Hoe Schrijf Je de Beste Werk E-mail
Het schrijven van de beste werk e-mail is niet eenvoudig. Er zijn veel regels om te volgen, en soms zijn de instructies tegenstrijdig. Dit kan je werknemers onder druk zetten, vooral als ze niet ervaren zijn of van nature soepel in B2B-communicatie. In dit artikel geven we je vijf basisaanbevelingen voor het opstellen van een goede zakelijke e-mail! Er komt meer kijken bij B2B-communicatie dan alleen het kiezen van de beste e-mailserver.
Het onderwerp - De onderwerpregel kan het verschil maken tussen een klant en een gemiste kans. We leven in een wereld waar B2B communicatie in de snelle lane is, en iedereen druk is met zijn werk en dagelijks leven, daarom moet je ervoor zorgen dat je onderwerpregel belangrijk genoeg is zodat potentiële klanten zelfs je e-mail openen. Je moet het nauwkeurig en aantrekkelijk maken! Focus niet op het kort houden, maar probeer het eenvoudig te maken, zodat mensen meteen begrijpen waar je e-mail over gaat, en ze kunnen door naar de inhoud met een duidelijke notie.
Het publiek - Dit is het belangrijkste advies van allemaal. Je moet weten tegen wie je spreekt, zodat je dat adequaat kunt doen. Een bedrijfsjurist en een artdirector gebruiken niet dezelfde taal. Bovendien kun je niet dezelfde e-mails sturen naar de mensen die je collega's, leidinggevenden of de klanten zijn die je nog niet hebt ontmoet. Elk van deze groepen vereist een ander niveau van professionaliteit. Wanneer je je projectleider aanspreekt, met wie je de afgelopen zes maanden zij aan zij hebt gewerkt, kun je jezelf wat informeler opstellen, maar wanneer je met een klant spreekt, moet je je professionele houding behouden.
De professionele toon van de inhoud - Dezelfde regel voor het publiek geldt hier ook. Je moet je bewust zijn van de voorkeuren en vaardigheden van de ander voordat je met het schrijven van de inhoud begint. Een grote, ongecorrigeerde e-mail kan een negatieve impact hebben op de lezer, zelfs als het materiaal zelf hoogwaardige informatie bevat. De taal en afkortingen die in de tekst worden gebruikt, moeten vertrouwd zijn voor de klant. De gegevens die je wilt presenteren moeten simpel en duidelijk zijn, en de inhoud moet worden bewerkt met opsommingstekens en secties als het groter dan normaal is. Je moet altijd iedereen aanspreken met de juiste e-mail etiquette!
Een andere belangrijke opmerking is om te verwachten dat elke klant een verschillende e-mailvoorkeur heeft en dienovereenkomstig te handelen. Sommige mensen hebben geen probleem met het lezen van lange e-mailteksten, terwijl anderen de voorkeur geven aan het werken met documenten (bijlagen) in plaats daarvan.
De grootte van de tekst - De grootte van de inhoud moet kort worden gehouden, maar die regel geldt niet altijd voor elke B2B communicatie die je tot stand brengt. Zoals we hierboven al zeiden, geven sommige klanten de voorkeur aan e-mailcommunicatie, en zij zullen het niet belastend vinden om grote hoeveelheden tekst te lezen en te beantwoorden. De meeste mensen daarentegen, geven de voorkeur aan de cruciale details in de e-mail, maar ze bespreken essentiële onderwerpen liever via Skype, telefongesprekken of, indien mogelijk, persoonlijk.
Dus, je publiek kennen is de beste kans om de juiste veronderstelling te maken als het gaat om de tekstgrootte. Als je echter voor de eerste keer contact opneemt met een klant of cliënt, dan moet je e-mail eenvoudig, kort en bondig zijn.
Call to action - Het beste aan e-mailcommunicatie is dat je de tijd kunt nemen om je ideeën en gedachten over een project om te zetten in oproepen tot actie. Wat betekent dat? Dat betekent dat je taken kunt toewijzen en mensen kunt informeren over de volgende stap van het project op een samenvattende manier, en ze een lijst met specifieke instructies kunt geven. Je kunt korte samenvattingen schrijven over de projectontwikkeling, en om gedachten en ideeën vragen van je collega's en cliënten, wat hen de tijd zal geven om met kwaliteitsantwoorden te komen. Bovendien kun je de medewerkers in je team informeren over aankomende deadlines en verantwoordelijkheden.
Hoe kunnen desktop e-mailclients u helpen de beste e-mails voor werk te schrijven?
In het vorige deel van dit artikel hebben we gesproken over de juiste manier om de beste werk-e-mail te construeren. In dit segment gaan we bespreken hoe desktop e-mailclients u kunnen helpen de beste e-mails voor werk te schrijven.
In de drukke B2B-communicatie die u elke dag ervaart, worden sommige e-mails vergeten of per ongeluk verwijderd, of zijn ze op dat moment gewoon niet belangrijk genoeg, waardoor deadlines worden gemist en projecten falen. Het uiteindelijke doel van elk bedrijf is om het risico te minimaliseren en de mogelijkheid van schade te verminderen door het implementeren van een rigor beleid voor persoonlijk, zakelijk of enterprise e-mailbeheer. Desktop e-mailclients zijn een van de pijlers van dat beleid omdat ze een unified inbox en veel verbetering productiviteits-tools bevatten.
Als we Mailbird als voorbeeld nemen, komt de unified inbox functie met kleurindicatoren die u helpen te zien welke e-mail van welk account komt. Verder zou u met de juiste e-mailclient allerlei verschillende tools moeten krijgen zoals bijlage-zoekfunctie, inline reactie, snooze, snelle actiebalk en vele anderen. Airmail, dat is een Mac desktop e-mailclient, is populair onder gebruikers vanwege zijn elegante en intuïtieve ontwerp. Evolution daarentegen is een Linux e-mailclient met geweldige integratiefuncties.
Zodra u zich verbindt aan een zakelijke e-mailprovider, kunt u zich concentreren op het vinden van een geschikte e-mailclient. De inline reactie functie zelf helpt u de beste professionele werk-e-mails te schrijven omdat het alle threads super schoon en gemakkelijk te volgen houdt, wat een van de meest kritische kwesties is in B2B-communicatie. Daarnaast, als u de beste ervaring wilt, concentreer u dan op het vinden van een e-mailclient die al uw zakelijke apps zoals Slack of Asana op één plek kan integreren!
