E-Mail-Workflow-Einrichtung für Agenturen

Einrichtung des E-Mail-Management-Workflows für Agenturen in Mailbird

1. Erstellen Sie eine einseitige „Client-Posteingangskarte“ (wer antwortet auf was)

   • Erstellen Sie ein Dokument/Tabellenblatt mit folgenden Spalten: Kunde, Postfach/Adresse, Zweck (Support/Rechnungen/Freigaben), Hauptverantwortlicher, Vertreter, Antwortziel (am selben Tag / am nächsten Werktag), In Unified Inbox einbeziehen (ja/nein).
   • Fügen Sie für jedes Postfach eine Notiz „Senden als erlaubt?“ hinzu (wer von dieser Adresse antworten darf).

   Abgeschlossen, wenn: jedes aktive Kundenpostfach einen Verantwortlichen und ein Antwortziel hat.

2. Fügen Sie die richtigen Konten zu Mailbird hinzu (und wählen Sie OAuth, wo verfügbar)

   • Öffnen Sie das Mailbird-Menü (☰) → Einstellungen → Konten → Hinzufügen.
   • Fügen Sie die Konten einzeln hinzu und bestätigen Sie, dass jedes E-Mails senden und empfangen kann (senden Sie sich selbst eine Test-E-Mail und antworten Sie dann).
   • Für Microsoft 365-Postfächer unterstützt Mailbird Microsoft OAuth 2.0 (moderne Authentifizierung); in einigen Konfigurationen müssen Sie Servereinstellungen bearbeiten anklicken und Microsoft OAuth 2.0 als Authentifizierungsmethode wählen.²³
   • Verwendet ein Kunde einen lokalen Exchange-Server, beachten Sie, dass OAuth 2.0 für diese Konten in Mailbird nicht unterstützt wird – fragen Sie bitte die IT des Kunden nach der zu verwendenden Verbindungsmethode (Exchange/IMAP/POP) und nach den erlaubten Servereinstellungen.²

   Abgeschlossen, wenn: Sie eine Testnachricht von jedem Postfach in Ihrer Posteingangskarte senden und empfangen können.

3. Aktivieren Sie die Unified Inbox (aber nur für Ihre „Täglichen“ Postfächer)

   • Die Unified Inbox erscheint, nachdem Sie mehr als ein Konto hinzugefügt haben.
   • Mailbird-Menü (☰) → Einstellungen → Konten → aktivieren Sie Unified Inbox für die Konten, die einbezogen werden sollen.
   • Optional: Aktivieren Sie Beim Start auswählen, damit Mailbird direkt mit der Unified Inbox öffnet.
   • Öffnen Sie in der Unified Inbox eine Nachricht und klicken Sie einmal auf Antworten – bestätigen Sie, dass die Antwort von demselben Konto gesendet wird, das die E-Mail erhalten hat (Unified Inbox behält den Kontokontext für Antworten bei).⁴

   Abgeschlossen, wenn: Sie mehrere Konten aus einer Liste verwalten können, ohne versehentlich von der falschen Adresse zu antworten.

4. Erstellen Sie klientensichere Signaturen mit Identitäten

   • Mailbird-Menü (☰) → Einstellungen → Identitäten.
   • Doppelklicken Sie auf eine Identität und fügen Sie eine Signatur ein (siehe Tipps zur E-Mail-Signatur) mit Name, Rolle, Agentur, Telefon, Zeitzone und (falls erforderlich) einem vom Kunden verlangten Haftungsausschluss.
   • Wenn Sie mehr als eine Signatur für dieselbe E-Mail-Adresse benötigen (häufig in Agenturen), erstellen Sie mehrere Identitäten und weisen jeder Identität eine andere Signatur zu.⁷⁸

   Abgeschlossen, wenn: das Verfassen aus jedem Postfach die richtige Signatur zeigt (und Sie bei Bedarf die Identität wechseln können).

5. Bauen Sie ein Ordnersystem auf, das zur Arbeit der Agentur passt (Aktion / Warten / Freigaben / Referenz)

   • Mailbird-Menü (☰) → Einstellungen → Ordner.
   • Erstellen Sie für jedes Kundenpostfach dieselben Kernordner (verwenden Sie Zahlen, damit sie vorhersehbar sortieren):

   Ordner	Verwendungszweck	Kurzer Test
   00-Aktion	Braucht Antwort oder eine Aufgabe	Verschieben Sie eine aktive E-Mail dorthin und bestätigen Sie, dass sie im Posteingang verschwindet
   10-Warten	Sie haben geantwortet; warten auf Kunde oder Anbieter	Verschieben Sie einen Thread, auf den Sie warten, dorthin
   20-Freigaben	Alles, was auf Kundenfreigabe wartet	Archivieren Sie einen „Bitte genehmige“-Thread dort
   30-Referenz	Briefings, Belege, Informationen für später	Archivieren Sie einen Info-Thread dort
   90-Archiv	Abgeschlossene Arbeit, die nicht in den täglichen Ordnern sein soll	Archivieren Sie einen abgeschlossenen Thread

   • Klicken Sie nach dem Erstellen der Ordner auf Mit Server synchronisieren.
   • Üben Sie eine Ablage-Verknüpfung: Markieren Sie eine E-Mail und drücken Sie V, um sie einem Ordner zuzuweisen (oder verwenden Sie die +-Schaltfläche im Mailbird-Ordnerleitfaden).⁶

   Abgeschlossen, wenn: jedes Kundenpostfach dasselbe Ordnerset hat und Sie eine E-Mail in weniger als 3 Sekunden ablegen können.

6. Fügen Sie Filter hinzu, damit wiederkehrende Nachrichten automatisch weitergeleitet werden

   • Mailbird-Menü (☰) → Einstellungen → Filter Tab → wählen Sie ein Konto → Hinzufügen.
   • Erstellen Sie Filter für jedes Kundenpostfach für Ordnerbewegungen. (Mailbird weist darauf hin, dass Verschieben/Kopieren in Ordner nicht unterstützt wird, wenn der Filter auf „Vereinigte Konten“ eingestellt ist).⁵
   • Starter-Filter-Set (pro Kundenpostfach):
     • Freigaben-Routing: Bedingung: Betreff enthält „approval“ (oder das Tag Ihres Teams wie „APPROVAL“) → Aktion: Verschieben in Ordner 20-Freigaben.
     • Info-Routing: Bedingung: Betreff enthält „FYI“ → Aktion: Verschieben in Ordner 30-Referenz.
     • Aktion-Routing (Kundendomäne): Bedingung: Absender enthält „@clientdomain.com“ → Aktion: Verschieben in Ordner 00-Aktion.
   • Klicken Sie einmal auf Speichern und Ausführen, damit der Filter auch auf Nachrichten im Posteingang angewendet wird.
   • Wichtiges Verhalten: Mailbird-Filter werden nicht mit Ihrem E-Mail-Server synchronisiert und gelten nur für eingehende Nachrichten, während Mailbird läuft.⁵

   Abgeschlossen, wenn: Sie eine Test-E-Mail senden können, die zu jedem Filter passt, und beobachten, wie sie im erwarteten Ordner landet.

7. Speichern Sie E-Mail-Vorlagen für Ihre häufigsten Agenturantworten

   • Erstellen Sie Vorlagen für „Verstanden – ich arbeite daran“, „Klärende Frage“, „Freigabe benötigt“, „Meeting-Zusammenfassung“, „Umfangsänderung“ und „Übergabe/Nächste Schritte“.
   • Klicken Sie in Verfassen/Schnellantwort auf das E-Mail-Vorlagen-Symbol → Entwurf als Vorlage speichern → Als neue Vorlage speichern → benennen Sie die Vorlage und legen Sie den Betreff fest.⁹
   • Vorzugsweise: Empfänger/CC/BCC werden in Vorlagen nicht gespeichert, aber eine Signatur kann mit dem Entwurf gespeichert werden.⁹
   • E-Mail-Vorlagen sind nur für Premium-Lizenzinhaber verfügbar – als Alternative: Halten Sie dieselben Vorlagen in einem gemeinsamen Dokument und kopieren/fügen Sie sie bei Bedarf ein.⁹

   Abgeschlossen, wenn: Sie eine Vorlage in eine Antwort einfügen können und nur noch kundenspezifische Details ausfüllen müssen.

8. Machen Sie die Priorisierung deutlich: Gruppieren Sie ungelesene Konversationen oben

   • Mailbird-Menü (☰) → Einstellungen → Darstellung → aktivieren Sie Ungelesene Konversationen oben gruppieren.¹²
   • Beim täglichen Durchsehen bearbeiten Sie zuerst die ungelesenen; dann legen Sie die restlichen in Aktion/Warten/Referenz ab.

   Abgeschlossen, wenn: ungelesene Nachrichten oben in Ihrer Nachrichtenliste festgepinnt bleiben.

9. Verwenden Sie „Schlummern“ + „Später senden“, damit Folge-E-Mails nicht verloren gehen

   • Schlummern: Rechtsklick auf eine E-Mail → Schlummern, oder bewegen Sie den Mauszeiger über das Absenderbild und klicken auf die Uhr, oder drücken Sie Z und wählen Sie, wann sie wieder im Posteingang erscheinen soll.¹⁰
   • Später senden: Im Verfassen/Antworten/Weiterleiten klicken Sie auf das Uhrsymbol am Senden-Button und wählen eine Sendezeit bzw. -datum.¹¹
   • Damit Später senden zum gewählten Zeitpunkt funktioniert, muss Mailbird laufen und mit dem Internet verbunden sein (ansonsten wird beim nächsten Mailbird-Start mit Internetverbindung gesendet).¹¹

   Abgeschlossen, wenn: Sie eine Unterhaltung geschlummert und eine Folge-E-Mail terminiert haben.

10. Fügen Sie eine einfache Übergaberegel für gemeinsame Postfächer hinzu (keine doppelten Antworten)

    • Wenn mehrere Teammitglieder sich in dasselbe Kundenpostfach einloggen, wählen Sie eine Methode und schreiben Sie diese in Ihre Posteingangskarte:
    • Option A: Rotation des Zuständigen für die Priorisierung. Eine Person ist für den geteilten Posteingang an diesem Tag verantwortlich; alle anderen antworten nur auf Nachrichten, die an sie weitergeleitet/zugewiesen wurden.
    • Option B: Ordnerzuweisung. Erstellen Sie Unterordner unter 00-Aktion für jedes Teammitglied (z. B. 00-Aktion/Alex, 00-Aktion/Sam). Wenn Sie eine E-Mail übernehmen, verschieben Sie diese vor dem Verfassen in Ihren Ordner.
    • Fügen Sie eine weitere Regel hinzu: „Wenn Sie auf den Kunden warten, verschieben Sie sie in 10-Warten und Schlummern Sie sie bis zum Folgedatum.“

    Abgeschlossen, wenn: jedes Teammitglied in einem Satz erklären kann, wie Zuständigkeiten im gemeinsamen Posteingang geregelt sind.

11. Testen Sie den kompletten Ablauf und sichern Sie danach Ihre Mailbird-Konfiguration

    • Senden Sie sich drei Testnachrichten pro Kundenpostfach: „Freigabe benötigt“, „Info“, und „Aktion erforderlich“.
    • Bestätigen Sie: Filter verschieben Nachrichten, Signaturen sind korrekt, Vorlagen werden eingefügt, Schlummern bringt eine Unterhaltung zurück, und Später senden funktioniert richtig.
    • Wenn die Einrichtung stabil erscheint, erstellen Sie eine Sicherung Ihrer Mailbird-Daten (Windows): Beenden Sie Mailbird komplett und kopieren Sie dann den Mailbird-Datenordner von C:\Users\<Ihr Benutzername>\AppData\Local an einen sicheren Ort.¹³
    • Speichern Sie Ihr „Neues Kunden-E-Mail-Paket“ (Ordnerliste, Filter-Rezepte, Signaturblöcke, Vorlagennamen) in Ihrem Agentur-Wiki/Geteilten Laufwerk.

    Abgeschlossen, wenn: Sie ein neues Kundenpostfach nach dem Paket einrichten können, statt den Prozess neu zu erfinden.