Bester E-Mail-Client für Windows 11: Mailbird vs das neue Outlook

Mailbird vs Outlook für Windows (neu): Schneller Vergleich

Schnelle Details, bei denen viele scheitern:

• Mailbirds Unified Inbox erscheint, nachdem Sie mehr als ein Konto hinzugefügt haben. ⁸
• Mailbird Free unterstützt 1 E-Mail-Konto; Mailbird Premium unterstützt unbegrenzte Konten. ⁷
• Microsofts Vergleich merkt an, dass das neue Outlook IMAP/POP unterstützt, aber einige klassische Outlook-Funktionen fehlen oder sind eingeschränkt (z. B. werden COM-Add-Ins nicht unterstützt und die .pst-Unterstützung ist nur teilweise vorhanden). ⁵

Alternativen zu E-Mail-Apps für Windows 11: Was sich geändert hat (und warum es wichtig ist)

Microsoft hat den Support für Windows Mail, Kalender und Kontakte am 31. Dezember 2024 eingestellt – das bedeutet, diese Apps können keine E-Mails oder Termine mehr senden oder empfangen. Microsoft verweist Nutzer auf das neue Outlook für Windows, das als „in Windows integriert“ und kostenlos nutzbar beschrieben wird. ²

Das Ergebnis: Unter Windows 11 ist Outlook oft der standardmäßige Startpunkt, und Ihre eigentliche Entscheidung besteht darin, ob Sie es akzeptieren oder eine andere E-Mail-App (wie Mailbird) installieren und diese als Ihre Standard-Mailanwendung einstellen. ^{2 3}

Was sie sind (jeweils ein Satz)

Mailbird: Eine Windows-Desktop-E-Mail-App, mit der Sie mehrere Konten an einem Ort verwalten und diese optional zu einem einheitlichen Posteingang zusammenführen können. ⁸

Outlook for Windows (neu): Microsofts Outlook-App für Windows 11, die gängige Kontotypen (einschließlich IMAP/POP) unterstützt und als Ersatz für Windows Mail & Kalender positioniert ist. ^{2 5}

Wichtige Unterschiede für Windows 11 Nutzer

1) Vereinheitlichte Inbox für mehrere Konten: Mailbird

Wählen Sie Mailbird, wenn Ihr Hauptziel ist, das ständige „In welchem Postfach bin ich gerade?“-Wechseln zu stoppen: Die vereinheitlichte Inbox kombiniert Nachrichten aus verbundenen Konten in einer einzigen Ansicht (und erscheint erst, wenn Sie mehr als ein Konto hinzugefügt haben). Wenn Sie eine echte Multi-Konto-Einrichtung planen, beachten Sie, dass Mailbird Free für ein Konto pro Installation ausgelegt ist – dieser Weg bedeutet also normalerweise Mailbird Premium. ^{8 7}

2) Microsoft 365 + Meetings + Terminplanung: Outlook für Windows (neu)

Wählen Sie Outlook für Windows, wenn Ihr Hauptkonto ein Microsoft 365 Arbeits-/Schulkonto ist und Ihr „E-Mail“-Workflow eigentlich E-Mail + Kalender + Kontakte + Aufgaben umfasst. Microsoft positioniert Outlook als zentralen Ort, um diese gemeinsam zu verwalten, und viele Organisationen erwarten Outlook-Verhalten, da es im Mittelpunkt von Planungs- und Zusammenarbeit Abläufen steht. ⁴

3) Ein anpassbarer Desktop-„Arbeitsbereich“: Mailbird

Wählen Sie Mailbird, wenn Sie ein Postfach möchten, das Sie zu einer Arbeitsfläche formen können (nicht nur einen Ort, um Nachrichten zu lesen). Die kostenpflichtigen Pläne von Mailbird legen Wert auf Komfort für Power-User wie erweiterte Suche und „ benutzerdefinierte Apps “, was eine andere Philosophie als „Microsoft 365 Apps rund um Outlook verwenden“ ist. ⁷

4) Einschränkungen für Arbeit/Schule und Exchange: Outlook ist oft sicherer, aber prüfen Sie Ihre Einrichtung

Wenn Ihre Organisation Microsoft 365 nutzt und einschränkt, wie Mail-Clients sich verbinden, ist Outlook meist die Lösung mit den wenigsten Hindernissen. Der Feature-Vergleich von Microsoft weist auch darauf hin, dass der On-Prem Exchange-Support im neuen Outlook nur „teilweise verfügbar“ ist und über IMAP unterstützt wird (mit Einschränkungen je nach Protokollfähigkeiten). ⁵

Auf der Mailbird-Seite unterstützt Mailbirds Microsoft OAuth 2.0-Option keine On-Prem Exchange-Server-Konten. Mailbird weist auch darauf hin, dass die Verbindung zu Microsoft 365 über IMAP/POP von Organisationseinstellungen wie SMTP AUTH abhängen kann (was für neue Microsoft 365 Organisationen standardmäßig deaktiviert ist). ⁹

5) Offline-Nutzung: Mailbird für „Desktop-first“, Outlook wenn Sie meist online sind

Wenn Sie reisen, mit instabilem WLAN arbeiten oder einfach vorhersehbares Offline-Lesen möchten, kann Mailbird die bequemere Wahl sein, da es sich wie ein traditioneller Desktop-Client verhält und Sie den lokalen Datenordner sichern können. Outlook kann auch offline arbeiten, aber Microsoft stellt dies als etwas dar, das Sie aktiv einrichten und konfigurieren müssen (zum Beispiel auswählen, wie viele Tage E-Mails für den Offline-Zugriff gespeichert werden). ^{10 6}

6) Werbung vs. Bezahlung für den Client: hängt davon ab, was Sie mehr stört

Outlook für Windows bietet einen kostenlosen, werbefinanzierten Modus: Microsoft erklärt, dass Sie bei Nutzung eines kostenlosen E-Mail-Dienstes (wie Outlook.com, Hotmail oder Gmail) ohne Microsoft 365 Abonnement Werbung im Outlook für Windows sehen. Mailbird verfolgt einen traditionelleren Freemium-Ansatz: kostenlos starten, bezahlen, wenn Sie den Premium-Workflow möchten (insbesondere für Multi-Konto-Power-Nutzung). ^{4 7}

7) Komfort der Standard-App unter Windows 11: Outlook für Windows (neu)

Wenn Sie unter Windows 11 den Weg mit dem geringsten Widerstand wollen, ist Outlook kaum zu übertreffen – weil es immer mehr „einfach da ist“. Die Admin-Anleitungen von Microsoft weisen darauf hin, dass Windows 11 Builds ab 23H2 die neue Outlook-App für alle Nutzer vorinstallieren, und Berichte vermerken, dass die älteren Mail & Kalender-Apps unter Windows 11 Version 24H2 nicht standardmäßig installiert sind. Mailbird kann als Standard-Mail-App eingerichtet werden, aber das ist eine bewusste Entscheidung, die Sie treffen müssen. ^{3 1}

Kosten/Aufwand/Eigentums-Trade-offs

Kosten (US-Listenpreise zum Zeitpunkt der Erstellung)

• Outlook für Windows: Positioniert als Bestandteil von Windows; Microsoft gibt an, dass die kostenlose Version Anzeigen im Posteingang zeigen kann, sofern kein Microsoft 365 Abonnement besteht. ^{2 4}
• Mailbird: Mailbird Free kostet 0 $ und enthält 1 E-Mail-Konto; Mailbird Premium wird mit 4 $ pro Benutzer/Monat bei Jahresplan angegeben; und Mailbird Premium „Einmalzahlung“ kostet einmalig 99,75 $ (beide Premium-Optionen bieten unbegrenzte Konten und 3 Geräte pro Lizenz). ⁷

Aufwand

• Outlook-Aufwand: Der geringste Installations-/Einrichtungsaufwand auf vielen Windows-11-PCs, da es oft bereits installiert ist. Die größte „Aufwandskosten“ bestehen darin, sich an Microsofts gewünschte Arbeitsweise von Outlook anzupassen. ³
• Mailbird-Aufwand: Leicht höherer anfänglicher Aufwand (Installation + Konten hinzufügen + als Standard-App festlegen), aber dieser Aufwand fällt nur einmal an, um einen Arbeitsablauf für mehrere Posteingänge einzurichten.

Eigentum

• Outlook-Eigentum: Ideal, wenn Sie bereits für Microsoft 365 zahlen (und sich daran gebunden haben); weniger ideal, wenn Sie Abonnements oder Werbung vermeiden möchten. ⁴
• Mailbird-Eigentum: Sie können je nach Budget und geplanter Nutzungsdauer zwischen einem laufenden Abonnement oder einem Einmalkauf für Premium wählen. ⁷

Risiken und Ausschlusskriterien

Mailbird ist keine gute Wahl, wenn…

• Sie eine garantiert „funktioniert unter allen Umständen“-Erfahrung in einer stark eingeschränkten Microsoft 365 Umgebung benötigen (in der IMAP/SMTP durch Richtlinien eingeschränkt sein kann).
• Ihre E-Mail auf einem lokalen Exchange-Server liegt und Sie speziell die Microsoft OAuth 2.0-Anmeldung für diese Umgebung benötigen.
• Sie eine kostenlose Multi-Account-Einrichtung wünschen (Mailbird Free ist für ein Konto ausgelegt).

Die Details hinter diesen Ausschlusskriterien betreffen hauptsächlich Authentifizierungs- und Kontoregeln (zum Beispiel weist die Mailbird-Dokumentation darauf hin, dass OAuth 2.0 für lokale Exchange-Serverkonten nicht unterstützt wird, und ebenso, dass IMAP/POP organisationsspezifische Einstellungen wie SMTP AUTH benötigen können). ^{9 7}

Outlook für Windows (neu) ist keine gute Wahl, wenn…

• Sie keine Anzeigen im Posteingang wünschen und auch kein Microsoft 365-Abonnement für deren Entfernung abschließen möchten.
• Sie auf klassische, nur in Outlook verfügbare Funktionen angewiesen sind (zum Beispiel COM-Add-ins) oder stark auf .pst-Workflows angewiesen sind, die vom neuen Outlook nur teilweise unterstützt werden.
• Sie einen lokalen Exchange betreiben und das volle Exchange-Verhalten benötigen (die Exchange-Erfahrung des neuen Outlook auf dem lokalen Server kann eingeschränkt sein).

Microsoft beschreibt explizit Anzeigen für kostenlose Nutzer ohne Microsoft 365-Abonnement, und die Funktionsvergleichsdokumente weisen auf mehrere Unterschiede zwischen klassischem Outlook und dem neuen Outlook hin (einschließlich fehlender Unterstützung für COM-Add-ins und nur teilweiser .pst-Unterstützung). ^{4 5}

Wechselpfad: Wenn Sie sich falsch entschieden haben, wie Sie mit minimalem Verlust die Richtung ändern

Unified Inbox erscheint, nachdem Sie mehr als ein Konto hinzugefügt haben, und die Mailbird-Dokumentation behandelt Microsoft 365 OAuth 2.0 sowie dazugehörige Sonderfälle. ^{8 9}

Mailbird bietet Anleitungen zum Sichern seines lokalen Datenordners und stellt ein Export-Tool bereit, das POP3/IMAP-Daten in .eml-Dateien exportieren oder auf einen IMAP-Server hochladen kann (hilfreich, wenn Sie historische Mails übertragen möchten). ^{10 11}

Wenn Sie von der alten Windows 11 Mail-App kommen

1. Gehen Sie von einer Migration aus: Microsoft hat die Unterstützung der alten Mail/ Kalender/ Personen-Apps eingestellt. ²
2. Entscheiden Sie Ihre Richtung: Outlook für Windows, wenn Sie Microsofts Standardweg wählen möchten, oder Mailbird, wenn Sie eine dedizierte Multi-Konto-Desktop-App wollen – eine der besten Alternativen zu E-Mail-Apps für Windows 11.
3. Exportieren Sie alles Lokale bevor Sie einen PC löschen/zurücksetzen (Microsoft weist darauf hin, dass lokale Mail/ Kalender/ Personen-Elemente exportierbar bleiben). ²

Entscheidungsbaum (erzwinge eine Wahl)

Häufig gestellte Fragen

Quellen

1. Windows Central — Notiert, dass Mail & Kalender nach Windows 11, Version 24H2 (22. Okt. 2025) nicht standardmäßig installiert sind
2. Microsoft Support — Outlook für Windows: Die Zukunft von Mail, Kalender und Kontakten unter Windows 11 (Mail/Calendar-Support endete am 31. Dez. 2024; Outlook in Windows integriert)
3. Microsoft Learn — Steuerung der Installation und Nutzung des neuen Outlook (Vorinstallationsverhalten bei Windows 11 Builds später als 23H2)
4. Microsoft 365 — Outlook für Windows Seite (Werberichtlinien für kostenlose Nutzer; Abonnement entfernt Werbung)
5. Microsoft Support — Funktionsvergleich zwischen neuem Outlook und klassischem Outlook (Kontounterstützung, Add-Ins, .pst-Status, Offline-Status)
6. Microsoft Support — Offline-Arbeiten in Outlook (Offline-Zugriffsverhalten im neuen Outlook für Windows)
7. Mailbird — Preisseite (Kostenlos vs Premium, Einmalzahlung, Geräte pro Lizenz): https://hub.getmailbird.com/pricing
8. Mailbird Support — Unified Inbox (was es ist, wann es erscheint, wie es funktioniert): https://support.getmailbird.com/hc/en-us/articles/220108147-Unified-Inbox
9. Mailbird Support — Microsoft 365 OAuth 2.0 (moderne Authentifizierung) Unterstützung (Einschränkungen und Einrichtungshinweise): https://support.getmailbird.com/hc/en-us/articles/360052453913-Microsoft-Office-365-OAuth-2-0-modern-authentication-support
10. Mailbird Support — Wie man seine E-Mail-Daten sichert (Schritte zur Sicherung des Windows-Datenordners): https://support.getmailbird.com/hc/en-us/articles/115003544187-How-to-backup-your-email-data
11. Mailbird Support — Wie man das Export-Tool von Mailbird benutzt (.eml Export oder Upload zu einem IMAP-Server): https://support.getmailbird.com/hc/en-us/articles/115013591887-How-to-Use-Mailbird-s-Export-Tool
12. Mailbird Support — Hinweise zu Aktionen und Mengenrabatten (Preise und Aktionen können variieren): https://support.getmailbird.com/hc/en-us/articles/360038912334-Does-Mailbird-Offer-Discounts-for-Purchases-of-Multiple-Licenses