Configurazione del Workflow Email per Agenzie

Configurazione del flusso di lavoro per la gestione email per agenzie Mailbird

1. Scrivi una mappa della casella di posta del cliente di una pagina (chi risponde a cosa)

   • Crea un documento/foglio di calcolo con queste colonne: Cliente, Casella/indirizzo, Scopo (assistenza/fatturazione/approvazioni), Proprietario principale, Proprietario di riserva, Obiettivo di risposta (stesso giorno / giorno lavorativo successivo), Includi nella Casella Unificata (sì/no).
   • Per ogni casella di posta, aggiungi una nota “Invio come consentito?” (chi può rispondere da quell’indirizzo).

   Completato quando: ogni casella di posta attiva ha un proprietario e un obiettivo di risposta.

2. Aggiungi gli account corretti a Mailbird (e scegli OAuth dove disponibile)

   • Apri il menu di Mailbird (☰) → Impostazioni → Account → Aggiungi.
   • Aggiungi gli account uno alla volta e conferma che ciascuno possa inviare e ricevere (inviati una email di prova, poi rispondi).
   • Per le caselle Microsoft 365, Mailbird supporta Microsoft OAuth 2.0 (autenticazione moderna); in alcune configurazioni potrebbe essere necessario cliccare su Modifica impostazioni server e scegliere Microsoft OAuth 2.0 come metodo di autenticazione.²³
   • Se un cliente usa un server Exchange on-premises, tieni presente che OAuth 2.0 non è supportato da Mailbird per questi account—chiedi al team IT del cliente quale metodo di connessione usare (Exchange/IMAP/POP) e quali impostazioni server sono consentite.²

   Completato quando: puoi inviare e ricevere un messaggio di prova da ogni casella nella tua mappa della posta.

3. Attiva la Casella Unificata (ma solo per le tue caselle "Giornaliere")

   • La Casella Unificata appare dopo aver aggiunto più di un account.
   • Menu Mailbird (☰) → Impostazioni → Account → abilita Casella Unificata per gli account che vuoi includere.
   • Opzionale: seleziona Seleziona all’avvio così Mailbird si apre direttamente sulla Casella Unificata.
   • In Casella Unificata, apri un messaggio e premi Rispondi una volta—verifica che la risposta sia inviata dallo stesso account che ha ricevuto l’email (la Casella Unificata mantiene il contesto dell’account per le risposte).⁴

   Completato quando: puoi gestire più account da una lista senza rispondere con l’indirizzo sbagliato.

4. Crea firme email sicure per i clienti usando le Identità

   • Menu Mailbird (☰) → Impostazioni → Identità.
   • Doppio clic su un’identità e incolla una firma (vedi consigli per la firma email) che includa: nome, ruolo, agenzia, telefono, fuso orario e (se necessario) una clausola richiesta dal cliente.
   • Se ti servono più firme per lo stesso indirizzo email (comune nelle agenzie), crea più identità e assegna a ciascuna una firma diversa.⁷⁸

   Completato quando: scrivere da ogni casella mostra la firma corretta (e puoi cambiare identità quando serve).

5. Crea un sistema di cartelle che rispecchi il lavoro dell’agenzia (Azione / In attesa / Approvazioni / Riferimenti)

   • Menu Mailbird (☰) → Impostazioni → Cartelle.
   • Per ogni casella cliente, crea le stesse cartelle principali (usa numeri per ordinarle prevedibilmente):

   Cartella	Usala per	Test rapido
   00-Azione	Richiede una risposta o un risultato	Sposta un’email attiva dentro e verifica che sparisca dalla Posta in arrivo
   10-In attesa	Hai risposto; in attesa del cliente o fornitore	Sposta una conversazione in attesa dentro
   20-Approvazioni	Qualsiasi cosa bloccata in attesa di approvazione del cliente	Archivia una conversazione "approva questo" dentro
   30-Riferimenti	Brief, ricevute, informazioni che potrebbero servire dopo	Archivia una conversazione informativa dentro
   90-Archivio	Lavori completati che non vuoi nelle cartelle giornaliere	Archivia una conversazione completata

   • Dopo aver creato le cartelle, clicca su Sincronizza con il server.
   • Prova una scorciatoia per archiviare: seleziona un’email e premi V per assegnarla a una cartella (o usa il controllo + nella guida cartelle di Mailbird).⁶

   Completato quando: ogni casella cliente ha lo stesso set di cartelle e puoi archiviare un’email in meno di 3 secondi.

6. Aggiungi filtri affinché i messaggi ripetuti vengano instradati automaticamente

   • Menu Mailbird (☰) → Impostazioni → scheda Filtri → scegli un account → Aggiungi.
   • Crea filtri per ogni casella cliente per spostare le email nelle cartelle. (Mailbird nota che Sposta/Copia in cartella non è supportato se il filtro è impostato su “Account Unificati”).⁵
   • Set filtri base (per ogni casella cliente):
     • Instradamento approvazioni: Condizione: Oggetto contiene “approval” (o il tag del team tipo “APPROVAL”) → Azione: Sposta in cartella 20-Approvazioni.
     • Instradamento FYI: Condizione: Oggetto contiene “FYI” → Azione: Sposta in cartella 30-Riferimenti.
     • Instradamento azione (dominio cliente): Condizione: Da contiene “@clientdomain.com” → Azione: Sposta in cartella 00-Azione.
   • Clicca Salva ed Esegui una volta, così il filtro si applica anche ai messaggi già in Posta in arrivo.
   • Comportamento importante: i filtri di Mailbird non si sincronizzano col server email e si applicano solo ai messaggi in arrivo mentre Mailbird è in esecuzione.⁵

   Completato quando: puoi inviare un’email di prova che corrisponde a ogni filtro e vederla finire nella cartella prevista.

7. Salva modelli email per le tue risposte più comuni in agenzia

   • Crea modelli per “Ricevuto—sto lavorando”, “Domanda di chiarimento”, “Approvazione richiesta”, “Riepilogo riunione”, “Cambio obiettivi”, e “Passaggio/Prossimi passi.”
   • In Componi/Risposta rapida, clicca l’icona Modelli Email → Salva bozza come modello → Salva come nuovo modello → nomina e imposta l’oggetto.⁹
   • Da ricordare sul comportamento dei modelli: To/CC/BCC non vengono salvati, ma la firma può essere salvata se è nella bozza.⁹
   • I modelli email sono disponibili solo per licenze Premium—come alternativa, mantieni gli stessi modelli in un documento condiviso e copia/incolla quando serve.⁹

   Completato quando: puoi inserire un modello in una risposta e riempi solo i dettagli specifici del cliente.

8. Rendi la selezione ovvia: raggruppa le conversazioni non lette in alto

   • Menu Mailbird (☰) → Impostazioni → Aspetto → seleziona Raggruppa le conversazioni non lette in alto.¹²
   • Durante la selezione giornaliera, cancella prima le non lette; poi archivia il resto in Azione/In attesa/Riferimenti.

   Completato quando: i messaggi non letti rimangono fissi in cima alla lista messaggi.

9. Usa Snooze + Invia dopo per non far sparire i follow-up

   • Snooze: clic destro su un’email → Snooze, o passa sul ritratto del mittente e clicca l’orologio, oppure premi Z e scegli quando farla tornare in inbox.¹⁰
   • Invia dopo: in Componi/Rispondi/Inoltra, clicca l’icona orologio sul pulsante Invia e scegli data/ora.¹¹
   • Per inviare al momento scelto, Mailbird deve essere aperto e connesso (altrimenti invierà la volta successiva che Mailbird è online).¹¹

   Completato quando: hai messo in snooze una conversazione e programmato un’email di follow-up.

10. Aggiungi una semplice regola di passaggio per le caselle condivise (no risposte doppie)

    • Se più colleghi accedono alla stessa casella cliente, scegli un metodo e scrivilo nella tua mappa della posta:
    • Opzione A: rotazione del proprietario di triage. Una persona gestisce la casella condivisa per la giornata; gli altri rispondono solo ai messaggi inoltrati/assegnati a loro.
    • Opzione B: assegnazione cartelle. Crea sottocartelle sotto 00-Azione per ogni collega (es. 00-Azione/Alex, 00-Azione/Sam). Quando prendi in carico una email, spostala nella tua cartella prima di iniziare a scrivere.
    • Aggiungi una regola in più: “Se sei in attesa del cliente, sposta in 10-In attesa e metti in Snooze fino alla data di follow-up.”

    Completato quando: ogni collega è in grado di spiegare (in una frase) come si prende in carico la proprietà in una casella condivisa.

11. Testa tutto end-to-end, poi crea un backup della configurazione Mailbird

    • Invia a te stesso tre messaggi di prova per ogni casella cliente: “Approvazione richiesta”, “FYI”, e “Azione richiesta.”
    • Verifica: i filtri spostano i messaggi, le firme sono corrette, i modelli si inseriscono, Snooze restituisce una conversazione, e Invia dopo va in coda correttamente.
    • Quando la configurazione è stabile, crea un backup dei dati Mailbird (Windows): chiudi completamente Mailbird, poi copia la cartella dati Mailbird da C:\Users\<nome utente>\AppData\Local in un luogo sicuro.¹³
    • Salva il tuo “Pacchetto email nuovo cliente” (lista cartelle, ricette filtri, blocchi firme, nomi modelli) nel wiki o drive condiviso dell’agenzia.

    Completato quando: puoi aggiungere una nuova casella cliente seguendo il pacchetto, senza reinventare il processo.