигнете в течение дня. Я бы сказала, просто постарайтесь сосредоточиться на улучшении одной вещи за раз и убедитесь, что это окажет наибольшее воздействие.
Как вы измеряете свою продуктивность? Или, как бы вы определили, были ли вы продуктивны в тот или иной день?
Это очень хороший вопрос. Люди просто не задают этот вопрос довольно часто в блогосфере о продуктивности. Это может быть особенно трудно, когда вы удаленный работник. Я поняла, что мне нужна внешняя обратная связь по целям. Мне нужно поговорить о том, что я достигла и над чем мне следует работать с кем-то другим. Я начала делать еженедельный звонок с начальником отдела маркетинга в Todoist, что действительно помогло мне получить ясность по тому, что я делаю. В это время я общаюсь с ней о том, что я достигла на предыдущей неделе, и какие будут мои цели на следующую неделю. Я не всегда достигаю всего, что запланировала на предыдущей неделе, но я думаю, что это хорошо иметь внешнюю меру. Если это просто в моей голове, я, как правило, гораздо более негативно настроена по поводу своего прогресса, чем нужно. Другой вещью, которая помогает мне измерять свой прогресс, является наличие одной главной задачи, которую нужно выполнить каждый день, и делать это очень хорошо. Обычно у меня есть список из более чем одного пункта, над которыми я буду работать в течение обычного дня, но я действительно стараюсь использовать эту одну главную задачу как индикатор того, был ли день продуктивным или нет. Если я справляюсь с другими задачами, это здорово, но при условии, что я выполняю эту одну задачу, я могу чувствовать себя довольно довольной во многие дни. Я пыталась делать это с 5 задачами или 3 задачами, и это просто не для меня. Я оказываюсь несчастной в большее количество дней, чем нет, поэтому теперь у меня есть только одна, которая является моим основным фокусом.
Вы узнали что-то о себе, когда стали лучше управлять своей продуктивностью?
Признание того, что я лучше работаю с внешним источником обратной связи, было очень важным для моей продуктивности. Особенно, как часть удаленной команды. Todoist действительно наделяет своих сотрудников возможностью взять на себя ответственность за свою работу, что потрясающе. Однако это означает, что вы должны уметь управлять своим временем и целями. Для меня я обнаружила, что мне действительно нужен этот еженедельный звонок с моим руководителем, чтобы проверить, над чем я работаю, и убедиться, что все у меня в порядке. Это определенно одно из тех вещей, которые я узнала о себе. Другой вещью, которую я узнала о себе, является то, что я склонна сосредотачиваться на том, что я не сделала, а не на том, что я сделала. Я склонна акцентировать внимание на негативе. Особенно в удаленной команде, без постоянного личного взаимодействия, может быть очень легко позволить своему восприятию исказиться. Я думаю, что также это причина, почему внешняя обратная связь так важна, потому что она возвращает меня в реальность. Я понимаю, что ситуация не всегда такая плохая, как кажется в моей голове.
Что бы вы порекомендовали кому-то, если он оказался в подобной ситуации и может иметь трудности с выполнением задач или с тем, чтобы что-то сделать?
Попробуйте поработать над своим восприятием. Я думаю, что чувство вины - это наименее продуктивная эмоция. И когда вы чувствуете, что не делаете достаточно, вы начинаете чувствовать себя действительно виноватым. Я просто думаю, что это ведет к большему избеганию, большему прокрастинации, чувству перегрузки.
Начните с того, чтобы быть очень откровенным с вашими товарищами по команде о ваших трудностях, потому что я думаю, что это очень помогает. Чем быстрее вы поймете, что вы не одни и что все хотят быть немного более продуктивными, тем быстрее вы сможете решить любые проблемы. Когда у вас есть команда, которая вместе стремится преодолеть свои собственные личные проблемы, это создает более такую атмосферу, где вы можете поделиться своим опытом и тем, что сработало для других людей.
Кроме того, поговорите с вашим руководителем или начальником. Скажите: "Знаете что… я действительно мог бы использовать помощь." Я думаю, что большинство людей не рассматривают возможность сделать это, потому что вы должны делать свою работу идеально, и это то, что вы хотите, чтобы ваш начальник думал. Существует идея, что полагаться на внешнюю обратную связь - это слабость. Что вы должны быть абсолютно самостоятельными. Хотя это может быть правдой для некоторых людей, я думаю, что большинству людей выгодно открыться в этом общении, чтобы улучшить то, как они управляют своим временем и обязанностями, для того, чтобы стать еще лучше в своей должности.
Я верю, что гораздо легче начинать вносить изменения, если вы инициируете это с вашим начальником, прежде чем это станет проблемой, которую им нужно поднять перед вами. Назначьте время, чтобы обсудить ваши проблемы, а также те вещи, которые вы достигли. Особенно если вы удаленный работник, я бы сказала, что получение этой обратной связи и начало этих разговоров с людьми - это лучшее, что вы можете сделать.
Мне нравится читать посты в блоге Buffer о их прозрачности в команде и о том, как у всех есть личные цели, которые они делят с командой. Они настолько прозрачны по отношению к себе как команде и к широкой общественности о своих проблемах. Я думаю, это создает очень здоровую атмосферу.
