Come impostare un messaggio di risposta automatica in Outlook
Ci siamo già passati tutti. Si invia un'e-mail a un collega o a un cliente per richiedere informazioni cruciali o chiarimenti su un'azione, ma non si riceve alcuna risposta. Quindi si aspetta, sperando di non essere stati essere stati ignorati. Ma. C'è. Solo. Silenzio.
Con l'aumento delle esigenze dei team in sede, remoti e ibridi, è più importante che mai far sapere se si è lontani dalla propria e-mail.
La notifica cosiddetta 'Out of Office' si è trasformata da una gentilezza a una necessità. In questo post vedremo come impostare e configurare le risposte automatiche di fuori sede in Outlook.
Perché ho bisogno di una risposta automatica fuori sede?
Non è solo una buona pratica impostare una risposta automatica nella posta elettronica quando si è fuori sede, ma è anche un ottimo comportamento professionale.
Dopo tutto, voi potete anche essere fuori sede, ma altre persone stanno ancora lavorando. Hanno le loro priorità e responsabilità. E le loro decisioni possono dipendere da informazioni che solo voi potete fornire. Quindi, i pochi minuti necessari per impostare una risposta automatica fuori sede possono far risparmiare a qualcuno ore, o addirittura giorni, di mal di testa e stress.
Non è necessario fornire una lunga spiegazione del motivo della vostra assenza. Il messaggio di risposta automatica deve essere breve e preciso e contenere queste tre informazioni chiave:
- La data di inizio e di fine dell'assenza.
- Se controllerete la posta elettronica regolarmente, a intermittenza o per niente durante la vostra assenza.
- Una persona (o più persone) alternativa che possa aiutare il mittente durante la vostra assenza.
Impostazione delle risposte automatiche in Outlook
La configurazione di una risposta di base di Outlook fuori sede è molto semplice, ma varia leggermente a seconda che si utilizzi il software client di Outlook installato sul computer, l'applicazione mobile su smartphone o tablet o la versione del proprio browser.
Applicazione desktop di Outlook
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Fase 1: dal menu File di Outlook, selezionate Risposte automatiche nella schermata
Informazioni sull'account.
Risposte automatiche nell'applicazione desktop di Outlook
- Fase 2: attivate le risposte fuori sede selezionando Invia risposte automatiche (A).
- Fase 3 (facoltativa): Per attivare le risposte automatiche per un periodo di tempo specifico, selezionate la casella Invia solo in questo intervallo di tempo (B) e selezionate la data/ora di inizio e la data/ora di fine (C).
- Fase 4: fate clic sulla scheda All'interno della mia organizzazione (D) e digitate il messaggio di risposta automatica nella casella di testo (E).
-
Passo 5 (facoltativo): Se si desidera attivare le risposte automatiche anche per le persone
esterne all'organizzazione, fate clic sulla scheda chiamata Al di fuori della mia
organizzazione (D) e selezionate la casella Risposta automatica alle persone esterne alla
mia organizzazione. Scegliete se inviare un'e-mail automatica solo ai propri contatti o
anche a persone esterne all'organizzazione. Nella casella di testo del messaggio (E), è
possibile copiare e incollare lo stesso messaggio fuori sede di quello per i mittenti
interni o digitare un messaggio diverso.
Impostazione automatica fuori sede
Applicazione mobile di Outlook
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Fase 1: accedete alle impostazioni selezionando il logo di Microsoft 365 o Outlook (A),
quindi selezionate l'icona dell'ingranaggio (B).
Come impostare la notifica fuori sede su cellulare -
Fase 2: dalla schermata Impostazioni, selezionate l'account e-mail che si desidera utilizzare
per la risposta automatica fuori sede.
Risposta automatica fuori sede su cellulare -
Fase 3: nella schermata Informazioni sull'account, selezionate Risposte automatiche.
Outlook fuori sede su cellulare - Fase 4: attivate Risposte automatiche in posizione ON (A).
- Fase 5 (facoltativa): Per attivare le risposte automatiche per un periodo di tempo specifico, selezionate la casella Rispondi durante un periodo di tempo, quindi selezionate la data/ora di inizio e la data/ora di fine (B).
- Fase 6: scegliete se rispondere a tutti o solo alle persone dell'organizzazione (C).
- Fase 7: Digitate il messaggio di risposta automatica (D).
- Passo 8 (facoltativo): Se si desidera rispondere a tutti, è possibile attivare l'opzione Usa risposte diverse per le persone all'interno e all'esterno della mia organizzazione. È possibile utilizzare lo stesso messaggio per le risposte automatiche interne ed esterne oppure due messaggi diversi.
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Fase 9: salvate tutto selezionando il segno di spunta (E).
configurazione di outlook out of office mobile
Applicazione web di Outlook
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Fase 1: accedete alle impostazioni selezionando l'icona dell'ingranaggio (A), quindi
selezionate Visualizza tutte le impostazioni di Outlook (B).
configurazione di outlook out of office web - Fase 2: selezionate Risposte automatiche (A) per accedere alle opzioni fuori sede e attivate Risposte automatiche (B) su ON.
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Passo 3 (facoltativo): Per attivare le risposte automatiche per un periodo di tempo
specifico, selezionate la casella Invia risposte solo per un certo periodo di tempo (B).
Selezionate la data/ora di inizio e la data/ora di fine (C).
impostazioni di Outlook - Fase 4: scorrete verso il basso e digitate il messaggio di risposta automatica che si desidera inviare alle persone dell'organizzazione (A).
-
Passo 5 (facoltativo): Se si desidera inviare un messaggio di risposta automatica anche a
persone esterne all'organizzazione, selezionate la casella Invia risposte all'esterno
dell'organizzazione (B) e digitate il messaggio. È possibile copiare e incollare lo stesso
messaggio utilizzato per le persone all'interno dell'organizzazione oppure digitare un
messaggio diverso.
opzioni di Outlook
Impostazione di regole avanzate di risposta automatica
Nella sezione Impostazione delle risposte automatiche in Outlook, si è visto come sia facile configurare Outlook per rispondere automaticamente a tutti (mittenti interni ed esterni) o solo alle persone interne all'organizzazione. È anche possibile utilizzare due diversi messaggi fuori sede per ciascun gruppo.
Ma in realtà la funzione va oltre, se lo si desidera. Outlook offre funzioni di regole avanzate che consentono di controllare esattamente cosa succede a un messaggio di posta elettronica quando qualcuno vi invia un messaggio mentre siete fuori sede.
Supponiamo, ad esempio, che siate responsabili di un particolare progetto all'interno della vostra organizzazione. Mentre siete fuori sede, volete che tutti coloro che sono coinvolti in quel progetto non solo ricevano la vostra risposta automatica, ma anche che le loro e-mail vengano inoltrate automaticamente al vostro collega di riserva.
Una regola di risposta automatica vi permette di ottenere questo risultato.
Poiché si tratta di un argomento molto vasto che va oltre lo scopo di questo post, diamo una semplice occhiata a come funziona nel client di posta elettronica Outlook:
- Fase 1: quando si imposta la risposta automatica di base fuori sede, si noterà un pulsante Regole (A) nell'angolo in basso a sinistra. Facendo clic su questo pulsante, si apre un'altra finestra che consente di aggiungere una regola (B).
- Fase 2: dalla finestra Modifica regola, è possibile impostare le condizioni di attivazione (C) e definire le azioni (D) quando si verificano tali condizioni. Ad esempio, un messaggio può essere inoltrato automaticamente a un collega se proviene da un determinato indirizzo e-mail o se contiene parole specifiche nell'oggetto e/o nel corpo del messaggio.
regole di avanzamento di outlook
Disattivare le risposte automatiche in Outlook
Se si imposta una data e un'ora di inizio e di fine per la risposta fuori sede, Outlook la disattiverà automaticamente alla data e all'ora di fine specificate. Non è necessario fare nulla.
Tuttavia, se si è impostata una risposta automatica aperta senza un intervallo di date o se si è specificato un intervallo di date ma si desidera disattivarla manualmente prima che venga raggiunta la data/ora finale, è possibile seguire la stessa procedura in Impostazione delle risposte automatiche in Outlook e semplicemente deselezionare o spostare la levetta su OFF per l'opzione di risposta automatica.
Riflessioni conclusive
Se state andando in vacanza, siete in malattia o state andando a una conferenza di lavoro, gli effetti della vostra assenza sugli altri potrebbero non essere in primo piano. Certo, è comprensibile, avete un sacco di altre cose di cui occuparvi e da considerare.
Ma la comunicazione rimane la pietra miliare della professionalità e di una pratica commerciale efficace. I pochi passi necessari per impostare una risposta automatica di base fuori dalla sede impallidiscono rispetto allo stress che la vostra assenza può causare quando le persone fanno affidamento sui vostri input e sulle vostre informazioni. Quindi, godetevi il vostro tempo lontano dalla sede. Assicuratevi però di non lasciare al buio chi è ancora lì!
