Будьте тем человеком: как запланировать отправку почты в Mailbird
Идеальное время важно для запуска стартапов и маркетинговых кампаний. Вежливость требует учитывать время отправки писем. Легкий способ? Запланируйте их с функцией 'Отправить позже'.
Вы, возможно, получали несколько писем слишком поздно, ночью, когда вы не хотели бы тратить личное время на ответ. И вы не хотите быть тем человеком, который отправляет письма своим коллегам в конце рабочей пятницы.
Вместо этого вы можете использовать функцию запланированных писем, чтобы назначить время отправки писем и отправить их в более подходящее время. Давайте посмотрим, как планирование писем на правильную дату и время может принести вам пользу, и как следует использовать запланированные письма.
3 Способа, как функция "Отправить позже" может быть решением проблемы
В некоторых случаях запланированные письма - это отличный способ быть более организованным при общении с кем-то, и это может помочь вам освободить умственное пространство. Давайте рассмотрим несколько примеров, когда функция "отправить позже" будет вам на руку позволяя отправлять письма в запланированное время.
Поздно ночью вас осенило гениальное решение…
Или в любое другое время, если вы работаете с распределенной командой. Почему бы не написать и не отправить об этом письмо? Потому что, если вы отправите его сейчас, это может а) разозлить получателя, поскольку будет слишком поздно, когда он получит письмо с работы, б) его откроют, прочитают и быстро забудут, или в) то и другое, в любом порядке.
Вы можете сохранить сообщение в черновиках, но можете и сами его забыть. Или вы можете прикрепить заметку на своем календаре, чтобы отправить его утром, но это кажется слишком трудоемким, когда у вас есть функция, решающая обе проблемы.
Вы - тот, кто получает все эти гениальные идеи
Если вы принимаете решения в своей компании, конечно, у вас есть множество идей для реализации. Но действовать по вдохновению может не быть лучшим решением в данный момент. Вам нужно отдыхать так же, как и всем остальным.
Вместо этого у вас есть несколько альтернатив, таких как запись идеи в дневник или сохранение голосового сообщения. Или вы можете просто написать письмо себе и установить его доставку на то время, когда вы обычно работаете над такими вопросами.
Ваша команда работает над большими задачами с несколькими результатами
Некоторым людям нужно небольшое подталкивание, чтобы убедиться, что они завершат задачу вовремя. Вы можете написать коллегам в чате или встретиться с ними, но потом вам придется следить за сроками самостоятельно, поэтому лучше запланировать письмо.
Вместо этого вы можете запланировать отправку контрольных писем сразу же после установки результатов и сроков. Включите короткое сообщение с запросом обновлений и напомните своей команде, что вы хотите видеть в отчете. И отправьте его за день до срока для подстраховки. Все это может происходить благодаря правильному использованию функции запланированных писем.
Нужны ли вам еще причины для запланированных писем?
Эта функция полезна не только для генераторов идей, руководителей и менеджеров.Отправить позже. Если у вас есть письма, которые нужно отправить, у вас уже есть причина использовать эту функцию, потому что:
- Вы хотите быть уверены, что письмо не потеряется. Большинство писем не требует немедленного ответа, а тем более те, которые вы отправили после рабочего времени. И вам не хочется полагаться на то, насколько организован другой человек, в случае, если они открыли ваше сообщение, когда было неудобно отвечать.
- Получатель находится в другом временном поясе, и вы хотите, чтобы письмо пришло, когда он или она в сети. Разница во времени может быть запутанной, и вам не хочется отправлять письмо кому-то посреди ночи или после того, как сообщение станет неактуальным. Более того, если кто-то попросил вас отправить напоминание, лучше всего запланировать письмо для этого напоминания.
- Вы хотите, чтобы ваше письмо было первым в почтовом ящике, когда кто-то приходит на работу. Например, есть работа, которую вы очень хотите, и быть первым резюме в почтовом ящике рекрутера повысит ваши шансы на получение этой должности. Кнопка "Отправить позже" — это ваш шанс это осуществить.
- Вы не хотите забыть письмо в черновиках. Хорошая причина, по которой письмо находится в папке "Черновики" — это когда у вас нет всех деталей для его отправки. Если вы просто держите его там, потому что слишком рано нажимать кнопку отправки, вы рискуете забыть, когда придет время.
Ничего страшного, если вы что-то забудете — мозгу нужно отдыхать. Поэтому у нас есть календари, чтобы напоминать нам о важных датах. Но держать календарь, чтобы напоминать вам отправить письмо, может быть чрезмерным и ненужным, поскольку для этого есть специальная функция.
Календари тоже не являются панацеей. Скажем, у вас есть календарь для дней рождения ваших родственников, друзей и всех ваших знакомых. Некоторые люди вы звоните мгновенно, а другим предпочитаете передать поздравления в чате или по электронной почте. Сколько раз вы забывали отправлять поздравления с днем рождения? И давайте признаем, вы не забыли, когда кто-то родился, вы просто не осознавали, что этот день сегодня. Лучшее решение — запланировать письмо на нужный день и время.
Как запланировать электронное письмо с помощью функции "Отправить позже" в Mailbird
Существуют специальные приложения для планирования электронных писем, но зачем загромождать память, если у вас уже есть эта функция в вашем почтовом клиенте? Mailbird предлагает множество инструментов, которые делают работу с электронной почтой проще и продуктивнее. Функция Отправить позже — один из них, и:
- Она находится прямо рядом с кнопкой отправки. Это не дополнение или приложение, которое нужно активировать. Когда вы закончите писать электронное письмо, но хотите отправить его в другое время, нажмите на маленькие часы на кнопке Отправить и выберите более подходящее время.
- У нее есть предустановленные времена. Вы можете запланировать электронные письма на ближайшее утро или после обеда или на следующую понедельник всего лишь одним кликом. Но если вам нужна более точная дата и время, нажмите Запланировать и установите пользовательскую дату и время.
- Она позаботится о том, чтобы вы не запланировали некорректно. Вы можете выбирать только будущие даты. Просто невозможно выбрать прошлую дату, так что вы не пропустите важный день, когда не можете сосредоточиться.
- Вы получаете дополнительную папку для запланированных писем. Это позволяет снизить вероятность ошибки. Вы можете видеть, какие письма у вас на очереди, и редактировать или отменять их.
А если вы оказались на другой стороне неправильно запланированного письма, нажмите кнопку Отложить, чтобы дать ему больше шансов быть отправленным в более подходящее время.
Важно! Функция Отправить позже будет работать только в том случае, если ваше приложение Mailbird запущено, поскольку мы не храним ваши учетные данные на сервере по соображениям безопасности. Если вы хотите, чтобы была разработана оффлайн-версия этой функции, вы можете проголосовать за это.
Попробуйте Mailbird, лучшее приложение для Windows для управления всеми вашими почтовыми аккаунтами!
Заключение
Запланированные письма могут помочь вам быть тем человеком, который всегда вежлив и пунктуален, пусть совсем немного. Но хорошее время для отправки писем — это не только вежливость; это также гарантирует, что вы не забудете важную дату или не отправите отчет, когда этого ожидает ваш менеджер. А в некоторых случаях это даже связано с успешностью и получением работы мечты благодаря запланированным письмам, и, конечно, вашему таланту.
Часто задаваемые вопросы
Как отправить запланированное письмо?
1. Перейдите в ваш веб- или десктопный почтовый клиент. 2. Нажмите "Создать" и напишите ваше письмо. 3. Добавьте получателей. 4. Перед тем как нажать "Отправить", нажмите кнопку "Отправить позже" — меньшую кнопку рядом с ней (в случае Mailbird это часы) — и выберите время для отправки.
Можно ли запланировать письмо для отправки позже в Gmail?
Да, можно. Это одна из основных функций в Gmail, как и во многих других почтовых клиентах.
Можно ли запланировать письмо в Outlook?
Да, можно. Однако процесс не так прост, как в Mailbird: 1. Когда вы закончите составлять письмо, найдите вкладку "Параметры". 2. Следуйте пути: Дополнительные параметры > Задержать доставку. 3. Найдите поле "Не доставлять до" в параметрах доставки. 4. Затем выберите дату и время для доставки. 5. Нажмите "Отправить."
Можно ли запланировать письмо в Apple Mail?
Да, можно. Процесс аналогичен тому, который используется в Mailbird или Gmail, хотя в этом случае вы ищете кнопку "Отправить" с иконкой часов. Она находится прямо рядом с обычной кнопкой "Отправить".
