Полнейшее руководство по управлению несколькими почтовыми ящиками

Сколько у вас почтовых адресов? Личный аккаунт и рабочий аккаунт? Может быть еще спам-аккаунт, чтобы говорить его всем тем назойливым продавцам.

Пользователи по всему свету создали 4,4 миллиарда почтовых аккаунтов. Можно с уверенность сказать, что у большинства есть несколько почтовых адресов. Мы уже тратим огромное количество времени на чтение и ответы на письма, а несколько аккаунтов лишь добавляют работы.

К счастью, есть способы эффективно управлять несколькими почтовыми аккаунтами. В этом руководстве собраны все идеи и приемы для этого.

4 Способа управлять несколькими аккаунтами

Если у вас больше одного почтового аккаунта, вам наверняка приходится проверять их все по пять раз на дню. Как вы управляете своими аккаунтами? Вот несколько вариантов.

1. Открывать каждый аккаунт в браузере

Во-первых, вы можете открывать каждый ящик в собственной вкладке в браузере. Для этого ваш почтовый клиент должен поддерживать веб-почту. Преимущество этого метода в том, что почтовые адреса остаются разделенными, что позволят вам разделять рабочие и личные вопросы.

Минус же в том, что это может привести к путанице, и то что вас браузер будет работать медленнее из-за всех этих вкладок. Плюс, у всех них свой интерфейс, и вам придется много кликать мышкой.

2. Настроить пересылку на главный аккаунт

Альтернативой путаницы в куче вкладок является использование одного главного адреса, на который перенаправляется почта со всех прочих ящиков. Вы можете сделать это, включив пересылку вручную для каждого ящика.

Этот метод работает и в обратную сторону - вы можете настроить рассылку с одного главного аккаунта по нужным ящикам. Однако, это все равно означает, что вам придется управлять несколькими адресами, что, в конечном счете, будет стоить вашего времени и сил.

Хотя такие подходы и лучше предыдущего, у них есть свои недостатки. В первом варианте, когда вы отвечаете на письмо с главного аккаунта, этот адрес и увидит получатель (а потому и ответит на него). Это может привести к путанице, если вы смешиваете рабочую и личную переписку. Второй вариант добавляет еще один адрес в уравнение, делая вашу ситуацию еще сложнее.

3. Использовать почтовый клиент

Большинство почтовых клиентов помогают людям разбираться со своей почтой как можно проще. Есть множество почтовых клиентов для почти всех ОС. При выборе подходящего именно вам почтового клиента, убедитесь, что он работает с несколькими аккаунтами. Что подводит нас к следующему пункту.

4. Использовать объединенный ящик

Лучший способ эффективно управлять почтой - использовать единый ящик. Он может называть как-то иначе в других клиентах. В Mailbird его называют «Единым Ящиком», так как он позволяет вам объединить почту со множества аккаунтов в один хорошо управляемый ящик. Вне зависимости от почтового провайдера, вы можете синхронизировать несколько адресов в Mailbird и читать все свои письма в одном ящике. (Ваш Единый Ящик обозначается шестиугольным значком вверху левой панели. Узнайте больше об этой крутой функции здесь.)

Объединение ваших почтовых аккаунтов в один ящик позволяет вам читать свою почту где угодно и когда угодно. Вы сэкономите кучу времени и сил, ведь вам нужно открыть лишь одну программу или аккаунт.

Подсказки по эффективному управлению почтовыми аккаунтами

Теперь, когда вы научились управлять своим множеством аккаунтов, пришло время узнать, как пользоваться ими на всю катушку.

1. Настройте автоматическую подпись писем

Если вы решите использовать Единый Ящик, вы будете посылать письма по различным целям с одной платформы. А это значит, что вам придется читать рабочую и личную переписку в одном месте.

Первым делом вам нужно установить подписи для всех своих аккаунтов. Это сбережет вам ценное время, ведь вам достаточно выбрать одну из заранее написанных подписей, которая появится внизу вашего сообщения. Плюс, это обеспечит ваших адресатов вашей контактной информацией.

2. Сортируйте и фильтруйте письма по папкам

Еще одним отличным советом является: Относитесь к своей почте, как к своему рабочему столу. Каждое письмо - это файл, который нужно распределить в нужную папку. Вы можете делать это вручную при получении каждого письма или же вы можете создать фильтр. Фильтры автоматически сортируют письма с определенных адресов или которые содержат определенную информацию по папкам, а не просто складируют их в главном ящике.

Если у вас есть множество учетных записей, система распределения помогает держать рабочие моменты раздельно от личных, или работать с одним клиентом раздельно от другого, или вообще разделять две работы. Особенно если вам нужно архивировать письма, чтобы сверяться с ними позднее.

multiple email

3. Задайте время для проверки почты

Легко потеряться в своем ящике - ведь он всегда под рукой. Особенно это верно для обладателей нескольких аккаунтов. Чем их больше, тем больше почты вы получаете!

Рекомендуется устанавливать специальное время для проверки почты для повышения производительности и лучшей фокусировке на задачах. И не проверяйте почту вне этого периода! Отвечайте на письма сразу же - не позволяйте им пылиться в ящике. Если нужен длинный ответ - пометьте их и оставьте на потом.

Кроме того, держать свою почту организованной и «чистой», особенно используя Единый Ящик, поможет вам использовать это время с максимальной пользой! Например, вы можете потратить его на планирование следующего отпуска!

Заключение

Большинство людей даже не представляют, сколько времени они тратят впустую, пытаясь управлять множеством почтовых аккаунтов. Вы можете проверять разные ящики в разное время или, может, вы приняли все, как есть. В реальности, перейдя на Единый Ящик или создав главный аккаунт, вы уже никогда не захотите вернуться назад. Мы надеемся, что эти советы показались вам полезными и сделали вас чуть ближе к «послушному» почтовому ящику.