Jak skonfigurować automatyczną odpowiedź w Outlooku?
Wszyscy już to kiedyś przerabialiśmy. Wysyłasz wiadomość e-mail do współpracownika lub klienta, prosząc o kluczowe informacje lub wyjaśnienie elementów działania - ale nie przychodzi żadna odpowiedź. Czekasz więc, mając nadzieję, że nie zostałeś profesjonalnie zignorowany. Ale. Jest. Tylko. Cisza.
Wraz ze wzrostem złożoności zespołów biurowych, zdalnych i hybrydowych, ważniejsze niż kiedykolwiek jest informowanie ludzi, jeśli zamierzasz być z dala od poczty e-mail.
Automatyczna odpowiedź poza biurem ewoluowała od przyjemności do konieczności. W tym artykule przyjrzymy się, jak ustawić i skonfigurować automatyczne odpowiedzi poza biurem w Outlooku.
Dlaczego potrzebuję automatycznej odpowiedzi poza biurem?
Skonfigurowanie automatycznej odpowiedzi w wiadomości e-mail podczas nieobecności jest nie tylko dobrą praktyką, ale także wyrazem profesjonalnej etykiety i uprzejmością.
W końcu możesz być poza biurem, ale inni ludzie nadal pracują. Mają swoje priorytety i obowiązki. A ich decyzje mogą zależeć od informacji, które tylko ty możesz dostarczyć. Tak więc kilka minut potrzebnych na skonfigurowanie automatycznej odpowiedzi poza biurem może zaoszczędzić komuś godzin, a nawet dni, bólu głowy i stresu.
Nie ma potrzeby podawania długiego wyjaśnienia, dlaczego jesteś nieobecny. Twoja automatyczna odpowiedź powinna być krótka i rzeczowa, zawierając trzy kluczowe informacje:
- Data rozpoczęcia i zakończenia nieobecności.
- Czy będziesz sprawdzać pocztę e-mail - regularnie, sporadycznie lub wcale - podczas swojej nieobecności.
- Zastępczą osobę kontaktową (lub osoby kontaktowe), która może pomóc nadawcy podczas Twojej nieobecności.
Konfigurowanie automatycznych odpowiedzi w programie Outlook
Konfiguracja podstawowej odpowiedzi poza biurem w programie Outlook jest bardzo prosta, ale różni się nieco w zależności od tego, czy korzystasz z oprogramowania klienckiego Outlook zainstalowanego na komputerze, aplikacji mobilnej na smartfonie lub tablecie, czy też wersji przeglądarki internetowej.
Aplikacja Outlook na komputer
- Krok 1: Z menu Plik programu Outlook wybierz opcję Automatyczne odpowiedzi na ekranie Informacje
o koncie.
Automatyczne odpowiedzi w aplikacji Outlook na komputer - Krok 2: Włącz odpowiedzi poza biurem, wybierając Wyślij automatyczne odpowiedzi (A).
- Krok 3 (opcjonalnie): Aby aktywować automatyczne odpowiedzi dla określonego przedziału czasowego, zaznacz pole wyboru Wysyłaj tylko w tym przedziale czasowym (B) i wybierz datę/godzinę rozpoczęcia oraz datę/godzinę zakończenia (C).
- Krok 4: Kliknij kartę Wewnątrz mojej organizacji (D) i wpisz wiadomość automatycznej odpowiedzi w polu tekstowym (E).
- Krok 5 (opcjonalnie): Jeśli chcesz również włączyć automatyczne odpowiedzi dla osób spoza
organizacji, kliknij kartę Poza moją organizacją (D) i zaznacz pole wyboru Automatyczna
odpowiedź do osób spoza mojej organizacji. Wybierz, czy chcesz wysyłać automatyczne wiadomości
e-mail tylko do swoich kontaktów, czy do osób spoza organizacji. W polu tekstowym wiadomości (E)
możesz skopiować i wkleić tę samą wiadomość poza biurem, co w przypadku nadawców wewnętrznych,
lub wpisać inną wiadomość.
Automatyczna konfiguracja wiadomości (poza biurem)
Aplikacja mobilna Outlook
- Krok 1: Uzyskaj dostęp do ustawień, wybierając logo Microsoft 365 lub Outlook (A), a następnie
wybierz ikonę koła zębatego (B).
Jak skonfigurować automatyczną odpowiedź (poza biurem) na telefonie komórkowym - Krok 2: Na ekranie ustawień wybierz konto e-mail, którego chcesz używać do automatycznej
odpowiedzi poza biurem.
Automatyczna odpowiedź (poza biurem) na telefonie komórkowym - Krok 3: Na ekranie Informacje o koncie wybierz opcję Automatyczne odpowiedzi.
Outlook automatyczna wiadomość (poza biurem) na urządzeniach mobilnych - Krok 4: Przełącznik Automatyczne odpowiedzi ustaw na pozycję ON (A).
- Krok 5 (opcjonalnie): Aby aktywować automatyczne odpowiedzi dla określonego przedziału czasowego, zaznacz pole Odpowiedz w przedziale czasowym, a następnie wybierz datę/godzinę rozpoczęcia i datę/godzinę zakończenia (B).
- Krok 6: Wybierz, czy chcesz odpowiadać wszystkim, czy tylko osobom w organizacji (C).
- Krok 7: Wpisz wiadomość automatycznej odpowiedzi (D).
- Krok 8 (opcjonalnie): Jeśli chcesz odpowiadać wszystkim, możesz przełączyć przełącznik Użyj różnych odpowiedzi dla osób z mojej organizacji i spoza niej na pozycję ON. Możesz użyć tej samej wiadomości dla wewnętrznych i zewnętrznych automatycznych odpowiedzi lub dwóch różnych.
- Krok 9: Zapisz wszystko, wybierając znacznik wyboru (E).
konfiguracja mobilna programu Outlook dla wiadomosci automatycznych (poza biurem)
Aplikacja internetowa Outlook
- Krok 1: Przejdź do ustawień, wybierając ikonę koła zębatego (A), a następnie wybierając opcję
Wyświetl wszystkie ustawienia programu Outlook (B).
konfiguracja internetowa aplikacji Outlook Out Office - Krok 2: Wybierz opcję Automatyczne odpowiedzi (A), aby uzyskać dostęp do opcji poza biurem, i ustaw przełącznik Automatyczne odpowiedzi (B) do pozycji WŁ.
- Krok 3 (opcjonalnie): Aby aktywować automatyczne odpowiedzi dla określonego przedziału czasowego,
zaznacz pole wyboru Wysyłaj odpowiedzi tylko w określonym czasie (B). Wybierz datę/godzinę
rozpoczęcia i zakończenia (C).
ustawienia programu Outlook - Krok 4: Przewiń w dół i wpisz wiadomość automatycznej odpowiedzi, którą chcesz wysłać do osób w organizacji (A).
- Krok 5 (opcjonalnie): Jeśli chcesz również wysłać automatyczną odpowiedź do osób spoza
organizacji, zaznacz pole Wyślij odpowiedzi poza organizację (B) i wpisz wiadomość. Możesz
skopiować i wkleić tę samą wiadomość używaną dla osób wewnątrz organizacji lub wpisać inną
wiadomość.
opcje programu Outlook
Konfigurowanie zaawansowanych reguł automatycznych odpowiedzi
W sekcji Konfigurowanie automatycznych odpowiedzi w programie Outlook zobaczyłeś, jak łatwo jest skonfigurować program Outlook tak, aby automatycznie odpowiadał wszystkim (nadawcom wewnętrznym i zewnętrznym) lub tylko osobom w organizacji. Możesz nawet użyć dwóch różnych wiadomości poza biurem dla każdej z grup.
Ale w rzeczywistości można skonfigurować więcej ustawień, jeśli chcesz. Outlook zapewnia zaawansowane funkcje reguł, które pozwalają dokładnie kontrolować, co dzieje się z wiadomością e-mail, gdy ktoś wysyła wiadomość, gdy jesteś poza biurem.
Załóżmy na przykład, że jesteś odpowiedzialny za konkretny projekt w swojej organizacji. I gdy jesteś poza biurem, chcesz, aby wszyscy zaangażowani w ten projekt nie tylko otrzymali automatyczną odpowiedź e-mail, ale także, aby ich wiadomości e-mail były automatycznie przekazywane do współpracownika zastępującego ciebie.
Reguła automatycznej odpowiedzi pozwala to osiągnąć.
Ponieważ jest to bardzo szeroki temat, który wykracza poza zakres tego postu, przyjrzyjmy się, jak to działa w kliencie poczty e-mail Outlook:
- Krok 1: Podczas konfigurowania podstawowej automatycznej odpowiedzi poza biurem zauważysz przycisk Reguły (A) w lewym dolnym rogu. Po kliknięciu tego przycisku pojawi się kolejne okno umożliwiające dodanie reguły (B).
- Krok 2: W oknie Edytuj regułę możesz skonfigurować warunki wyzwalające (C) i zdefiniować działania (D), gdy te warunki zostaną spełnione. Na przykład wiadomość może zostać automatycznie przekazana do współpracownika, jeśli pochodzi z określonego adresu e-mail lub zawiera określone słowa w temacie i/lub treści wiadomości.
reguły zaawansowane programu outlook
Wyłączanie automatycznych odpowiedzi w programie Outlook
Jeśli ustawisz początkową i końcową datę/godzinę dla odpowiedzi poza biurem, program Outlook wyłączy ją automatycznie w określonym dniu/godzinie końcowej. Nie będziesz musiał nic robić samodzielnie.
Jeśli jednak skonfigurujesz otwartą odpowiedź automatyczną bez zakresu dat lub jeśli określisz zakres dat, ale chcesz wyłączyć ją ręcznie przed osiągnięciem daty/godziny końcowej, możesz wykonać te same kroki w sekcji Konfigurowanie automatycznych odpowiedzi w programie Outlook i po prostu odznaczyć lub przełączyć przełącznik na WYŁ. dla opcji automatycznej odpowiedzi.
Podsumowanie
Niezależnie od tego, czy wyjeżdżasz na wakacje, jesteś chory, czy wybierasz się na konferencję związaną z pracą, wpływ twojej nieobecności na innych może umknąć Twojej uwadze. Jasne, rozumiem, masz mnóstwo innych spraw do załatwienia i rozważenia.
Ale komunikacja pozostaje kamieniem węgielnym profesjonalizmu i skutecznej praktyki biznesowej. Kilka kroków potrzebnych do skonfigurowania podstawowej automatycznej odpowiedzi poza biurem blednie w porównaniu ze stresem, jaki może powodować twoja nieobecność, gdy ludzie polegają na twoim wkładzie i informacjach. Ciesz się więc czasem spędzonym poza biurem. Upewnij się tylko, że nie pozostawisz tych, którzy wciąż tam są, w niewiedzy!
