Productiviteitstips van Becky Kane
Hier bij Mailbird zijn we geobsedeerd door productiviteit. Vooral als het gaat om de werkplek. Daarom zijn we enthousiast om deze nieuwe serie te lanceren waarin we onderzoeken hoe mensen die in succesvolle tech-startups werken hun tijd en werk effectief beheren. We willen leren hoe top tech-executives, schrijvers, reporters, programmeurs en mensen in verschillende andere rollen bovenop hun werk blijven. We zullen ook de uitdagingen verkennen waarmee ze elke dag worden geconfronteerd, variërend van het overwinnen van hun eigen gedrag tot het omgaan met veelvoorkomende afleidingen op het werk.
Vandaag zijn we echt enthousiast om te praten met Becky Kane van de to-do lijst en taakbeheer-app Todoist. We hadden een geweldig gesprek met Becky waarin we haar een breed scala aan vragen stelden om te begrijpen hoe ze productief blijft als content schrijver voor Todoist. We bespraken ook enkele uitdagingen waarmee ze in het begin van haar rol werd geconfronteerd en hoe ze deze uitdagingen overwon om productiever te worden en gewoon dingen gedaan te krijgen.
Beschrijf je rol bij Todoist:
Ik werk nu ongeveer een jaar bij Todoist. Ik doe voornamelijk contentmarketing, dus ik beheer onze bedrijfsblog. Het is veel schrijven en contentstrategie, en projectmanagement; ervoor zorgen dat je alle tekst en ontwerpen samenbrengt. Dan is er ook veel outreach naar influencers, gastbloggers, samenwerken met freelancers. Het is veel tijd aan e-mail.
Kunt u een typische werkdag beschrijven?
Ik probeer nu eigenlijk meer een routine aan te brengen. Ik hou van het idee om dagen thema te geven, omdat het in een startup heel gebruikelijk is om veel verschillende projecten tegelijk te hebben. Ik probeer enkele dagen te reserveren voor blogzaken, dus één dag waarop ik een blogpost schrijf. Eén dag per week waarop ik alle bewerkingen voor de volgende batch blogposts doe en ervoor zorg dat ze op tijd worden geüpload. Dan reserveer ik een dag waarop ik alle blogpromotie doe en ervoor zorg dat dat allemaal gebeurt. Dat is wat ik probeer te doen, maar het is gemakkelijk om afgeleid te worden van wat je plan is eerder op de dag als je veel andere projecten hebt die aandacht nodig hebben om ze vooruit te helpen. Het is zeker tricky, maar dat is wat ik nastreef.
Zou je zeggen dat je geconfronteerd wordt met veel potentiële afleidingen terwijl je werkt?
Ja, absoluut. Ik ben altijd ingelogd op Slack. Dat is wat we gebruiken voor interne communicatie in het team. Doist heeft mensen over de hele wereld, dus het is een geweldig hulpmiddel om in sync te blijven. Ik log gewoon in op Slack vanuit waar ik ben en ben direct verbonden met iedereen. Maar ik heb ook gemerkt dat dat kleine Slack-geluid een trigger voor me is. Ik voel me als een van Pavlov's honden. Zelfs als het niet op mijn computer is, als het de computer van iemand anders in mijn co-working ruimte is, ben ik gewoon zo van, "Oh! Wat is dat? Wat gebeurt er?"
Ik realiseer me zeker dat als ik echt werk moet doen, ik uit Slack op mijn computer moet zijn ingelogd en het naar mijn telefoon moet laten gaan zodat ik het kan triageren. Anders voel ik me zo van, "Ik moet het onmiddellijk doen." Als het op mijn telefoon staat kan ik de melding bekijken en besluiten, "Oké, dat is urgent en ik moet daar nu op reageren." Of, "Ik kan het later doen."
Zou je je werksituatie als flexibel beschrijven?
Oh mijn god, het is de definitie van flexibiliteit. Dit is de eerste functie die ik ooit heb gehad die 100% remote is, dus ik kan werken op welke uren ik wil omdat er teamleden over de hele wereld zijn. Als ik vreemde uren werk in de VS zijn dat waarschijnlijk normale uren voor iemand die aan de andere kant van de wereld werkt. Er is ook geen verwachting van waar ik moet werken.
Over het algemeen vind ik het geweldig. Uiteraard is het heel handig. Maar er zijn veel gevaren omdat ik echt geloof in routines en hun vermogen om je productiever te maken door gewoon beslissingen in de loop van je dag te elimineren. Ik ben een co-working ruimte gaan gebruiken en ik ben daar 5 dagen per week. Ik werk daar meestal tot de lunch, in ieder geval, en soms ga ik daarna weer terug naar huis. Ik probeer ook redelijk reguliere uren aan te houden, zodat mensen weten wanneer ze me online kunnen verwachten. Dan heb ik altijd Slack op mijn telefoon, zodat als iemand me een bericht stuurt, ik altijd kan reageren als het urgent is.
Vind je dat deze structuur je helpt om productiever te blijven?
Ik zou zeggen dat je moet uitzoeken … Het is fijn om de flexibiliteit te hebben om uit te vinden wat voor jou werkt. Ik heb me gerealiseerd dat ik eigenlijk beter werk als ik 's ochtends opsta en om een normaal uur begin te werken en probeer intensief in de ochtend te werken. Dan doe ik in de middag dingen die minder energie vereisen en dat is hoe ik ermee omga. Iedereen werkt zo verschillend en gewoon die verwachting of druk niet hebben om op een bepaald tijdstip aan het werk te zijn, geeft je echt de vrijheid om te experimenteren en te zien wat voor jou werkt. Niet hoeven pendelen, denk ik, maakt me ook oneindig productiever.
Kunt u één afleiding of situatie aanwijzen als uw grootste uitdaging om productief te blijven?
De grootste uitdaging voor mij is waarschijnlijk productief blijven ondanks alle berichten en meldingen. Ik denk dat het gewoon het grote aantal platforms is dat we gebruiken om te communiceren en ik ben niet altijd goed in het uitzetten of dempen ervan wanneer ik me moet concentreren. Soms vergeet ik me ervan af te melden en dan kan ik niet anders dan afgeleid worden elke keer dat er een melding is. 10 minuten later denk ik, "Oh, verdorie, ik was met iets anders bezig. Waar was ik, wat was de gedachte die ik had?"
Ik denk dat het vooral gaat om het creëren van een omgeving waarin ik gefocuste tijd heb. De meeste onderbrekingen zijn volledig zelf-initiënd. Je verliest een beetje focus en dan, gewoon uit gewoonte, log je in op Facebook of open je je berichten-apps om te zien wat er aan de hand is. Het is belangrijk voor mij om mijn taken te timen en te zeggen: "Dit is waar ik aan werk, ik ga me van alles afmelden," of, "Dit zijn de platforms die tijdens deze uren aan zullen zijn." De grootste bron van afleiding en de uitdaging voor mijn productiviteit zijn zeker de overvloed aan communicatietools die tot mijn beschikking zijn.
Wat is jouw geheim om deze uitdaging aan te pakken of te overwinnen?
Zeker als ik diep geconcentreerd werk moet doen - elk groot strategisch denkproces voor content of het schrijven van een blogpost - probeer ik alles op mijn computer uit te loggen. Ik heb meestal mijn telefoon dichtbij en heb alleen Slack omdat het de enige urgente berichten zijn waarvoor ik beschikbaar moet zijn. Ik laat die meldingen aanstaan en verder niets. Dat helpt zeker veel. Ik denk dat het belangrijkste is om gewoon grenzen te stellen en verwachtingen met je teamgenoten vast te stellen van, "Dit is wanneer ik op e-mail ga reageren of dit is wanneer ik op Slack ga zijn". Gewoon zodat ze weten wat ze kunnen verwachten en weten dat je aan andere dingen werkt en dat ze hun verwachtingen dienovereenkomstig kunnen stellen.
Iets dat ik het afgelopen jaar geleerd heb terwijl ik met het team werkte, is dat je niet op alles dat je op een of andere manier hebt ontvangen moet reageren. Soms krijg je cc'd op dingen en het is gewoon niet nodig dat je daar commentaar op levert. Wanneer je een remote worker bent, kun je soms het gevoel hebben van, "Ik wil niet dat ze me vergeten, ik wil me een deel van het bedrijf voelen. Ik moet hierop reageren." Dat instinct overwinnen was belangrijk voor me.
Je krijgt e-mails waarin staat: "Je weet wat? Het is waarschijnlijk oké als ik niet reageer", of als je wel moet reageren "het is oké als ik niet onmiddellijk reageer." Ik denk dat mensen zich soms te veel laten meeslepen door te denken: "Ik moet naar inbox nul!" en onmiddellijk alle e-mails bekijken en voor ze zorgen wordt het doel. Dat een beetje loslaten heeft me geholpen om mijn tijd beter te beheren.
Ik denk dat het per bedrijf verschillend is. Het team moet de verwachting stellen voor beschikbaarheid en hoe de communicatie zal plaatsvinden om ervoor te zorgen dat mensen zich een deel van het team voelen zonder op elke enkele discussie te hoeven reageren. Dat is groot en ik denk dat Todoist daar echt goed in is. Soms zal onze COO zich op een discussie mengen of als iemand op Slack iets plaatst over bedrijf gerelateerde zaken in het weekend zegt hij: "Kom op, jongens, log uit en geniet van jullie weekend."
Gebruik je tools of apps om je productiviteit te helpen?
Ja, oh mijn god, ik ben zo'n hulpmiddelenverslaafde. Ik heb veel te veel. Uiteraard Todoist. Ik gebruik het de hele tijd. Ik gebruikte het eigenlijk voordat ik hier ging werken, wat de manier was waarop ik over de vacature hoorde. Gewoon al je taken op één plek houden. Het is zo'n opluchting om je geen zorgen te hoeven maken over wat ik vergeet. We gebruiken het ook voor team samenwerking. Ik doe veel projectmanagement met Todoist, wat gewoon geweldig is als je een remote team bent en iedereen op dezelfde pagina moet houden. Ik gebruik Toggl om tijd bij te houden omdat ik graag weet waar ik mijn tijd aan besteed. Het helpt me dingen te ontdekken zoals "Oh, weet je wat? Ik besteed echt te veel tijd aan e-mail en niet genoeg tijd aan dit andere aspect van mijn werk dat waarschijnlijk belangrijker is." Dus gewoon zorgen dat de manier waarop ik mijn tijd besteed, lijnen met mijn werkdoelen overall.
Voor mij bespaart een wachtwoordbeheerder zoveel tijd en ik gebruik Dashlane om al mijn accountgegevens op te slaan. Niet elke keer hoeven in te loggen of wachtwoorden te onthouden, of proberen ze te vinden is geweldig.
Ik gebruik WorkFlowy voor het maken van echt snelle notities over dingen. Dit helpt me enorm als content marketeer omdat ik altijd dingen tegenkom en ik denk, "Oh, dat zou passen bij dit andere waar ik aan dacht voor een blogpost," of, "Dat zou een geweldig onderwerp voor een blogpost zijn," of gewoon, "Dat is interessant, misschien zal het ooit relevant zijn." Ik gooi het in WorkFlowy, tag het en dan kan ik het vergeten. Ooit in de toekomst kan ik het terugzoeken wanneer ik onderzoek doe voor een blogpost.
Heb je een favoriete?
Ik voel me alsof ik val voor de valstrik, maar ik zou waarschijnlijk moeten zeggen dat mijn favoriete gewoon Todoist is. Maar als ik een andere moest kiezen waarvan ik gewoon 100% niet zonder zou kunnen, zou het eigenlijk Dashlane zijn. Ik vind dat zo'n geweldig hulpmiddel om mijn wachtwoorden op te slaan en niet te hoeven graven naar ze. Ik zou niet kunnen werken of inloggen op de accounts die ik nodig heb zonder het.
Heb je gedragingen of regels die je volgt om productief te blijven?
Vanwege mijn baan als schrijver voor de Todoist-blog lees ik veel zelfverbeteringsboeken. Mijn laatste is Essentialism. Ik begin de filosofie echt te waarderen van minder doen maar het beter doen. Het draait allemaal om meer gefocust zijn. Je zult minder gestrest zijn. Je zult beter werk leveren. Ik denk dat het zo veel zin maakt, vooral voor mensen zoals ik die slecht zijn in het zeggen van "Nee." Zijn advies over hoe je mensen "Nee" moet zeggen, was echt nuttig voor mij. Gewoon in het algemeen probeer ik meer opzettelijk te zijn met de projecten waarbij ik mij verbind en wat realistisch is qua mijn tijd. Ik heb er onlangs over geschreven op de Todoist-blog (https://blog.todoist.com/2015/10/15/tips-on-how-to-gtd/), waar ik Essentialism behandel en dingen gedaan krijgen op het werk.
Het kan echt moeilijk zijn, als je bij een startup bent, om gefocust te blijven. Er zijn gewoon zo veel dingen die gedaan kunnen worden, en er zijn zoveel projecten waar mensen aan willen beginnen en ze willen jouw hulp daarbij. Aan de ene kant wil je een goede teamspeler zijn. Maar, als je niet werkt aan de dingen die je echt interessant vindt, zul je opbranden. Je zult niet zo gelukkig en productief zijn als je zou kunnen zijn. Leren om "Nee" te zeggen tegen de dingen die ik niet interessant vind is belangrijk. Het is echter nog moeilijker om "nee" te zeggen tegen de dingen die ik echt interessant vind en waarvan ik weet dat het een goede ervaring zou zijn, maar soms heb ik al te veel op mijn bord.
Ben je altijd in staat geweest om het behalen van dingen in balans te houden met e-mails, berichten, planning, enzovoort?
Oh, mijn hemel, nee. Helemaal niet. Mijn vrienden van de universiteit vinden het nog steeds behoorlijk ironisch dat ik een productiviteitsblog run, eigenlijk. Ik denk dat het helpt dat ik empathie kan hebben voor de productiviteitsuitdagingen van mensen. Ik denk dat sommige mensen gewoon van nature echt goed zijn in productiviteit en ik ben er niet een van hen. Mijn advies aan die mensen die misschien worstelen en denken dat iedereen anderen op de hoogte hebben van hun dingen en veel meer gedaan krijgen: ik zou zeggen allereerst, dat je niet het hele plaatje ziet en die mensen misschien niet zo goed zijn als je denkt. Jij zelf hebt alle informatie over wat je wel en niet doet. Vanuit een extern perspectief, zou jij ook opnieuw iemand kunnen lijken die het allemaal voor elkaar heeft. Probeer gewoon dat perspectief te behouden. Blijf gefocust op jezelf en hoe jij je werk gedaan krijgt. Dan, focus op welke taken je de meeste return on investment zullen geven. Ik geloof sterk in het 80/20-principe, waarbij 20% van je veranderingen 80% van de resultaten zal opleveren. Ik geloof echt dat er veel productiviteitsartikelen en adviezen zijn die behoorlijk in detail ingaan. In de meeste gevallen denk ik: "Nou ja. Dit zou je productiviteit misschien een beetje kunnen verbeteren." Dan zijn er overkoepelende strategieën en veranderingen waarvan ik denk dat ze meer impact kunnen hebben op wat je doet en wat je uiteindelijk tijdens de dag bereikt. Ik zou zeggen, probeer je te concentreren op het verbeteren van één ding tegelijk en zorg ervoor dat het de grootste impact zal hebben.
Hoe meet je je productiviteit? Of, hoe zou je bepalen of je op een bepaalde dag productief was?
Dat is een hele goede vraag. Mensen stellen die vraag niet vaak genoeg in de productiviteitsblogosfeer. Dit kan vooral moeilijk zijn als je een remote worker bent. Ik heb me gerealiseerd dat ik externe feedback op mijn doelen nodig heb. Ik moet bespreken wat ik heb bereikt en waar ik aan zou moeten werken met iemand anders. Ik ben begonnen met een wekelijkse oproep met de marketingdirecteur van Todoist, wat me echt enorm heeft geholpen om helderheid te krijgen over wat ik doe. Tijdens die tijd chat ik met haar over wat ik de week ervoor heb bereikt en wat mijn doelen zullen zijn voor de volgende week. Ik bereik niet altijd alles wat ik de week ervoor heb opgesteld, maar ik denk dat het goed is om een externe maatstaf te hebben. Als het alleen maar in mijn hoofd zit, ben ik geneigd om veel negatiever te zijn over mijn vooruitgang dan nodig is. Het andere dat me helpt mijn vooruitgang te meten, is het hebben van die ene belangrijkste taak die ik elke dag moet halen en dat goed doen. Ik heb meestal een lijst van meer dan één item waar ik tijdens een typische dag aan zou werken, maar ik probeer echt die ene belangrijkste taak te gebruiken als indicator of het een productieve dag was of niet. Als ik andere dingen gedaan krijg, is dat geweldig, maar zolang ik die ene taak afkrijg kan ik me meestal behoorlijk voldaan voelen. Ik heb geprobeerd dat te doen met 5 taken of 3 taken en het past gewoon niet bij mij. Ik eindig ongelukkiger meer dagen dan niet, dus nu heb ik er gewoon één die mijn belangrijkste focus is.
Heb je iets over jezelf geleerd terwijl je beter bent geworden in het beheren van je productiviteit?
Erkennen dat ik beter presteer met een externe feedbackbron is heel belangrijk geweest voor mijn productiviteit. Vooral als lid van een remote team. Todoist stelt zijn werknemers echt in staat om de leiding over hun eigen werk te nemen, wat geweldig is. Maar dat betekent dat je je tijd en doelen moet kunnen beheren. Voor mij ontdekte ik dat ik die wekelijkse oproep met mijn supervisor echt nodig had om een check-up te doen over wat ik aan het doen ben, en ervoor te zorgen dat alles op zijn plaats valt. Dat was zeker iets dat ik over mezelf leerde. Het andere dat ik over mezelf leerde, is dat ik de neiging heb om me te concentreren op wat ik niet gedaan heb, in plaats van wat ik wel gedaan heb. Ik heb de neiging om me te focussen op het negatieve. Vooral als een remote team kan het heel gemakkelijk zijn om je perceptie scheef te laten trekken. Ik denk dat dat ook een reden is waarom het hebben van externe feedback heel belangrijk is, want dat brengt me weer terug naar de realiteit. Ik realiseer me dat de situatie niet altijd zo slecht is als het lijkt in mijn hoofd.
Wat zou je iemand aanraden die in een vergelijkbare situatie als jij is en misschien moeite heeft om gefocust te blijven of dingen gedaan te krijgen?
Probeer aan je perspectief te werken. Ik denk dat schuld het minst productieve gevoel is. En, wanneer je het gevoel hebt dat je niet genoeg gedaan krijgt, begin je je echt schuldig te voelen. Ik denk dat dat leidt tot meer uitstel, meer vermijden, overweldigd voelen.
Begin met heel open te zijn met je teamgenoten over je uitdagingen, omdat ik denk dat dat veel helpt. Hoe sneller je je realiseert dat je niet alleen bent en dat iedereen graag een beetje productiever zou willen zijn, hoe sneller je eventuele problemen kunt oplossen. Wanneer je een team hebt dat samen streeft naar het overwinnen van hun eigen persoonlijke uitdagingen, creëert dat meer van een omgeving waar je je kennis en wat voor anderen heeft gewerkt kunt delen.
Praat ook met je supervisor of baas. Zeg "Weet je wat ... ik zou echt wat hulp kunnen gebruiken." Ik denk dat de meeste mensen hier niet aan denken omdat je perfect je werk moet doen, en dat is wat je wilt dat je baas denkt. Er is een idee dat het een zwakte is als je op die externe feedback moet vertrouwen. Dat je helemaal zelfvoorzienend moet zijn. Hoewel dat voor sommige mensen misschien het geval is, denk ik dat de meeste mensen baat hebben bij het openen van die communicatie om beter te worden in hoe ze hun tijd en verantwoordelijkheden beheren om nog beter te worden in hun functie.
Ik geloof dat het veel gemakkelijker is om veranderingen te beginnen maken als je dit met je baas begint voordat het een probleem wordt dat zij jou moeten voorleggen. Stel wat tijd in om je uitdagingen te bespreken, evenals de dingen die je hebt bereikt. Vooral als je een remote worker bent, zou ik zeggen dat het krijgen van die feedback en het beginnen van die gesprekken met mensen het beste is wat je kunt doen.
Ik hou ervan om Buffer's blogposts te lezen over hun teamtransparantie en hoe ze allemaal persoonlijke doelen hebben die ze met het team delen. Ze zijn gewoon zo transparant met zichzelf als team en met het brede publiek over wat hun uitdagingen zijn. Ik denk dat dat een echt gezonde omgeving creëert.
