Улучшите Ответы с Помощью Встроенного Ответа

Улучшите Ответы с Помощью Встроенного Ответа
Улучшите Ответы с Помощью Встроенного Ответа

Ошибки в электронной почте трудно избежать

Мы все это делали. Отправляли электронное письмо не тому человеку. Забывали прикрепить файл. Нажимали "Ответить всем" в большом email-цепочке… список можно продолжать.

Учитывая что сотрудник получает в среднем 121 электронное письмо в день, ошибки случаются. Люди в целом понимают, когда это происходит, но разве не было бы здорово избежать этих ошибок в электронной почте полностью?

К счастью, многие крупные ошибки можно предотвратить с помощью эффективного использования функции встроенного ответа. Некоторые почтовые клиенты, такие как Mailbird, имеют встроенную функцию ответа. Ваши ответы автоматически отмечаются как ваши, когда вы пишете ответом. Не уверены, что я имею в виду под встроенным ответом? Вот видео, которое показывает, как это работает.

Встроенный ответ в Mailbird
Встроенный ответ в Mailbird

Так как же встроенный ответ может помочь вам? Для более эффективного управления электронной почтой, вот пятёрка больших ошибок в электронной почте, которых следует избегать, если вы будете эффективно использовать эту функцию.

Получите Mailbird, лучший почтовый клиент для бизнеса
Получите Mailbird бесплатно

#5 Подождите... На какой email я отвечаю?

У большинства людей есть несколько учетных записей электронной почты, и "121 email в день" — это не шутка! Как одному человеку успеть следить за всей этой информацией? Если вы когда-либо начинали набирать email, только чтобы осознать, что отвечаете не на ту цепочку писем, пора начать использовать ответ внутри сообщения. Срочно.

Избегайте путаницы с несколькими учетными записями электронной почты и потоком ежедневных писем, отвечая отправителю в теле оригинального сообщения.

#4 Но вы одобрили это по электронной почте!

Электронная почта имеет множество преимуществ как способ общения. Это быстро, легко и мгновенно. И хотя некоторые вещи лучше делать лицом к лицу или по телефону, становится приемлемым проводить большинство бизнес-операций по электронной почте. Например, запрашивать одобрения для проектов, работы и т. д.

Что, если кто-то попросит несколько одобрений в одном письме? Или, возможно, вы хотите предоставить условное одобрение (например, "Измените X, тогда можно действовать")? Как это сделать, не запутывая всех?

Ответ в строчку позволяет вам отвечать на каждый пункт по отдельности. Таким образом, вы четко сообщаете свои комментарии, обеспечивая полное понимание вашего ответа получателем.

#3 Вы Почти всё поняли…

На эту же тему, встроенный ответ может помочь вам избежать неприятной ошибки в электронной почте, заключающейся в том, что вы забываете ответить на всё сообщение. Иногда люди обсуждают несколько тем или задают несколько вопросов в одном письме (виновен!). Вы хотите ответить на всё, но можете что-то забыть или столкнуться с трудностями в организации информации в ответе. Использование встроенного ответа после каждой темы или вопроса обеспечивает ясную и эффективную коммуникацию.

Ошибки в электронной почте
Ошибки в электронной почте

#2 Кто сказал что?

Если вы когда-либо участвовали в массовой электронной почте, вы знаете, как сложно прокручивать тонны ответов, чтобы получить нужную информацию. К счастью, когда массовая электронная почта требует ответов от большинства, если не от всех, получателей, каждый может ответить в сообщении.

Это предотвращает ряд ошибок в электронной почте — приписывание ответов не тому человеку, случайное повторное обращение к кому-то за ответом и трата времени на фильтрацию множества ответов. Говоря о эффективном управлении электронной почтой!

#1 Я что-то пропустил?

Электронная почта стала ключевой формой коммуникации. Особенно если вы работаете удаленно! Часто группа или команда ведет полноценные обсуждения в одной цепочке писем. Что происходит, если вы пропустили что-то важное? Вам придется прокручивать одно письмо за другим, пока вы не найдете то, что пропустили.

Ответы в строке делают всё кратким, понятным и по делу, без всего этого "Оригинальное сообщение" балласта.

Заключение

Очевидно, что если вы не используете функцию ответа в строке, время начать. По крайней мере, это поможет вам более эффективно общаться по электронной почте. Конечно, не каждая электронная беседа лучше всего ведется через ответ в строке, но в подходящих ситуациях это сэкономит вам время и избежит путаницы.

Что вы думаете о функции ответа в строке? Думаете, вы будете ее использовать? Дайте нам знать в комментариях!