Améliorez les Réponses avec la Réponse Intégrée

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Les erreurs d'email sont difficiles à éviter

Nous l'avons tous fait. Envoyé un email à la mauvaise personne. Oublié d'ajouter une pièce jointe. Cliqué sur "Répondre à tous" dans une grande chaîne d'emails… la liste continue encore et encore.

Étant donné que un employé reçoit en moyenne 121 emails par jour, des accidents vont se produire. Les gens sont généralement compréhensifs quand cela arrive, mais ne serait-il pas merveilleux de pouvoir simplement éviter ces erreurs d'email complètement ?

Heureusement, de nombreuses grosses erreurs peuvent être évitées grâce à une utilisation efficace de la réponse intégrée. Certains clients de messagerie, comme Mailbird, ont une fonctionnalité de réponse intégrée intégrée. Vos réponses sont automatiquement notées comme les vôtres lorsque vous tapez en ligne. Vous ne savez pas ce que je veux dire par réponse intégrée ? Voici une vidéo qui vous montre comment cela fonctionne.

Réponse intégrée dans Mailbird
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Alors, comment la réponse intégrée peut-elle vous aider ? Pour un management d'email efficace, voici les cinq grandes erreurs d'email que vous pouvez éviter si vous utilisez cette fonctionnalité efficacement.

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#5 Attendez… À quel email est-ce que je réponds ?

La plupart des gens ont plusieurs comptes email, et "121 emails par jour" n'est pas une plaisanterie ! Comment une seule personne peut-elle suivre toutes ces informations ? Si vous avez déjà commencé à rédiger un email, pour réaliser ensuite que vous répondez à la mauvaise chaîne d'email, il est temps de commencer à utiliser la réponse en ligne. Tout de suite.

Évitez la confusion causée par plusieurs comptes email et le flot d'emails quotidiens en répondant à l'expéditeur dans le corps du message original.

#4 Mais vous l'avez approuvé par email !

L'email a de nombreux avantages en tant que méthode de communication. C'est rapide, c'est facile et c'est instantané. Et bien que certaines choses soient mieux faites en face à face ou par téléphone, il devient acceptable de mener la plupart des activités professionnelles par email. Comme demander des approbations pour des projets, du travail, etc.

Que faire si quelqu'un demande plusieurs approbations dans un seul email ? Ou peut-être aimeriez-vous fournir une approbation conditionnelle (comme "Changez X, puis c'est bon à faire") ? Comment faire cela sans semer la confusion chez tout le monde ?

La réponse en ligne vous permet de répondre à chaque élément individuellement. De cette façon, vous communiquez clairement vos contributions, tout en vous assurant que le destinataire comprend pleinement votre réponse.

#3 Vous y êtes presque…

Dans le même esprit, la réponse en ligne peut vous aider à éviter l'erreur d'email malheureuse d'oublier de répondre au message entier. Parfois, les gens abordent plusieurs sujets ou posent plusieurs questions dans un seul email (coupable !). Vous souhaitez répondre à tout, mais vous risquez d'oublier quelque chose ou de trouver difficile d'organiser les informations dans une réponse. Utiliser la réponse en ligne après chaque sujet ou question garantit une communication claire et efficace.

Erreurs d'email
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#2 Qui a dit quoi ?

Si vous avez déjà fait partie d'une chaîne de courriels groupés, vous connaissez la difficulté de faire défiler des tonnes de réponses pour obtenir les informations dont vous avez besoin. Heureusement, lorsque des courriels groupés nécessitent des réponses de la plupart, voire de tous, les destinataires, chaque personne peut répondre en ligne.

Cela prévient un certain nombre d'erreurs d'email—attribuer des réponses à la mauvaise personne, demander accidentellement à quelqu'un une réponse deux fois, et perdre du temps à trier plusieurs réponses. Parlez d'une gestion d'email efficace !

#1 Ai-je raté quelque chose ?

L'email est devenu une forme de communication clé. Surtout si vous travaillez à distance ! Souvent, un groupe ou une équipe aura de longues conversations dans une seule chaîne d'email. Que se passe-t-il si vous manquez quelque chose d'important ? Vous devez faire défiler email après email jusqu'à ce que vous trouviez ce que vous avez raté.

Répondre en ligne garde tout court, doux et précis, sans toute cette verbiage de "Message original".

Conclusion

De toute évidence, si vous n'utilisez pas la réponse en ligne, il est temps de commencer. Au minimum, cela vous aidera à communiquer plus efficacement par e-mail. Certes, toutes les conversations par e-mail ne se prêtent pas toujours à la réponse en ligne, mais utilisées dans les bonnes situations, cela vous fera gagner du temps et évitera la confusion.

Que pensez-vous de la fonction de réponse en ligne ? Pensez-vous que vous allez l'utiliser ? Faites-le nous savoir dans les commentaires !