Melhore as Respostas com Resposta Inline

Melhore as Respostas com Resposta Inline
Melhore as Respostas com Resposta Inline

Erros de email são difíceis de evitar

Todos nós já fizemos isso. Enviamos um email para a pessoa errada. Esquecemos de adicionar um anexo. Clicamos em "Responder a Todos" em uma grande conversa de email… a lista continua e continua.

Considerando que um funcionário recebe, em média, 121 emails por dia, acidentes vão acontecer. As pessoas geralmente são compreensivas quando isso ocorre, mas não seria ótimo se você pudesse simplesmente evitar esses erros de email completamente?

Felizmente, muitos grandes erros podem ser prevenidos pelo uso eficaz da resposta inline. Alguns clientes de email, como Mailbird, têm um recurso de resposta inline embutido. Suas respostas são automaticamente reconhecidas como suas ao digitar inline. Não tem certeza do que quero dizer com resposta inline? Aqui está um vídeo mostrando como funciona.

Resposta Inline no Mailbird
Resposta Inline no Mailbird

Então, como a resposta inline pode ajudá-lo? Para uma gestão de email eficiente, aqui estão os cinco grandes erros de email que você pode evitar se usar esse recurso de forma eficaz.

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#5 Espere... A qual email estou a responder?

A maioria das pessoas tem múltiplas contas de email, e "121 emails por dia" não é brincadeira! Como é que uma pessoa consegue acompanhar toda essa informação? Se alguma vez começaste a escrever um email, apenas para perceber que estavas a responder à cadeia de emails errada, é hora de começares a usar a resposta inline. Pronto.

Evita a confusão de múltiplas contas de email e a enxurrada de emails diários respondendo ao remetente no corpo da mensagem original.

#4 Mas você aprovou isso por email!

O email possui muitas vantagens como método de comunicação. É rápido, fácil e instantâneo. E enquanto algumas coisas são melhor feitas cara a cara ou por telefone, está se tornando aceitável realizar a maioria das atividades empresariais por email. Como solicitar aprovações para projetos, trabalho, etc.

E se alguém pedir várias aprovações em um único email? Ou talvez você gostaria de fornecer uma aprovação condicional (como "Mude X, então está bom para seguir")? Como você faz isso sem confundir todo mundo?

A resposta inline permite que você responda a cada item individualmente. Dessa forma, você comunica claramente suas contribuições, enquanto garante que o destinatário compreenda totalmente sua resposta.

#3 Você QUASE conseguiu tudo...

Nesse mesmo sentido, a resposta inline pode ajudá-lo a evitar o infeliz erro de email de esquecer-se de responder a toda a mensagem. Às vezes, as pessoas discutem vários assuntos ou fazem várias perguntas em um único email (culpado!). Você quer responder a tudo, mas pode esquecer algo ou ter dificuldade em organizar as informações em uma resposta. Usar a resposta inline após cada tópico ou pergunta garante uma comunicação clara e eficiente.

Erros de Email
Erros de Email

#2 Quem disse o quê?

Se já fez parte de uma cadeia de emails em massa, sabe a dificuldade de percorrer toneladas de respostas para obter a informação de que precisa. Felizmente, quando um email em massa requer respostas da maioria, senão de todos, os recipientes, cada pessoa pode responder inline.

Isto evita uma série de erros de email—atribuir respostas à pessoa errada, perguntar acidentalmente a alguém por uma resposta duas vezes, e perder tempo a filtrar múltiplas respostas. Fale sobre gestão de email eficaz!

#1 Perdi alguma coisa?

O e-mail tornou-se uma forma chave de comunicação. Especialmente se trabalha remotamente! Muitas vezes, um grupo ou equipa terá conversas completas em uma única cadeia de e-mails. O que acontece se perder algo importante? Você tem que rolar através de e-mail após e-mail até encontrar o que perdeu.

Responder inline mantém tudo curto, doce e direto ao ponto, sem todo aquele "Mensagem Original".

Conclusão

Claramente, se não está a usar a resposta inline, está na hora de começar. Pelo menos, ajudará a comunicar de forma mais eficiente por e-mail. É verdade que nem toda a conversa por e-mail é melhor feita através da resposta inline, mas utilizada nas situações corretas, economizará tempo e evitará confusões.

O que acha da funcionalidade de resposta inline? Acha que vai usá-la? Deixe-nos saber nos comentários!