Najlepsze oprogramowanie do zarządzania e-mailami dla zespołów i zapracowanych profesjonalistów

Najlepsze oprogramowanie do zarządzania e-mailami zależy od tego, co zarządzasz: skrzynka biurkowa jednej osoby, wspólna skrzynka zespołowa, czy pełna kolejka pomocy technicznej. Niektóre narzędzia to klienci poczty na komputerze, inne to warstwy zarządzania skrzynką odbiorczą, wspólne skrzynki odbiorcze lub pełne help deski. Mailbird, SaneBox, Missive, Hiver, Front, Help Scout i Zendesk są dostosowane do różnych wersji tego problemu.

Opublikowano na•
Ostatnia aktualizacja•
15 min read
Oliver Jackson

Kierownik ds. zadowolenia klientów

Michael Bodekaer
Recenzent

Współzałożyciel i CEO

Abdessamad El Bahri
Tester

Inżynier Full Stack

Napisane przez Oliver Jackson Kierownik ds. zadowolenia klientów

Oliver jest kierownikiem ds. zadowolenia klientów w Mailbird i ma ponad dziesięcioletnie doświadczenie w obszarze poczty e-mail. Jego doświadczenie w marketingu e-mailowym, gdzie strategiczne i kreatywne podejście do kampanii przyczyniło się do wzrostu i zaangażowania firm z różnych branż, kształtuje sposób, w jaki pomaga ludziom lepiej wykorzystywać ich skrzynkę odbiorczą. Oliver jest znany z wartościowych webinariów i artykułów gościnnych, w których dzieli się swoją wiedzą ekspercką.

Zrecenzowane przez Michael Bodekaer Współzałożyciel i CEO

Michael Bodekaer jest uznanym autorytetem w zakresie zarządzania pocztą elektroniczną i rozwiązań zwiększających produktywność, z ponad dziesięcioletnim doświadczeniem w upraszczaniu przepływów komunikacyjnych dla osób prywatnych i firm. Jako współzałożyciel Mailbird i prelegent TED, Michael stoi na czele rozwoju narzędzi, które rewolucjonizują sposób zarządzania wieloma kontami e-mail. Jego spostrzeżenia były publikowane w czołowych mediach, takich jak TechRadar, a jego pasją jest wspieranie profesjonalistów we wdrażaniu innowacyjnych rozwiązań, takich jak zunifikowane skrzynki odbiorcze, integracje aplikacji i funkcje zwiększające produktywność, aby zoptymalizować codzienną pracę.

Przetestowane przez Abdessamad El Bahri Inżynier Full Stack

Abdessamad jest entuzjastą technologii i rozwiązującym problemy, pasjonującym się wywieraniem wpływu poprzez innowacje. Dzięki solidnym podstawom w zakresie inżynierii oprogramowania i praktycznemu doświadczeniu w osiąganiu wyników, łączy analityczne myślenie z kreatywnym projektowaniem, aby stawiać czoła wyzwaniom. Kiedy nie jest pochłonięty kodowaniem lub strategią, lubi być na bieżąco z nowymi technologiami, współpracować z podobnie myślącymi profesjonalistami i mentorować osoby, które dopiero rozpoczynają swoją przygodę.

Najlepsze oprogramowanie do zarządzania e-mailami dla zespołów i zapracowanych profesjonalistów
Najlepsze oprogramowanie do zarządzania e-mailami dla zespołów i zapracowanych profesjonalistów

Najlepsze oprogramowanie do zarządzania e-mailem zależy od tego, co zarządzasz: skrzynką odbiorczą jednej osoby na komputerze, współdzieloną skrzynką zespołu lub pełną kolejką wsparcia. Niektóre narzędzia to klienci poczty na pulpit, niektóre to warstwy zarządzania skrzynką odbiorczą, niektóre to współdzielone skrzynki, a niektóre to pełne help deski. Mailbird, SaneBox, Missive, Hiver, Front, Help Scout i Zendesk odpowiadają różnym wersjom tego problemu.

Ten przewodnik koncentruje się na przepływach pracy w biznesie, a nie na listach „najlepszych klientów poczty” dla konsumentów. Główna wymiana jest prosta: im więcej potrzebujesz trasowania, zarządzania własnością, raportowania i kontroli SLA, tym mniej narzędzie będzie przypominać zwykłego klienta poczty.

Jeśli jedna osoba nadal jest właścicielem skrzynki odbiorczej, zacznij od Mailbird lub SaneBox. Jeśli kilka osób odpowiada z tego samego adresu, rozważ Missive, Hiver lub Front. Jeśli e-mail jest już częścią operacji wsparcia, bardziej sensowne są Help Scout lub Zendesk.

Najważniejsze informacje

  • Najlepsze oprogramowanie do zarządzania e-mailem zależy od tego, czy zarządzasz skrzynką odbiorczą jednej osoby na komputerze, wspólną skrzynką zespołu, czy pełną kolejką wsparcia.
  • Im więcej potrzebujesz trasowania, przypisania właściciela, raportowania i kontroli SLA, tym mniej narzędzie będzie przypominać zwykłego klienta poczty e-mail.
  • Jeśli jedna osoba nadal zarządza skrzynką odbiorczą, zacznij od Mailbird lub SaneBox.
  • Jeśli kilka osób odpowiada z tego samego adresu, rozważ Missive, Hiver lub Front.
  • Jeśli e-mail jest już częścią operacji wsparcia, lepiej sprawdzą się Help Scout lub Zendesk.
  • Większość zespołów powinna wybrać najmniejszą kategorię, która odpowiada rzeczywistemu przepływowi pracy.

Szybkie porównanie

Porównanie najlepsze oprogramowanie do zarządzania e-mailem
Narzędzie Najlepsze dla Typ Cena wyjściowa*
Mailbird Jedna osoba zarządzająca kilkoma skrzynkami na komputerze Klient poczty na komputer Bezpłatny; płatny od 4,03 USD/użytkownika/miesiąc rozliczane rocznie lub 99,75 USD jednorazowo.[2]
SaneBox Porządkowanie skrzynki odbiorczej bez zmiany aplikacji pocztowej Warstwa zarządzania skrzynką odbiorczą Około 4,99–24,99 USD/miesiąc, w zależności od planu i okresu rozliczeniowego.[3]
Missive Mniejsze zespoły współpracujące bezpośrednio w e-mailu Wspólna skrzynka odbiorcza Od 14 USD/użytkownika/miesiąc rozliczane rocznie.[4]
Hiver Zespoły, które chcą współdzielone skrzynki w Gmailu Wspólna skrzynka/biuro pomocy oparte na Gmailu Bezpłatny; płatny od 25 USD/użytkownika/miesiąc rozliczane rocznie.[6]
Front Zespoły obsługujące klienta potrzebujące routingu i odpowiedzialności Wspólna skrzynka / platforma operacji klienta Od 25 USD/miejsca/miesiąc rozliczane rocznie.[7]
Help Scout Zespoły wsparcia nastawione na e-mail, które chcą spokojniejszego biura pomocy Wspólna skrzynka / biuro pomocy Bezpłatny; płatny od 25 USD/użytkownika/miesiąc. AI Answers jest osobno.[8]
Zendesk Pełne operacje wsparcia z możliwością rozwoju System zgłoszeń / pakiet usług Support Team od 19 USD/agenta/miesiąc; Suite Team od 55 USD/agenta/miesiąc.[9]

Mailbird

Najlepsze dla
Jedna osoba zarządzająca kilkoma skrzynkami na komputerze
Typ
Klient poczty na komputer
Cena wyjściowa*
Bezpłatny; płatny od 4,03 USD/użytkownika/miesiąc rozliczane rocznie lub 99,75 USD jednorazowo.[2]

SaneBox

Najlepsze dla
Porządkowanie skrzynki odbiorczej bez zmiany aplikacji pocztowej
Typ
Warstwa zarządzania skrzynką odbiorczą
Cena wyjściowa*
Około 4,99–24,99 USD/miesiąc, w zależności od planu i okresu rozliczeniowego.[3]

Missive

Najlepsze dla
Mniejsze zespoły współpracujące bezpośrednio w e-mailu
Typ
Wspólna skrzynka odbiorcza
Cena wyjściowa*
Od 14 USD/użytkownika/miesiąc rozliczane rocznie.[4]

Hiver

Najlepsze dla
Zespoły, które chcą współdzielone skrzynki w Gmailu
Typ
Wspólna skrzynka/biuro pomocy oparte na Gmailu
Cena wyjściowa*
Bezpłatny; płatny od 25 USD/użytkownika/miesiąc rozliczane rocznie.[6]

Front

Najlepsze dla
Zespoły obsługujące klienta potrzebujące routingu i odpowiedzialności
Typ
Wspólna skrzynka / platforma operacji klienta
Cena wyjściowa*
Od 25 USD/miejsca/miesiąc rozliczane rocznie.[7]

Help Scout

Najlepsze dla
Zespoły wsparcia nastawione na e-mail, które chcą spokojniejszego biura pomocy
Typ
Wspólna skrzynka / biuro pomocy
Cena wyjściowa*
Bezpłatny; płatny od 25 USD/użytkownika/miesiąc. AI Answers jest osobno.[8]

Zendesk

Najlepsze dla
Pełne operacje wsparcia z możliwością rozwoju
Typ
System zgłoszeń / pakiet usług
Cena wyjściowa*
Support Team od 19 USD/agenta/miesiąc; Suite Team od 55 USD/agenta/miesiąc.[9]

Mailbird i SaneBox są najlepsze, gdy jedna osoba nadal zarządza skrzynką odbiorczą; Missive, Hiver i Front wprowadzają wspólne zarządzanie; Help Scout i Zendesk są bardziej nastawione na operacje wsparcia.

* Ceny w dolarach amerykańskich podane tam, gdzie dostawcy publikują je publicznie, zwykle przy rozliczaniu rocznym. Ceny mogą się zmieniać.

Jak wybraliśmy najlepsze oprogramowanie do zarządzania e-mailem

Priorytetowo traktowaliśmy narzędzia, które dobrze rozwiązują wyraźnie różne problemy związane z e-mailami, zamiast udawać, że jeden produkt pasuje do wszystkich. Główne kryteria to jasne przypisanie właściciela konwersacji, przydatna automatyzacja, realistyczne ceny, rozsądny wysiłek konfiguracji oraz dopasowanie do popularnych środowisk biznesowych, takich jak Gmail, Microsoft 365, IMAP, Windows i Mac. Wykluczyliśmy czysto marketingowe platformy e-mailowe i rozwiązania przeznaczone tylko dla konsumentów. Jeśli Twoje rzeczywiste potrzeby zmieniają się z kontroli prywatnej skrzynki odbiorczej na wspólne zarządzanie lub obsługę zespołową, lista kandydatów zmienia się szybko.

  • Własność: Czy narzędzie jasno określa, kto jest właścicielem danej konwersacji?
  • Automatyzacja: Czy reguły, przekierowania, szablony lub funkcje uśpienia są wystarczająco silne dla Twojej ilości wiadomości?
  • Konfiguracja: Czy pasuje do Twojego hosta poczty i środowiska na komputerze bez dodatkowych trudności?
  • Raportowanie: Czy potrzebujesz prostego podglądu skrzynki odbiorczej czy pełnego śledzenia SLA i analiz?
  • Cennik: Zwróć uwagę na minimalną liczbę stanowisk, dodatki, rozliczenia AI, limity skrzynek i kanałów.

Najlepsze oprogramowanie do zarządzania e-mailem według zastosowania

Dla jednej osoby, która nadal zarządza skrzynką odbiorczą

Mailbird

Najlepsze dla profesjonalistów, którzy chcą mieć jedno miejsce pracy na komputerze dla wielu kont bez przechodzenia na system help desk.

  • Obsługuje wiele kont z szablonami, zasadami, planowaniem wysyłki, śledzeniem, wsparciem Exchange i integracjami aplikacji w płatnych planach.[2]
  • Licencje międzyplatformowe obejmują teraz zarówno Windows, jak i Mac, co jest ważne dla zespołów korzystających z różnych urządzeń.[1, 2]
  • Niskie obciążenie procesowe: poprawia codzienną kontrolę nad skrzynką odbiorczą bez wymuszania każdej rozmowy do workflow ticketowego.

Największa wada: Mailbird znacznie lepiej radzi sobie z osobistą kontrolą e-maili niż z zespołowym współdzielonym zarządzaniem. Jeśli kilka osób potrzebuje przypisywania, zapobiegania kolizjom lub śledzenia SLA, może Cię przerosnąć.

Uwaga: Darmowy plan ogranicza się do 1 konta, Mailbird dla Mac wymaga macOS Ventura lub nowszego, a POP3 nie jest obecnie obsługiwany na Mac.[1, 2]

Cena: Zobacz cennik Mailbird. Darmowy plan dostępny; Premium zaczyna się od 4,03 USD za użytkownika/miesiąc przy rocznym rozliczeniu lub 99,75 USD za użytkownika jako jednorazowy zakup. Opcjonalne dodatki mogą podnieść całkowity koszt. Ceny mogą się zmieniać.[2]

SaneBox

Najlepsze dla osób, które chcą czystszej skrzynki odbiorczej, ale nie chcą zmieniać klienta poczty.

  • Współpracuje z Twoim obecnym klientem e-mail, dzięki czemu możesz korzystać z Gmaila, Outlooka, Apple Mail lub innej konfiguracji.[3]
  • Świetne rozwiązanie, gdy problemem jest bałagan: SaneLater, przypomnienia, niestandardowe wstrzymanie, Deep Clean i BlackHole naprawdę działają.[3]
  • Bardzo niski nakład wdrożeniowy, ponieważ nakłada się na Twoją skrzynkę, zamiast zastępować cały proces e-mailowy.

Największa wada: SaneBox nie rozwiązuje problemu współdzielenia skrzynki zespołowej. Pomaga jednej osobie lepiej segregować wiadomości; nie przekształca support@ w prawdziwą współdzieloną kolejkę.

Uwaga: Niższe plany limitują zarówno liczbę połączonych kont e-mail, jak i liczbę aktywnych funkcji SaneBox na konto.[3]

Cena: Plany zaczynają się od około 4,99 do 24,99 USD miesięcznie, w zależności od planu i okresu rozliczeniowego. Miesięczne rozliczenie może być droższe. Ceny mogą się zmieniać.[3]

Dla współdzielonych skrzynek i pracy zespołowej

Missive

Najlepsze dla małych i średnich zespołów, które chcą współpracy w obrębie e-maili, a nie obok nich.

  • Łączy zespołowe skrzynki, przypisania i zadania w jednej przestrzeni roboczej, zamiast przekierowywać e-maile do oddzielnego narzędzia zadań.[4, 5]
  • Wspólne i prywatne rozmowy mogą istnieć obok siebie; prywatne wiadomości pozostają prywatne, dopóki nie zdecydujesz się ich udostępnić.[5]
  • Wyższe plany dodają integracje, zasady, analitykę i dostęp do API bez natychmiastowego obciążenia w stylu korporacyjnym.[4]

Największa wada: Missive może wydawać się zbyt rozbudowany, jeśli potrzebujesz tylko podstawowej współdzielonej skrzynki z prostym przypisywaniem.

Uwaga: Starter ograniczony do 5 użytkowników, Productive do 50, a integracje zewnętrzne wymagają planu Productive lub Business.[4]

Cena: Starter kosztuje 14 USD za użytkownika/miesiąc, Productive 24 USD, a Business 36 USD przy rocznym rozliczeniu. Ceny mogą się zmieniać.[4]

Hiver

Najlepsze dla zespołów opartych na Gmailu, które chcą mieć strukturę współdzielonej skrzynki bez wychodzenia z Gmaila.

  • Największą zaletą jest łatwość przyjęcia: zespół pozostaje w Gmailu, zamiast uczyć się osobnej skrzynki od podstaw.[6]
  • Podstawowe funkcje współdzielonej skrzynki są mocne: notatki, współdzielone szkice, obserwujący, alerty kolizji i automatyczne przypisywanie są dostępne.[6]
  • Wyższe poziomy dodają śledzenie SLA, CSAT, routing i głębsze integracje dla zespołów potrzebujących bardziej zaawansowanej organizacji wsparcia.[6]

Największa wada: Hiver jest z założenia przeznaczony na Gmaila, więc sprawdza się słabiej, gdy Twój zespół jest rozproszony po różnych dostawcach lub preferuje workflow klienta desktopowego.

Uwaga: Hiver w Gmail działa jako rozszerzenie Chrome na Gmail lub Google Workspace, a płatne plany zaczynają się od 2 miejsc. Jeśli potrzebujesz wsparcia niezależnego od dostawcy, Hiver Omni to osobny produkt.[6]

Cena: Dostępny darmowy plan; Growth zaczyna się od 25 USD za użytkownika/miesiąc, Pro od 55 USD, a Elite od 85 USD przy rocznym rozliczeniu. Ceny mogą się zmieniać.[6]

Front

Najlepsze dla zespołów obsługujących klientów, które potrzebują odpowiedzialności, routingu i analityki e-mailowej w różnych działach.

  • Front jest najlepiej dopasowany, gdy właścicielstwo jest ważniejsze niż prostota: wspólne skrzynki, ticketing, routing, analityka i tagowanie są wbudowane.[7]
  • Pasuje do zespołów, które rutynowo przekazują rozmowy między działami wsparcia, sukcesu klienta, finansów i operacji.
  • Rozwija się także poza e-mailem, gdy Twoja kolejka rozszerza się o SMS, media społecznościowe, czat lub inne kanały dla klientów.[7]

Największa wada: Front szybko staje się kosztowny, zwłaszcza jeśli potrzebujesz bardziej zaawansowanej automatyzacji, analityki lub AI w większym zespole.

Uwaga: Starter obsługuje jeden typ kanału i do 10 kanałów na licencję. W wyższych planach AI jest elementem dodatku, a nie zawsze podstawową funkcją.[7]

Cena: Starter kosztuje 25 USD za miejsce/miesiąc, Professional 65 USD, a Enterprise 105 USD przy rocznym rozliczeniu. Ceny mogą się zmieniać.[7]

Dla operacji wsparcia, nie tylko zarządzania skrzynką

Help Scout

Najlepsze dla zespołów wsparcia, które chcą mieć mail, bazę wiedzy i widget pomocy na stronie w jednym spokojniejszym środowisku.

  • Help Scout najlepiej sprawdza się w wsparciu zorientowanym na e-mail: współdzielone skrzynki, bazy wiedzy, czat na żywo i Beacon działają razem.[8]
  • Plan Standard oferuje już wiele skrzynek oraz czat na żywo, Instagram, Messenger, WhatsApp i AI jako asystenta skrzynki.[8]
  • Interfejs pozostaje prostszy niż pełny pakiet enterprise, co zwykle ułatwia wdrożenie w zwinnych zespołach.

Największa wada: Help Scout to przede wszystkim oprogramowanie wsparcia. Jeśli tak naprawdę chcesz mieć uniwersalną osobistą skrzynkę na pulpicie, to nie jest odpowiednie rozwiązanie.

Uwaga: Dodatkowe skrzynki kosztują 10 USD miesięcznie w płatnych planach, a AI Answers jest rozliczane osobno po 0,75 USD za rozwiązanie.[8]

Cena: Dostępny darmowy plan; Standard kosztuje 25 USD za użytkownika/miesiąc, Plus 45 USD, a Pro 75 USD. AI Answers jest dodatkowo płatne. Ceny mogą się zmieniać.[8]

Zendesk

Najlepsze dla zespołów, które potrzebują pełnej obsługi wsparcia i oczekują, że e-mail stanie się ustrukturyzowanym workflow usługowym.

  • Przychodzące e-maile od klientów automatycznie zamieniane są na tickety, co jest właściwym modelem, gdy "po prostu odpowiadanie z skrzynki" przestaje wystarczać.[9]
  • Zendesk ma tu największy długoterminowy potencjał w routingu, analityce, zarządzaniu i integracjach marketplace.[9]
  • Jeśli Twój zespół działa w kolejkach, SLA, automatyzacji i wsparciu wielokanałowym, Zendesk zwykle sprawdzi się lepiej niż lżejsze narzędzia e-mailowe.[9]

Największa wada: To najwięcej pracy przy wdrożeniu i administrowaniu na tej liście, więc mniejsze zespoły często płacą za strukturę, której jeszcze nie potrzebują.

Uwaga: Ceny za agenta AI zależą od liczby udanych automatycznych rozwiązań powyżej limitu, więc AI może stać się oddzielną pozycją budżetową.[9]

Cena: Support Team zaczyna się od 19 USD za agenta/miesiąc, Suite Team od 55 USD, a Suite Professional od 115 USD przy rocznym rozliczeniu. Plany Enterprise dostępne w sprzedaży. Ceny mogą się zmieniać.[9]

Najlepsze oprogramowanie do zarządzania e-mailem według scenariusza

  • Najlepsze dla jednej osoby zarządzającej kilkoma służbowymi i prywatnymi skrzynkami: Mailbird.
  • Najlepsze, jeśli chcesz zachować swoją obecną aplikację do e-maili i tylko zmniejszyć bałagan: SaneBox.
  • Najlepsza lekka współdzielona skrzynka dla małego zespołu: Missive.
  • Najlepsze, jeśli Twoja firma korzysta głównie z Gmaila: Hiver.
  • Najlepsze dla międzyfunkcyjnych operacji z silniejszymi opcjami kierowania i odpowiedzialności: Front.
  • Najlepsze dla działów wsparcia: Help Scout, jeśli potrzebujesz prostszego, opartego na e-mail systemu; Zendesk, jeśli potrzebujesz największego zestawu narzędzi wsparcia na dłuższą metę.

Większość zespołów powinna wybrać najmniejszą kategorię, która pasuje do rzeczywistego przepływu pracy. Narzędzia do zarządzania osobistą skrzynką są tańsze i łatwiejsze do wdrożenia niż wspólne skrzynki, a wspólne skrzynki są prostsze niż pełne pakiety wsparcia.

Najczęściej zadawane pytania dotyczące najlepszego oprogramowania do zarządzania e-mailem

Czym jest oprogramowanie do zarządzania e-mailem?

Oprogramowanie do zarządzania e-mailem to każde narzędzie, które pomaga organizować, priorytetyzować, przydzielać, automatyzować lub współpracować wokół e-maili. Może to być klient poczty na komputerze, warstwa zarządzania skrzynką odbiorczą, wspólna skrzynka odbiorcza lub pełne centrum pomocy.

Czy klient poczty to to samo, co oprogramowanie do zarządzania e-mailem?

Nie. Klient poczty to głównie miejsce, gdzie jedna osoba czyta i wysyła wiadomości. Oprogramowanie do zarządzania e-mailem może dodatkowo oferować wspólne użytkowanie, reguły, analizy, systemy zgłoszeń lub sztuczną inteligencję.

Jaka jest różnica między wspólną skrzynką odbiorczą a centrum pomocy?

Wspólna skrzynka odbiorcza pomaga kilku osobom zarządzać tym samym adresem za pomocą przydzielania, notatek i zapobiegania kolizjom. Centrum pomocy idzie dalej, oferując system zgłoszeń, umowy o poziomie usług, raportowanie i szersze procesy wsparcia.

Kiedy potrzebuję wspólnej skrzynki odbiorczej zamiast zwykłej aplikacji e-mail?

Gdy więcej niż jedna osoba odpowiada z tego samego adresu lub gdy potrzebujesz jasnej odpowiedzialności, wewnętrznych notatek i przejrzystego zapisu, kto co obsłużył.

Czy Gmail lub Outlook radzą sobie z pocztą zespołową samodzielnie?

Mogą obsługiwać lekkie obciążenia, zwłaszcza gdy jedna osoba nadal zarządza skrzynką. Dedykowane narzędzia stają się opłacalne, gdy potrzebujesz przydzielania, zapobiegania powielonym odpowiedziom, SLA lub raportowania.

Czy powinienem najpierw kupić rozwiązanie z AI?

Zwykle nie. Jasna odpowiedzialność, logiczne przekierowania i czysty workflow przynoszą szybsze korzyści. Sztuczna inteligencja jest ważniejsza, gdy wolumen jest wysoki lub pytania powtarzalne.

Czy mogę zachować obecnego dostawcę poczty?

Często tak, ale nie zawsze. Wiele narzędzi działa na bazie Gmaila, Microsoft 365 lub IMAP, zamiast zastępować dostawcę. Produkty skoncentrowane na Gmailu są bardziej restrykcyjne.

Jaki jest największy błąd podczas zakupu, którego należy unikać?

Nie kupuj centrum pomocy, gdy potrzebujesz tylko lepszej kontroli swojej prywatnej skrzynki. I nie kupuj klienta komputera, gdy kilku użytkowników musi współdzielić jeden adres.

Źródła