Hoe een Automatisch Antwoord in Outlook instellen

Waarom heb ik een automatisch afwezigheidsbericht nodig?

Het is niet alleen een goede gewoonte om een automatisch antwoord in je e-mail in te stellen wanneer je afwezig bent, maar het is ook goede professionele etiquette en hoffelijkheid.

Immers, jij bent misschien niet op kantoor, maar andere mensen werken nog steeds. Zij hebben hun prioriteiten en verantwoordelijkheden. En hun beslissingen kunnen afhangen van informatie die alleen jij kunt verstrekken. Dus de paar minuten die het kost om een automatisch afwezigheidsbericht in te stellen kunnen iemand uren, of zelfs dagen, van hoofdpijn en stress besparen.

Er is geen behoefte aan een langdradige uitleg van waarom je afwezig bent. Je automatische antwoordbericht moet kort en to-the-point zijn, en deze drie belangrijke stukjes informatie bevatten:

1. De begin- en einddatums van je afwezigheid.
2. Of je je e-mail zult controleren - regelmatig, af en toe, of helemaal niet - tijdens je afwezigheid.
3. Een alternatief contactpersoon (of personen) die de afzender kunnen helpen terwijl je weg bent.

Automatische antwoorden instellen in Outlook

Het configureren van een basis automatisch afwezigheidsbericht in Outlook is heel eenvoudig, maar verschilt enigszins afhankelijk van of je de Outlook-clientsoftware gebruikt die op je computer is geïnstalleerd, de mobiele app op je smartphone of tablet, of de webgebaseerde browserversie.

Outlook desktop-app

1. Stap 1: Selecteer uit het Bestand-menu van Outlook Automatische antwoorden op het scherm Accountinformatie.
   

   

2. Stap 2: Schakel afwezigheidsantwoorden in door Automatische antwoorden verzenden (A) te selecteren.
3. Stap 3 (optioneel): Om automatische antwoorden voor een specifiek tijdsbestek te activeren, vink het vakje Alleen verzenden tijdens dit tijdsbereik (B) aan, en selecteer je startdatum/tijd en je einddatum/tijd (C).
4. Stap 4: Klik op het tabblad Binnen mijn organisatie (D) en typ je automatische antwoordbericht in het tekstvak (E).
5. Stap 5 (optioneel): Als je ook automatische antwoorden wilt inschakelen voor mensen buiten je organisatie, klik op het tabblad Buiten mijn organisatie (D) en vink het vakje Automatisch antwoorden naar mensen buiten mijn organisatie aan. Kies of je een automatische e-mail alleen naar je contacten of naar iedereen buiten je organisatie wilt sturen. In het berichttekstvak (E) kun je hetzelfde afwezigheidsbericht als dat voor interne afzenders kopiëren en plakken of een ander bericht typen.
   

   

Outlook mobiele app

1. Stap 1: Ga naar je instellingen door het Microsoft 365 of Outlook-logo (A) te selecteren, en selecteer vervolgens het tandwielpictogram (B).
   

   

2. Stap 2: Selecteer vanaf het scherm Instellingen het e-mailaccount dat je wilt gebruiken voor je automatische afwezigheidsbericht.
   

   

3. Stap 3: Selecteer op het scherm Accountinfo Automatische antwoorden.
   

   

4. Stap 4: Zet de schakelaar Automatische antwoorden op de AAN-positie (A).
5. Stap 5 (optioneel): Om automatische antwoorden voor een specifiek tijdsbestek te activeren, vink het vakje Antwoorden tijdens een tijdsperiode aan, en selecteer vervolgens je startdatum/tijd en je einddatum/tijd (B).
6. Stap 6: Kies of je iedereen wilt beantwoorden of alleen mensen binnen je organisatie (C).
7. Stap 7: Typ je automatische antwoordbericht (D).
8. Stap 8 (optioneel): Als je iedereen wilt beantwoorden, kun je de schakelaar Verschillende antwoorden gebruiken voor mensen binnen en buiten mijn organisatie op de AAN-positie zetten. Je kunt hetzelfde bericht gebruiken voor zowel interne als externe automatische antwoorden of twee verschillende berichten.
9. Stap 9: Sla alles op door het vinkje (E) te selecteren.
   

   

Outlook web-app

1. Stap 1: Ga naar je instellingen door het tandwielpictogram (A) te selecteren, en selecteer vervolgens Alle Outlook-instellingen bekijken (B).
   

   

2. Stap 2: Selecteer Automatische antwoorden (A) om toegang te krijgen tot je afwezigheidsopties, en zet de schakelaar Automatische antwoorden (B) op de AAN-positie.
3. Stap 3 (optioneel): Om automatische antwoorden voor een specifiek tijdsbestek te activeren, vink het vakje Antwoorden alleen verzenden tijdens een tijdsperiode (B) aan. Selecteer je startdatum/tijd en je einddatum/tijd (C).
   

   

4. Stap 4: Scroll naar beneden en typ het automatische antwoordbericht dat je naar mensen binnen je organisatie wilt sturen (A).
5. Stap 5 (optioneel): Als je ook een automatisch antwoordbericht naar mensen buiten je organisatie wilt sturen, vink het vakje Antwoorden buiten je organisatie verzenden (B) aan en typ je bericht. Je kunt hetzelfde bericht dat wordt gebruikt voor mensen binnen je organisatie kopiëren en plakken of je kunt een ander bericht typen.

   

Geavanceerde automatische antwoordregels instellen

In de sectie Automatische antwoorden instellen in Outlook heb je gezien hoe gemakkelijk het is om Outlook te configureren om automatisch te antwoorden aan iedereen (interne en externe afzenders) of alleen aan mensen binnen je organisatie. Je kunt zelfs twee verschillende afwezigheidsberichten voor elke groep gebruiken.

Maar het kan eigenlijk nog verder gaan, als je dat wilt. Outlook biedt geavanceerde regelfuncties waarmee je precies kunt bepalen wat er gebeurt met een e-mail wanneer iemand je een bericht stuurt terwijl je niet op kantoor bent.

Laten we zeggen, bijvoorbeeld, dat je verantwoordelijk bent voor een bepaald project binnen je organisatie. En terwijl je niet op kantoor bent, wil je dat iedereen die betrokken is bij dat project niet alleen je automatische e-mailantwoord ontvangt, maar ook dat hun e-mail automatisch wordt doorgestuurd naar je backup-collega.

Een automatische antwoordregel stelt je in staat om dit te bereiken.

Omdat dit een zeer breed onderwerp is dat buiten het bereik van dit artikel valt, laten we eenvoudig kijken hoe dit werkt in de Outlook e-mailclient:

1. Stap 1: Wanneer je je basis automatische afwezigheidsbericht instelt, zie je een knop Regels (A) in de linkeronderhoek. Wanneer je op die knop klikt, verschijnt er een ander venster waarmee je een regel kunt toevoegen (B).
2. Stap 2: Vanuit het venster Regel bewerken kun je je activeringsvoorwaarden (C) instellen en de acties (D) definiëren wanneer aan die voorwaarden wordt voldaan. Zo kan bijvoorbeeld een bericht automatisch worden doorgestuurd naar een collega als het van een bepaald e-mailadres komt of specifieke woorden in de onderwerpregel en/of berichttekst bevat.

Automatische antwoorden uitschakelen in Outlook

Als je een start- en einddatum/tijd voor je afwezigheidsbericht hebt ingesteld, schakelt Outlook het automatisch uit op de einddatum/tijd die je hebt gespecificeerd. Je hoeft zelf niets te doen.

Als je echter een open automatisch antwoord zonder datumbereik hebt ingesteld of, als je wel een datumbereik hebt gespecificeerd maar het handmatig wilt uitschakelen voordat de einddatum/tijd is bereikt, kun je dezelfde stappen volgen in Automatische antwoorden instellen in Outlook en simpelweg het vakje uitvinken of de schakelaar op UIT zetten voor de automatische antwoordoptie.

Slotgedachten

Of je nu op vakantie gaat, ziek bent, of naar een werkgerelateerde conferentie gaat, de effecten van je afwezigheid op anderen zijn misschien niet het eerste waar je aan denkt. Natuurlijk, ik begrijp het, je hebt een hoop andere dingen om mee om te gaan en te overwegen.

Maar communicatie blijft de hoeksteen van professionaliteit en effectieve bedrijfspraktijk. De paar stappen die het kost om een basis automatisch afwezigheidsbericht in te stellen vallen in het niet bij de stress die je afwezigheid kan veroorzaken wanneer mensen afhankelijk zijn van jouw input en informatie. Dus geniet van je tijd weg van kantoor. Zorg er alleen voor dat je degenen die er nog steeds zijn niet in het ongewisse laat!