Porady Produktywności od Becky Kane
Tutaj w Mailbird jesteśmy obsesyjnie skoncentrowani na produktywności. Szczególnie jeśli chodzi o miejsce pracy. Dlatego z radością otwieramy tę nową serię, która bada, jak ludzie pracujący w udanych startupach technologicznych zarządzają swoim czasem i pracą w sposób efektywny. Chcemy dowiedzieć się, jak najlepsi menedżerowie technologiczni, pisarze, reporterzy, programiści i osoby zajmujące się różnymi innymi rolami utrzymują kontrolę nad swoją pracą. Zbadamy również wyzwania, z którymi stają w obliczu każdego dnia, od pokonywania własnych nawyków po radzenie sobie z powszechnymi zakłóceniami w miejscu pracy.
Dziś z wielką radością rozmawiamy z Becky Kane z aplikacji do zarządzania zadaniami Todoist. Mieliśmy wspaniałą rozmowę z Becky, podczas której zadaliśmy jej szereg pytań, aby spróbować zrozumieć, jak pozostaje produktywna jako pisarka treści dla Todoist. Zajęliśmy się także kilkoma wyzwaniami, które napotkała na początku swojej pracy, oraz tym, jak przezwyciężyła te problemy, aby stać się bardziej produktywną i po prostu wykonać swoje zadania.
Opisz swoją rolę w Todoist:
Pracuję w Todoist od około roku. Zajmuję się głównie marketingiem treści, więc prowadzę nasz blog firmowy. To wiele pisania i strategii treści oraz zarządzania projektami; upewnienie się, że wszystkie teksty i projekty graficzne są razem. Potem to także dużo działań mających na celu dotarcie do influencerów, gościnnych autorów, współpracy z freelancerami. Spędzam sporo czasu na e-mailach.
Czy możesz opisać typowy dzień pracy?
Właściwie staram się teraz ułożyć swoją rutynę. Uwielbiam pomysł tematycznych dni, ponieważ w startupie jest tak powszechne posiadanie wielu różnych projektów w tym samym czasie. Staram się zarezerwować kilka dni na sprawy związane z blogiem, więc jeden dzień poświęcam na pisanie posta na bloga. Jeden dzień w tygodniu przeznaczam na edytowanie poniższej partii postów na bloga i upewnienie się, że wszystkie są przesłane na czas. Potem zarezerwować dzień, w którym zajmuję się promocją bloga i upewniam się, że wszystko to się dzieje. To, nad czym próbuję pracować, ale łatwo jest się rozproszyć od planu, który miałam na początku dnia, gdy jest wiele innych projektów, które mogą wymagać uwagi, aby posuwać je do przodu. To zdecydowanie trudne, ale to właśnie do tego dążę.
Czy powiedziałbyś, że jesteś narażona na wiele potencjalnych rozproszeń podczas pracy?
Tak, zdecydowanie. Zawsze jestem zalogowana do Slack. To narzędzie, które używamy do wewnętrznej komunikacji w zespole. Doist ma ludzi z całego świata, więc to świetne narzędzie, aby być w synchronizacji. Zalogowuję się do Slack z dowolnego miejsca i natychmiast jestem połączona z każdym. Ale również zauważyłam, że ten mały dźwięk Slacka jest dla mnie jak wyzwalacz. Czuję się jak jeden z psów Pawłowa. Nawet jeśli nie jest na moim komputerze, jeśli to komputer kogoś innego w moim współdzielonym biurze, po prostu myślę: "O! Co to? Co się dzieje?"
Zdaję sobie sprawę, że jeśli naprawdę muszę zrobić swoją pracę, muszę być wylogowana z Slacka na moim komputerze i pozwolić, by przeszedł na mój telefon, gdzie mogę go zorganizować. W przeciwnym razie czuję, że "muszę to zrobić natychmiast." Jeśli jest na moim telefonie, mogę spojrzeć na powiadomienie i zdecydować: "To pilne i muszę odpowiedzieć teraz." Lub: "Mogę to zrobić później."
Czy opisałbyś swoją sytuację w pracy jako elastyczną?
O mój Boże, to definicja elastyczności. To pierwsza praca, jaką kiedykolwiek podjęłam, która była w 100% zdalna, więc mogę pracować w dowolnych godzinach, które chcę, ponieważ mamy członków zespołu na całym świecie. Jeśli pracuję w dziwnych godzinach w USA, to prawdopodobnie będą one normalne dla kogoś, kto pracuje w połowie świata. Nie ma też żadnych oczekiwań co do miejsca, w którym muszę pracować.
Ogólnie bardzo to lubię. Oczywiście jest to bardzo wygodne. Ale jest też wiele niebezpieczeństw, ponieważ naprawdę wierzę w rutyny i ich zdolność do zwiększania produktywności poprzez eliminację decyzji w ciągu dnia. Dołączyłam do przestrzeni coworkingowej i jestem tam 5 dni w tygodniu. Zazwyczaj pracuję tam do obiadu, przynajmniej, a czasem wracam po obiedzie do domu. Staram się też utrzymywać dość regularne godziny, aby ludzie wiedzieli, kiedy mogą oczekiwać, że będę online. A potem zawsze mam Slacka na swoim telefonie, więc jeśli ktoś do mnie napisze, mogę zawsze odpowiedzieć, jeśli to pilne.
Czy uważasz, że taka struktura pomaga ci być bardziej produktywną?
Powiedziałabym, że musisz zrozumieć… Miło jest mieć elastyczność, aby znaleźć to, co działa dla ciebie. Zdałam sobie sprawę, że tak naprawdę pracuję lepiej, gdy wstaję rano i zaczynam pracować o normalnej godzinie i staram się intensywnie pracować rano. Potem w ciągu popołudnia zajmuję się rzeczami, które wymagają mniejszej energii, tak to zrobiłam. Każdy pracuje tak różnie, a brak oczekiwań lub presji, by być w pracy o określonej godzinie, naprawdę daje ci elastyczność do eksperymentowania i obserwowania, co działa dla ciebie. Myślę, że brak dojazdu sprawia, że jestem zdecydowanie bardziej produktywna.
Czy możesz wskazać jedno rozproszenie lub sytuację jako największe wyzwanie w pozostawaniu produktywnym?
Największym wyzwaniem dla mnie jest prawdopodobnie pozostanie produktywną mimo wszystkich wiadomości i powiadomień. Myślę, że to po prostu ogromna liczba platform, których używamy do komunikacji, a ja nie zawsze jestem dobra w wyłączaniu ich lub wyciszaniu, gdy muszę się skupić. Czasami zapominam się z nich wylogować i wtedy nie mogę się powstrzymać przed rozpraszaniem się przy każdym powiadomieniu. 10 minut później myślę: "O, cholera, pracowałam nad czymś innym. Gdzie byłam, jakieś myśli, które porzuciłam?"
Myślę, że w dużej mierze chodzi o stworzenie środowiska, w którym mam skoncentrowany czas. Większość przerwań jest całkowicie samo-stworzeniem. Tracisz trochę koncentracji, a potem, z nawyku, logujesz się na Facebooka lub otwierasz aplikacje do wiadomości, aby zobaczyć, co się dzieje. Dla mnie ważne było wyznaczenie ram czasowych dla moich zadań i powiedzenie: "To jest to, nad czym pracuję, wyloguję się ze wszystkiego innego." lub "Te platformy będą dostępne w tych godzinach." Największym źródłem rozproszenia i wyzwania dla mojej produktywności z pewnością jest mnóstwo narzędzi komunikacyjnych, które mam do dyspozycji.
Co jest twoim sekretem radzenia sobie z tym wyzwaniem?
Zdecydowanie, jeśli muszę wykonać głęboko skoncentrowaną pracę - jakiekolwiek duże myślenie strategiczne dotyczące treści lub pisanie posta na bloga - staram się wylogować ze wszystkiego na moim komputerze. Zazwyczaj mam telefon w pobliżu i tylko Slack, ponieważ to jedyne pilne powiadomienie, na które muszę być dostępna. Pozwalam, aby te powiadomienia były włączone, a nic innego. To zdecydowanie bardzo pomaga. Myślę, że najważniejszą rzeczą jest ustawienie granic i oczekiwań z twoimi współpracownikami, że: "W tym czasie będę odpowiadała na e-maile, albo w tym czasie będę online na Slacku." Tylko, aby wiedzieli, na co mogą liczyć i aby wiedzieli, że pracujesz nad innymi rzeczami i mogą odpowiednio ustawić swoje oczekiwania.
Coś, czego się nauczyłam w ciągu ostatniego roku pracy z zespołem, to to, że nie musisz odpowiadać na wszystko, z czym byłeś kiedykolwiek związany. Czasami zostaniesz skopionowany w rzeczy i po prostu nie jest to konieczne, abyś się o nich wypowiadał. Kiedy jesteś pracownikiem zdalnym, czasami możesz poczuć, że "Nie chcę, żeby o mnie zapomnieli, chcę czuć się częścią firmy. Muszę odpowiedzieć na to." Przezwyciężenie tego instynktu było dla mnie ważne.
Otrzymujesz e-maile, w których myślisz: "Wiesz co? Prawdopodobnie jest w porządku, jeśli nie odpowiem.”, albo jeśli musisz odpowiedzieć "możliwe, że nie muszę odpowiadać od razu." Myślę, że czasami ludzie bardzo się angażują w myślenie: "Muszę dojść do zera w skrzynce odbiorczej!" i zajmowanie się wszystkimi e-mailami natychmiast staje się celem. Odrobinę odpuszczenie tego pomogło mi lepiej zarządzać swoim czasem.
Myślę, że to różnice między firmami. Zespół musi ustalić oczekiwania dotyczące dostępności i tego, jak komunikacja ma się odbywać, aby upewnić się, że ludzie czują się częścią zespołu, nie musząc odpowiadać na każdy jeden wątek. To jest ogromna sprawa i myślę, że Todoist robi w tym naprawdę dobrą robotę. Czasami nasz COO wchodzi w wątek lub jeśli ktoś publikuje na Slacku o sprawach związanych z firmą w weekend, mówi: "Chłopaki, wylogujcie się i cieszcie się weekendem."
Czy używasz jakichś narzędzi lub aplikacji, aby pomóc ci być produktywną?
Tak, o mój Boże, jestem uzależniona od narzędzi. Mam ich zdecydowanie zbyt wiele. Oczywiście, Todoist. Używam go cały czas. Właściwie używałam go, zanim zaczęłam tu pracować, co jest powodem, dla którego dowiedziałam się o tym ogłoszeniu o pracę. Utrzymanie wszystkich zadań w jednym miejscu to po prostu ulga, aby nie martwić się tym, co zapominam. Używamy go także do współpracy w zespole. Zajmuję się dużą częścią zarządzania projektami z Todoist, co jest po prostu wspaniałe, gdy jesteś zdalnym zespołem i musisz utrzymać wszystkich na tej samej stronie. Używam Toggl do śledzenia czasu, ponieważ lubię wiedzieć, gdzie spędzam swój czas. Pomaga mi to odkryć rzeczy, takie jak "O, wiesz co? Spędzam naprawdę zbyt dużo czasu na e-mailach, a za mało na tym innym aspekcie mojej pracy, który prawdopodobnie jest ważniejszy." Więc po prostu upewniam się, że sposób, w jaki spędzam swój czas, jest zgodny z moimi ogólnymi celami zawodowymi.
Dla mnie posiadanie menedżera haseł oszczędza tak dużo czasu i używam Dashlane do przechowywania wszystkich moich danych logowania do kont. Nie muszenie się logować lub pamiętać haseł cały czas, ani szukać ich, jest świetne.
Używam WorkFlowy do robienia bardzo szybkich notatek na różne rzeczy. To bardzo mi pomaga jako marketerowi treści, ponieważ zawsze trafiam na różne rzeczy i myślę: "O, to pasuje do tej innej rzeczy, o której myślałam do posta na bloga," lub: "To byłby świetny temat do posta na bloga," lub po prostu: "To interesujące, może kiedyś będzie miało zastosowanie." Wrzucam to do WorkFlowy, taguję to, a potem mogę o tym zapomnieć. Kiedyś w przyszłości mogę wrócić i to wyszukać, gdy będę przeprowadzać badania do posta na bloga.
Czy masz swojego ulubionego?
Czuję, że to oszustwo, ale prawdopodobnie muszę powiedzieć, że moim ulubionym jest Todoist. Ale jeśli musiałabym wybrać inny, bez którego po prostu nie byłabym w stanie żyć, to byłby Dashlane. Uważam, że to niesamowite narzędzie, aby móc zapisywać swoje hasła i nie musieć ich szukać.
Czy masz jakieś zachowania lub zasady, które stosujesz, aby pozostać produktywną?
Z powodu mojej pracy jako pisarka dla bloga Todoist, czytam wiele książek o samorozwoju. Ostatnia z nich to "Essentialism". Naprawdę zaczynam doceniać filozofię robienia mniej, ale lepiej. Wszystko sprowadza się do większej koncentracji. Będziesz mniej zestresowana. Zrobisz lepszą robotę. Myślę, że to ma sens, zwłaszcza dla ludzi takich jak ja, którzy są fatalni w mówieniu ludziom: "Nie." Jego porady, jak mówić ludziom "Nie," były dla mnie naprawdę pomocne. Ogólnie staram się być bardziej świadoma projektów, które podejmuję, i co jest realistyczne, jeśli chodzi o mój czas. Niedawno napisałam o tym na blogu Todoist (https://blog.todoist.com/2015/10/15/tips-on-how-to-gtd/), gdzie opisuję "Essentialism" i osiąganie celów w pracy.
Naprawdę może być trudno, gdy jesteś w startupie, być skoncentrowanym. Jest tak wiele rzeczy do zrobienia, a wiele projektów, które ludzie chcą rozpocząć i chcą twojej pomocy. Z jednej strony chcesz być dobrym członkiem zespołu. Ale, jeśli nie pracujesz nad tym, co naprawdę cię interesuje, wypalisz się. Nie będziesz tak szczęśliwa i produktywna, jak mogłabyś być. Nauczenie się mówienia "Nie" rzeczy, które nie są dla mnie interesujące, jest ważne. Jednak jeszcze trudniej jest powiedzieć "Nie" rzeczy, które naprawdę mnie interesują i wiem, że będą dobrym doświadczeniem, ale czasami mam zbyt wiele na talerzu.
Czy zawsze udawało ci się zrównoważyć wykonywanie zadań z e-mailami, wiadomościami, planowaniem i tak dalej?
O mój Boże, nie. Wcale. Moi przyjaciele z college'u uważają, że to dość ironiczne, że prowadzę bloga o produktywności. Uważam, że pomaga mi to, że mogę empatyzować z wyzwaniami związanymi z produktywnością. Myślę, że niektórzy ludzie są po prostu naprawdę naturalnie dobrzy w tym, a ja nie jestem jednym z nich. Moja rada dla tych, którzy mogą mieć trudności i myślą, że wszyscy inni są na czasie i wykonują znacznie więcej: Powiedziałabym, że najpierw nie widzisz całego obrazu i ci ludzie mogą nie być tak zorganizowani, jak myślisz. Ty sam masz wszystkie informacje na temat tego, co robisz, a czego nie robisz. Z zewnątrz możesz wyglądać jak osoba, która ma wszystko pod kontrolą. Po prostu spróbuj zachować tę perspektywę. Skoncentruj się na sobie i na tym, jak wykonujesz swoją pracę. Następnie skup się na tym, jakie zadania przyniosą ci największy zwrot za twoją inwestycję. Wierzę w zasadę 80/20, gdzie 20% zmian przynosi 80% wyników. Naprawdę wierzę, że jest wiele artykułów o produktywności i porad, które wnikają w detale. W większości przypadków myślę: "Cóż, tak, to może poprawić twoją produktywność trochę." Następnie są ogólne strategie i zmiany, które myślę, że mogą mieć większy wpływ na to, co robisz, i co kończysz osiągać w ciągu dnia. Powiedziałabym, spróbuj skoncentrować się na poprawieniu jednej rzeczy na raz i upewnij się, że przyniesie Ci największy wpływ.
Jak mierzysz swoją produktywność? Lub jak określiłabyś, czy byłaś produktywna danego dnia?
To bardzo dobre pytanie. Ludzie po prostu nie zadają tego pytania zbyt często w blogosferze dotyczącej produktywności. To może być szczególnie trudne, gdy jesteś pracownikiem zdalnym. Zdałam sobie sprawę, że potrzebuję zewnętrznej informacji zwrotnej na temat moich celów. Muszę omówić, co osiągnęłam i nad czym powinnam pracować z kimś innym. Zaczęłam robić cotygodniowe rozmowy z szefem marketingu w Todoist, co naprawdę mi pomogło w uzyskaniu klarowności dotyczącej mojej pracy. Podczas tej rozmowy rozmawiamy o tym, co osiągnęłam w poprzednim tygodniu, a jakie będą moje cele na następny tydzień. Nie zawsze osiągam wszystko, co zaplanowałam na tydzień wcześniej, ale myślę, że dobrze jest mieć zewnętrzną miarę. Jeśli tylko w mojej głowie, mam tendencję do bycia znacznie bardziej negatywną w odniesieniu do mojego postępu, niż to konieczne. Drugą rzeczą, która pomaga mi mierzyć postęp, jest posiadanie jednego głównego zadania do osiągnięcia każdego dnia i wykonanie go naprawdę dobrze. Zwykle mam listę więcej niż jednego zadania, nad którymi będę pracować w ciągu typowego dnia, ale naprawdę staram się używać tego jednego głównego zadania jako wskaźnika, czy był to produktywny dzień, czy nie. Jeśli zrobię inne rzeczy, to świetnie, ale dopóki wykonam to jedno zadanie, mogę czuć się dość spełniona przez większość dni. Próbowałam robić to z 5 zadaniami lub 3 zadaniami, ale to po prostu nie dla mnie. Zazwyczaj kończę nieszczęśliwa w więcej dni niż nie, więc teraz mam tylko jedno, które jest moim głównym celem.
Czy nauczyłaś się czegoś o sobie, gdy stawałaś się lepsza w zarządzaniu swoją produktywnością?
Rozpoznanie, że lepiej funkcjonuję z zewnętrznym źródłem informacji zwrotnej, było naprawdę ważne dla mojej produktywności. Szczególnie jako część zdalnego zespołu. Todoist naprawdę umożliwia swoim pracownikom kontrolowanie swojej pracy, co jest wspaniałe. Jednak oznacza to, że musisz umieć zarządzać swoim czasem i celami. Dla mnie odkryłam, że naprawdę potrzebuję tygodniowej rozmowy z moim przełożonym, aby upewnić się, że wszystko idzie w dobrym kierunku. To zdecydowanie jedna rzecz, którą nauczyłam się o sobie. Drugą rzeczą, którą odkryłam o sobie, jest to, że zwykle koncentruję się na tym, czego nie wykonałam, zamiast na tym, co wykonałam. Mam tendencję do koncentrowania się na negatywach. Szczególnie w zdalnym zespole, bez stałej osobistej interakcji, łatwo jest pozwolić, by twoje postrzeganie było zdeformowane. Myślę, że to także powód, dla którego zewnętrzna informacja zwrotna jest naprawdę ważna, ponieważ przywraca mnie do rzeczywistości. Zdaję sobie sprawę, że sytuacja nie zawsze jest tak zła, jak się wydaje w mojej głowie.
Co byś zasugerowała komuś, kto znajduje się w podobnej sytuacji jak ty i może mieć trudności z utrzymaniem się przy zadaniach lub zakończeniem rzeczy?
Spróbuj popracować nad swoją perspektywą. Uważam, że poczucie winy jest najmniej produktywną emocją. A gdy czujesz, że nie robisz wystarczająco dużo, zaczynasz czuć się naprawdę winna. Myślę, że to prowadzi do jeszcze większej unikania, większej prokrastynacji, poczucia przytłoczenia.
Zacznij od bycia naprawdę otwartym wobec swoich zespołowych towarzyszy na temat swoich wyzwań, ponieważ myślę, że to bardzo pomaga. Im szybciej zdasz sobie sprawę, że nie jesteś sama, a każdy chciałby być trochę bardziej produktywny, tym szybciej możesz rozwiązać problemy. Gdy masz zespół, który wspólnie dąży do pokonania swoich osobistych wyzwań, tworzy to bardziej sprzyjające środowisko, w którym możesz dzielić się swoją wiedzą, i tym, co zadziałało u innych.
Również porozmawiaj ze swoim przełożonym lub szefem. Powiedz "Wiesz co… naprawdę potrzebuję pomocy." Myślę, że większość ludzi nie rozważa tego, ponieważ powinieneś doskonale wykonywać swoją pracę, i to jest to, co chcesz, aby twój szef myślał. Istnieje przekonanie, że to słabość, jeśli polegasz na tym zewnętrznym wsparciu. Że powinieneś być całkowicie samowystarczalny. Chociaż może to być prawda w przypadku niektórych ludzi, myślę, że większość ludzi korzysta na otwarciu tej komunikacji, aby jeszcze lepiej zarządzać swoim czasem i odpowiedzialnościami, aby być jeszcze lepszym w swojej pozycji.
Uważam, że znacznie łatwiej jest rozpocząć wprowadzanie zmian, jeśli zainicjujesz to z szefem, zanim stanie się to problemem, który muszą Ci poruszyć. Ustal czas na omówienie swoich wyzwań, jak i rzeczy, które udało Ci się osiągnąć. Szczególnie, jeśli jesteś pracownikiem zdalnym, powiedziałabym, że uzyskanie tej informacji zwrotnej i rozpoczęcie tych rozmów z ludźmi to najlepsza rzecz, jaką możesz zrobić.
Lubię czytać posty na blogu Buffer dotyczące swojej przejrzystości zespołowej i tego, jak wszyscy mają osobiste cele, którymi dzielą się z zespołem. Są tak przejrzyści wobec siebie jako zespołu i wobec ogółu społeczeństwa, o swoich wyzwaniach. Myślę, że to tworzy naprawdę zdrowe środowisko.
