Como configurar uma mensagem de resposta automática no Outlook
Já todos passámos por esta situação. Enviamos uma mensagem de correio eletrónico a um colega ou cliente, pedindo informações cruciais ou esclarecimentos sobre pontos de ação, mas não recebemos qualquer resposta. Então, esperamos, na esperança de não termos sido vítima de um ghosting profissional. Mas. Há. Só. Silêncio.
Com o aumento da complexidade das equipas no escritório, remotas e híbridas, é mais importante do que nunca informar as pessoas se vai estar longe do seu e-mail.
Uma resposta automática de ausência do escritório evoluiu de uma ninharia para uma necessidade. Nesta publicação, vamos ver como definir e configurar respostas automáticas de ausência temporária no Outlook.
Porque é que preciso de uma resposta automática fora do escritório?
Não só é uma boa prática configurar uma resposta automática no seu e-mail quando está ausente, como também é uma boa etiqueta e cortesia profissional.
Afinal de contas, pode estar fora do escritório, mas as outras pessoas continuam a trabalhar. Elas têm as suas prioridades e responsabilidades. E as suas decisões podem depender de informações que só você pode fornecer. Assim, os poucos minutos que demora a configurar uma resposta automática fora do escritório podem poupar a alguém horas, ou mesmo dias, de dores de cabeça e stress.
Não há necessidade de dar uma longa explicação sobre o motivo da sua ausência. A sua mensagem de resposta automática deve ser curta e direta, contendo estas três informações fundamentais:
- As datas de início e fim da sua ausência.
- Se irá verificar o seu correio eletrónico - regularmente, intermitentemente ou não o fará de todo - durante a sua ausência.
- Uma pessoa (ou pessoas) de contacto alternativa que pode ajudar o remetente durante a sua ausência.
Configurar respostas automáticas no Outlook
A configuração de uma resposta básica do Outlook fora do escritório é muito simples, mas difere ligeiramente consoante esteja a utilizar o software cliente do Outlook instalado no seu computador, a aplicação móvel no seu smartphone ou tablet ou a versão do browser baseada na Web.
Aplicação de ambiente de trabalho do Outlook
- Etapa 1: No menu Arquivo do Outlook, selecione Respostas Automáticas na tela Informações da
Conta.
Automatic Replies on Outlook desktop app Respostas automáticas na aplicação de ambiente de trabalho do Outlook
- Passo 2: Active as respostas fora do escritório seleccionando Enviar respostas automáticas (A).
- Etapa 3 (opcional): Para ativar as respostas automáticas para um período de tempo específico, marque a caixa Apenas enviar durante este intervalo de tempo (B) e seleccione a sua data/hora de início e a sua data/hora de fim (C).
- Passo 4: Clique no separador Dentro da minha organização (D) e escreva a sua mensagem de resposta automática na caixa de texto (E).
- Passo 5 (opcional): Se também pretender ativar respostas automáticas para pessoas fora da sua
organização, clique no separador Fora da minha organização (D) e seleccione a caixa Resposta
automática a pessoas fora da minha organização. Escolha se pretende enviar um e-mail automático
apenas para os seus contactos ou para qualquer pessoa fora da sua organização. Na caixa de texto
da mensagem (E), pode copiar e colar a mesma mensagem para fora do escritório que a enviada aos
remetentes internos ou escrever uma mensagem diferente.
Automatic out of office setup Configuração automática fora do escritório
Aplicação móvel do Outlook
- Passo 1: Aceda às suas definições selecionando o logótipo do Microsoft 365 ou do Outlook (A) e,
em seguida, selecione o ícone de engrenagem (B).
How to setup out of office on mobile Como configurar a ausência do escritório no telemóvel
- Passo 2: No ecrã Definições, seleccione a conta de correio eletrónico que pretende utilizar para
a sua resposta automática de ausência temporária.
Automatic out of office on mobile Resposta automática de ausência temporária no telemóvel
- Passo 3: No ecrã Informações da conta, seleccione Respostas automáticas.
Outlook out of office on mobile Outlook out of office no telemóvel
- Passo 4: Coloque o botão de alternância Respostas automáticas na posição ON (A).
- Etapa 5 (opcional): Para ativar as respostas automáticas para um período de tempo específico, marque a caixa Responder durante um período de tempo e, em seguida, seleccione a data/hora de início e a data/hora de fim (B).
- Passo 6: Escolha se pretende responder a toda a gente ou apenas às pessoas da sua organização (C).
- Passo 7: Escreva a sua mensagem de resposta automática (D).
- Passo 8 (opcional): Se pretender responder a toda a gente, pode mudar a opção Utilizar respostas diferentes para pessoas dentro e fora da minha organização para a posição ON. Pode utilizar a mesma mensagem para as respostas automáticas internas e externas ou duas mensagens diferentes.
- Passo 9: Guarde tudo seleccionando a marca de verificação (E).
outlook out of office mobile setup configuração móvel do outlook out of office
Aplicação baseada na Web do Outlook
- Passo 1: Aceda às suas definições seleccionando o ícone de engrenagem (A) e, em seguida,
seleccionando Ver todas as definições do Outlook (B).
outlook out of office Web setup configuração do outlook out of office Web
- Passo 2: Seleccione Respostas automáticas (A) para aceder às opções de ausência do escritório e coloque o botão de alternância Respostas automáticas (B) na posição ON.
- Etapa 3 (opcional): Para ativar as respostas automáticas para um período de tempo específico,
marque a caixa Enviar respostas apenas durante um período de tempo (B). Seleccione a sua
data/hora de início e a sua data/hora de fim (C).
outlook settings definições do outlook
- Passo 4: Desloque-se para baixo e escreva a mensagem de resposta automática que pretende enviar às pessoas da sua organização (A).
- Etapa 5 (opcional): Se também pretender enviar uma mensagem de resposta automática a pessoas fora
da sua organização, seleccione a caixa Enviar respostas para fora da sua organização (B) e
escreva a sua mensagem. Pode copiar e colar a mesma mensagem utilizada para as pessoas dentro da
sua organização ou pode escrever uma mensagem diferente.
outlook Options opções do Outlook
Configurar regras avançadas de resposta automática
Na secção Configurar respostas automáticas no Outlook, viu como é fácil configurar o Outlook para responder automaticamente a todos (remetentes internos e externos) ou apenas a pessoas dentro da sua organização. Pode até utilizar duas mensagens de ausência do escritório diferentes para cada grupo.
Mas, na verdade, vai mais longe, se assim o desejar. O Outlook fornece funcionalidades de regras avançadas que lhe permitem controlar exatamente o que acontece a uma mensagem de correio eletrónico quando alguém lhe envia uma mensagem enquanto está ausente do escritório.
Digamos, por exemplo, que é responsável por um determinado projeto na sua organização. E enquanto estiver ausente do escritório, pretende que todas as pessoas envolvidas nesse projeto não só recebam a sua resposta automática por correio eletrónico, mas também que as suas mensagens sejam automaticamente reencaminhadas para o seu colega de apoio.
Uma regra de resposta automática permite-lhe conseguir isto.
Uma vez que este é um tópico muito vasto que ultrapassa o âmbito desta publicação, vamos dar uma vista de olhos simples ao modo como isto funciona no cliente de correio eletrónico Outlook:
- Passo 1: Quando estiver a configurar a sua resposta automática básica fora do escritório, verá um botão Regras (A) no canto inferior esquerdo. Quando clica nesse botão, aparece outra janela que lhe permite adicionar uma regra (B).
- Passo 2: A partir da janela Editar regra, pode configurar as condições de acionamento (C) e definir as acções (D) quando essas condições são encontradas. Assim, por exemplo, uma mensagem pode ser automaticamente reencaminhada para um colega se for proveniente de um determinado endereço de correio eletrónico ou se contiver palavras específicas na linha de assunto e/ou no corpo da mensagem.
regras avançadas do outlook
Desativar as respostas automáticas no Outlook
Se definir uma data/hora de início e de fim para a sua resposta de ausência temporária, o Outlook desactivá-la-á automaticamente na data/hora de fim especificada. Não precisa de fazer nada.
No entanto, se configurar uma resposta automática aberta sem um intervalo de datas ou, se tiver especificado um intervalo de datas, mas pretender desactivá-la manualmente antes de atingir a data/hora de fim, pode seguir os mesmos passos em Configurar respostas automáticas no Outlook e simplesmente desmarcar ou desativar a opção de resposta automática.
Considerações finais
Quer vá de férias, esteja doente ou a caminho de uma conferência relacionada com o trabalho, os efeitos da sua ausência nos outros podem não ser os mais importantes. Claro, eu percebo, tem uma tonelada de outras coisas para tratar e considerar.
Mas a comunicação continua a ser a pedra angular do profissionalismo e de uma prática comercial eficaz. Os poucos passos necessários para configurar uma resposta automática básica fora do escritório são insignificantes em comparação com o stress que a sua ausência pode causar quando as pessoas estão a contar com a sua contribuição e informação. Por isso, aproveite o seu tempo fora do escritório. Certifique-se apenas de que não deixa os que ainda lá estão às escuras!
