Zarządzanie Wieloma Kontami E-mail: Kompletny Poradnik na 2026 dla Rozwiązań Ze Wspólną Skrzynką Odbiorczą

Mierzalny wpływ na produktywność

Finansowe konsekwencje nieefektywnego zarządzania e-mailem są istotne i mierzalne. Badania analizujące zwrot z inwestycji narzędzi do zarządzania e-mailem wykazały, że efektywne rozwiązania do zarządzania e-mailem mogą zwiększyć produktywność pracowników nawet o dwadzieścia do trzydziestu procent. Przekładając to na godziny robocze, pracownik kosztujący swoją organizację piętnaście funtów za godzinę może zaoszczędzić około trzy godziny tygodniowo dzięki właściwej implementacji zarządzania e-mailem — co odpowiada stu osiemdziesięciu funtów miesięcznie na użytkownika.

Dla organizacji liczącej sto osób, te oszczędności przekładają się na osiemnaście tysięcy funtów miesięcznie. Dla większych przedsiębiorstw z pięciuset lub tysiącem pracowników, łączny wpływ rośnie odpowiednio do dziewięćdziesięciu tysięcy lub stu osiemdziesięciu tysięcy funtów miesięcznie, co stanowi istotne uzasadnienie finansowe dla inwestycji w odpowiednią infrastrukturę e-mailową.

Poza bezpośrednimi oszczędnościami czasowymi, nieprawidłowe zarządzanie wieloma kontami e-mailowymi stwarza kaskadowe straty wydajności. Studia przypadków z analizy ROI MailManagera pokazują, że organizacje wprowadzające kompleksowe rozwiązania do zarządzania e-mailem odnotowały konkretne poprawy wydajności: Austin-Smith:Lord osiągnął cztery godziny oszczędności tygodniowo na pracownika dzięki lepszej funkcjonalności wyszukiwania e-maili, podczas gdy Sands Consultants zapobiegli potencjalnym roszczeniom ubezpieczeniowym na dziesiątki tysięcy funtów dzięki poprawionemu śledzeniu e-maili i zgodności.

Codzienne zakłócenia w przepływie pracy

Praktyczne wyzwania związane z zarządzaniem wieloma kontami e-mailowymi wykraczają daleko poza abstrakcyjne metryki produktywności. Profesjonaliści stykają się z konkretnymi codziennymi frustracjami:

Ciężkie przełączanie aplikacji: Interfejs poczty internetowej Gmail wymaga od użytkowników ręcznego przełączania między kontami lub używania oddzielnych okien przeglądarki do jednoczesnego przeglądania różnych skrzynek odbiorczych. Interfejs internetowy Outlooka, choć oferujący pewne możliwości wielu kont, wciąż przedstawia konta jako oddzielne podmioty, zamiast zapewniać naprawdę zintegrowany widok komunikacji.

Fragmentaryczne zarządzanie kontaktami: Każde konto e-mailowe utrzymuje swoją własną listę kontaktów, co prowadzi do sytuacji, w których ważne informacje kontaktowe są rozproszone w kilku systemach. Kiedy potrzebujesz znaleźć adres e-mail kogoś, możesz musieć sprawdzić trzy lub cztery różne bazy danych kontaktów.

Izolowane systemy kalendarzy: Kalendarze zawodowe i osobiste pozostają oddzielone, co zwiększa ryzyko podwójnych rezerwacji i utrudnia szybkie zerknięcie na swój pełny harmonogram.

Zduplikowany wysiłek organizacyjny: Foldery, etykiety i reguły filtrowania, które starannie skonstruowałeś w Gmailu, nie istnieją w Outlooku. Każde konto wymaga oddzielnej infrastruktury organizacyjnej, co zwiększa wysiłek potrzebny do utrzymania zorganizowanego systemu e-mailowego.

Zwiększone ryzyko błędów: Bez wyraźnego wizualnego rozróżnienia między kontami, profesjonaliści często wysyłają wiadomości z niewłaściwego konta — osobisty e-mail z adresu służbowego lub odwrotnie — co prowadzi do kłopotliwych sytuacji i potencjalnych obaw dotyczących bezpieczeństwa.

Architektura techniczna i wdrożenie

Unifikowana skrzynka odbiorcza Mailbird działa poprzez złożoną architekturę techniczną. Użytkownicy łączą wiele kont e-mailowych z różnych dostawców przy użyciu standardowych protokołów e-mailowych — IMAP i POP3 dla większości dostawców, z dostępnością wsparcia dla Exchange w wersji premium. Po połączeniu Mailbird automatycznie synchronizuje wszystkie e-maile z tych różnych źródeł, tworząc skonsolidowany widok, który łączy wszystkie przychodzące wiadomości z wszystkich kont w jeden chronologiczny strumień.

Unifikowana skrzynka odbiorcza robi więcej niż tylko wyświetlanie wszystkich e-maili razem — utrzymuje pełny kontekst pochodzenia każdej wiadomości. Inteligentne wskaźniki wizualne pokazują, z którego konta pochodzi każdy e-mail, system zapamiętuje, które konto otrzymało każdą wiadomość (co jest kluczowe dla dokładnego kierowania odpowiedziami), a zaawansowane filtrowanie pozwala użytkownikom na przeglądanie zjednoczonej poczty ze wszystkich kont lub przełączanie się na widok poszczególnych kont w razie potrzeby.

Ten projekt reprezentuje znaczący postęp w użyteczności w porównaniu do tradycyjnych podejść. Starsze klienci e-mailowi na komputery stacjonarne wymagały od użytkowników przełączania się między folderami, panelami czy oknami, aby zobaczyć różne konta. Interfejsy webmailowe oferowały jeszcze mniej zintegrowane funkcjonalności. Unifikowana skrzynka odbiorcza Mailbird eliminuje potrzebę mechanicznego przełączania, jednocześnie zachowując pełną widoczność i kontrolę nad operacjami specyficznymi dla konta.

Kluczowe funkcje zarządzania wieloma kontami

Poza unifikowaną skrzynką odbiorczą, Mailbird oferuje bogaty zestaw funkcji zaprojektowanych specjalnie dla efektywnego zarządzania wieloma kontami:

Nieograniczone połączenia kont: Wersja premium obsługuje nieograniczone połączenia kont e-mailowych, eliminując sztuczne ograniczenia, które dręczą innych klientów e-mailowych. Plan darmowy obsługuje jedno konto dla użytkowników okazjonalnych, podczas gdy plany premium (4,03 zł - 5,75 zł miesięcznie w zależności od cyklu rozliczeniowego) odblokowują nieograniczone konta obok zaawansowanej funkcjonalności.

Zintegrowana kalendarz: Mailbird łączy wydarzenia kalendarzowe z wielu kont w jeden widok, pozwalając profesjonalistom na przeglądanie pełnego harmonogramu we wszystkich kalendarzach jednocześnie. To szczególnie cenne dla użytkowników, których kalendarze osobiste i zawodowe są prowadzone osobno — powszechny scenariusz dla pracowników korzystających zarówno z prywatnych, jak i firmowych systemów kalendarzowych.

Skonsolidowane zarządzanie kontaktami: Zamiast prowadzenia oddzielnych list kontaktów w Gmailu, Outlooku i innych systemach, Mailbird konsoliduje kontakty w jednym zintegrowanym bazie, automatycznie łącząc duplikaty i oferując jedyne źródło prawdy dla informacji kontaktowych.

Wyszukiwanie między kontami: Zamiast wymagać osobnych wyszukiwań w systemie e-mailowym każdego konta, Mailbird umożliwia zjednoczone wyszukiwanie, które jednocześnie przeszukuje wszystkie podłączone konta w poszukiwaniu wiadomości, załączników lub konkretnej treści. Dla profesjonalistów, którzy otrzymują informacje w wielu kontach i później muszą je znaleźć, ta funkcja znacznie skraca czas potrzebny do zlokalizowania konkretnych e-maili.

Zaawansowane filtrowanie i zasady: Użytkownicy mogą tworzyć złożone filtry i zasady, które działają równocześnie na wielu kontach, stosując logiczne organizacyjne do przychodzących wiadomości, niezależnie od tego, które konto je otrzymało. To umożliwia zaawansowane strategie organizacji e-maili, w których na przykład wszystkie wiadomości od konkretnego kontaktu klienta są automatycznie tagowane i organizowane na wszystkich kontach.

Organizacja wizualna i przełączanie kont

Podczas gdy unifikowana skrzynka odbiorcza zapewnia skonsolidowany widok, Mailbird utrzymuje zaawansowane wsparcie dla zarządzania poszczególnymi kontami poprzez swój interfejs boczny. Każde podłączone konto pojawia się w lewym pasku bocznym z konfigurowalnymi wskaźnikami wizualnymi — ikonami, kolorami i etykietami — które pozwalają użytkownikom szybko zidentyfikować i przełączyć się na poszczególne konta w razie potrzeby.

Taki projekt doskonale równoważy wydajność zintegrowanego widoku z kontrolą specyficznego zarządzania kontem. Użytkownicy mogą przypisać wyraźne tożsamości wizualne każdemu kontu przez kodowanie kolorami i wybór ikon. Na przykład, profesjonalne konto może być oznaczone kolorem niebieskim, konto osobiste zielonym, a konto komercyjne szarym, co pozwala na natychmiastową identyfikację wizualną, w którym koncie aktualnie pracujesz.

Interfejs organizacji kont pozwala użytkownikom konfigurować specyficzne ustawienia kont, które wpływają na to, jak każde konkretne konto funkcjonuje w Mailbird, zapewniając precyzyjną kontrolę przy zachowaniu wygody unifikowanego zarządzania.

Microsoft Outlook: Standard dla przedsiębiorstw z ograniczeniami

Microsoft Outlook jest dominującą platformą e-mailową dla przedsiębiorstw, z około 400 milionami użytkowników korzystających z jego interfejsów internetowych i desktopowych. Zgodnie z analizą porównawczą między Outlookiem a Gmailem, Outlook wyróżnia się integrowaniem kont w ekosystemie Microsoft 365, ale ma trudności z jednolitym zarządzaniem kontami e-mailowymi innych firm.

Dla organizacji osadzonych w ekosystemie Microsoft—korzystających z SharePoint, Teams, OneDrive i innych usług Microsoft—Outlook zapewnia płynne zintegrowanie, które sprawia, że jest naturalnym wyborem. Jednak profesjonaliści zarządzający wieloma kontami w różnych dostawcach napotykają ograniczenia. Outlook przedstawia zarządzanie wieloma kontami jako przełączanie się między oddzielnymi widokami kont, a nie prawdziwą konsolidację, co tworzy podobne wyzwania związane z przełączaniem kontekstu, które rozwiązania z unifikowaną skrzynką odbiorczą mają na celu eliminację.

Mozilla Thunderbird: Alternatywa z otwartym kodem źródłowym

Mozilla Thunderbird oferuje alternatywę kładącą nacisk na rozwój oprogramowania open-source, rozbudowane możliwości dostosowania za pomocą dodatków i kompleksowe wsparcie dla szyfrowania przez protokoły OpenPGP i S/MIME. Jako całkowicie bezpłatna platforma, Thunderbird przyciąga użytkowników, którzy priorytetowo traktują koszty i bezpieczeństwo nad wyszukanym interfejsem.

Szczegółowe porównanie Mailbird i Thunderbirda ujawnia, że podczas gdy Thunderbird obsługuje wiele kont e-mailowych i zawiera funkcjonalność unifikowanej skrzynki odbiorczej, wymaga więcej technicznej konfiguracji i ma straszniejszą krzywą uczenia się niż nowoczesne alternatywy. Interfejs Thunderbirda, chociaż funkcjonalny, ma przestarzały design w porównaniu do współczesnej konkurencji.

Dla użytkowników wymagających szyfrowania end-to-end, Thunderbird prowadzi dzięki natywnej obsłudze OpenPGP i S/MIME, co zapewnia szyfrowanie bez dodatkowych narzędzi. Jednak ta przewaga w zakresie bezpieczeństwa wiąże się z komplikacjami użyteczności, które mogą przytłoczyć użytkowników nietechnicznych.

Spark Mail: Nowoczesny interfejs oparty na sztucznej inteligencji

Spark Mail stał się nowoczesnym konkurentem, kładącym nacisk na funkcjonalności sztucznej inteligencji, inteligentne kategoryzowanie skrzynki odbiorczej oraz współczesny design interfejsu użytkownika. Analiza alternatyw dla Spark Mail pokazuje, że chociaż Spark obsługuje wiele kont i zapewnia funkcjonalność unifikowanej skrzynki odbiorczej, jego zaawansowane funkcje i możliwości sztucznej inteligencji są ograniczone do płatnych planów (NULL.99-NULL.99 miesięcznie lub NULL rocznie).

Spark przyciąga użytkowników, którzy priorytetowo traktują integrację AI i nowoczesny design, ale ma węższe wsparcie platformowe, koncentrując się na iOS i Mac, w porównaniu do silniejszej obecności Mailbird na Windowsie i rozszerzającej się wersji Mac, która została wprowadzona pod koniec 2024 roku.

Analiza porównawcza funkcji

Kompleksowe porównanie kluczowych wymiarów ujawnia wyjątkową pozycję Mailbird:

Możliwości unifikowanej skrzynki odbiorczej: Mailbird i Thunderbird uzyskują najwyższe oceny, oba zapewniają prawdziwe zjednoczone widoki wielu kont z wyszukiwaniem między kontami. Outlook zajmuje niższą pozycję w funkcjonalności unifikowanej skrzynki odbiorczej, przedstawiając zarządzanie wieloma kontami jako przełączanie się między oddzielnymi widokami kont, a nie prawdziwą konsolidację.

Interfejs użytkownika i łatwość użycia: Opinie użytkowników na Capterra konsekwentnie chwalą Mailbird za czysty design, intuicyjną nawigację i minimalną krzywą uczenia się. Thunderbird, mimo swojej mocy, zajmuje niższe miejsce z powodu bardziej stromej krzywej konfiguracji i przestarzałego interfejsu.

Integracje aplikacji i rozszerzalność: Mailbird prowadzi z ponad trzydziestoma wbudowanymi integracjami, w tym Slack, WhatsApp, Dropbox, Google Calendar, Asana oraz licznymi innymi narzędziami. Ten kompleksowy ekosystem integracyjny przekształca Mailbird z czystego klienta e-mailowego w szerszą przestrzeń roboczą, gdzie użytkownicy mogą korzystać z zintegrowanych narzędzi bez opuszczania interfejsu e-mailowego.

Bezpieczeństwo i szyfrowanie: Thunderbird prowadzi z natywnym wsparciem OpenPGP i S/MIME. Architektura bezpieczeństwa Mailbird działa jako lokalny klient e-mailowy łączący się z zewnętrznymi dostawcami, delegując odpowiedzialność za szyfrowanie na połączone usługi e-mailowe. Użytkownicy mogą osiągnąć szyfrowanie end-to-end, łącząc się z szyfrowanymi dostawcami, takimi jak ProtonMail.

Ceny i wartość: Całkowicie bezpłatna oferta Thunderbirda przyciąga użytkowników z ograniczonym budżetem. Model freemium Mailbird (NULL za jedno konto, NULL-179 rocznie za premium) pozycjonuje funkcjonalność premium za płatnym dostępem, ale ceny są konkurencyjne w porównaniu do alternatyw.

Strategiczna ramowa struktura zarządzania wieloma kontami

Najskuteczniejsze podejście opiera się na ramowej strukturze trzech kont: zawodowe (do komunikacji służbowej), osobiste (do komunikacji indywidualnej) oraz komercyjne (do zakupów, transakcji i kont usługowych). Taka segmentacja oparta na celu zapewnia prywatność — jeśli jedno konto zostanie naruszone, ujawnione zostaną tylko informacje w tym konkretnym pojemniku, a nie cała historia e-mailowa.

Konta zawodowe otrzymują komunikację od współpracowników, klientów i usług związanych z pracą, zawierającą Twoją reputację zawodową i historię pracy. Konta osobiste otrzymują komunikację od rodziny, przyjaciół oraz usług osobistych, zawierającą prywatną komunikację oddzieloną od kontekstów zawodowych. Konta komercyjne otrzymują transakcje, paragony, potwierdzenia i konta usługowe, świadomie segregując komunikację o wysokim wolumenie, często o niższym poziomie zabezpieczeń, związaną z handlem internetowym.

Ta segmentacja jest zgodna z zasadami prywatności RODO. Ograniczając celowo ilość danych osobowych w każdym pojedynczym koncie, użytkownicy zmniejszają ryzyko narażenia, gdy konta zostaną naruszone lub niewłaściwie uzyskane.

Ustawienie i konfiguracja Mailbird

Praktyczny proces wdrażania Mailbird do zarządzania wieloma kontami przebiega w systematyczny sposób. Początkowa konfiguracja polega na dodaniu kont e-mail przez zakładkę Konta w Ustawieniach. Użytkownicy klikają przycisk Dodaj, wprowadzają swój adres e-mail, a Mailbird automatycznie wykrywa poprawne ustawienia IMAP/SMTP dla większości dostawców e-mail. Dla dostawców z niestandardowymi konfiguracjami, konfiguracja ręczna pozwala wprowadzić szczegółowe dane serwera.

Po dodaniu kont, użytkownicy dostosowują ich wygląd poprzez interfejs boczny. Przypisanie odmiennych kolorów do każdego konta — na przykład niebieski dla zawodowego, zielony dla osobistego, szary dla komercyjnego — zapewnia natychmiastowy kontekst wizualny o tym, które konto aktualnie przeglądasz. Taka wizualna różnica zmniejsza ryzyko przypadkowego wysłania wiadomości z niewłaściwego konta, co jest powszechnym błędem przy zarządzaniu wieloma kontami bez wyraźnego rozróżnienia wizualnego.

Konfiguracja zunifikowanej skrzynki odbiorczej umożliwia przeglądanie wszystkich wiadomości ze wszystkich kont w jednym zintegrowanym widoku, a jednocześnie pozwala na świadomość, z którego konta pochodzi każda wiadomość. Użytkownicy mogą przełączać widok zunifikowany włączony lub wyłączony, a także tworzyć widoki filtrujące, które pokazują tylko konkretne konta, gdy wymagana jest skupiona praca nad określonym kontem.

Integracja procesów pracy i funkcje produktywności

Mailbird wykracza poza podstawowe zarządzanie e-mailem dzięki funkcjom integracyjnym, które przekształcają platformę w kompleksowe centrum produktywności. Integracja kalendarza konsoliduje wydarzenia kalendarzowe z wielu kont, umożliwiając użytkownikom oglądanie całego harmonogramu w czasie rzeczywistym. Dla profesjonalistów, którzy utrzymują osobne kalendarze osobiste i zawodowe, ten zunifikowany widok kalendarza zapobiega podwójnemu rezerwowaniu i zapewnia pełną widoczność ograniczeń harmonogramu.

Funkcja śledzenia e-maili powiadamia użytkowników, kiedy odbiorcy otwierają śledzone e-maile, zapewniając widoczność zaangażowania w wiadomościach i pomagając użytkownikom określić optymalny czas na komunikację follow-up. Ta funkcja jest szczególnie cenna dla profesjonalistów zarządzających komunikacją z różnych kont — mogą śledzić ważne wiadomości, bez względu na to, z którego konta wiadomość została wysłana.

Funkcja pisania e-maili z wykorzystaniem sztucznej inteligencji, oparta na integracji ChatGPT (dostępna w wersji premium), umożliwia użytkownikom generowanie szkiców e-maili, parafrazowanie wiadomości lub efektowne pisanie profesjonalnych odpowiedzi. Gdy użytkownicy zmagają się z brakiem inspiracji lub muszą skomponować wiele podobnych e-maili, integracja z ChatGPT oszczędza znaczny czas przez generowanie tekstu szkicu, który użytkownicy następnie dopracowują i personalizują.

Integracje aplikacji rozszerzają funkcjonalność Mailbird poza e-mail. Użytkownicy mogą osadzić Google Calendar, Slack, WhatsApp, Dropbox, Asana i wiele innych narzędzi bezpośrednio w interfejsie Mailbird. Ta integracja oznacza, że użytkownicy mogą zarządzać zadaniami w Asana bez opuszczania Mailbird, sprawdzać powiadomienia Slack bez przełączania aplikacji lub uzyskiwać dostęp do plików Dropbox bez otwierania osobnego menedżera plików.

Zgodność z RODO i Ochrona Danych

Organizacje działające w europejskich warunkach lub przetwarzające dane mieszkańców Europy muszą przestrzegać wymagań RODO. RODO ustanawia kompleksowe obowiązki ochrony danych, w tym wymagania dotyczące ochrony danych osobowych poprzez odpowiednie środki bezpieczeństwa oraz poszanowania praw osób fizycznych w odniesieniu do ich danych.

Architektura Mailbird wspiera zgodność z RODO dzięki kilku mechanizmom. Model lokalnego przechowywania zapewnia, że Mailbird nie może uzyskać dostępu ani przetwarzać e-maili przechowywanych lokalnie na urządzeniach użytkowników, co zmniejsza bezpośrednie obowiązki przetwarzania danych Mailbird. Dane przesyłane pomiędzy Mailbird a serwerami e-mail wykorzystują szyfrowanie HTTPS zgodne z branżowymi standardami bezpieczeństwa. Użytkownicy mają pełną kontrolę nad przechowywaniem swoich danych – mogą usuwać e-maile bezpośrednio z Mailbird, co usuwa je z lokalnego przechowywania ich urządzenia.

Dla organizacji korzystających z Mailbird do zarządzania e-mailem w przedsiębiorstwie, zgodność z RODO wymaga dodatkowych rozważań. Organizacje muszą uzyskać i udokumentować zgodę przed przetwarzaniem danych osobowych pracowników, prowadzić dokumentację tej zgody, zapewnić osobom, których dane dotyczą, dostęp do ich danych na żądanie oraz umożliwić usunięcie na żądanie.

Praktyki dotyczące prywatności i zbierania danych

Mailbird wdraża praktyki zbierania danych z poszanowaniem prywatności, które wyróżniają go spośród niektórych konkurentów. Platforma zbiera minimalne dane użytkownika: imię, adres e-mail oraz zanonimizowane statystyki użycia funkcji. Te dane są przesyłane do usługi analitycznej Mixpanel w celu analizy, ale bez informacji pozwalających na identyfikację w metrykach użycia.

To minimalne zbieranie danych jest zgodne z najlepszymi praktykami w zakresie prywatności i podąża za zasadą minimalizacji danych zalecaną przez przepisy dotyczące prywatności. Przejrzystość dotycząca zbierania danych umożliwia użytkownikom zrozumienie, jakie informacje zbiera Mailbird i podjęcie świadomych decyzji o korzystaniu z platformy. Dodatkowo, użytkownicy mają wyraźną opcję rezygnacji z całkowitego zbierania danych, wyłączając integrację z Mixpanel, jeśli wolą nie uczestniczyć w inicjatywach mających na celu poprawę produktu.

Użytkownicy powinni zrozumieć różnice w przetwarzaniu danych między Mailbird a dostawcami e-mail. Sam Mailbird zbiera minimalne dane i nie przechowuje treści e-maili na swoich serwerach, ale podstawowi dostawcy e-mail (Gmail, Outlook itp.) działają zgodnie z własnymi politykami prywatności danych. Te praktyki prywatności na poziomie dostawcy pozostają niezmienne, niezależnie od tego, czy użytkownicy uzyskują dostęp do e-maili przez webmail, Mailbird czy inne klienty.

Opcje szyfrowania end-to-end

Mailbird sam w sobie nie wdraża szyfrowania end-to-end dla komunikacji e-mail. Platforma wykorzystuje szyfrowanie HTTPS dla komunikacji między lokalnym klientem a serwerami e-mail – chroniąc dane w tranzycie – ale nie szyfruje wiadomości e-mail na kliencie przed ich wysłaniem. To jest świadoma decyzja architektoniczna, która odzwierciedla pozycjonowanie Mailbird jako uniwersalnego klienta e-mail, który współpracuje ze wszystkimi dostawcami e-mail.

Dla użytkowników wymagających szyfrowania end-to-end istnieją dwa praktyczne podejścia. Po pierwsze, użytkownicy mogą połączyć Mailbird z dostawcami e-mail, którzy oferują szyfrowanie end-to-end, takimi jak ProtonMail, Mailfence lub Tuta, które zapewniają szyfrowanie na poziomie dostawcy. Korzystając z Mailbird z ProtonMail, e-maile są szyfrowane na serwerach ProtonMail przy użyciu implementacji szyfrowania ProtonMail, a Mailbird zapewnia interfejs, przez który użytkownicy uzyskują dostęp do tych szyfrowanych e-maili.

Alternatywnie, użytkownicy mogą korzystać z zewnętrznych narzędzi szyfrujących, takich jak GPG (GNU Privacy Guard) z certyfikatami S/MIME, aby szyfrować konkretne wiadomości przed ich wysłaniem przez Mailbird. Jednak to podejście wymaga dodatkowego oprogramowania, znaczącej wiedzy technicznej i zazwyczaj dotyczy tylko wybranych wiadomości o wysokim poziomie bezpieczeństwa, a nie wszystkich komunikacji.